Loppu häiriötekijöille?

Osa 1: Keskity häiriötekijöihin

Kuinka monta kertaa olet istunut alas päivän alkaessa innostuneena saamaan kasan tehtäviä tehtyä, vain päättäessäsi tarkistaa nopeasti sähköpostisi ja ajauduttuasi sitten kierteeseen, jonka lopputuloksena ei ole muuta kuin se, että saat vihdoin selville, kuka oikeastaan lavasti lavasti Roger Rabbitin?

Aika on rajallinen resurssi, ja kyvykkyytemme keskittyä tuona aikana näyttää olevan vakavassa vaarassa.

Tutkimukset osoittavat, että häiriötekijöitä esiintyy kerran 11 minuutissa ja ihmiset vaihtavat tehtäviä keskimäärin 3 minuutin ja 5 sekunnin välein.

Onneksi et siis ole ainoa, joka keskeyttää esityksen laatimisen vain lähteäkseen etsimään aivoihin juuttuneen korvamaton sanoitusta.

Häiriöt ovat valtava ongelma nykypäivän työpaikoilla. Nopea minuutti Twitterin selaamiseen voi helposti muuttua tuntikausien keskittymiskyvyn menetykseksi. Tohtori Gloria Markin tutkimus Kalifornian Irvinen yliopistosta kertoo, että voi kestää lähes 25 minuuttia saavuttaa sama mielentila alkuperäisessä tehtävässä häiriötekijän jälkeen.

Paljon muutakin kuin menetettyä aikaa

Häiriötekijöiden vaikutus ei ole vain aikaa, vaan myös työn laatua. Lontoossa sijaitsevan King’s Collegen psykiatrian instituutin tutkimuksessa osa osallistujista keskeytettiin sähköposti-ilmoituksilla ja muilla häiriötekijöillä, kun he tekivät älykkyystestiä. Nämä osallistujat saivat keskimäärin kymmenen pistettä huonommat pisteet kuin kontrolliryhmä, joka jätettiin keskeyttämättä. Asiaan nähden ihmiset, jotka polttivat marihuanaa juuri ennen testin tekemistä, saivat vain 8 pistettä vähemmän pisteitä.

Toisessa tutkimuksessa tohtori Mark vaati koehenkilöitä vastaamaan sähköposteihin. Yksi joukko ihmisiä jätettiin häiritsemättä, kun taas toista ryhmää keskeytettiin jatkuvasti puheluilla ja viesteillä. NASA:n työkuormitusasteikkoa käyttäen keskeytetty ryhmä koki kohonneita stressin, turhautumisen, ponnistelun, paineen ja henkisen uupumuksen tasoja.

Eivät kaikki häiriötekijät ole samanlaisia

Jokainen voi resonoida häiriötekijänä olemista, mutta häiriötekijöitä on monenlaisia, ja niiden eron ymmärtäminen voi olla avain häiriötekijöiden voittamiseen.

Hyvä vs. paha

Kun ajattelet häiriötekijöitä, ajattelet todennäköisesti metaforisia peikkoja, jotka juoksentelevat ympäri toimistoa ja aiheuttavat kaaosta.

Mutta viimeaikaiset tutkimukset ovat osoittaneet, että häiriötekijöistä voi olla myös hyötyä. Northwestern-yliopiston tutkimus osoitti, että monimutkaista ongelmaa käsiteltäessä jonkin aikaa vietetty tiedostamaton, hajamielinen ajattelu voi lopulta auttaa sinua suoriutumaan paremmin, kun palaat takaisin ydinkysymykseen.

Esitettäkö, että työskentelet projektin parissa ja kollega piipahtaa työpöydälläsi. Hän kysyy sinulta muutaman kysymyksen projektista tai antaa sinulle uutta tietoa siitä, mikä saa aikaan joitakin myönteisiä tuloksia. Nämä hyvät häiriötekijät saattavat olla tarpeellisia sosiaalisia vuorovaikutustilanteita, jotka nuorentavat ja elvyttävät mieltäsi ja ovat ratkaisevan tärkeitä korkean tuottavuuden kannalta.

Pahat häiriötekijät johtavat siihen, että alkuperäinen työsi jää huonommaksi tai tekemättä. Huonot häiriötekijät ovat yleensä perifeerisiä tai täysin irrallisia siitä työstä, jonka halusit tehdä. Ne vetävät sinut pois eivätkä auta sinua palaamaan takaisin siihen, mitä olit alun perin tekemässä.

Fyysiset vs. digitaaliset

Fyysiset häiriötekijät tapahtuvat ympäröivässä tilassa, kuten joku, joka soittaa kovaa videota, tai ne nälänhädät, jotka iskevät juuri silloin, kun istut alas viimeistelemään jotain tärkeää. Digitaaliset häiriötekijät taas hyökkäävät kimppuusi surinalla, äänimerkillä tai pienillä punaisilla ilmoituksilla, jotka vaativat tarkistamista.

