Mitä perehdytyspaketin pitäisi sisältää (ja miksi sinun pitäisi tarjota sellainen)?

On ensimmäinen päivä uudessa työpaikassasi. Kun kävelet liukuovesta sisään ja kohti vastaanottotiskiä ilmoittaaksesi saapumisestasi, et voi pitää hymyä poissa kasvoiltasi. Tämä on juuri se uramahdollisuus, jota olet odottanut.

Uusi esimiehesi on ensimmäinen henkilö, joka toivottaa sinut tervetulleeksi, ja hän vaikuttaa innoissaan nähdessään sinut. (Älä aliarvioi esimiehen tapaamisen voimaa ensimmäisenä päivänä.) Mutta sitten sinut esitellään tiimille, ohjataan työpöydällesi ja sinulle annetaan kulkukortti. Jännitys muuttuu tylsyydeksi ja hermostuneisuudeksi. Pyörittelet peukaloita ja ihmettelet, miksi et tunne olevasi osa tiimiä.

Kysymykset pyörivät päässäsi. Täytyykö sinun käydä harjoittelemassa? Onko uusille työntekijöille tarkoitettu perehdytyspaketti, joka sinun on vielä saatava? Minne menet lounaalle? Alat yhtäkkiä katua aiemmin juomiasi kolmea kupillista kahvia ja mietit, missä on vessa? Sinua nolottaa liikaa kysyä.

Ohjeiden ja ohjeiden puute uuden työpaikan ensimmäisinä päivinä voi olla turhauttavaa ja lannistavaa. Ei aivan paras alku sille, minkä pitäisi olla pitkä ja menestyksekäs suhde. Siksi uusien työntekijöiden perehdyttäminen hauskalla ja informatiivisella tavalla, alkaen uuden työntekijän perehdytyspaketista, on niin tärkeää.

Miksi uusien työntekijöiden perehdytyspaketilla on väliä

SHRM:n Human Capital Benchmarking Report -raportin (SHRM Human Capital Benchmarking Report) mukaan yritykset käyttävät keskimäärin 4129 dollaria kuhunkin uuteen työntekijään, ja oikean työntekijän löytäminen kestää 42 päivää. Tämä tarkoittaa, että joka kerta, kun työntekijä lähtee, hänen korvaamisensa on melko suuri kustannus.

Miten siis varmistetaan, että työntekijät pysyvät lojaaleina alusta alkaen? Laadit uusille työntekijöille perehdytyspaketin, joka saa heidät tuntemaan olonsa mukavaksi työympäristössään, suhtautumaan myönteisesti yritykseen, olemaan osa tiimiä ja luottamaan siihen, että he pystyvät suoriutumaan työtehtävistään heti ensimmäisestä päivästä lähtien.

Etkä perehdytysprosessin aloittaminen uuden työntekijän paketilla auta vain uusia työntekijöitä. Myös yritys hyötyy työntekijöistä, joista tulee nopeammin tuottavia tiimipelaajia. Ja kukapa sitä ei haluaisi? Kysymys kuuluukin, mitä perehdyttämispaketin sisällön tulisi sisältää?

Täydellinen luettelo perehdyttämispaketin olennaisista osista

Nykyaikainen perehdyttämispaketti on paljon muutakin kuin kasa lomakkeita ja käytäntöjä. Nykyään uusien työntekijöiden perehdytyspaketit ovat käytännöllisiä, motivoivia ja hauskoja. Toki ne sisältävät edelleen tärkeää tietoa työstä ja toimistosta. Mutta ne sisältävät myös sisältöä, joka auttaa uusia työntekijöitä ymmärtämään yrityskulttuuria, arvoja ja strategista visiota.

Pistä siis ennen töihin tuloa uusille tulokkaille tervetuliaispostia, jossa kerrotaan yrityksen pukukoodista, pysäköintijärjestelyistä, ajo-ohjeista, aloitusaikataulusta ja siitä, ketä heidän pitäisi kysyä vastaanotosta. Kun he sitten saapuvat työpaikalle, järjestä heille työhönsijoituspakkaus, joka sisältää osan tai kaikki seuraavista sisällöistä.

