Kerää enemmän rahaa myymällä sponsorisopimuksia, ei lippuja

”Pitäisikö meidän laskea tapahtumamme lippujen hintaa?” asiakkaat ja kollegat ovat kysyneet minulta yhä uudelleen tänä vuonna. Vastaukseni on selvä EI!

Siihen on kaksi ensisijaista syytä: Ensinnäkin on ihmisiä, joilla on kyky jatkaa normaalin lipunhinnan (tai sponsoritason) maksamista. Alentamalla lippujen hintoja (ja sponsoritasoja) jätätte rahaa pöydälle. Toiseksi laskette odotuksia seuraaville vuosille.

Jos jotkut yksityishenkilöt ja yritykset eivät pysty osallistumaan tavanomaisella tasollaan talouden takia, mitä teette? Soitetaan heille. Puhukaa heille. Kerro heille, kuinka paljon arvostat heidän aiempaa tukeaan tapahtumallesi. Selitä, että huomasit, etteivät he olleet uusineet sopimusta tälle vuodelle, ja kysy, oliko kyseessä huolimattomuus (siltä varalta, että se oli). Jos ei, kysy, millä tasolla he voisivat osallistua jälleen tänä vuonna. Toivota heidät tervetulleiksi takaisin millä tahansa tasolla ja tarjoa heille normaalin, korkeamman tason etuja ja etuisuuksia ja odota, että he voivat palata korkeammalla tasolla tulevina vuosina. Tehkää näin yritysten ja yksityishenkilöiden kanssa sponsoroinnin ja yksittäisten lippujen osalta.

Neuvoni: Älä jätä rahaa pöydälle tai alenna odotuksia tapahtumastasi. Älä laske lippujen hintoja tänä vuonna.

Miksi järjestää tapahtumia?

Tapahtumat ovat aikaa vievin ja kallein varainhankintamuoto, joten miksi niitä järjestetään? Tapahtumat ovat tilaisuus:

• esitellä järjestösi nykyisille tukijoille ja yhteisön jäsenille,
• hankkia paljon rahaa yrityksiltä ja ihmisiltä, jotka eivät ehkä muuten antaisi,
• rakentaa tietokantaasi ja
• kerätä rajoittamattomia, toimintarahoja, joita on vaikea hankkia muilla tavoin.

Olen sitä mieltä, että jokaisella pienellä kehittämisliikkeellä pitäisi olla tapahtumia, mutta vain yksi vuosittainen tai korkeintaan kaksi. (Enemmän kuin kahden tapahtuman suunnittelu vuodessa ei jätä aikaa muille tärkeille varainhankinnan osa-alueille, kuten yksittäisten henkilöiden tavoittelulle, apurahojen kirjoittamiselle, massapostitukselle jne.) Tapahtumien haittapuolista huolimatta, jos teillä on henkilöstökapasiteettia järjestää tapahtuma (tai kaksi), sen pitäisi olla vaivan arvoista.

Tapahtumavaliokunnat ovat varainhankintaa varten, eivät suunnittelua varten

Tapahtumaa suunniteltaessa ensimmäisenä askeleenaan on perustaa hallituksen ja muiden kuin hallituksen jäsenten muodostama valiokunta tapahtumavaliokuntana toimimiseksi. Ihannetapauksessa komiteassa pitäisi olla paljon ihmisiä, joilla on erilaisia tehtäviä, titteleitä ja yhteyksiä yhteisöön. Kerro jokaiselle toimikunnan jäsenelle etukäteen, että odotat heidän ostavan tai myyvän vähintään yhden pöydän, mikä on edellytys toimikunnassa toimimiselle. Aseta lisäodotuksia, kuten osallistuminen satunnaisiin kokouksiin ja kutsujen lähettäminen henkilökohtaisten muistiinpanojen kera ystäville ja kollegoille.

Tapahtumakomitea on varainhankintakomitea, eikä sen pitäisi odottaa (tai odottaa) suunnittelevan tapahtuman yksityiskohtia. Kun johdin ensimmäistä kertaa suurta tapahtumaa, tein sen virheen, että otin komitean mukaan päätöksiin, kuten pöytäliinojen väreihin ja illallismenun valintaan. Vaikka sinulla saattaa olla yksi toimikunnan jäsen, joka haluaa osallistua tapahtuman yksityiskohtiin (ja sinun on ehkä annettava hänen osallistua poliittisista syistä), tämän ei pitäisi olla toimikunnan ensisijainen painopiste. Komitea on olemassa auttaakseen sinua varainhankinnassa!

Tapahtumakomitean jäsenillä on neljä päävastuualuetta:

1. Tapahtuman tyypin määrittäminen,
2. Kunniavieraiden ja puhujien valitseminen,
3. Sponsoritasojen asettaminen ja
4. Lippujen ja pöytien myynti.

