Luo lasku kustannusarviosta 3 helppoa vaihetta: A How-To for Small Businesses

Laskun luominen kustannusarviosta on hyvä idea, koska kopioit asiakkaasi jo hyväksymät rivit ja kustannukset, kertoo Houston Chronicle. Se tekee myös laskutuksesta paljon yksinkertaisempaa, mikä on tärkeää, koska laskut ovat avain maksun saamiseen.

Kustannusarvion muuttamisen laskuksi ei tarvitse olla kivulias prosessi. Kirjanpitoohjelmisto tekee siitä yksinkertaista. Voit myös kopioida tiedot manuaalisesti seuraavien helppojen vaiheiden avulla.

Tässä artikkelissa käsittelemme:

• Kopioi tiedot
• Räätälöi lasku
• Mahdollisten muutosten selittäminen

Kopioi tiedot

Laskun luominen kirjanpito-ohjelmistolla

Yleensä olemassa olevan kustannusarvion muuntaminen laskuksi kirjanpito-ohjelmistolla on melko helppoa.

FreshBooksissa siirryt arviot-sivulle valikon kautta, rastitat arvion, jonka haluat muuntaa, ja napsautat sitten ”Muunna laskuksi”. Voit sitten muokata uutta laskua tarpeittesi mukaan ja lähettää sen verkossa tai tulostaa sen etanapostitse lähetettäväksi.

Freshbooksissa on myös ominaisuuksia, joiden avulla voit helposti laatia arvioita ja laskuja ammattimaisten mallien avulla.

Laskun luominen manuaalisesti

Kopioi arviosi projektien tiedot laskujen laskutusmuotoon (voit ladata tämän maksuttoman laskujen laskutusmallin). Jos käytät progressiivista laskutusta, eli laskutat vain osan projektista, kopioi vain ne rivit ja kustannukset, jotka haluat laskuttaa juuri nyt.

Jotkut pienyritykset laskuttavat mieluummin prosenttiosuuden työ- tai materiaalikustannuksista. Vaikka muuttaisitkin kustannusarvion laskuksi automaattisesti kirjanpito-ohjelmiston avulla, saatat Houston Chroniclen mukaan joutua mukauttamaan työ- tai materiaalikustannuksia manuaalisesti.

Voit myös muokata olemassa olevan kustannusarvion uudelleen laskuksi. Käytä haluamaasi muotoa, oli se sitten Word, Excel, Google Docs tai PDF. Seuraavassa vaiheessa keskustelemme siitä, mitä kenttiä sinun on muutettava.

Laskun muokkaaminen

Nyt on aika muokata arviosi tietoja, jotta siitä voidaan tehdä lasku.

Kysy ensin itseltäsi:

• Ovatko jotkin rivikohdat tai hinnat muuttuneet?
• Tahdotko laskuttaa koko projektin vai vain osan siitä? Jos jälkimmäinen, käytä vaiheen yksi progressiivisia laskutustekniikoita.

Seuraavat tiedot säilyvät ennallaan:

• Sinun ja asiakkaasi yhteystiedot
• Logosi
• Palvelut ja kustannukset kustannusarviosta, joista haluat laskuttaa

Muutat seuraavat tiedot:

• Vaihda päivämäärä tämän päivän päivämääräksi
• Vaihda arvion numero laskun numeroksi
• Lisää maksun (tai maksujen) eräpäivä
• Poista mahdolliset aikataulut tai projektin valmistumispäivämäärät
• Tarkista, että olet sisällyttänyt asianmukaiset palvelut ja kustannukset
• Poista mahdolliset arvion ehdot, kuten kuinka kauan arvio oli voimassa
• Poista mahdolliset huomautukset siitä, mitkä palvelut ja kustannukset on jätetty arvion ulkopuolelle
• Tarkista kahdesti liikevaihtovero ja maksettava kokonaissumma
• Lisää maksuehdot (mukaan lukien haluamasi maksutapa ja mahdolliset myöhästymismaksut)

Tarvitsetko apua laskun täyttämisessä? Tässä artikkelissa kerrotaan tarkalleen, miten kirjoitat ammattimaisen laskun.

Tässä on esimerkki FreshBooksissa laaditusta laskusta, joka sisältää kaikki keskeiset elementit:

Lähde: FreshBooks

Mahdollisten muutosten selittäminen

Mahdolliset laskun rivit tai kustannukset, jotka poikkeavat kustannusarviostasi, on selvitettävä asiakkaan kanssa etukäteen. Laadi päivitetty arvio ensin asiakkaan hyväksyttäväksi. Pelkkä laskun lähettäminen hyväksymättömillä muutoksilla vahingoittaa suhdettasi asiakkaaseen ja tekee maksun saamisen epätodennäköisemmäksi.

Kun asiakas on hyväksynyt muutokset projektin laajuuteen, liitä laskuusi huomautus, jossa viitataan päivitettyyn arvionumeroon. Sisällytä tarvittaessa erillinen rivi lisämaksuja varten.

Tarkista työsi kahdesti ja lähetä lasku asiakkaallesi. Lähetä se sähköpostitse tai tulosta ja postita se, riippuen siitä, mitä asiakkaasi haluaa. Laita kalenteriisi muistutus maksun (tai maksujen) eräpäivästä siltä varalta, että sinun on otettava yhteyttä asiakkaaseen.