Käytännöllisiä asiakirjoja fyysisestä työpaikasta

On olemassa muutama perusasia työpaikasta, jotka uudet työntekijät haluavat tietää. Esimerkiksi toimistokartta auttaa uusia työntekijöitä löytämään vessat, kahvilan, turvauloskäynnit ja tiimin avainhenkilöt ilman, että heidän tarvitsee tuntea häiritsevänsä kollegoita liian monilla kysymyksillä.

Tässä on muutamia olennaisia toimistotietoja, jotka kannattaa sisällyttää perehdytyspakettiin:

• Toimistokartta
• Toimiston aukiolo- ja sulkemisaika
• Pysäköintimahdollisuudet

Sopimukset ja paperityöt

Jokaiseen uuteen työpaikkaan liittyy hieman paperityötä. Sitä on vaikea välttää, mutta sitä on helppo yksinkertaistaa. Käyttämällä BambooHR:n kaltaista online-työkalua voit tehdä lomakkeiden täyttämisestä ja sopimusten allekirjoittamisesta nopeaa ja kätevää. Tietenkin se säästää myös muutamia puita!

Varmista, että sisällytät nämä olennaiset asiakirjat uusien työntekijöiden perehdytyspakettiin:

• Kopio työsopimuksesta
• Työsuhteen ehdot
• Salaisuussopimukset
• Hätäyhteydenotot

Poliittiset periaatteet ja ohjeet

Vaikkei tämä ehkä tunnukaan odottamaltasi ”hauskalta” sisällöltä, uusien työntekijöiden on tunnettava yrityksen poliittiset periaatteet ja ohjeet. Jos he eivät tunne sääntöjä, he eivät myöskään tiedä, milloin he rikkovat niitä.

Suurimman osan seuraavista tiedoista voi yhdistää työntekijän käsikirjaan, jossa on sisällysluettelo, jonka avulla asiaankuuluva tieto on helppo löytää. Työntekijän käsikirjan tulisi sisältää:

• Pukeutumista, työaikaa, matkapuhelimen käyttöä ja yrityksen resursseja koskevat toimistosäännöt, tupakointi ja käyttäytyminen
• Henkilöstöpolitiikka
• Suoritustasoa koskevat standardit ja odotukset
• Koulutus- ja kehitysodotukset – älä unohda esitellä heille yrityksen oppimisenhallintajärjestelmää (LMS) tai verkossa olevaa resurssikirjastoa, jos teillä on sellainen

Huolehdi uusista työntekijöistänne TalentLMS:llä
Tulokasvalmennuksen LMS-järjestelmällä, joka on helppo ottaa käyttöön, jota on helppo käyttää ja joka on helppo mukauttaa.

Johtorakenne- ja tiimitiedot

Ennen kuin uudet työntekijät voivat tuntea olevansa osa tiimiä, heidän on ymmärrettävä, mihin he sopivat johto- ja tiimirakenteessa. Heidän on myös tiedettävä, milloin, missä ja miten he voivat kommunikoida tiiminsä jäsenten kanssa.

Varmista siis, että sisällytät nämä tiedot uusien työntekijöiden perehdytyspakettiin:

• Hakemisto työntekijäprofiileista, mukaan lukien nimet, yhteystiedot ja käyttäjätunnukset yrityksen viestisovelluksissa, kuten Slackissa tai IM:ssä
• Organisaatiokaavio
• Mentorin tiedot (jos uusille työntekijöille osoitetaan mentori tai kaveri)
• Työntekijöiden suosimat paikalliset hotspotit, kuten kahvilat, ravintolat ja kuntosalit

Resurssit ja työkalut

Lähes jokaisessa työssä tarvitaan muutama keskeinen työkalu ja resurssi. Varmista, että uusilla työntekijöilläsi on kaikki, mitä he tarvitsevat ollakseen tuottavia heti ensimmäisestä päivästä lähtien. Tähän voi kuulua jokin seuraavista:

• Tietokoneen käyttöönotto, mukaan lukien pöytäkone, kannettava tietokone jne.
• Tarvikkeet, kuten kynät ja muistikirjat
• Työhön liittyvät ohjelmistot; esimerkiksi MS Project uudelle projektipäällikölle
• Yhtiön verkossa oleva perehdyttämiskoulutusohjelmisto, joka sisältää ohjekirjoja, videoita ja grafiikkaa, joiden avulla uudet työntekijät voivat perehtyä yritykseen ja työtehtäviin

Kirjautumiset ja käyttöoikeudet

Mitäkään ei ole turhauttavampaa kuin se, että haluaisi tehdä töitä, mutta ei voi tehdä sitä käyttöoikeuskysymysten puuttumisen vuoksi. Auta uusia työntekijöitä pääsemään vauhtiin antamalla heille kaikki tiedot, joita he tarvitsevat aloittaakseen työskentelyn ja oppimisen.