Sisäinen vs. ulkoinen

On tavallista osoittaa sormella ja syyttää häiriötekijöistä sinua ympäröiviä asioita – äänekkäitä työtovereita, chat-ilmoituksia tai huonoja toimistosuunnitelmia. Ajattele kuitenkin viimeistä kertaa, kun sinulla oli täydet kaksi tuntia aikaa työskennellä projektin parissa ilman, että kukaan häiritsi sinua. Eikö ollutkin yhtä vaikeaa pysyä keskittyneenä? Itse asiassa tutkimukset osoittavat, että jopa puolet häiriötekijöistä on itse aiheutettuja.

Sisäisiä häiriötekijöitä kutsutaan myös itsehäirinnöiksi. Niitä tapahtuu, kun luet blogia ja sitten tartut puhelimeen tai tarkistat sosiaalisen median ilman syytä. Kun olet keskellä jotain muuta, aivoihisi ilmestyy satunnainen ajatus (”Mitä kananmunille tapahtuu, kun ne jäätyvät?”), ja kaksikymmentä minuuttia myöhemmin olet tutkimassa kaavoituslakeja oman kaupunkifarmin perustamiseksi.

Tohtori Markin tutkimuksessa havaittiin, että kun ulkoiset keskeytykset vähenevät, sisäiset keskeytykset lisääntyvät. Vaikka siis varaisitkin muutaman tunnin aikaa saadaksesi tehtyä keskittynyttä työtä, on silti yhtä todennäköistä, että tuhlaat aikaasi asioihin, joita et halunnut tehdä.

Olenko onnistuneesti keskittynyt vai keskitynkö keskittymiseen?

Eikö ennen ollut parempi?

Ovatko häiriötekijät vain moderni digitaalinen ilmiö? Vai ovatko aivomme luotu harhailemaan ensimmäisen tilaisuuden tullen?

Häiriöt juontavat juurensa kauemmas kuin luuletkaan. Steelcasen vanhempi tutkija ja psykologi Beatriz Arantes uskoo, että sen juuret ovat evoluutiossamme.

”Selviytymisen kannalta oli tärkeää olla tarkkaavainen ympäristöönsä, koska siellä saattoi olla jotain, joka oli mahdollisuus tai uhka. Olemme valmiiksi johdotettu huomaamaan muita asioita, emmekä voi kytkeä pois tarkkaavaisuuttamme ympäristöön”, hän kertoi The Guardianille.

Vuonna 1830 Victor Hugo joutui mahdottoman määräajan eteen; hänellä oli alle kuusi kuukautta aikaa keksiä uusi kirja, mutta hän lykkäsi sitä jatkuvasti. Auttaakseen häntä keskittymään hän pyysi avustajaansa ottamaan kaikki vaatteensa, lukitsemaan ne arkkuun ja lähtemään talosta. Hän jäi huoneeseensa ilman sopivia vaatteita, mikä pakotti hänet pysymään sisätiloissa ja kirjoittamaan. Notre Damen kyttyräselkä julkaistiin kaksi viikkoa ennen määräajan päättymistä, tammikuussa 1831.

Niin apokryfiseltä kuin tarina kuulostaakin, ei voi kiistää sitä tosiasiaa, että ihmiset ovat aina olleet tietoisia häiriötekijöiden haitallisista vaikutuksista. David Lavendan artikkeli Fast Companyssa viittaa 1300-luvun oppineeseen Petrarcaan, joka kirjoitti The Life of Solitude -teoksessaan: ”Sulje aistiesi ovet saavuttaaksesi yksinäisyyden muiden ihmisten läsnä ollessa”.

Mutta älypuhelinten ja rajattomien datapakettien myötä häiriötekijät ovat nykyään varmasti paljon pahempia kuin entisaikojen työntekijöillä, eikö niin?

Se on hemmetin teknologian vika

Häiriötekijät ja uusi teknologia ovat aina liittyneet yhteen. Tämä juontaa juurensa jo Sokrateen ajatusmaailmaan, joka ajatteli, että asioiden ylös kirjoittaminen vähentää mielen kykyä pidättää tietoa ja häiritsee sitä liiallisella informaatiolla.

Jokaiseen uuteen teknologiaan liittyy sekä lupaus tuottavuuden lisääntymisestä että taipumus ajaa käyttäjänsä yhä useampiin häiriötekijöihin. Kuten Sokrates ennusti, suurempi tuottavuus ja useammat yhteydet merkitsevät enemmän melua ja enemmän seulottavaa. Ihmisten on siis aina pitänyt parantaa kykyään käsitellä häiriötekijöitä, kun uutta teknologiaa on tullut markkinoille. Nykyään se tulee paljon nopeammin, mutta ihmisen kyky käsitellä uusia häiriötekijöitä ei ole kasvanut samaa vauhtia.

