Perimmäinen opas todella tehokkaaseen hankinnasta maksuun -prosessiin

Hankinnasta maksuun -prosessin kulku

Hankintajohtajat valitsevat organisaatiokäytäntöjen ja kyseisen vaatimuksen perusteella, mitkä ovat hankinnasta maksuun -prosessin tärkeimmät vaiheet. Seuraavassa on ihanteellisen hankinnasta maksuun -prosessin yhdeksän loogista vaihetta.

Vaihe 1: Tarpeiden tunnistaminen

Hankinnasta maksuun -prosessin ensimmäinen vaihe on liiketoimintatarpeiden määrittäminen ja määrittely monialaisten sidosryhmien avulla. Kun pätevä tarve on tunnistettu, hankintatiimit hahmottelevat korkean tason eritelmät tavaroille/tuotteille ja ehdot (TOR) palveluille sekä työselostukset (SOW).

Vaihe 2: Luo hankintapyynnöt

Erittelyjen / TOR:n / SOW:n viimeistelyn jälkeen luodaan virallinen hankintapyyntö. Pyynnön esittäjä toimittaa täytetyn ostopyyntölomakkeen varmistettuaan, että kaikki tarvittavat hallinnolliset vaatimukset täyttyvät. Pyyntöjä voidaan luoda kaikentyyppisiä hankintoja varten tavallisista hankinnoista alihankintoihin ja lähetyksiin.

Vaihe 3: Ostopyyntöjen hyväksyminen

Toimitetut ostopyynnöt tarkistetaan osastopäälliköiden tai hankintavastaavien toimesta. Hyväksyjät voivat joko hyväksyä tai hylätä ostopyynnön arvioituaan tarpeen, tarkistettuaan käytettävissä olevan budjetin ja validoituaan ostopyyntölomakkeen. Puutteelliset ostopyynnöt hylätään takaisin aloittajalle korjattavaksi ja uudelleen lähetettäväksi.

Vaihe 4: Luo PO/spot-ostos

Jos pyydetyillä tavaroilla/tuotteilla on ominaisuuksia, kuten hallitsemattomat kategoriaostot, kertaluonteiset uniikit hankinnat tai arvoltaan vähäiset hyödykkeet, voidaan tehdä spot-ostos. Muussa tapauksessa ostotilaukset luodaan hyväksytyistä ostopyynnöistä.

Vaihe 5: Ostotilauksen hyväksyminen

Ostotilaukset lähetetään nyt hyväksymissilmukan läpi, jotta voidaan varmistaa eritelmien laillisuus ja oikeellisuus. Hyväksytyt ostotilaukset lähetetään sitten toimittajille. Ostotilauksen tarkastamisen jälkeen myyjät voivat joko hyväksyä tai hylätä sen tai aloittaa neuvottelut. Kun virkailija hyväksyy ostotilauksen, oikeudellisesti sitova sopimus aktivoituu.

Tule mukaan oppimaan, miten digitaaliset hankinnat voivat tarjota tehokkuutta ja kustannussäästöjä. Rekisteröidy nyt!

Vaihe 6: Tavaran vastaanotto

Kun toimittaja toimittaa luvatut tavarat/palvelut, ostaja tarkastaa toimitetut tuotteet tai palvelut varmistaakseen, että ne ovat sopimusehtojen mukaisia. Tämän jälkeen tavaran vastaanotto hyväksytään tai hylätään ostosopimuksessa tai ostotilauksessa määriteltyjen standardien perusteella.

Vaihe 7: Toimittajan suorituskyky

Toimittajan suorituskyky arvioidaan edellisestä vaiheesta saatujen tietojen perusteella. Arvioidaan useita tekijöitä, kuten laatua, oikea-aikaista toimitusta, palvelua, sopimuksen noudattamista, reagointikykyä ja kokonaiskustannuksia (Total Cost of Ownership, TCO). Suorituskyvyttömyys merkitään olemassa oleviin luetteloihin ja tietojärjestelmiin myöhempää käyttöä varten.

Vaihe 8: Laskun hyväksyminen

Kun tavaran vastaanotto on hyväksytty, ostotilauksen, toimittajan laskun ja tavaran vastaanoton välille tehdään kolmitahoinen vertailu. Jos eroavaisuuksia ei löydy, lasku hyväksytään ja lähetetään talousryhmälle maksun maksamista varten. Jos laskussa on epätarkkuuksia, lasku hylätään takaisin myyjälle hylkäyssyyn perustuen.

Vaihe 9: Myyjän maksu

Hyväksytyn laskun saatuaan rahoitusryhmä käsittelee maksut sopimusehtojen mukaisesti. Mahdolliset sopimusmuutokset tai tarkistukset likvidoitu rahoitusvakuus otetaan huomioon. Toimittajalle suoritettava maksu kuuluu johonkin seuraavista viidestä tyypistä: ennakkomaksu, osittainen maksu, ennakko- tai osamaksu, loppumaksu ja holdback- tai pidätysmaksu.

Hankinnasta maksuun -prosessin parhaat käytännöt

Seuraavat viisi parasta käytäntöä voivat auttaa organisaatioita parantamaan hankinnasta maksuun -prosessin tehokkuutta ja vaikuttavuutta:

• Hankinnasta maksuun -ohjelmiston käyttöönotto
• Prosessin pitäminen läpinäkyvänä
• Toimittajien sitouttamisen parantaminen
• Varaston optimointi
• Sopimusten hallinnan virtaviivaistaminen

Miten hankinnasta maksuun -ohjelmisto voi tehostaa hankintaa?

