Yhdysvaltojen postipalvelun suosituimpiin premium-postipalveluihin kuuluva Certified Mail on yksi suosituimmista postipalveluista, ja sen kautta lähetetään vuosittain miljoonia postilähetyksiä – ja miljardeja on lähetetty siitä lähtien, kun ohjelma aloitettiin vuonna 1955.
Sertifioidut postilähetykset tarjoavat yksityishenkilöille ja yrityksille tilaisuuden saada vahvistus siitä, että posti, paketit ja paketit on vastaanotettu, ja ne sopivat hyvin kirjatun postin ja ykkösluokan postilähetysten väliseen rakoon.
Hinnaltaan edullinen ratkaisu, joka ”vain toimii”, mutta jos olet harkinnut postin lähettämistä USPS:n kirjatun kirjeen kautta, sinun on tiedettävä, miten se tehdään ja kuinka paljon se maksaa.
Sentähden olemme koonneet tämän yksityiskohtaisen oppaan.
Alhaalla opit lisää USPS:n kirjatun kirjeen vastaanottokuitin kustannuksista, siitä, mistä ostat kirjatun kirjeen postimaksun, siitä, miten voit navigoida kirjeen eri kustannusrakenteiden välillä, joita kirjekuoriasi tai pakettiasi varten saatetaan tarvita, ja paljon muuta.
Lisäämme myös nopean alkuoppaan, joka kattaa varmennetun postin perusteet, sekä vaiheittaisen oppaan, joka auttaa sinua läpikäymään varmennetun postin prosessin mahdollisimman vaivattomasti.
Aloitetaanko?
Lähdetäänpä heti asiaan!
A Quick Certified Mail Primer
Kuten hetki sitten korostimme, sertifioidun postin ohjelman loi vuonna 1955 Yhdysvaltain silloinen apulaispostinjohtaja Joseph Cooper.
Cooper etsi kustannustehokasta vaihtoehtoa, joka sijoittuisi kirjatun postin ja perinteisen ensimmäisen luokan postin väliin ja joka tarjoaisi monia samoja etuja, joita kirjatulla postilla oli tarjottavanaan, mutta saisi hinnan mahdollisimman lähelle ensimmäisen luokan postia.
Hän päätyi työskentelemään postitoimiston tiimin kanssa, joka kokosi sertifioidun postin aikataulun, ja tämä on siitä lähtien ollut USPS:n kautta saatavilla oleva ensiluokkainen ratkaisu.
Varmennetun postin aikataulun kautta USPS on käsitellyt miljardeja postilähetyksiä lähes 70 vuoden aikana siitä lähtien, kun ohjelma on perustettu. Tämäntyyppinen postitus tarjoaa seurantatiedot, vastaanottotodistuksen sekä todisteen postituksesta ja mahdollisuuden vakuuttaa postitus (samanlainen kuin mitä tarjotaan kirjatun postin kautta) niille, jotka haluavat maksaa hieman ylimääräistä.
Hyvä tarjous niille, jotka haluavat hieman enemmän kontrollia ja ennustettavuutta ensimmäisen luokan postiin nähden, sekä niille, jotka tarvitsevat postitusvahvistuksen tai kuitin vastaanotosta, et koskaan maksa yhtä paljon kirjatusta postista kuin kirjatusta postista – ja se on suurin etu!
Katsaus tarkkaan USPS:n nykyisiin (2020) varmennetun postin maksuihin
Varmennetun postin suurimman osan maksuaikataulu (arviolta tammikuussa 2020) on melko yksinkertainen ja suoraviivainen seurata.
Aluksi postimittarihinnoittelun hinnaksi, jolla lähetetään varmennettuun postiin yhden unssin painoinen postilähetys varmennetun postin prosessin kautta (johon sisältyy myös paluukuitti), on asetettu 6,90 dollaria.