Mutta mitä tapahtuu, kun teknologia itse yrittää häiritä sinua?

Max Stossel Center for Humane Technology -järjestöstä paljastaa, että monien startup-teknologiayritysten tavoitteena on vangita ja pitää jonkun huomio vähintään kaksi minuuttia. Kun kokonainen talous ja arvostusjärjestelmä rakentuu sen varaan, kuinka paljon huomiota sinulla on, on luonnollista, että yritykset yrittävät keksiä, mikä herättää käyttäjän huomion. ”Se on kilpajuoksua aivorungon pohjalle”, kuten Tristan Harris asian ilmaisee.

Stossel sanoo, että todellinen pelimuutos nykyään on se, että sinua ei yritä houkutella ihminen, vaan algoritmi. ”Algoritmi oppii, miten se voi parhaiten pitää huomiomme.” Kun sinulla on kone, joka on luotu ja jota kannustetaan vetämään sinut pois siitä, mitä olit tekemässä, sinulla on suuri häiriötekijäongelma.

Multitasking on niin 1995

Raportteja, joissa sanotaan, että multitasking on myytti ja että aivot eivät oikeasti pysty keskittymään useampaan kuin yhteen asiaan kerrallaan, on ollut jo pitkään. Itse asiassa nykyaikaisissa yrityksissä on lähes epämuodikasta väittää olevansa hyvä multitaskingissa.

Mutta ihmiset tekevät sitä silti jatkuvasti.

Multitasking on määritetty uudelleen, eikä se tarkoita useamman kuin yhden asian tekemistä kerralla, vaan tehtävien nopeaa vaihtamista toisesta toiseen. Kun siis teet syvällistä analyysia myyntiraportista ja sitten tarkistat puhelimesi ilmoitukset ja sitten tarkistat nopeasti sähköpostisi, se on multitaskingia.

Multitasking on häiriötekijöiden hyväksikäyttöä. Se on työskentelyä kuin päivystysyksikön triage-hoitaja, joka vain odottaa, että seuraava asia tulee ovesta sisään. Ihmiset, jotka tekevät multitaskingia, ovat usein niin riippuvaisia siitä, etteivät he tajua tekevänsä sitä.

Mutta häiriötekijöihin nojaaminen ei auta ketään. American Psychological Association raportoi, että ”jopa lyhyetkin henkiset estot, jotka syntyvät tehtävien välillä siirtymisestä, voivat maksaa jopa 40 prosenttia jonkun tuottavasta ajasta”.

Clifford Nass, Stanfordin yliopiston psykologian professori, sanoo: ”Nykypäivän taukoamaton multitasking itse asiassa tuhlaa enemmän aikaa kuin säästää”, ja on todisteita siitä, että se saattaa tappaa myös keskittymiskykysi ja luovuutesi.

Palaa siihen hetkeen, kun aloitat työpäiväsi tuoreeltaan. Miltä tuntuisi rynnätä kaiken läpi ilman häiriötekijöitä ja saada aikaan se, mistä olet aina haaveillut?

Oletko nähnyt konserttia, jossa viulisti ”hukkuu” työhönsä täysin uppoutuneena eikä ole tietoinen ajan kulumisesta tai ympäristöstään? Tai katsonut koripalloilijaa, joka pystyy tekemään pisteitä mielin määrin riippumatta siitä, kuinka vahva puolustus on?

Nämä ihmiset ovat saavuttaneet tilan nimeltä flow.

Flow on termi, jonka unkarilais-amerikkalainen psykologi Mihaly Csíkszentmihályi keksi. Hän tutki monien alojen huippusuorittajia ja huomasi malleja siinä, miten he puhuivat erittäin tuottavista ajoistaan. TED-puheessaan hän puhuu säveltäjästä, jolla oli aika, jolloin hän kirjoitti musiikkia ilman kitkaa, ilman häiriötekijöitä. Säveltäjän mieli toimi niin sujuvasti ja nopeasti, ettei säveltäjä edes pystynyt havainnoimaan sitä.

Csíkszentmihályi alkoi huomata saman asian runoilijoilla, taiteilijoilla, urheilijoilla ja jopa yritysjohtajilla. Hän käytti termiä flow kuvaamaan tilaa, jossa olet täysin mukana ja uppoutunut työhösi, voittamaton häiriötekijöiltä. Se on ekstaasin ja suuren sisäisen selkeyden tila.

