Pienyrityksen omistajana kirjanpitoprosessien hallinta on välttämätön mutta monimutkainen osa kokonaistoimintaasi. Siitä huolimatta, vaikka ulkoistaisit kirjanpidon tai yrityksen kirjanpidon sertifioidulle ammattilaiselle, on tärkeää ymmärtää erilaisia keskeisiä kirjanpitokäsitteitä ja -raportteja, erityisesti niitä, jotka liittyvät suoraan yrityksesi taloudellisen suorituskyvyn ja terveyden analysointiin.
Yksi tärkeimmistä selvityksistä, jotka on ymmärrettävä, on kirjanpidon tase. Tämä raportti on yksi keskeisistä tilinpäätöksistä, joita kirjanpitäjät, velkojat ja lainanantajat käyttävät analysoidessaan yrityksesi taloudellista suorituskykyä. Lisäksi tasetta käytetään useissa keskeisissä kirjanpitokäsitteissä ja -kaavoissa, minkä vuoksi on sitäkin tärkeämpää, että taseesi on tarkka.
Voidaksemme auttaa sinua selvittämään tämän usein unohdetun kirjanpitoraportin, olemme luoneet tämän taseoppaan. Vastaamme kysymykseen ”mikä on tase”, erittelemme tase-esimerkin ja selitämme kaiken, mitä sinun on tiedettävä tästä olennaisesta yrityksen kirjanpitoselvityksestä.
Mikä on tase?
Tase on kirjanpitoraportti, jossa eritellään yksityiskohtaisesti yrityksen varat, velat ja omaisuus tietyllä ajankohdalla. Näin ollen taseen tietojen tulisi vastata tarkasti seuraavaa kaavaa:
Varat = Velat + Oma pääoma
Yrityksesi varojen ja velkojen yhteenvetona taseesta käy ilmi, mitä yrityksesi omistaa ja mitä se on velkaa tiettynä ajankohtana. Verrattuna tuloslaskelmaan, josta käy ilmi, miten yrityksesi on menestynyt tietyn ajanjakson aikana, taseesta käy ilmi yrityksesi taloudellinen tila minä tahansa päivänä.
Sen vuoksi tätä nimenomaista kirjanpitoraporttia käytetään tuloslaskelman ja rahavirtalaskelman ohella yrityksesi talouden analysointiin – ja sitä käytetään myös muissa kirjanpidollisissa laskelmissa, kuten velan ja oman pääoman suhteessa, saamisten kiertonopeudessa ja muissa.
Taseen muoto
Varat
Varat ovat sitä, mitä yrityksesi omistaa tai mitä sillä on oikeus periä – käteisvaroja, kalustoa, myyntisaamisia, työntekijän ennakkomaksuja, jne. Varat luetellaan kirjanpidon taseessa ensimmäisenä, ja ne jaetaan vaihto-omaisuuteen ja käyttöomaisuuteen, kuten näet alla.
Lyhytaikaiset varat ovat niitä eriä, jotka voidaan helposti muuttaa rahaksi. Ne luetellaan yleensä ensimmäisenä, sillä kaiken kaikkiaan omaisuuserät luetellaan taseessa maksuvalmiuden mukaan eli sen mukaan, kuinka helposti ne voidaan muuttaa rahaksi. Pankkitililläsi olevien käteisvarojen lisäksi vaihto-omaisuuteen kuuluvat myös:
- Rahavarat
- Tilisaamiset
- Varasto
- Sijoitukset
Kierto-omaisuuden jälkeen taseessasi luetellaan vaihto-omaisuuserät, joihin kuuluvat aineelliset hyödykkeet, joita käytätte liiketoiminnassanne, kuten laitteistot, maa-alueet tai rakennukset, joiden avulla tuotatte tuloja yrityksellenne. Sinulla voi olla myös aineetonta omaisuutta. Tämäntyyppisiin varoihin kuuluvat erät, jotka eivät ole fyysisiä, mutta joilla on silti merkitystä yrityksellesi, kuten verkkosivustosi verkkotunnus, tekijänoikeudet, tavaramerkit tai jopa liikearvo.
