By Beth Buehler
Liiketoimintaretriittien ja liikekokousten erillisten tarkoitusperien tunteminen on erittäin tärkeää henkilöille, joille on annettu tehtäväksi suunnitella tällaiset kokoontumiset tai jotka ovat osa suurempaa suunnitteluryhmää. Neljän Coloradossa sijaitsevan Destination Management Companyn (DMC) johtajat auttavat selittämään eron.
Mitä eroa on liikeretriitin ja liikekokouksen välillä?
Yrityskokouksessa keskitytään paljon enemmän korkean tason strategiaan, johon yhdistyy paljon ”valkoista aikaa” osallistujille. Tyypillisesti retriitin tavoitteena on viedä korkean tason ajattelijat pois heidän kiireisestä päivittäisestä aikataulustaan ja intiimiin ympäristöön, jossa he voivat todella vapauttaa luovan ajatteluprosessinsa. Kuvittelisin rennomman ympäristön, paljon aikaa ulkona, epävirallisia pyöreän pöydän tapaamisia, opastettuja vaelluksia ja niin edelleen – kaikki tämä innostaa strategisempaan ajatteluun. Liikekokous on tyypillisesti hyvin jäsennelty ja keskittyy organisaation kriittiseen osastoon. Monissa kokemissamme kokouksissa osallistujat kuuntelevat enemmän kuin osallistuvat, ja sisältöä ohjaavat yrityksen tai osaston johtajat. – Kathy Fort Carty, DSC, Allied PRA
Retriitti on yleensä pienempi kokous, joka kokoontuu poikkeavaan kohteeseen; esimerkkeinä voidaan mainita dude ranchit ja elämykselliset kiinteistöt, jotka tarjoavat osallistujille epätavallisen ympäristön, joka inspiroi orgaaniseen verkostoitumiseen ja yhteyksien luomiseen. Liikekokous pidetään yleensä hotellissa, joka sijaitsee lähellä lentokenttää ja jossa on kokoustilaa ja audiovisuaalista tukea kokouksen koon ja laajuuden mukaan. Liikekokous on sisältöpainotteinen, kun taas retriitti keskittyy siihen, että osallistujat kokevat kohteen ryhmänä. – Melissa Layton, Operation Altitude
Historiallisten kiinteistöjen, kuten Granbyn lähellä sijaitsevan C Lazy U Ranchin, auraa on vaikea voittaa. Courtesy C Lazy U Ranch.
Kokemamme pääasiallinen ero on se, että retriitti sisältää enemmän elementtejä asialistalla liikekokouksen ulkopuolella, kuten ryhmäaktiviteetteja, tiimin rakentamista tai retkiä kohteeseen tutustumiseksi. Usein mukana on myös virkistäytymiseen tai rentoutumiseen liittyviä elementtejä. – Nicole Marsh, Imprint Group
Yrityskokouksessa keskitytään yrityksen välittömiin tarpeisiin tai tiettyyn käsiteltävään aiheeseen. Liiketoimintaretriitti on aikaa tiimin rakentamiselle, pohdinnalle ja keskittymiselle sisäänpäin ihmisiin ja siihen, miten he työskentelevät yhdessä saavuttaakseen tavoitteet. – Deana Mitchell, Realize Colorado, maailmanlaajuinen DMC-kumppani
Mikä on paras vinkkisi liiketapaamisen suunnitteluun?
Löydä houkutteleva paikka, joka houkuttelee vieraat osallistumaan, rentoutumaan ja olemaan yhteydessä kollegoihin. – Melissa Layton
Varmista, että kokousaiheiden/istuntojen välillä on hyvä tasapaino ja että on aikaa sitoutua tiiminä. – Nicole Marsh
Suunnittele puhuja tai aktiviteetti, joka yhdistää ryhmää ja auttaa heitä tuntemaan ja ymmärtämään toisiaan paremmin, jotta he voivat olla tuottavampia tiiminä eteenpäin. – Deana Mitchell
Valitse ainutlaatuinen paikka Coloradossa, jossa osallistujat pääsevät liikkumaan, ulkoilemaan, syömään terveellisesti ja nukkumaan. Anna heidän ladata akkujaan osallistuessaan strategiseen suunnittelutapahtumaan. – Kathy Fort Carty
Mikä on paras vinkkisi liikekokouksen suunnitteluun?