Jos yksittäinen henkilö on kiinnostunut käyttämään varmennetun postin tarroja, jotka sisältävät sähköisen toimitusvahvistuksen vanhanaikaisemman (ja käytöstä poistuvan) ”vihreän kortin” sijaan, he pystyvät pudottamaan tuota hintaa hieman alhaisemmaksi, jolloin se on 4,85 dollaria.
On olemassa koko joukko ekstroja, jotka varmennetun postin etuja hyödyntävät yksityishenkilöt pystyvät maksamaan, mukaan luettuna palautuskuitit, jotka lähetetään tuon vanhanaikaisen vihreän kortin välityksellä tai jotka siirretään sähköisesti sähköpostin kautta.
Elektroniset allekirjoitukset maksavat esimerkiksi 1,70 dollaria ylimääräistä, ja vihreän kortin palautuskuitit maksavat hieman enemmän.
On tärkeää tietää, että sinun on myös käytettävä ensimmäisen luokan postimaksua, jotta voit lähettää oikeaksi todistetun kirjeen.
Kerrotaanpa vielä hieman tarkemmin oikeaksi todistetun kirjeen postimaksukustannuksista tässä.
Se, joka miettii, paljonko on pelkkä oikeaksi todistettu kirje, ilahtuu, kun tietää, että oikeaksi todistetun kirjeen hinta (vakiohinta) on noussut vuodesta 2019 vain viisi senttiä. Vuonna 2019 oikeaksi todistetun kirjeen peruskustannus olisi maksanut 3,50 dollaria, mutta nyt voit odottaa käyttäväsi vain 3,55 dollaria.
Tämä on hyvin vaatimaton korotus.
Kuka miettii, paljonko maksaa lähettää oikeaksi todistettu kirje, johon sisältyy myös sähköinen lähetysvahvistuskuitti, ilahtuu, kun tietää, että hinta on pysynyt samana vuonna 2020 vuoteen 2019 verrattuna.
Sinä joudut kuluttamaan vain 0 dollaria lisää.80 dollaria saadaksesi tuon sähköisen toimitusvahvistuskuitin, joka lähetetään suoraan sähköpostiisi ja jonka kopio on saatavilla USPS-tililläsi (kunhan linkität ne toisiinsa).
Jos haluat perinteisen palautuskuitin (joka tulostetaan noille vanhanaikaisille vihreille postikorteille ja palautetaan sinulle ensimmäisen luokan postin välityksellä), joudut kuluttamaan ylimääräiset 2,05 dollaria – mikä tekee kokonaissummasta 2,85 dollaria. Tämä tarkoittaa viiden sentin korotusta perinteisiin palautuskuitteihin vuodesta 2019.
Jos haluat sähköisen allekirjoituskuitin PDF-muodossa, sinun on maksettava 1,70 dollaria vuonna 2020. Tämä on 0,10 dollarin korotus edellisvuodesta, jolloin tämä sama palvelu USPS:ltä maksoi vain 1,60 dollaria.
Sikäli kuin on kyse yleisestä ensimmäisen luokan postimaksusta (joka on välttämätöntä kuluttaa, kun lähetät jotakin varmennetun postin kautta), voit odottaa maksavasi 0,50 dollaria ensimmäisistä postituspainoista, joita käsittelet. Jokaisesta ylimääräisestä unssista sen jälkeen (kunhan pysyt alle 3,5 unssin) veloitetaan 0,15 dollaria unssilta, eikä vuoden 2020 kustannuksissa tapahdu minkäänlaista muutosta vuoteen 2019 verrattuna.
Kaikkea yli 3,5 unssia veloitetaan liukuvalla asteikolla ensiluokkaisesta postipalvelusta, joka riippuu täysin monista eri tekijöistä, joista sinun on keskusteltava postitoimistosi kanssa. Useimmiten nämä maksut ovat kuitenkin suhteellisen edullisia.
Jos haluat hyödyntää ”flat rate” -kuluja ensimmäisen luokan postituksessa 9 x 12- tai 10 x 13-kokoisessa kirjekuoressa, sinun odotetaan maksavan yhden dollarin kautta linjan. Tämä on täsmälleen sama ensimmäisen luokan kirjatun kirjeen hinta flat rate -kuoressa, jonka olisit joutunut maksamaan myös vuonna 2019.