Jos ne soveltuvat yritykseesi, nämä varat sisällytetään käyttöomaisuuden alle. Vaikka se ei näy esimerkissämme, käyttöomaisuuden ja aineettomien hyödykkeiden yhdistelmään viitataan usein kirjanpidollisella termillä pitkäaikaiset varat, jota kutsutaan myös pitkäaikaisiksi varoiksi.
Velat
Velat ovat sitä, mitä yrityksesi on velkaa tai mitä sillä on velvollisuus maksaa, kuten ostovelat, palkanmaksuvelat, lainat, jotka ovat maksettavana, ja asiakastalletukset. Samoin kuin varat, velkasi jaetaan taseessasi kahteen luokkaan – lyhytaikaisiin velkoihin ja pitkäaikaisiin velkoihin.
Lyhytaikaisiin velkoihin kuuluvat ostovelat ja muut lyhytaikaiset velat, kuten luottokorttimaksut, verot tai vuokrat. Lyhytaikaiset velat maksetaan aina lyhytaikaisilla varoilla, joten on tärkeää, että sinulla on riittävästi varoja velkojen hoitamiseen. Pienyrityksen kirjanpitovinkki on, että varoja on oltava kaksi ja puoli kertaa enemmän kuin velkoja.
Pitkäaikaiset velat taas ovat velvoitteita, jotka maksetaan yli vuoden kuluessa. Tällaisia velkoja voivat olla esimerkiksi liikkeeseen lasketut joukkovelkakirjalainat, eläkerahastot ja lainat.
Oma pääoma
Tilinpäätöstiedon viimeinen osa on oma pääoma, kuten näet alla olevasta tase-esimerkistä. Oma pääoma, joka määritetään vähentämällä velat varoista, on pohjimmiltaan rahaa, joka on yrityksen osakkeenomistajien omistuksessa. Aivan kuten varat ja velat, oma pääoma voidaan jakaa alaluokkiin, kuten kertyneisiin voittovaroihin, lahjoituksiin tai omiin osakkeisiin.
Taseen muotoilutapa ja siihen sisällytettävät erät voivat vaihdella yrityksestä toiseen, ja jos käytät kirjanpito-ohjelmistoa, se voi riippua tavasta, jolla tämä järjestelmä seuraa tietojasi ja tuottaa tämän tietyn raportin. Tästä huolimatta, jotta tase olisi tarkka, taseen kokonaisvarojen tulisi olla yhtä suuret kuin velkojen kokonaismäärä plus oman pääoman kokonaismäärä.
Tase-esimerkki
Taseen määritelmä mielessä, keskustellaanpa tarkan kirjanpitotaseen eri osatekijöistä. Kuten mainitsimme, tase koostuu varoista, veloista ja omasta pääomasta – ja tarkan taseen pitäisi heijastaa yllä olevaa kaavaa: Varat = velat + oma pääoma. Voit nähdä tämän jaottelun alla olevasta tase-esimerkistämme.
Voit myös tutustua tase-esimerkkiin, jos päätät, ettet aloita taseen laatimista tyhjästä.
Miksi taseesi on tärkeä
Nyt kun olemme nyt ymmärtäneet paremmin kirjanpidon taseen eri osatekijät, puhutaanpa siitä, miksi tämä nimenomainen raportti on niin tärkeä. Pohjimmiltaan, koska jokainen liiketoimi, jonka yrityksesi tekee, vaikuttaa tähän selvitykseen, tase havainnollistaa yrityksesi kokonaistaloudellista asemaa, mikä tarkoittaa, että se on tehokas työkalu, jota voidaan käyttää yhdessä muiden tilinpäätöstietojen kanssa, jotta saat kattavamman kuvan yrityksesi taloudellisesta suorituskyvystä.
