Yrityksesi palkanlaskentaprosessissa saattaa toisinaan olla työntekijä, joka haluaa hakea vapautusta ennakonpidätyksestä. Tosiasioiden tunteminen auttaa sinua selviytymään tästä prosessista.
Ennakonpidätysprosessi
Lähdevero on yleisnimitys työntekijän palkasta pidätettäville määrille liittovaltion ja osavaltioiden tuloveroja sekä FICA-veroja (sosiaaliturva- ja Medicare-verot) varten. Joidenkin työntekijöiden ei ehkä tarvitse periä liittovaltion tuloveroja palkastaan, jos heidän tulonsa ovat tietyn tason alapuolella.
IRS sallii työntekijöiden hakea vapautusta tuloverojen ennakonpidätyksestä tiettynä vuonna, jos molemmat näistä tilanteista täyttyvät:
- Edellisenä vuonna heillä oli oikeus saada palautus kaikesta pidätetystä liittovaltion tuloverosta, koska heillä ei ollut verovelvollisuutta
- Kuluvana vuonna he odottavat saavansa palautuksen kaikesta pidätetystä liittovaltion tuloverosta, koska he odottavat, ettei heillä ole verovelvollisuutta
Joitakin työntekijätyyppejä voidaan vapauttaa verovelvollisuudesta: opiskelijat, osa-aikaiset työntekijät, yli 65-vuotiaat ja sokeat työntekijät.
Mahdollinen vapautus ennakonpidätyksestä koskee vain liittovaltion tuloveroja, ei osavaltioiden veroja tai FICA-veroja (sosiaaliturva/Medicare).
Vapautuksen hakeminen ennakonpidätyksestä 1.1.2020 alkaen
Uusi W-4-lomake on nyt voimassa 1.1.2020 alkaen kaikille uusille palkattaville työntekijöille ja työntekijöille, jotka haluavat vaihtaa W-4-lomakkeensa. Jos työntekijä haluaa hakea vapautusta, hänen on kirjoitettava W-4-lomakkeeseen ”Vapautettu” vaiheen 4(c) alapuolella olevaan tilaan ja täytettävä vaiheet 1 ja 5.
Työntekijän, joka haluaa vapautuksen vuodeksi kerrallaan, on annettava uusi W-4-lomake kyseisen vuoden helmikuun 15. päivään mennessä. Jos työntekijä, joka tällä hetkellä saa verovapautuksen, odottaa olevansa verovelvollinen seuraavalta vuodelta, hänen on muutettava W-4:nsä kuluvan vuoden joulukuun 10. päivään mennessä.
Mistä tietää, onko työntekijä vapautettu ennakonpidätyksestä
Voit muuttaa ennakonpidätystä vain työntekijän antamien asiakirjojen perusteella. Kunnes työntekijä antaa sinulle oikean lomakkeen tai oikeat lomakkeet, sinun on jatkettava liittovaltion, osavaltion ja paikallisen tason tuloverojen pidättämistä työntekijän viimeisimpien täyttämien lomakkeiden perusteella. Et voi luottaa työntekijän sanaan vapautusvaatimuksesta.
Jos työntekijä väittää vapautusta, W-4-lomakkeen pitäisi näyttää seuraavalta:
- Rivi 5 – Vapautusten kokonaismäärä – jää tyhjäksi
- Rivi 6 – Ennakonpidätyksen lisämäärä – jää tyhjäksi
- Rivi 7 – Vapautusvaatimus – näkyy sana ”Vapautettu.”
Sinun (työnantajan) on ehkä lähetettävä W-4-lomake IRS-virastolle, jotta se voi tarkastaa vaatimuksen. Sinun ei tarvitse lähettää lomaketta, ellei IRS lähetä sinulle nimenomaisesti kirjettä, jossa sitä vaaditaan.
Lisätietoja ennakonpidätyksestä vapauttamisesta
Vapautusvaatimus ennakonpidätyksestä vapauttamisesta ei vapauta työntekijää maksamasta osuuttaan FICA-veroista, mukaan lukien Medicare-lisävero. Sekä sinun työnantajana että työntekijän on maksettava kaikki FICA-verot. Työntekijän ennakonpidätys sosiaaliturvaa varten päättyy sosiaaliturvan enimmäismäärään, mutta sinun maksusi sosiaaliturvaan työnantajana jatkuu kaikkien palkkojen osalta.
