Mikä on virtuaalinen puhelinlinja?

• Virtuaalinen puhelinnumero tarjoaa kustannussäästöjä ja joustavuutta pienille yrityksille.
• Voit hankkia virtuaalisen puhelinnumeron yksin tai osana virtuaalista puhelinjärjestelmäpakettia.
• Monien virtuaalipuhelinpalvelujen tarjoajien avulla voit siirtää perinteisen puhelinnumerosi virtuaaliseksi.
• Virtuaalisen puhelinnumeron avulla voit olla tavoitettavissa puhelimella missä tahansa ja milloin tahansa, samalla kun säilytät henkilökohtaisen numerosi yksityisyyden.

Luotettava puhelinviestintäjärjestelmä on yksi työkalu, joka jokaisella yrityksellä tulisi olla. Perinteisesti hyvä yrityspuhelinjärjestelmä oli kuitenkin kallis ja saattoi olla vaikea toteuttaa pienissä yrityksissä.

Tänä päivänä virtuaalinen puhelinnumero on yksinkertainen ja edullinen ratkaisu, jonka avulla voit laajentaa liiketoimintaasi perinteisen puhelinlinjan rajojen ulkopuolelle. Tässä on kaikki, mitä sinun on tiedettävä virtuaalipuhelinlinjoista.

Mikä on virtuaalipuhelinlinja?

Virtuaalipuhelinnumero eli suoravalinta (DID) on puhelinnumero, joka ei ole sidottu tiettyyn puhelinlaitteeseen tai -linjaan ja jonka avulla käyttäjä voi ohjata ja reitittää puhelut yhdestä numerosta toiseen numeroon, IP-osoitteeseen tai laitteeseen. Virtuaalisia puhelinlinjoja voidaan kutsua myös verkkonumeroiksi.

Perinteisesti puhelinnumerot suunniteltiin toimimaan yhden puhelinlinjan kautta, joka oli fyysisesti kytketty puhelinyhtiöltä kotiisi tai yritykseesi, ja kaikki kyseiseen numeroon soitetut puhelut voitiin lähettää vain kyseiseen tiettyyn fyysiseen sijaintiin. Vaikka matkapuhelimet ovatkin lankapuhelimia liikkuvampia, ne ovat edelleen riippuvaisia matkapuhelintorneista, jotka tarjoavat kuuluvuuden. Virtuaalinumero antaa yritykselle paremman hallinnan ja joustavuuden siinä, miten se vastaanottaa puheluita, sillä se poistaa nämä fyysiset rajoitukset.

Toimittajan huomautus: Etsitkö yrityspuhelinpalvelua tai VoIP-palveluntarjoajaa? Täytä alla oleva kyselylomake, jotta myyjäkumppanimme ottavat sinuun yhteyttä ja antavat sinulle maksuttomia tietoja.

Miten virtuaaliset puhelinnumerot toimivat?

Virtuaaliset puhelinnumerot tukeutuvat puhelinyhtiön tai matkapuhelinmastojen sijasta internetiin kattavuuden tarjoamiseksi, mikä mahdollistaa käyttäjien tavoittamisen puhelimella tai tietokoneella. Sen avulla voit myös vaihtaa käyttämääsi laitetta reaaliaikaisesti. Jos esimerkiksi haluat olla tavoitettavissa matkapuhelimellasi vain tiettyinä aikoina, voit ohjata kaikki työaikana saamasi puhelut virtuaaliseen puhelinlinjaan.

Miten hankit virtuaalisen puhelinnumeron

Virtuaalisia puhelinnumeroita voi hankkia usealla eri tavalla. Jos yritykselläsi on jo Voice over Internet Protocol (VoIP) -järjestelmä, voit lisätä virtuaalisia numeroita nykyiseen pakettiisi VoIP-palveluntarjoajasi kautta. Tämä maksaa yleensä 5-10 dollaria kuukaudessa per numero.