Valitse paikka, joka on kokouksille otollinen, mukaan lukien helppo saavutettavuus, vankat kokouspalvelut ja ehkäpä ei liikaa häiriötekijöitä kokouksen asialistasta. – Nicole Marsh
Etsikää tila, joka edistää keskittymistä käsiteltävään aiheeseen, mutta joka on lähellä jotain hauskaa tauon aikana tai illalla. – Deana Mitchell
Varmista, että kokouksen tavoitteet yhdistyvät hyvin matkakohteen kokemuksiin. Vaikka organisaatiolla on aina oppimis-/liiketoimintatavoitteita, jotka on saavutettava, voit yleensä viedä osallistujat ulos tavallisesta kokoushuoneesta osallistumaan aktiviteetteihin, joiden avulla he voivat tehdä yhteistyötä, kommunikoida ja ratkaista ongelmia yhdessä. Kun osallistujat saadaan sitoutumaan ja kokemaan tilanteita yhdessä, luodaan vahvempi yrityskulttuuri ja kannustetaan innovointiin ja luovuuteen työpaikalla. – Kathy Fort Carty
Valitaan keskeisellä paikalla sijaitseva hotelli, jonne on hyvät kulkuyhteydet ja jossa on kokoustilat, jotka sopivat ryhmän asialistaan ja erityisvaatimuksiin. Denver on ihanteellinen kokouskohde, jonne on helppo lentokuljetus idästä ja lännestä ja jossa on rajattomasti hotellivaihtoehtoja 30 minuutin päässä lentokentältä. – Melissa Layton.
Coloradossa on mahdollista nauttia sekä ulkoilmasta että kaupunkitoiminnasta. Courtesy The Ritz-Carlton, Denver.
Miten lähestymistapasi tapahtumapaikan ja/tai matkakohteen valintaan muuttuu, kun suunnittelet liikeretriittiä vs. liikekokousta?
Yrityskokouksessa tarvitaan yhteyksiä/teknologiaa. Kun kyseessä on liikemiesretriitti, hyödynnä Coloradon upeaa ulkoilmaa ja minimoi teknologia! – Deana Mitchell.
Coloradossa on monia vaihtoehtoja ulkoiluun. Courtesy Visit Vail Valley.
Aloitamme kuuntelemalla asiakkaitamme ja kokouksen sidosryhmiä, jotta todella ymmärrämme ohjelman tavoitteet ja painopisteet. Jotkut asiakkaat saattavat ilmoittaa haluavansa liikekokouksen, mutta kun he kuvaavat ”tunnelman”, jonka he haluavat osallistujilleen, saatamme ohjata heidät vähemmän perinteiseen paikkaan. Liikekokouksen pitopaikan valintaan vaikuttavat useimmiten ryhmän koko, pääsy lentokentälle sekä sopivan kokoinen hotelli ja kokoustila. Jos ryhmä on pieni, se saattaa valita hienomman boutique-hotellin Denverin keskustassa eikä suurta yrityshotellia, josta on pääsy Colorado Convention Centeriin. Retriitit ovat yleensä intiimimpiä, joten tapahtumapaikan valinnassa on usein kyse pikemminkin oikean sijainnin/kohteen löytämisestä, joka on kuitenkin helposti saavutettavissa mutta mahdollistaa asiakkaan tavoitteleman kokemuksen. Esimerkiksi joogaretriitille on varattava paikka, jossa on pääsy sisä- ja ulkojoogatilaan ja todennäköisesti myös terveellistä ruokaa. Johtajille suunnattu strategisen suunnittelun retriitti saattaa silti haluta helposti saavutettavissa olevan hotellin tai majatalon, mutta ehkäpä se valitsee vuoristokeskuksen, joka antaa johtajille mahdollisuuden rentoutua, irrottautua hieman ja kokoontua erilaisiin intiimeihin tiloihin kiinteistössä ja sen ympäristössä. – Kathy Fort Carty
Yritysretriitin pitopaikka tarjoaa ainutlaatuisen kokemuksen, joka korostaa kohdetta. – Melissa Layton
Kun suunnittelee liikemiesretriittiä, pitäisi etsiä paikka tai kohde, jossa on hyvä yhdistelmä mukavuuksia ja vaihtoehtoja työn ja vapaa-ajan tasapainottamiseksi. On tärkeää, että tiimi voi keskittyä molempiin ja nauttia hetkistä. Liikekokousta suunniteltaessa on hienoa, että osallistujat voivat kokea kohteen vapaa-aikanaan, mutta vapaa-ajan aktiviteetteihin ja vaihtoehtoihin ei ole yhtä välttämätöntä kiinnittää huomiota. – Nicole Marsh
Mikä on yksi erottuva syy siihen, että Colorado on hyvä paikka joko kokoukselle tai retriitille?