Tee tärkeät päätökset, kuten kunniavieraiden ja sponsoritasojen valinta, aina komiteana (tietenkin henkilökunnan suositusten ja panoksen avulla). Näin varmistetaan komitean jäsenten osallistuminen ja ”sisäänostaminen”.

Varainhankinnan näyttämön asettaminen: Putting Your Committee to Work

Determining the Type of Event

Kun tapahtumakomitea on muodostettu, ensimmäisenä tehtävänä on valita tapahtuman tyyppi. Henkilökunnalla tulisi olla mielessä yksi tai kaksi ehdotusta, jotka auttavat ohjaamaan keskustelua. Keskustelu kannattaa ehkä aloittaa sähköpostitse ennen ensimmäistä kokousta, jotta toimikunnan jäsenillä on ideoita heidän saapuessaan paikalle ja voitte edetä nopeasti eteenpäin.

Yksi yleisimmistä tapahtumista voittoa tavoittelemattomien järjestöjen keskuudessa on palkitsemisillallinen. Se toimii hyvin, koska se toimii ystäväkeräyksenä ja varainkeräyksenä. On olemassa monia muitakin suosittuja tapahtumia, kuten golfretkiä ja illallistansseja tai -gaaloja.

Vaikka on olemassa monenlaisia tapahtumatyyppejä, keskity tapahtumiin, jotka soveltuvat helposti sponsorointimahdollisuuksiin. Uskon, että kaikki varainkeruutapahtumat, joissa myydään asioita yksi kerrallaan, ovat huonoja varainkeruutapahtumia. Esimerkiksi keksien myynti (paitsi partiotyttöjen tapauksessa). Samoin lehtien myynti, käärepaperin myynti, kakkumyynti, autojen pesu jne. ovat huonoja varainhankintatapahtumia mille tahansa pienelle järjestölle. (Koulut ovat ehkä poikkeus tähän sääntöön, koska niillä on valtavat työvoimareservit – opiskelijat – jotka voivat tehdä myynnin). Sponsorit ovat avainasemassa onnistuneissa varainhankintatapahtumissa, ja sinun tulisi pysyä kaukana tapahtumista, joissa asioita myydään yksi kerrallaan (olipa kyseessä sitten lippu tai laatikollinen keksejä).

Kunniavieraiden valinta

Jos järjestät palkinto-illallisen tai gaalan, oikeiden kunniavieraiden valitseminen on kriittinen vaihe, koska kunniavieraat voivat ostaa ja myydä sponsorointitapahtumia puolestasi. Tee luettelo yrityksistä, yksityishenkilöistä, säätiöistä ja ryhmistä, jotka tukevat järjestösi toimintaa. Mitkä haluaisit kunnioittaa, ja joilla on kyky, ja joilla on kyky ostaa ja myydä sponsorisopimuksia. Hyödynnä toimikuntasi jäsenten kontakteja yhteisössä varmistaaksesi parhaat mahdolliset kunniavieraat.

Useimmat organisaatiot valitsevat useamman kuin yhden kunniavieraan, jotta ne voivat hyödyntää mahdollisimman monia sponsorisopimuksia ja pöytiä. Oma nyrkkisääntöni on korkeintaan kolmesta neljään kunniavierasta. Jos on enemmän kuin neljä, se vesittää kunnianosoituksen merkityksen sekä kutsussa että tapahtumassa. Liian monesta kunniavieraasta tulee myös pitkä ja tylsä ohjelma.

Huomautus: poliitikon ottaminen kunniavieraaksi on aina hyvä ajatus (olettaen, että kunniavieraita on useampi kuin yksi), mutta hän harvoin (melkein koskaan) saa aikaan lipunmyyntiä tai sponsorisopimuksia.

Sponsorointitasojen määrittäminen

Menestyksekkään tilaisuuden avaintekijä on sponsorisopimusten myyminen eikä (vain) lippujen myynti. Minulla on aina lippujen hinta niitä harvoja henkilöitä varten, jotka haluavat ostaa niitä, mutta pääpaino pitäisi olla pöytien tai sponsorointipakettien myynnissä. Tapahtuman tuotto kerätään perinteisellä varainhankintapyramidilla (kymmenen prosenttia ihmisistä antaa yhdeksänkymmentä prosenttia lahjoista, ja yhdeksänkymmentä prosenttia ihmisistä antaa kymmenen prosenttia lahjoista). Aloita siis sieltä, missä rahaa on, ja pyydä sponsorisopimuksia.