Jos haluat ostaa virtuaalisen puhelinjärjestelmän, voit hankkia paketin, joka sisältää yhden virtuaalisen numeron ja tietyn määrän liittymiä ja minuutteja. Minuutteja kertyy sen mukaan, kuinka kauan puhut ”yrityslinjalla”. Virtuaalipuhelinjärjestelmäpaketin kustannukset alkavat 10-12 dollarista kuukaudessa yhdestä tai kahdesta virtuaalinumerosta, joissa on 300-500 minuuttia, ja nousevat 25-50 dollariin kahdesta virtuaalinumerosta, joissa on 2 000-3 000 minuuttia.

Jos sinulla ei vielä ole virtuaalipuhelinjärjestelmää, voit käyttää palveluntarjoajaa, joka myy vain virtuaalinumeroita. Nämä ovat joitakin suosituimpia virtuaalipuhelinlinjojen tarjoajia:

• Google Voice tarjoaa yksittäisille käyttäjille ilmaisen virtuaalisen puhelinnumeron, jota voi käyttää puheluihin, tekstiviesteihin ja vastaajaan. Sillä on helppokäyttöinen sovellus älypuhelimiin tai tietokoneisiin, ja virtuaalinumeron voi yhdistää matkapuhelin- tai lankapuhelinnumeroon. Yrityspaketit alkavat 10 dollarista kuukaudessa käyttäjää kohti.
• MightyCall on pilvipohjainen virtuaalipuhelinjärjestelmä, joka tarjoaa puheluita, tekstiviestejä ja puhepostia sekä älykkään soitonsiirron ja puhelutallennuksen. Saatavilla on useita tilauspaketteja, jotka alkavat 19,99 dollarista kuukaudessa.
• Grasshopper tukee puheluita, tekstiviestejä ja puhepostia. Se tarjoaa kolme erilaista palvelusuunnitelmaa alkaen 26 dollarista kuukaudessa, joten voit valita yrityksellesi parhaiten sopivan.
• 8×8 on pilvipohjainen VoIP-yhtenäisviestintäjärjestelmä, joka tarjoaa monien ominaisuuksiensa joukossa erittäin luotettavaa palvelua, kolmitiepuheluita, online-puhelinvastaaja, puhelujen edelleenlähetystä ja soittoryhmiä. Se integroituu myös toimisto-ohjelmiin, kuten Salesforceen ja Slackiin. Suunnitelmat alkavat 12 dollarista kuukaudessa käyttäjää kohti.

Mitkä ovat virtuaalisen puhelinnumeron edut?

Olematta sidottu fyysiseen sijaintiin voit vastaanottaa puheluita missä tahansa, milloin tahansa ja haluamallasi laitteella. Jos esimerkiksi joku yrityksessäsi on poissa ja hänen on oltava tavoitettavissa puhelimitse, mutta hän ei halua antaa matkapuhelinnumeroaan, voit määrittää virtuaalisen numeron hänen matkapuhelimeensa.

Virtuaaliset puhelinnumerot ovat hyödyllisiä myös yrityksille, joilla on useita toimipisteitä. Sen sijaan, että puhelin soisi yhdessä toimistossa, saapuvat puhelut voidaan lähettää kunkin toimiston puhelimiin. Voit tehdä tämän tekemällä virtuaalisen puhelinlinjan määränpääksi puhelujonon tai soittoryhmän, joka soittaa kaikkien jonoon tai ryhmään nimettyjen työntekijöiden puhelimet joko samanaikaisesti tai peräkkäin mieltymystesi mukaan.

Jos toimistosi sijaitsee eri alueella kuin asiakaskuntasi, voit määrittää puhelinlinjalle paikallisen suuntanumeron. Tämä auttaa sinua vakiinnuttamaan läsnäolosi tärkeällä alueella ja alentaa saapuvien puhelujen kustannuksia. Asiakkaat soittavat ja vastaavat todennäköisemmin puheluihin paikallisesta numerosta kuin sellaisesta, jonka suuntanumeroa he eivät tunne.

Voit myös seurata keskeisiä asiakasmittareita virtuaalisen puhelinlinjasi kautta. Monissa järjestelmissä voit määrittää yksilöllisen numeron esimerkiksi tietylle kampanjalle, jolloin tiedät pelkän numeron perusteella, soittaako joku kyseistä kampanjaa varten. Näistä tiedoista voi olla apua kampanjan tehokkuuden arvioinnissa.