Olet ehkä kokenut tämän joskus toimistossa. Muistatko sen kerran, kun laitoit kuulokkeet päähäsi ja aloitit kirjoittamisen, mutta sitten huomasit, että musiikki lakkasi soimasta jo kauan sitten? Ja silti istuit siinä kaksi tuntia täydellisessä transsissa, täysin uppoutuneena ja pumppasit loistavaa työtä.

Työskentely hajamielisenä tuntuu siltä kuin yrittäisi juosta polviaan myöten mudassa. Flow’ssa oleminen saa sinut tuntemaan, että lennät hajamielisyyden mutalammikoiden yläpuolella ja pystyt elämään koko potentiaalisi mukaisesti.

Pitkä tie flow’hun

Ei valitettavasti ole olemassa mitään salaista kaavaa tai oikotietä, jonka avulla voisit halutessasi loihtia flow’n. Itse asiassa sitä on lähes mahdotonta pakottaa. Tohtori Mark sanoo, että flow on ”hyvin harvinaista” eikä sitä tapahdu kovin usein. Niille, jotka kokevat sitä, kaikkien näiden asioiden on oltava kohdallaan:

1. Paljon kokemusta. Csíkszentmihályi ehdottaa, että tarvitaan vähintään kymmenen vuotta syvää kokemusta joltakin alalta, ennen kuin voi odottaa saavuttavansa flow-tilan. Jos siis vasta aloitat urasi ohjelmistosuunnittelijana, älä odota, että pääset heti virheettömään koodihumuun.

2. Oikea yhdistelmä haasteita ja taitoja. Suurin osa päivittäisestä työstäsi ei vaadi kehittyneimpiä taitojasi. Suurin osa siitä ei myöskään ole äärimmäisen haastavaa. Csíkszentmihályi sanoo, että flow syntyy, kun työskentelet sellaisten asioiden parissa, jotka ovat taitojesi äärirajoilla ja haastavat sinut syvästi.

3. Suuri häiriötekijöiden sietokyky. Ne ihmiset, jotka saavuttavat flow’n, ovat jo asiantuntijoita käsittelemään häiriötekijöitä. Ei ole oikein sanoa: ”Menen flow-tilaan, jotta minun ei tarvitse käsitellä näitä häiriötekijöitä”. Itse asiassa sinun on ensin käsiteltävä häiriötekijät, jotta voisit saavuttaa flow-tilan.

Virtaustilan saavuttaminen on ihana kokemus, mutta sitä ei voi tehdä käskystä vain siristämällä silmiään tarpeeksi voimakkaasti. Voit kuitenkin tehdä itsestäsi helpommin saatavilla flow’lle sitoutumalla kehittämään taitoja tietyllä alueella, etsimällä haastavaa työtä ja kehittämällä vastustuskykyä häiriötekijöitä vastaan.

Mutta mitä voin tehdä tänään?

Koska flow on tavoite, joka on paljon kauempana, voit sillä välin harjoitella sitä, mitä Cal Newport kutsuu Deep Workiksi, joka on määritelty seuraavasti:

Toiminnot, jotka suoritetaan häiriöttömän keskittymisen tilassa ja jotka vievät kognitiiviset kyvyt äärirajoilleen. Nämä ponnistelut luovat uutta arvoa, parantavat taitojasi ja niitä on vaikea toistaa.

Newport asettaa tämän vastakohdaksi Shallow Work:

Ei-kognitiivisesti vaativia, logistiikkatyylisiä tehtäviä, jotka suoritetaan usein häiriintyneenä. Näillä ponnisteluilla ei yleensä luoda paljon uutta arvoa maailmaan ja ne on helppo toistaa.

Mikä näistä kuulostaa siltä, miten sinä vietit eilisen työpäiväsi?

Shallow work on se, mikä aiheuttaa stressiä ja masennusta, ja ne ovat todennäköisimmin tehtäviä, jotka luovutetaan tekoälylle. Jollain tavalla sekä hyvinvointimme että selviytymisemme työelämässä on sitä, että pystymme siirtymään pinnallisesta työstä syvälliseen työhön.

Mutta useimmat ihmiset eivät ole sen valmiimpia hyppäämään syvään työhön kuin aloittamaan armeijan peruskoulutusta. Deep Work -teoksessa Newport kertoo tarinoita ihmisistä, jotka joutuivat harjoittelemaan näitä taitoja vuosia ennen kuin he hallitsivat kyvyn pysyä tarkkaavaisina. Miten siis pääset alkuun?

Syvällisen työn harjoittelu ja häiriötekijöiden välttäminen vaatii paljon työtä. Tarkkaavaisuutesi on kuin lihas. Sinun on treenattava sitä säännöllisesti parantaaksesi sitä. Aivan kuten et voi tehdä kolminkertaista lutz-luisteluhyppyä luistelukierroksen jälkeen, et koskaan saavuta flow-tilaa, ennen kuin olet ehdollistanut aivosi keskittymään.