Jos uskot, että työntekijän W-4-ilmoitus ennakonpidätyksestä vapauttamisesta on virheellinen, et voi muuttaa sitä, mutta voit ilmoittaa työntekijälle, että IRS voi kyseenalaistaa vapautuksen. Riippumatta siitä, mitä työntekijä väittää, sinun on käytettävä vain allekirjoitettua W-4-lomaketta ennakonpidätyksen tekemiseen työntekijän palkasta.
Väitteellä liittovaltion tuloveroja koskevasta vapautuksesta ei ole mitään tekemistä työntekijän osavaltioiden tuloverojen ja kunnallisverojen ennakonpidätyksen kanssa. Työntekijän on selvitettävä osavaltion ja paikallisilta veroviranomaisilta, miten tämä vapautus toimii kyseisillä lainkäyttöalueilla. Kuten edellä todettiin, sinun on jatkettava näiden verojen ennakonpidätystä siihen asti, kunnes työntekijä antaa sinulle allekirjoitetut asiakirjat osavaltio- tai kunnallisveroista vapauttamista koskevaa hakemusta varten.
Jos työntekijä haluaa vaatia vapautusta ennakonpidätyksestä, mutta hänen palkastaan on jo pidätetty ennakonpidätys vuoden aikana, et voi palauttaa hänelle tätä rahaa. Verohetkellä ilmoitat työntekijälle ennakonpidätyksen hänen vuoden W-2-lomakkeellaan. Työntekijä voi sitten vaatia ennakonpidätystä.
Esimerkiksi Carlton tulee luoksesi helmikuussa ja sanoo haluavansa vaatia vapautusta ennakonpidätyksestä tältä vuodelta. Hän täyttää uuden W-4-lomakkeen vaatien vapautusta, mutta olet jo pidättänyt hänen palkastaan tammikuussa 276 dollaria liittovaltion tuloveroja. Hänen on odotettava veroilmoituksensa jättämistä ja vaadittava 276 dollaria.
Älä oleta, että opiskelija, osa-aikatyöntekijä tai kausityöntekijä vapautetaan ennakonpidätyksestä. Kaikkien työntekijöiden on täytettävä W-4-lomake palkkaamisen yhteydessä, ja tällä lomakkeella työntekijän on haettava vapautusta.
Oikeudenvalvojasi kehottaa sinua olemaan auttamatta työntekijöitä täyttämään lomakkeita. Mutta jos työntekijä pyytää, voit antaa hänelle tietoja, jotka auttavat häntä tekemään päätöksen itse. IRS Publication 505:ssä on vuokaavio (sivu 8), joka saattaa auttaa työntekijää näkemään, voiko hän hakea vapautusta ennakonpidätyksestä.
Jos saat IRS:ltä Lock-in-kirjeen
Sinun ei tarvitse toimittaa W-4-lomakkeita IRS:lle, mutta IRS voi tarkistaa työntekijän vapautusvaatimuksen ja pyytää sinua toimittamaan työntekijän W-4-lomakkeen. Joissain tapauksissa, jos IRS katsoo, että vapautusvaatimus ei ole pätevä, se saattaa lähettää yrityksellesi ”lukituskirjeen” sekä kopion työntekijälle. Lukituskirje lukitsee työntekijän ennakonpidätyksen IRS:n tarkistuksen perusteella.
Tässä kirjeessä määritellään työntekijälle sallittujen ennakonpidätysten enimmäismäärä. Kun saat tämän lukituskirjeen, sinun on alettava käyttää näitä tietoja liittovaltion tuloverojen pidättämiseen työntekijän palkasta IRS:n asettamasta päivämäärästä alkaen. Et voi muuttaa ennakonpidätyksen määrää ennen kuin saat luvan IRS:ltä; et voi hyväksyä työntekijältä uutta W-4-lomaketta ennakonpidätyksen määrän muuttamiseksi.
Saat myös työntekijälle kopion tästä kirjeestä, jossa selitetään, miten IRS:lle voi antaa lisätietoja. Voit kannustaa työntekijää ottamaan yhteyttä IRS:ään ja pyytämään lukituksen muuttamista.
Jos et muuta työntekijän ennakonpidätystä lukituskirjeessä olevan ennakonpidätyksen perusteella, yrityksesi on velvollinen maksamaan sen veron lisämäärän, joka olisi pitänyt pidättää.