Tietysti sinulla on aina mahdollisuus nostaa myös kirjatun lähetyksen hinta. Tämä ei ole aivan sama asia kuin kirjattu lähetys, mutta se tarjoaa paljon samoja etuja suhteellisen edulliseen hintaan.
Jos haluat tehdä niin, sinun on käytettävä 5,45 dollaria, jotta voit hyödyntää kirjatun lähetyksen kirjattua jakelupalvelua kirjatulla kirjeellä. Tämä on 0,10 dollarin hinnankorotus edellisvuoteen verrattuna, jolloin sama palvelu oli saatavilla USPS:n kautta vain 5,30 dollarilla.
USPS:llä on myös kourallinen ”standardoituja” varmennetun kirjeen kustannusrakenteita, jotka sinun kannattaa tietää vuodelle 2020.
Varmennetun kirjeen lähetys, jossa on pyydetty vastaanottotodistus (allekirjoitus liitteenä) USPS:n kautta maksaa sinulle 6,55 dollaria. Tämä palvelu tarjoaa sinulle sähköisen allekirjoitetun palautuskuitin, josta käy tarkalleen ilmi, kuka on allekirjoittanut postilähetyksen, milloin hän on allekirjoittanut sen ja milloin rauha on tosiasiallisesti toimitettu.
Varmennettu postilähetys, jossa on pyydetty palautuskuitti allekirjoituksella ja rajoitettu jakelu, maksaa 12 dollaria.
Palvelut eroavat hieman muista USPS:n tarjoamista palveluista siinä mielessä, että pyydät, että USPS sallii postisi toimittamisen vain sille henkilölle, jolle olet osoittanut paketin paketoitavaksi – tai hänen valtuuttamalleen edustajalle.
Tämä tarkoittaa, että kirjattua postilähetystä, jossa on tämä erityinen palvelu, ei voida toimittaa kenelle tahansa, joka asuu tietyssä osoitteessa. Jos henkilön, jolle olet nimenomaan osoittanut postilähetyksen, on otettava paketti vastaan ja allekirjoitettava se, tai jonkun hänen edustajansa (ja valtuutetun asiamiehensä) on tehtävä sama.
Rajoitettu postilähetys on käytettävissä vain silloin, kun valitset joko USPS:n kautta lähetettävän kirjatun postilähetyksen (certified mail), vakuutetun postilähetyksen (insured mail services), jonka arvo on yli 200 dollaria, tai kirjatun postilähetyksen (registered mail services). Tämä on erittäin edullinen tapa taata, että posti, jonka haluat toimittaa jollekin tietylle henkilölle, päätyy vain ja ainoastaan tämän henkilön käsiin.
Tämän erityispalvelun toinen suuri etu on se, että tapahtumasta tehdään merkintä USPS:n järjestelmään. USPS:n erikoispalvelu säilyttää näitä tietueita (digitaalisesti) myös 10 vuotta.
Pikaopas USPS:n oikeaksi todistetun postin lähettämiseen
Jos haluat olla varma siitä, että oikeaksi todistettu postilähetys saapuu perille mahdollisimman nopeasti, sinun on varmistettava, että noudatat alla korostettuja vaiheita niin tarkasti kuin mahdollista.
Kuten aiemmin mainitsimme, varmennettu posti on pohjimmiltaan ensimmäisen luokan postin ”parannettu” versio.
Tämä tarkoittaa, että postisi saapuminen perille kestää kahdesta viiteen arkipäivää, vaikkakaan ei ole lainkaan epätavallista, että tätä aikataulua nopeutetaan 2-3 arkipäivään.
Yleisimmin sitä käyttävät ne, jotka joutuvat viestimään ajallisesti herkästi, lähettämään arkaluonteisia tai yksityisiä asiakirjoja ja seuraamaan/vahvistamaan postitusta ja vastaanottoa, ja USPS:n varmennetun postin yleinen käyttöprosessi on yksinkertainen ja suoraviivainen.