Joka kerta, kun onnistuneesti vältät negatiivisen häiriötekijän, kasvatat siis voimaa. Mutta kuten jokainen dieetti- tai treenisuunnitelmaa noudattava tietää, on todella helppoa lipsahtaa takaisin vanhoihin tapoihin.

Olemme keränneet parhaita ideoita siitä, miten voit treenata mieltäsi käsittelemään häiriötekijöitä paremmin. Kaikki niistä eivät toimi sinun kohdallasi, mutta sinun pitäisi pystyä löytämään muutamia ideoita, jotka voivat auttaa sinua taistelemaan häiriötekijöitä vastaan.

Älä aloita tästä

Tässä on joitain menneisyyden niittejä, jotka ovat vain huonoja ideoita, kun kyse on tarkkaavaisuutesi kehittämisestä.

1. Älä yritä kovemmin. Yksi mielenkiintoisimmista osista tohtori Markin tutkimuksessa on se, miten ihmiset kompensoivat, kun heidän huomionsa oli häiriintynyt. Hän sanoi, että ”kun ihmiset ovat ympäristössä, jossa he kokevat paljon keskeytyksiä, heillä on taipumus nopeuttaa työskentelyään”. Se on sitä hullua iltapäivän kiirettä, kun pitää vihdoin saada esitys valmiiksi ennen kuin on ehdittävä kotiin hakemaan lapsi koulusta.

Mutta tällä on aina hintansa. Se lisää stressiä, turhautumista, aikapaineita ja vaivaa. Michiganin osavaltion tutkimuksessa lyhyet keskeytykset ajoitetussa kokeessa saivat osallistujat yrittämään kovemmin, mikä kaksinkertaisti heidän virheprosenttinsa.

2. Älä odota itseltäsi enempää. Joskus sinun on vain nollattava odotuksesi. Kun otetaan huomioon, kuinka paljon aikaa jokaisella on päivässä, on vain rajallinen määrä, jonka voi saada aikaan. Peter Drucker huomauttaa The Effective Executive -teoksen luvussa First Things First, että Mozart saattoi työstää ja saada valmiiksi useita sävellyksiä samaan aikaan. Mutta lähes kaikki muut kuuluisat säveltäjät joutuivat tekemään vain yhden teoksen kerrallaan. Druckerin mukaan on virhe olettaa, että olet poikkeusyksilö. Nollaa odotuksesi ja keskity yhteen erittäin tärkeään asiaan kerrallaan.

3. Älä käänny ensin teknologian puoleen. On olemassa monia hyviä työkaluja, jotka auttavat sinua hallitsemaan häiriötekijöitäsi. Mutta yksi tärkeimmistä häiriötekijöistä on se, että sinulla on ylipäätään liikaa sovelluksia. Useimpiin tehokkaisiin tapoihin vähentää häiriötekijöitä kuuluu joidenkin sovellusten käytön lopettaminen tai ne eivät ainakaan vaadi lisäteknologian lisäämistä.

Muista, että teknologia on olemassa, jotta ihmiset olisivat tuottavampia, mutta se myös avaa sinulle lisää häiriötekijöitä. Jos tarvitset apua häiriötekijöiden käsittelyssä, vähennä teknologiariippuvuuttasi, kunnes osaat paremmin käsitellä sitä, mitä sinulla on.

Mitä tarkalleen ottaen vältät?

Kuten aiemmin mainittiin, häiriötekijöitä on monenlaisia. Sanomalla: ”Aion välttää kaikkia häiriötekijöitä” on suunnilleen yhtä hyödyllistä kuin sanomalla: ”En aio syödä huonoa ruokaa”. Mitkä häiriötekijät ovat sinulle kaikkein haitallisimpia? Fyysiset vai digitaaliset? Ulkoiset vai sisäiset? Kun tunnistat suurimmat syylliset, voit kehittää strategian, jonka avulla voit aluksi keskittyä nimenomaan niihin.

Olemme kuratoineet nämä luettelot niiden ideoiden mukaan, jotka auttavat voittamaan ulkoiset tai sisäiset häiriötekijät, mukaan lukien sekä digitaaliset että fyysiset häiriötekijät.

Ideoita ulkoisten häiriötekijöiden voittamiseen

Digitaaliset

4. Poista hälytykset ja ilmoitukset. Valitettavasti useimmissa sovelluksissa on oletusarvoisesti täydet hälytykset, mikä pakottaa sinut esittämään kysymyksen ”Enkö halua näitä ilmoituksia?” hyödyllisemmän kysymyksen ”Tarvitsenko todella näitä ilmoituksia koko ajan?” sijaan. Jos tavoitteenasi on tarkkaavaisuus, on parempi jättää tärkeä ilmoitus väliin kerran kuin uida satojen tarpeettomien ilmoitusten läpi joka päivä.