Tuoreessa Gartnerin raportissa väitetään, että vuoteen 2025 mennessä yli 50 %:lla organisaatioista ympäri maailmaa on käytössä pilvipohjainen hankinnasta maksuun -ohjelmisto. Kissflow’n kaltaiset pilvipohjaiset hankintatyökalut kasvattavat suosiotaan, kun organisaatiot oppivat enemmän hankintaohjelmistojen käytön hyödyistä ja kustannussäästömahdollisuuksista.

Hankinnoista maksuun -ohjelmistot integroivat ostoilmoitukset, ostotilaukset, tavarakuitit ja laskut yhteen käyttöliittymään. Hankinnasta maksuun -automaatio voi virtaviivaistaa prosessia, optimoida menoja, parantaa vaatimustenmukaisuutta, vähentää kustannuksia ja pienentää riskejä.

Kokonaisvaltaiset hankinnasta maksuun -ratkaisut, kuten Kissflow Procurement Cloud, tarjoavat useita toimintoja, kuten:

1. Ostopyynnöt ja hyväksynnät

Joku, joka lähettää ostopyynnön, syöttää yksinkertaisesti asianmukaiset tiedot hankintatyökaluusi, valitsee tarvittavan tuotteen/palvelun ja valitsee haluamansa toimittajan päätietokannasta.

Digitaalinen hankinnasta maksuun -paketti myös reitittää ostopyynnön kaikille sidosryhmille ja hyväksyjille oikeassa järjestyksessä ilman, että kukaan heistä tarvitsee edes lähettää pyyntöä koskevaa sähköpostia.

2. Ostotilausten hallinta

Useimmat hankinnasta maksuun -ratkaisut luovat automaattisesti ostotilauksen hyväksytyistä ostopyynnöistä ja käynnistävät ostotilauksen lähetysprosessin. Se voi tehdä mitä tahansa useiden erätilausten lähettämisestä yhdelle toimittajalle tai useiden ostotilausten luomisesta yhdestä ostopyynnöstä.

3. Digitalisoitu toimittajahallinta

Toimittajahallinnan digitalisointi muuttaa tapaa, jolla hankintatiimisi mittaa ja arvioi toimittajien suorituskykyä. Toiveikkaan ”Luulen, että se laitteistomyyjä, jota käytimme vuonna 2013, tarjosi hyviä alennuksia, mutta unohdin heidän nimensä” -toimituksen sijaan voit luottaa kätevästi saatavilla oleviin ja luotettaviin myyjätietoihin hankintajärjestelmästäsi.

Kun hankinnoista maksuun -työkalusi murskaa tiedot toimittajan suorituskyvystä – hinnoittelusta, alennuksista, toimitusaikataulujen noudattamisesta, käytäntöjen noudattamisesta ja muusta sellaisesta – voit valita parhaan toimittajan mihin tahansa sopimukseen aina, kun sinun on tehtävä tämä valinta.

3. Laskujen täsmäytys

Hankinnoista maksuun -ohjelmiston avulla organisaatiot voivat vahvistaa tavaroiden vastaanoton ja tallentaa laskutustiedot. Organisaatiot voivat hyväksyä laskuja, hallita poikkeuksia, suorittaa ostolaskujen täsmäytyksen ja integroida ne sähköisiin maksuihin tai ostoreskontrajärjestelmään.

4. Oivalluksia hankinnoista

Yksi parhaista puolista hankintojen digitalisoinnissa on se, että raportit ja analyysit auttavat sinua ymmärtämään, mikä sujuu hyvin ja minkä prosessin tehottomuus maksaa rahaa.

Koska hankinnoista vastaava osasto on kuluttamispainotteinen yksikkö, prosessien läpinäkyvyys ja näkyvyys jokaiseen prosessiin ostopyynnöistä laskujen hyväksyntään saakka on hyvä saada. Voit hakea minkä tahansa tehtävän tilan välittömästi, analysoida toimittajien suorituskykymittareita ja paljon muuta mukautettujen raporttien ja analytiikan avulla.

Suositeltavaa lukemista:

• Top 6 Challenges in Procurement and How to Overcome Those
• 5 Advancements in Technology That Procurement Needs to Adopt Now
• How Manual Processes Are Killing Your Procurement Efforts

Vapauta hankinnasta maksuun -prosessisi koko potentiaali Kissflow

Procure-to-pay-ratkaisuilla, jotka yhdistävät myyjät digitaalisesti, organisaatiot, käytännöt ja prosessit, tuovat esiin uusia säästömahdollisuuksia. Automatisoidut hankintaohjelmistot puuttuvat kaikkiin olemassa oleviin prosessiaukkoihin aina manuaalisen tietojen syöttämisen estämisestä menojen näkyvyyden parantamiseen.

Kissflow’n Procurement Cloud hyödyntää työnkulkujen, digitaalisten lomakkeiden, pilviteknologian, älykkäiden prosessien ja yksityiskohtaisen analytiikan voimaa auttaakseen sinua saamaan enemmän arvoa hankinnasta maksuun -prosessin kulusta. Se kattaa kaiken ostopyynnöistä ja tilauksista aina maksuun asti. Se integroituu myös saumattomasti kaikkiin käyttämiisi kirjanpito- tai ERP-ohjelmistoihin.

Kissflow’n avulla voit digitalisoida koko hankinnasta maksuun -syklin ja parantaa kattavasti kaikkia ostoprosesseja. Tervehdi digitalisoitua hankinnasta maksuun -prosessia Kissflow Procurement Cloudin avulla ja ota selvää, miksi se on paras vaihtoehto hankintaprosessisi muuttamiseen.