Virtuaaliset puhelinlinjat voivat säästää yrityksellesi tuhansia dollareita puhelin- ja laitemaksuissa. Koska virtuaaliset puhelinlinjat ovat 100-prosenttisesti digitaalisia, ne eivät vaadi laitteistoa, laitteita, asennusta tai ylläpitoa.

Virtuaalipuhelinoperaattoria etsiessäsi tarkista, tarjoaako harkitsemasi yritys puhelinpalvelun lisäksi tekstiviesti- ja vastaajaominaisuuksia. Kalliimmissa ja monimutkaisemmissa paketeissa on yleensä tarjolla ominaisuuksia, kuten kolmitiepuhelut, soittoryhmät, soittajan tunnistus, puhelujen odotus ja edelleenlähetys, puhelujen tallennus ja puhelunsiirrot. Kannattaa myös tarkistaa, kuinka luotettava palvelu on käytettävyydeltään, ja katsoa, sisältyykö asiakastuki pakettiin.

Mitkä ovat haitat?

Virtuaalisten puhelinlinjojen hyödyt ovat huomattavasti suuremmat kuin haitat, mutta muutamia mahdollisia haittatekijöitä on kuitenkin olemassa. Tärkein huolenaihe on sen vaikutus työ- ja yksityiselämän tasapainoon, sanoo Diabetes365:n toimitusjohtaja Matt Schmidt.

”Huonona puolena on mielestäni se, että olet tavoitettavissa melkein milloin tahansa, kun olet hereillä”, hän sanoi. ”Useimmat ihmiset ovat alun perin työnarkomaaneja, ja mahdollisuus soittaa toinen puhelu kotoa tai mistä tahansa voi johtaa burnoutiin.”

Toinen haittapuoli on epäjohdonmukainen puheluiden luotettavuus. Koska virtuaalinen puhelinnumero on puhtaasti internet-pohjainen, puhelun laatu on vain yhtä vahva kuin internet-yhteytesi. Varmista, että sinulla on vahva ja luotettava signaali ja että palveluntarjoajallasi on hyvä asiakaspalveluohjelma.

Jos sinulla on minuutteja käyttävä liittymä, sinun on oltava tietoinen siitä, miten käytät näitä minuutteja, ja varmistettava, ettet tuhlaa niitä roskapostiin tai muihin kuin yrityspuheluihin. Muuten vaarana on, että kulut nousevat yli budjettisi.

Virtuaalisen puhelinnumeron usein kysytyt kysymykset

Miten saan virtuaalisen puhelinnumeron ilmaiseksi?

Verkossa on saatavilla useita ilmaisia virtuaalisen puhelinnumeron tarjoajia, kuten Google Voice henkilökohtaiseen käyttöön. Valitse vain haluamasi palveluntarjoaja ja avaa tili, valitse haluamasi suuntanumero ja aloita virtuaalisen puhelinnumerosi käyttö. Monet virtuaalipuhelintarjoajat tarjoavat ilmaisen puhelinnumeron yksityishenkilöille, mutta niillä on maksullisia vaihtoehtoja yrityksille.

Voiko perinteisestä puhelinnumerosta tehdä virtuaalipuhelinnumeron?

Kyllä, voit muuttaa olemassa olevan perinteisen puhelinnumerosi virtuaaliseksi. Tätä prosessia kutsutaan ”siirtämiseksi”, ja se on saatavilla useimpien virtuaalipuhelinnumeropalvelujen tarjoajien kautta.

Missä maissa voit hankkia virtuaalipuhelinnumeron?

Voit hankkia virtuaalipuhelinnumeron suurimmassa osassa maailmaa, vaikkakin tietyt maat voivat vaihdella palveluntarjoajittain. Useimpien palveluntarjoajien palvelut ovat saatavilla vähintään 50 maassa, ja jotkut kehuvat saatavuuttaan yli 100 maassa.