Tämä sisältää:

• WiFi-kirjautumistiedot
• URL-osoitteet, käyttäjätunnukset ja salasanat yrityksen sähköpostiin, LMS-järjestelmään, projektinseurantasovelluksiin jne.
• Toimistoon pääsyyn liittyvät asiat, kuten kulkukortit tai henkilökortit, avaimet ja pysäköintikortit

Yrityskulttuuriin liittyvät olennaiset asiat

Seuraavaksi siirrymme uusille työntekijöille suunnatun perehdyttämispaketin inspiroivaan sisältöön. Seuraava sisältö maalaa kuvaa yrityksen tarkoituksesta:

• Strategiset asiakirjat, joissa selitetään yrityksen visio, missio ja tavoitteet
• Kuvaus ja esimerkkejä yrityskulttuurista ja -arvoista, kuten yrityksen uusin uutiskirje tai videoita, joissa nykyiset työntekijät kuvaavat, mistä he nauttivat yrityksessä työskentelyssä
• Käyttäytymisohjeet, kuten yrityksen näkemys joustavista työajoista
• Linkit yrityksen verkkosivuille, sosiaalisen median sivuille ja blogiin
• Yrityksen työntekijän arvolupaus

Henkilökohtaiset tervetuliaisesineet

Loppujen lopuksi voit olla luova perehdyttämispaketin kanssa sisällyttämällä siihen henkilökohtaisen sisällön, joka saa uudet työntekijät tuntemaan olonsa osaksi tiimiä. Ei ole olemassa yhtä oikeaa listaa siitä, mitä sinun tulisi sisällyttää. Valitse siis mikä tahansa alla olevista sisällöistä, joka sopisi hyvin yrityksellesi:

• Työntekijän tervetuliaiskirje – Jos haluat henkilökohtaisemman vaikutelman, anna tämän kirjeen olla työntekijän uuden esimiehen, tiimin tai toimitusjohtajan käsin kirjoittama ja allekirjoittama
• Lyhyt kyselylomake työntekijän harrastuksista, mielenkiinnonkohteista ja yrityksen arvoista, joihin hän suhtautuu eniten. Tämä osoittaa uusille työntekijöille, että olet kiinnostunut oppimaan heistä lisää
• Aikataulu ensimmäiselle päivälle ja viikolle uudessa työpaikassa, mukaan lukien perehdyttämiskoulutus
• Merkkitavaraa, kuten kahvimuki, t-paita jne. (koska kaikki pitävät lahjoista!)
• Paketti omia käyntikortteja saa uudet työntekijät tuntemaan itsensä osaksi tiimiä heti ensimmäisestä päivästä lähtien
• Toimialaan liittyvä tai motivoiva kirja, joka inspiroi uusia työntekijöitä, tai digitaalinen työkalupakki perehdyttämis-LMS:ssäsi, joka sisältää inspiroivia artikkeleja, videoita ja käyttöohjeita

Voit tehdä sen itse

Toivomme, että nämä ideat inspiroivat sinua luomaan oman tervetuliaispakettisi. Muista kuitenkin, että paras uusien työntekijöiden vastaanottopakkaus on erilainen jokaisessa yrityksessä. Älä siis pelkää kokeilla omia tervetuliaispaketti-ideoita ja esitellä yritystäsi omalla ainutlaatuisella tavallaan.

Esimerkiksi Ogilvy & Matherin perehdytyspaketti on saanut inspiraationsa David Ogilvyn tehokkaiden ihmisten kahdeksasta tavasta. Yritys sanoo: ”Nämä tavat muodostivat ideologian, jonka varaan O&M rakennettiin kaikki ne vuodet sitten, ja kun yksi esine edustaa kutakin tapaa, perehdytyslaatikko tekee näistä tavoista konkreettisempia ja leikkimielisempiä uusille työntekijöille.”

Miten on siis sinun yrityksesi perehdytysprosessin laita? Haluaisimme mielellämme kuulla, mikä tekee uuden työntekijän perehdytyspakkauksestanne tehokkaan.