Väki kysyy myös:

• Miten muutat arvion tarjoukseksi?
• Miten muutat arvion ostotilaukseksi?
• Miten muutat laskun arvioksi?

Miten muutat arvion tarjoukseksi?

Ei arviota voi muuttaa tarjoukseksi. Voit kuitenkin muuntaa arvion tarjoukseksi.

Tämän sanottuasi termit ”tarjous” ja ”tarjous” ovat ThoughtBubblen mukaan usein vaihdettavissa keskenään.

Määritelmän mukaan tarjous on yrityksen (ostajan) laatima asiakirja. Siinä hahmotellaan hanke ja pyydetään tarjouksia toimittajilta.

• Esimerkiksi valtion virasto lähettää tarjouksen kolmelle urakoitsijalle ja pyytää tarjouksia toimistonsa kunnostamisesta. Urakoitsijat kirjoittavat kukin tarjouksen, jossa kerrotaan, kuinka paljon he veloittavat hankkeen toteuttamisesta. Virasto valitsee sitten kolmen tarjouksen joukosta yhden voittajan.

Tehdäksesi arvion tarjoukseksi toimi seuraavasti:

1. Katsele ostajan tarjouspyyntö (jota kutsutaan myös tarjouspyynnöksi tai ”RFP”). Olet ehkä laatinut yleisen arvion ennen kuin olet tutustunut ostajan erityisvaatimuksiin. Tarjouspyynnössä tulisi mainita, miten kustannukset tulisi eritellä ja kirjoittaa Infoyrittäjien mukaan.
2. Lisää yksityiskohtainen erittely, jos tarjouspyynnössä sellaista pyydetään. Tämä voisi sisältää henkilöstön/johdon/hallinnon ajan ja kustannukset, arviot korvattavista kuluista ja kustannuksista projektin kussakin vaiheessa (esimerkiksi viikoittain tai kuukausittain).
3. Arvioi uudelleen projektin kokonaiskustannukset. Jos tarjouksesi hyväksytään, sinun on sitouduttava näihin kustannuksiin (toisin kuin arviossa, joka on vain likimääräinen arvio).
4. Tarkista, että olet sisällyttänyt liikevaihtoverot, mainitse käyttämäsi valuutta ja kirjoita projektin kokonaiskustannukset sekä sanoin että numeroin.
5. Kerro, kuinka kauan hintasi ovat voimassa.
6. Lisää vastuuvapauslauseke, jossa otetaan huomioon mahdolliset yllätyskustannukset tai lisätyöt, ja selitä yksityiskohtaisesti, miksi sisällytät tämän.

Lisää lisätietoja arvioiden, tarjousten, tarjousten ja ehdotusten eroista FreshBooksin blogissa.

Miten muuntaa arvio ostotilaukseksi?

Esitettäkö, että asiakkaasi hyväksyy arviosi. Sinun on ostettava arviossa lueteltuja materiaaleja tai tarvikkeita joltakin myyjältäsi.

• Esimerkiksi maalari mainitsee arviossaan, että hänen on ostettava kaksi gallonaa maalia työn loppuunsaattamiseksi. Asiakas hyväksyy arvion. Maalari antaa sitten ostotilauksen paikalliselle rautakaupalleen kahdesta gallonasta maalia.

Tilitoimisto-ohjelmat antavat usein mahdollisuuden luoda ostotilauksen automaattisesti arviosta.

Voit tehdä tämän myös manuaalisesti Word-, Excel- tai PDF-dokumentista. InTouch Manufacturing Servicesin mukaan ostotilauksen on sisällettävä useita kriittisiä elementtejä, jotka on esitetty alla.

Muuntaaksesi arvion ostotilaukseksi:

• Muuta asiakkaan tiedot myyjän tiedoiksi
• Muuta antopäivämäärä tämän päivän päivämääräksi
• Muuta arvion numero ostotilauksen (PO) numeroksi
• Lisää tuotteiden toimitusosoite tai tavarat
• Poista kaikki muut rivit kuin ne, jotka haluat ostaa
• Tarkista liikevaihtovero ja loppusumma
• Lisää maksuehdot (miten ja milloin maksat tavarat)

Miten muutat laskun arvioksi?

Ehkä olet ehkä vahingossa tehnyt laskun arvion sijaan. Haluat muuttaa laskun arvioksi. Tätä on yleensä vaikea tehdä automaattisesti kirjanpito-ohjelmistossa. Saatat joutua kopioimaan ja liittämään laskun tiedot arviomalliin.

FreshBooksilla on helppo tuottaa ja lähettää nopeasti ammattimaisia arvioita.

Muuttaaksesi laskun arvioksi manuaalisesti muokkaa laskua seuraavien vaiheiden avulla:

• Muuta otsikko ”laskusta” ”arvioksi”
• Muokkaa päivämäärää
• Muuta laskun numero arvion numeroksi
• Lisää mahdolliset aikataulut ja odotettu valmistumispäivä
• Muokkaa palveluja tarvittaessa
• Muokkaa kustannuksia, tarvittaessa
• mainitse mahdolliset poissulkemiset (mitä projekti ei sisällä)
• Tarkista liikevaihtovero ja loppusumma
• Sisällytä mahdolliset ehdot (esimerkiksi miten lisäkustannukset hinnoitellaan)

Lisää lisätietoja loistavan kustannusarvion laatimisesta FreshBooksin blogista.