5. Sammuta viestisovellukset, kun teet syvällistä työtä. Saatat tuntea painetta pitää koko ajan yhteyttä tiimiisi, mutta edes viestisovellusten ei pitäisi olla päällä 24×7. Kun istut alas keskittynyttä työtä varten, sammuta ne tai laita ne Älä häiritse -tilaan. Muista, että kun sinulla on ilmoitukset päällä, olet aina multitasking-tilassa ja sanot käytännössä: ”Aion tehdä tämän todella tärkeän työn JA olla käytettävissä, jos joku haluaa jakaa hauskan GIF:n.”

6. Käsittele sähköpostia kuin oikeaa postilaatikkoa. Mitä mieltä olisit henkilöstä, joka viettää koko päivän ”töitä” postihuoneessa? Aika hajamielinen. Ron Friedman sanoo, että sähköpostiohjelman sisällä ”työskentely” on ”kuin laihduttaisi leivonnassa”. Tarkista sen sijaan sähköpostisi muutamaan otteeseen päivässä, mutta noudata Nir Eyalin neuvoa, jonka mukaan sähköpostia kannattaa käyttää triageen, ei vastauksiin.

7. Käy keskusteluja reaaliajassa. Formstackin toimitusjohtaja Chris Byers sanoo: ”Sähköposti katkaisee 15 minuutin keskustelun useammalle päivälle, ja jokainen keskustelu on keskeytys.” Puhu jonkun kanssa puhelimessa tai tapaa henkilökohtaisesti aina, kun vastaus on monimutkainen tai vaatii enemmän kuin nopean vastauksen. Mikä tahansa sähköpostivaihto, joka menee edestakaisin yli kolme kertaa, olisi todennäköisesti voitu hoitaa lyhyellä puhelinsoitolla.

Fyysinen

8. Käytä kuulokkeita keskittyneen työskentelyn aikana. Vaikka kuulokkeet eivät olekaan idioottivarmat, niistä on tullut avokonttorin ”älä häiritse” -merkki. Jos musiikki häiritsee sinua, etsi joitakin valkoisen tai taustamelun soittimia tai pidä kuulokkeet päässäsi merkkinä siitä, että et halua tulla häirityksi.

9. Pyydä parempaa kokouskulttuuria. Kokoukset voivat olla häiriötekijöitä, varsinkin jos ne ovat tarpeettoman pitkiä. Aina kun sinut kutsutaan kokoukseen, kysy: ”Mikä on asialista? Mitä tietoja jaetaan? Mistä keskustelemme? Mitä tuloksia odotamme?” Muuten kokoukset voivat olla tuntikausia kestävä häiriötekijä.

10. Järjestä työtilasi. Jotkut ihmiset viihtyvät hieman kaoottisessa työtilassa, mutta useimmat meistä pitävät sitä häiritsevänä. Paperien ja muistutusten pitäminen työpöydälläsi on kuin sinulla olisi selaimessasi jatkuvasti auki välilehtiä asioista, joihin sinun on palattava.

11. Käy läpi aistisi. Mikä tällä hetkellä häiritsee sinua visuaalisesti, sekä näytölläsi että työpaikallasi? Mitkä äänet saavat sinut todennäköisimmin pois raiteiltaan? Onko sinulla aina kiusaus lopettaa työskentely, kun kahvin tuoksu iskee sinuun? Miten nälkä vaikuttaa työhösi? Onko kehossasi paras lämpötila, jossa voit keskittyä ilman, että sinun tarvitsee pitää taukoa hakeaksesi villapaidan?

Ideoita sisäisten häiriötekijöiden voittamiseksi:

12. Pysy hallinnassa. Olipa kyseessä sitten digitaalinen tai fyysinen häiriötekijä, Gustavo Razzetti kannustaa ihmisiä pohtimaan, miksi heistä tuli häiriintyneitä. Vältteletkö vai tutkitko? Kun saat impulssin rikkoa keskittyminen, pysähdy ja kysy, onko se sen arvoista. Jos tunnet itsesi karkaavan käsistäsi, on aika pitää tauko, lähteä kävelylle tai siirtyä tehtävään, joka ei vaadi niin paljon keskittymistä. Nir Eyal kehottaa olemaan utelias eikä tuomitseva häiriötekijöiden suhteen.

Suunnitteluvinkit

Valtaosa taistelusta häiriötekijöitä vastaan voitetaan tai hävitään jo ennen kuin päivä alkaa. Jos aloitat heti tarkistamalla sähköpostisi ja viestisi, pyydät häiriötekijöitä tulemaan ja valtaamaan päiväsi. Seuraavassa on muutamia ideoita, joiden avulla voit aikatauluttaa aikasi.