Viime vuonna eräs järjestö palkkasi minut auttamaan keräämään lisää rahaa vuosittaiseen tapahtumaansa. Tarkasteltuani tapahtuman sponsoritasoja suosittelin, että he nostaisivat niitä merkittävästi 5 000 dollarin huipputasosta 15 000 dollarin huipputasoon. Johtokunta ja toiminnanjohtaja vastustivat asiaa, mutta sain heidät vakuuttuneiksi siitä, että se olisi hyvä vaihtoehto. Loimme 15 000 dollarin ja 10 000 dollarin tasot, ja alin taso oli 5 000 dollaria (joka oli ollut ylin taso edellisenä vuonna). Kun uudet sponsoritasot olivat käytössä, he keräsivät kolme ylintä sponsoritukea (15 000 dollaria kukin) ja kaksi 10 000 dollarin sponsoritukea. Viideltä suurimmalta lahjoittajalta he keräsivät enemmän rahaa kuin he olivat koskaan keränneet tässä tapahtumassa aiempina vuosina, ja tämä tapahtui ennen kuin he olivat myyneet yhtään lippua, lehti-ilmoitusta tai huutokauppatavaraa. Sanomattakin on selvää, että he keräsivät reilusti yli kaksi kertaa enemmän rahaa kuin mitä he olivat koskaan aiemmin keränneet tässä tapahtumassa, yksinkertaisesti sillä, että heillä oli asianmukaiset sponsoritasot.

Tämä tarina ei tarkoita sitä, että 15 000 dollaria olisi sopiva taso kaikille organisaatioille, minkä vuoksi on ratkaisevan tärkeää, että toimikuntasi auttaa sponsoritasojen määrittämisessä. Pitäisikö pöytien olla 1 000 dollaria, 5 000 dollaria tai 25 000 dollaria? Tämä päätös riippuu organisaatiostasi ja hallituksestasi. Onko komiteassanne tai hallituksessanne yritysten toimitusjohtajia tai varatoimitusjohtajia? Kysy heiltä, olisivatko he halukkaita sponsoroimaan illallista 25 000 dollarilla – tai korkeimmalla tasolla, jonka valiokuntasi pystyy keksimään. Jos he suostuvat, muutkin suostuvat – ja se asettaa korkeat standardit tuleville vuosille. Älä myy organisaatiotasi alihintaan. Jos asetat sponsorointihinnat alhaisiksi, on vaikeaa nostaa hintoja merkittävästi ensimmäisen vuoden jälkeen.

On tärkeää, että sponsorointitasoja on noin kolme, ja voit kutsua niitä miksi tahansa (hyväntekijä, ystävä, pöytäsponsori – miten vain). Aseta ylin taso niin korkealle, että ei haittaa, jos et saa yhtään, ja jos saat yhdenkin, olet innoissasi.

Mitä tahansa tasoja valitsetkin, sinun pitäisi pystyä saamaan 3-5 keskitason sponsorointia (jos et saa, tasosi on ehkä asetettu liian korkealle, ja päinvastoin, jos saat yli kaksi ylimmälle tasolle, tasosi on ehkä asetettu liian matalalle). Hanki toimikunnan jäseniltä ja hallituksen jäseniltä sitoumukset tasoista, joilla he voivat sponsoroida, ennen kuin mainostat niitä suurelle yleisölle.

Sponsoreiden hankkiminen ja lippujen myyminen

Tuen hankkiminen tapahtumalle ja järjestöllesi on toimikunnan tärkein tehtävä. Kun toimikunnan jäsenet ovat sitoutuneet sponsoroimaan omaa pöytäänsä, heidän tulisi auttaa sinua hankkimaan sponsoreita kontakteilleen (ystävilleen ja kollegoilleen). Henkilökunnan jäsenten on autettava tässä prosessissa laatimalla kaikki kirjeet, kirjekuoret ja suorittamalla postitukset. Vapaaehtoisilta (toimikunnan jäseniltä) olisi pyydettävä luettelo henkilöistä, joille kutsut lähetetään, ja heitä olisi kannustettava kirjoittamaan henkilökohtaisia muistiinpanoja itse kutsuun tai saatekirjeeseen. Heitä olisi myös pyydettävä soittamaan ennen kutsua ja sen jälkeen puhelinsoittoja, joilla kannustetaan listan osallistujia.

Kutsut itsessään tuottavat itse asiassa hyvin vähän sponsoreita. Ennen kutsujen lähettämistä tapahtuu varsinainen sponsorien hankkiminen. Minulla on aina esikutsu, sponsorointilomake ja saatekirje, jonka komitean jäsenet voivat lähettää yhteyshenkilöilleen. Nämä lomakkeet sisältävät vain kaksi ylintä sponsoritasoa. Hallituksen jäsenet saattavat vastustaa tätä strategiaa, mutta sisällyttämällä lomakkeeseen alemmat tasot annat yrityksille ”helpon mahdollisuuden”. Jos ne kieltäytyvät korkeammista tasoista, palaa niihin alemmalla sponsorointitasolla. Jälleen kerran komitean jäsenten tulisi lähettää seurantasähköposteja ja soittaa seurantasoittoja yhteyshenkilöilleen.

Loppusanat