Vaikka ei ole olemassa mitään maagista poissaolojen lukumäärää, joka merkitsisi liiallista poissaoloa, on olemassa useita huomioon otettavia tekijöitä, jotka voivat johtaa määrittelyyn, että poissaolo on liiallista. Jäljempänä lueteltuja tekijöitä olisi tarkasteltava ja pidettävä mahdollisen liiallisen poissaolon indikaattoreina. Jos yksi tai useampi tekijä viittaa mahdolliseen ongelmaan, työntekijää olisi haastateltava sen selvittämiseksi, onko poissaololle hyväksyttäviä syitä. Ota yhteyttä työntekijän & työsuhdeosastoon saadaksesi neuvoja tekijöiden tulkinnassa ja työntekijän mainitsemien syiden tarkastelussa.
- Sairausloman käyttö kuluvana vuonna. Jos työntekijä on käyttänyt 80 % tai enemmän kuluvana vuonna kertyneestä sairauslomasta, kyse voi olla liiallisesta poissaolosta. On selvää, että tämä indikaattori on huolestuttavampi vuoden edetessä (työntekijä, joka on poissa yhden päivän vuoden kolmannella palkanmaksukaudella, on käyttänyt yli 100 % kahdella ensimmäisellä palkanmaksukaudella kertyneistä 7,4 tunnista). Kuten edellä todettiin, 10 yhden päivän poissaoloa vuoden aikana on huolestuttavampaa kuin yksittäinen sairaus/vamma, joka johtaa 10 päivän poissaoloon.
- Sairausloman käyttö palkkaamispäivästä lähtien. Jos työntekijä on käyttänyt 90 % tai enemmän sairaslomasta, joka hänelle on kertynyt palkkaamisen jälkeen, kyseessä voi olla liiallinen poissaolo. Tätä tekijää tarkasteltaessa on syytä ottaa huomioon mahdolliset merkittävät sairaudet, vammat tai äitiys-/isyysvapaat (vanhempainvapaat), jotka ovat saattaneet aiheuttaa suuren sairausloman käytön.
Edellä mainittuja kahta tekijää tarkasteltaessa on syytä tarkastella niitä yhdessä. Jos esimerkiksi työntekijä on työskennellyt piirikunnan palveluksessa 10 vuotta ja käyttänyt 95 prosenttia kertyneestä sairauslomasta tähän mennessä, mutta on käyttänyt vain 50 prosenttia kertyneestä sairausloman kokonaismäärästä, se saattaa viitata kertaluonteiseen käyttökatkokseen. Vaihtoehtoisesti se voi viitata siihen, että työntekijä aikoo irtisanoutua ja haluaa käyttää kertyneen sairausloman ennen irtisanoutumistaan, mikä ei ole tarkoituksenmukaista, ellei sitä ole perusteltu lääkärinlausunnolla. Toisaalta sinulla voi olla työntekijä, joka on käyttänyt 95 prosenttia koko sairauslomasta, mutta vain 25 prosenttia tämän vuoden kertymästä. Tämä voi olla osoitus siitä, että työntekijä pyrkii määrätietoisesti parantamaan tilannettaan.
- Sairausloman käytön malli. Jos havaitset työntekijän, joka käyttää sairauslomaa säännönmukaisesti, sinun on tarkasteltava tilannetta mahdollisena ongelmana, vaikka työntekijän käyttö ei ylittäisikään edellä kuvattuja 80-90 prosentin raja-arvoja. Saatat havaita työntekijöitä, jotka ilmoittautuvat sairaaksi maanantaisin tai perjantaisin, lomapäivän tai lomaviikonlopun jälkeisenä päivänä tai sellaisina päivinä, jolloin työtaakka on erityisen raskas tai jolloin tietyn työtehtävän (kuten kuukausiraportin) suorittaminen on ajankohtaista.
- Sairausloman käyttö yhdessä loman kanssa. Työntekijä voi ilmoittautua sairaaksi ensimmäisenä päivänä, jolloin hänen on määrä palata lomalta. On erittäin suositeltavaa, että ilmoittauduttaessa työntekijälle ilmoitetaan, että hänen on esitettävä lääkärintodistus, josta käy ilmi päivämäärä, jolloin hän on ollut lääkärin vastaanotolla, ja jossa todistetaan, että sairaus estää häntä ilmoittautumasta töihin kyseisenä päivänä.
On myös tilanteita, joissa työntekijä ilmoittautuu sairaaksi päivinä, joille hän on aiemmin pyytänyt lomaa, ja hänen pyyntönsä on hylätty. Näissä tapauksissa haluat varmasti vaatia lääkärinlausunnon edellä kuvatulla tavalla. Kannattaa myös soittaa työntekijän & työsuhdeosastolle, jotta voidaan selvittää, onko lisätutkimukset aiheellisia.
- Vaikutukset toimintaan. Aina kun työntekijän poissaolot vaikuttavat haitallisesti palvelun tuottamiseen, kyseessä voi olla liiallinen poissaolo. Kun päätät, ryhdytkö toimenpiteisiin, sinun on otettava huomioon esimerkiksi poissaolojen syy ja se, onko poissa olevalle työntekijälle kohtuullinen sijainen. Jos työntekijä on esimerkiksi vastaanottovirkailija, jolle on annettu vastuu toimiston avaamisesta joka päivä, eikä varahenkilöä ole nimetty, yksikin sairauslomapäivä voi vaikuttaa kielteisesti palvelujen tarjoamiseen. Tämä vaatimus ei selvästikään ole kohtuullinen, emmekä voisi hyväksyä kurinpitotoimia, jotka perustuvat satunnaisiin poissaoloihin, koska emme ole suunnitelleet varahenkilöstöä. Tilanteissa, joissa poissaolot vaikuttavat toimintaan, ota yhteyttä työntekijöihin & Työsuhdeasioissa saadaksesi ohjeita.