Lisäksi, koska tase kuvastaa kaikkia liiketoimia, joita yrityksesi tekee päivittäin, sitä käytetään muiden taloudellisten tunnuslukujen, kuten myyntisaamisten kiertonopeuden, velkojen ja oman pääoman välisen suhteen, käyttöpääoman kiertonopeuden ja muiden vastaavien laskemiseen – kukin niistä voi myös antaa erityisiä tietoja yrityksesi taloudellisen suorituskyvyn eri osa-alueista. Lisäksi, koska tämän tiliotteen tietoja käytetään monissa muissa kirjanpitolaskelmissa, on sitäkin tärkeämpää, että ne ovat tarkkoja.
Kaiken tämän sanottuaan on myös tärkeää muistaa, että tämä kirjanpitoraportti on tilannekatsaus tietystä ajanjaksosta – ja siksi sitä tulisi käyttää vertailutyökaluna muiden ajanjaksojen taseiden kanssa tai, kuten äsken mainitsimme, yhdessä muiden kirjanpitoraporttien kanssa, jotta ymmärretään täydellisemmin yrityksesi taloudellisen terveyden tila.
Taseen analysointi
Pitäen mielessä kirjanpidon taseen mahdolliset rajoitukset, kannattaa pohtia erilaisia kysymyksiä, joita voit esittää, ja vertailuja, joita voit tehdä saadaksesi erityistä tietoa yrityksesi taloudesta.
Käyttämällä esimerkiksi varojen, velkojen ja oman pääoman erittelyä voit kysyä taseessasi:
- Onko yritykselläsi riittävästi likvidejä varoja toimintakulujen kattamiseen?
- Onko varoissasi joustavuutta, jotta voit varautua liiketoiminnassa tapahtuviin muutoksiin, kuten odottamattomiin menoihin?
- Ovatko luvut kehittyneet tiettyyn suuntaan – ylös- tai alaspäin – ja mihin toimiin voit tarvittaessa ryhtyä tilanteen korjaamiseksi?
- Voidaanko nykyistä polkuasi pitää yllä yrityksesi kasvun edistämiseksi?
Hyvä tapa vastata joihinkin näistä kysymyksistä on verrata tämänhetkistä tasettasi aikaisemman kauden taseeseen. Jos siis haluaisit verrata tämän kuukauden taloutta viime kuukauteen, raporttisi voisi näyttää alla olevan tase-esimerkin kaltaiselta.
Voit huomata kolme tärkeää muutosta, jotka tässä esimerkissä on merkitty punaisilla numeroilla:
- Liikevarasi (yritystilisi sekkitili) ovat kasvaneet, koska
- Pystyit perimään monia saamisiasi ja
- maksoit luottokorttivelkaasi.
Tällaisen vertailun avulla näet, miten yrityksesi talouden ainutlaatuiset osat toimivat, ja voit siten määrittää, mitä, jos mitään, on muutettava tai mukautettava, jotta voit saavuttaa liiketoimintasi tavoitteet.
Taseen lopputulos
Vaikka joskus unohdetaankin, taseesi on keskeinen selvitys yrityksesi kirjanpidossa. Kuten olemme keskustelleet, tämä raportti on erityisen merkittävä, koska se osoittaa yrityksesi taloudellisen tilan tiettynä ajankohtana. Lisäksi erittelemällä varat, velat ja oman pääoman muodostavat erät voit nähdä, miten yrityksesi toimii, ja tunnistaa alueet, joita on ehkä parannettava.
Koska jokainen liiketoimesi vaikuttaa tähän raporttiin, lainanantajat ja luotonantajat käyttävät sitä keskeisenä apuvälineenä päättäessään, pitäisikö heidän myöntää luottoa yrityksellesi. Siksi on sitäkin tärkeämpää, että pidät kirjanpitosi ajan tasalla ja tarkkana ja varmistat, että kaikki laatimasi taseraportit ovat oikeita.