Helpoisin tapa päästä alkuun on käydä paikallisessa postitoimistossa ja täyttää varmennetun postin lomake, Postal Form 3800.
Lomake on melko helppo havaita, sillä se sisältää vihreän ja valkoisen tarran jossakin lähellä lomakkeen yläosaa, jossa on näkyvästi näkyvillä viivakoodi. Tämä on viivakoodi, joka liitetään varmennettuun kirjeeseesi, viivakoodi, joka hoitaa seuranta- ja sähköisen vahvistuksen yksityiskohdat puolestasi, ja iso osa varmennetun postin palapeliä jatkossa.
Lomake 3800 sisältää myös rei’itetyllä kuitilla varustetun kuitin, jonka erottaa varmennetun postin prosessia puolestasi hoitava postitoimiston virkailija. Älä ole huolissasi tämän erottamisesta aikaisin – postilaitoksen virkailijat jakavat sen erilleen ja antavat sen sinulle oikeaan aikaan.
Tärkeintä, mitä sinun on tehtävä tässä kohtaa, on täyttää tarkasti kaikki itse lomakkeessa näkyvät tiedot. Sinun on varmistettava, että vastaanottajan nimi, osoite ja muut ydintiedot on tulostettu tarkasti (luettavasti), jotta USPS:n virkailijat voivat syöttää tiedot oikein tietokoneeseen.
Kun tämä on hoidettu, kuori yksinkertaisesti vihreä-valkoinen tarra, jossa on viivakoodi, pois lomakkeesta ja kiinnitä se suoraan kirjekuoren yläreunaan – etupuolelle. Yritä parhaasi mukaan jättää tarpeeksi tilaa tämän tarran oikealle ja vasemmalle puolelle ensimmäisen luokan postimaksun ja palautusosoitteesi antamista varten.
Ainut, mikä nyt on jäljellä, on kävellä minkä tahansa postin työntekijän luokse paikallisessa postitoimistossa ja pyytää heitä suorittamaan täysin varmennetun postin prosessin puolestasi. Nämä virkamiehet käyvät läpi lomakkeen, syöttämällä tiedot digitaalisesti, ja sitten skannaa viivakoodin kirjekuoren heidän järjestelmäänsä liittää seurantatiedot kautta linjan.
Postin työntekijä sitten kertoo sinulle, mitä sertifioidun postin kustannukset on menossa olla palveluja, jotka olet valinnut. Sinulla on myös mahdollisuus lisätä tässä vaiheessa mitä tahansa sinua kiinnostavia kirjatun kirjeen lisäpalveluita.
Mitä tahansa valitsemistasi palveluista sinun on itse rastitettava lomakkeella merkitsemällä tai nimikirjaimilla varustamalla kukin lisäpalvelu kuittisi liitteenä olevaan sarakkeeseen.
Tämä on viimeinen tilaisuutesi varmistaa, että kaikki postitiedot ovat oikein ja että ne ovat kunnossa. Kannattaa tarkistaa kahdesti (ehkä jopa kolminkertaisesti) ennen kuin allekirjoitat pisteviivan ja maksat kirjatun postin maksun.
Viimeiseksi saat kopion kuitistasi säilytettäväksi.
On tärkeää, että pidät kiinni tästä kuitista, sillä siinä on seurantatietoja, merkintä siitä, että lähetit kirjatun postilähetyksen itsellesi, ja muutama muukin tieto, jotka helpottavat kirjatun postin jäljittämistä tai löytämistä paljon myöhemmin.
Etsitkö vaihtoehtoa USPS:n palveluille?
Jos etsit digitaalista vaihtoehtoa postin vastaanottamiselle USPS:ltä, ei tietenkään ole hassumpi idea tutustua kaikkeen siihen, mitä US Global Mail tarjoaa.
Kaikkea, mitä US Global Mail voi tarjota.