13. Suunnittele edellisenä iltana. Ajankohta, jolloin olet todennäköisesti tietoinen siitä, miten häiriötekijät ovat vaikuttaneet sinuun, tapahtuu, kun kävelet ulos toimistosta tai suljet kannettavan tietokoneen. Joko olet innostunut siitä, että olet saanut tehtyä hyviä töitä, tai tunnet olosi pahoinvoivaksi, koska sinulla ei ole paljoa näytettävää kaikesta ajastasi. Käytä päivän viimeiset 5-10 minuuttia ja varmista, että huominen päiväsi on valmis menestykseen.

14. Käyttäkää aikalohkoja fiksusti. Syvällinen työskentely vaatii useita minuutteja, ennen kuin pääset flow’hun. Älä siis suunnittele puristavasi hyvin keskittyneitä tehtäviäsi niihin kolmeenkymmeneen minuuttiin, joita sinulla on kokousten välillä. Yritä varata isoja aikapaloja, jolloin voit keskittyä ilman, että sinun tarvitsee katsoa kelloa.

15. Ryhmittele yhteiset tehtävät yhteen. Yritä ajoittaa kaikki kokouksesi peräkkäin, koska ne ovat täysin erilaista työtä. Se, että yrität vaihtaa kirjoittamisen, suunnittelun, koodaamisen ja kokousten välillä, vie henkistä veroa.

16. Valitse päivän kohokohta. Usein jo se yksi voitto päivässä riittää pitämään sinut liikkeellä. Mikä on se asia, josta tuntuu hyvältä, jos saavutat sen tänään? Aseta kohokohtasi ensin tärkeysjärjestykseen, niin voit olla hyvällä tuulella, vaikka häiriötekijöiden peikot ottaisivat vallan.

17. Ole realistinen. Vaikka paperilla saattaa näyttää siltä, että voit saada tänään aikaan paljon, pyri saamaan vain yksi erittäin tärkeä kohokohta tehtyä joka päivä, ja kaikki muu on bonusta. Vaikka tarkkaavaisuuslihaksesi paranee ajan myötä, et halua masentua vain siksi, ettet ole rastittanut kaikkia asioita listaltasi päivässä.

18. Rakenna sisään taukoja. Tauot ovat yhtä tärkeitä kuin keskittynyt aika. Alitajuntasi tekee vielä yhteyksiä puolestasi sen jälkeen, kun olet tyhjentänyt välimuistisi ja kirjautunut ulos joksikin aikaa. Mene kävelylle tai etsi hyvä häiriötekijä.

19. Käytä pinnallista työtä taukona syvästä työstä. Kun olet tietoinen siitä, milloin saat häiriötekijöitä, jos sinusta tuntuu, että tarvitset taukoa, käytä tuo aika sähköpostin ja viestien tarkistamiseen tai yksinkertaisen taulukkotyön tekemiseen, kunnes olet valmis palaamaan takaisin.

Digitaalinen

20. Maksa verkkosivuista, joilla ei ole mainoksia. Teknologian on tarkoitus tehdä sinusta tuottavampi, mutta jos se on täynnä mainoksia, se on haitallista. Kuten Max Stossel huomauttaa, yksi syy siihen, että teknologiayritykset ovat ryhtyneet keräämään huomiotasi, on se, että useimmat eivät maksa ohjelmistosta suoraan. Jos pidät tietystä uutissivustosta tai sovelluksesta, etsi maksullinen vaihtoehto, joka poistaa mainokset ja pitää sinut keskittyneenä ohjelmiston toimintaan.

21. Käytä tekniikkaa, joka rajoittaa muuta tekniikkaa taustalla. Vaikka sen ei tarvitse olla ensimmäinen vaihtoehtosi, Humane Techillä ja Zapierilla on paljon hyviä resursseja, jotka estävät sinua ajautumasta internetin kaukaisiin nurkkiin, kun olet verkossa. Työkalut, kuten Facebookin News Feed Eradicator tai Distraction Free Distraction Free YouTube, toimivat taustalla ja voivat olla suureksi avuksi.

22. Automatisoi ja delegoi. On helppo olla eniten häiriintynyt niistä nopeista, pinnallisista työtehtävistä, jotka antavat dopamiinipöhinää. Suurin osa näistä tehtävistä voidaan kuitenkin delegoida muille tai automatisoida. Säännöllisten prosessien osalta käytä automaatiota vähentämään pikkutarkkuutta. Kokeile tekoälyä aikataulutuksessa tai muissa palveluissa. Tunnista tehtävät, joissa henkilökohtainen avustaja voi auttaa. On helpompi keskittyä yhteen isoon tehtävään lautasellasi, kun sinulla ei ole myös kymmeniä pieniä tehtäviä.