Meillä on Coloradossa niin paljon moninaisuutta – poikkeuksellisia koko kaupungin laajuisia kokoushotelleja, kuten Hyatt Regency Denver at Colorado Convention Center ja uusi Gaylord Rockies Resort & Convention Center – ja voimme silti tarjota suurelle ryhmälle upean lomakohdekokemuksen The Broadmoorissa. Mitä tulee pieniin ja keskisuuriin kokouksiin, meillä on vuoristokohteissamme hotelleja, jotka vaihtelevat kooltaan, tyyliltään ja hinnaltaan niin, että ne sopivat sekä budjettitietoisille että erittäin korkeatasoisille ryhmille. – Kathy Fort Carty.
The Broadmoor Colorado Springsissä tarjoaa loistavia vaihtoehtoja sekä liikekokouksiin että retriitteihin. Courtesy The Broadmoor.
Coloradossa on hotellivaihtoehtoja, jotka sopivat erinomaisesti liikekokouksiin, sekä syrjäisiä retriittipaikkoja, joissa osallistujat voivat irrottautua, sitoutua ja ideoida. – Melissa Layton
Colorado on erinomainen paikka sekä kokouksille että retriiteille. Kokousten osalta sijaintimme on keskeinen, joten osallistujat pääsevät sinne ja sieltä pois helposti, ja meillä on runsaasti suoria lentoja. Retriittejä varten kaupunki- ja vuoristokohteemme tarjoavat osallistujille vertaansa vailla olevan yhdistelmän mahdollisuuksia työskennellä ja leikkiä. – Nicole Marsh
Coloradolla on tapa inspiroida ihmisiä ja muuttaa heidän näkökulmiaan, jotta he voisivat ajatella uudella tavalla. Vaikka pääpaino olisikin liikekokouksessa, on paljon mahdollisuuksia pitää miniretriitti 30 minuutin taukona tai illan verkostoitumistapahtumassa, jossa voi kokea ulkoilmaa ja luontoa! – Deana Mitchell
Lisäajatuksia …
Retriittiä suunniteltaessa on tärkeää, että johto kokee, että kokouksessa on riittävästi sisältöä ja sijoitetun pääoman tuottoa (ROI), jotta kustannukset (aika ja/tai raha) ovat sen arvoisia. Kokouksen asialista ja keskittyminen tuloksiin on yhtä tärkeää kuin aika, jonka tiimi voi luoda yhteyksiä ja tuntea olonsa virkistyneeksi ja nuorekkaaksi palattuaan. Se on herkkä tasapaino, mutta oikein suunniteltuna siitä on valtavasti hyötyä organisaatiolle. Brändasimme hiljattain oman sisäisen kannustinmatkamme uudelleen, jotta sitä kutsuttaisiin ja muotoiltaisiin retriitiksi. Koimme, että termi incentive tarkoitti pelkkää hauskanpitoa ilman sisältöä, ja olemme löytäneet hyvän tasapainon kokoussisällön ja vapaa-ajan välillä. – Nicole Marsh
Coloradossa on niin paljon tarjottavaa useissa kohteissa! DMC:nä olemme erikoistuneet löytämään asiakkaillemme oikeat sijainnit ja tilat, jotta he voivat saavuttaa tavoitteensa mahdollisimman inspiroivalla ympäristöllä. – Deana Mitchell
Beth Buehler on Colorado Meetings + Events- ja Mountain Meetings -lehtien päätoimittaja, on suunnitellut lukuisia kokouksia ja tapahtumia ja nauttii Coloradon tutkimisesta.