Fyysinen

23. Eliminoi sisäiset laukaisijat ennen kuin istut alas syvällisen työn pariin. Varmista, että vatsa on täynnä, rakko tyhjä ja visuaaliset vihjeet mykistetty ennen kuin aloitat.

24. Ulkoista asioita listojen avulla. Valitettavasti saat usein parhaat ideasi keskellä keskittynyttä työskentelyä. Nykyteknologia on kouluttanut mielesi toimimaan ajatuksen pohjalta heti, kun se tulee mieleesi, mikä häiritsee sinua entisestään keskittyneestä työstäsi. Tehtävien ulkoistaminen auttaa sinua olemaan unohtamatta loistavaa ideaa, mutta pitää sinut myös vyöhykkeellä. Listojesi tulisi olla aina lähellä ja helppokäyttöisiä.

25. Ole avoin kamppailuistasi. Monet kokevat tuottavuus- ja hajamielisyysongelmat kiusallisiksi, mutta kaikki kamppailevat niiden kanssa. Tiimisi ja esimiehesi haluavat kaikki, että työskentelet parhaalla mahdollisella tavalla. Kerro muille, jos kokeilet jotain uutta, ja pyydä heiltä tukea.

Jos johdat tiimiä

Tiiminjohtajalla on paljon valtaa tehdä ihmisten työelämästä paljon miellyttävämpää ja tuottavampaa muuttamalla ympäristöä. Julian Birkinshaw kannustaa johtajia ajattelemaan itseään tiimisi huomion managerina. Miten voit keksiä keinoja pystyttää muureja tiimisi ympärille, jotta häiriötekijöiden peikot pysyvät poissa?

26. Tapa turhat sovellukset. Forrester Researchin mukaan 61 prosenttia organisaatioista käyttää viittä tai useampaa yhteistyövälinettä, mutta suurinta osaa niistä ei käytetä tehokkaasti. Sovellusten määrän vähentäminen on parempi kuin se, että tiedot ovat hajallaan kaikkialla. Pyri rakentamaan omia sovelluksia alustojen avulla sen sijaan, että luotat yhden ratkaisun sovelluksiin.

27. Hankkiudu eroon sisäisestä sähköpostista. Sähköposti on suuri ongelma useimmissa toimistoissa, koska sitä ei käytetä oikein. Sähköposti on kamala tiedon järjestämisessä ja tallentamisessa, kontekstuaalisen viestinnän edistämisessä ja tehtävien hallinnassa. Teillä on todennäköisesti paljon tehokkaampia tapoja kommunikoida ja jakaa tietoja tiiminä. Käytä sähköpostia vain ulkoiseen viestintään.

28. Laadi käytännöt. Järjestäkää kokouksia, joissa voitte keskustella siitä, miten poistatte häiriötekijät ja ylläpidätte tarkkaavaisuutta. Asioiden, kuten kokouskieltokeskiviikkojen, määrääminen toimii kuitenkin harvoin, kun ne ovat ylhäältä alaspäin suuntautuvia. Anna tiimin jäsenten keksiä omia ideoitaan parhaista tavoista poistaa häiriötekijöitä. Mieti, miten voit parantaa kokouskulttuuria vaatimalla esityslistoja ja selkeitä tuloksia.

29. Tarjoa tarkkaavaisuuskoulutusta. Hyvin harvat organisaatiot kouluttavat työntekijöitä käyttämään heille antamiaan työkaluja. Aina kun lisäät uuden työkalun tai otat jonkun palvelukseen, varmista, että koulutukseen sisältyy sen oikea käyttötapa sekä sen huonon käytön vaarat ja häiriötekijät.

30. Älä pakota yhtä mallia kaikille. Ihmiset, joilla on luonnostaan enemmän itsehillintää, ovat itse asiassa esteenä ylimääräisille rajoituksille tai eivät ehkä koskaan pidä taukoa, mikä johtaa nopeampaan loppuunpalamiseen. Tunnusta, että jokainen taistelee häiriötekijöitä vastaan eri tavoin, ja salli vaihtelu.

Tekniikan lisääntyessä myös häiriötekijät lisääntyvät. Tietotyöntekijänä sinun on edelleen kehitettävä kykysi keskittyä niihin tehtäviin, joilla on eniten vaikutusta. Jos jatkat pyörimistä hajamielisen, pinnallisen työn suossa, et vain tuhlaa aikaa, vaan olet myös todennäköisemmin stressaantunut ja masentunut ja kamppailet pysyäksesi mukana nykyaikaisessa taloudessa.

Huomion ja työhön keskittymiskyvyn kehittäminen ei ole mahdotonta, mutta sinun on uitava vastavirtaan. Tunnista keinot, joilla voit alkaa olla vähemmän hajamielinen ja valmistautua parempaan työelämään.