- Conseils pour les événements
Les vacances sont à nos portes ! Si ce n’est pas déjà fait, il est donc temps de commencer à penser à la fête de fin d’année de votre entreprise. Pour un planificateur débutant ou même chevronné, cela peut sembler être une tâche intimidante. Chez Picnic People, nous avons organisé des centaines de fêtes de fin d’année pour des entreprises de San Diego, grandes et petites, au fil des ans, et nous avons appris quelques trucs au cours de ce processus. Ici, pour vous aider à planifier la fonction de vacances parfaite pour votre entreprise, nous présentons ces 10 choses à considérer.
1) But & Objectifs
Définissez clairement les objectifs de votre événement. Pourquoi planifiez-vous votre événement d’entreprise et qu’est-ce qui en fera le succès ? Par exemple, planifier un événement réservé aux employés où vous espérez faciliter une meilleure communication et coopération au sein de votre équipe aura un objectif différent de celui d’un événement familial où vous vous concentrez sur l’appréciation des employés et le plaisir familial pour tous les âges. En sachant dès le départ ce que vous souhaitez accomplir avec votre événement, vous partirez du bon pied. Ne vous contentez pas de planifier pour planifier.
2) Dates de l’événement
Dès que vous connaissez le but et l’objectif de votre événement, vous pouvez entrer dans les détails, dont le premier est le choix de la date. Connaissez la composition de votre groupe et faites de votre mieux pour planifier en fonction de leurs obligations familiales et autres obligations personnelles. Gardez également un œil attentif sur le calendrier. Il n’y a que trois samedis en décembre avant Noël, ce qui peut limiter les choix de lieux et la participation. Accueillir votre fête d’entreprise dans les locaux de votre bureau et envisager un vendredi après-midi est une façon de contourner les problèmes de date.
3) Lieux de l’événement
Connaître le groupe pour lequel vous planifiez vous aidera à choisir le lieu de l’événement parfait.
Trouver des lieux qui sont pratiques et proches de l’endroit où vivent les employés vous aidera à maximiser la participation. De même, l’organisation d’une fête de fin d’année d’entreprise sur place est une excellente option. Inviter les employés et leurs familles à des événements organisés dans votre entreprise est un moyen génial de faire se rencontrer les familles dans un endroit confortable et de promouvoir la loyauté envers l’entreprise à travers votre base d’employés et leurs familles.
4) Alcool ou pas d’alcool
Connaître les règles de votre lieu choisi est important si vous prévoyez de servir de l’alcool. Votre entreprise peut également avoir des règles et des règlements internes. Une façon de garder le contrôle de la consommation est de distribuer des tickets de boisson à l’inscription limitant les employés à environ 2 boissons par personne. Autoriser les boissons alcoolisées peut augmenter la fréquentation et l’interaction entre vos invités.
5) Activités & Divertissement
Les divertissements et les activités légères sont essentiels pour promouvoir la participation, l’interaction et le plaisir parmi les employés. Choisissez des activités qui présentent de multiples avantages pour votre fête. Par exemple, les fêtes de fin d’année d’entreprise peuvent grandement bénéficier de la présence du Père Noël sur place pour accueillir les invités, distribuer des cadeaux et poser pour des photos avec les enfants et les familles. Le Père Noël lui-même ainsi que sa chaise et ses cadeaux emballés sont également d’excellents éléments de décor.
6) Thèmes & Décoration
Incorporer un thème amusant est la meilleure façon d’impliquer les employés et tous les invités dans votre événement avant même leur arrivée. Suggérez aux invités de s’habiller de la même façon, en les encourageant à porter des pulls ou même en organisant un concours de pulls moches. Envisagez d’acheter vous-même des articles qui seront utilisés année après année ou faites appel à une société d’organisation d’événements et louez des articles de décoration. Avec cette option, l’installation et le démontage du décor de votre événement sont pris en charge, ce qui permet de gagner du temps pour vous et les autres bénévoles qui ont probablement un travail important à faire.
7) Nourriture & Boisson
Il y a tellement d’options lorsqu’il s’agit de nourriture et de boissons pour votre événement, mais la meilleure façon d’impressionner est de faire en sorte que vos sélections fassent également partie de votre thème. Par exemple, lorsque vous planifiez une fête d’équipe pour vos employés, choisissez des concessions sur le thème du sport afin de plonger vos invités dans l’expérience. Ou encore, lorsque vous planifiez votre fête de fin d’année, pensez à intégrer des stations amusantes comme un bar à purée de pommes de terre ou à macaronis au fromage pour construire votre propre bar ou un bar à chocolat chaud et à café gastronomique.
8) Coordination de l’événement et MC
Qu’importe le type d’événement, employés seulement ou employés et familles, avoir une coordination sur place et un maître de cérémonie pour maximiser la participation et tirer le meilleur parti de votre événement. Une fois que vous avez tout réservé et planifié, des stations de nourriture de vacances aux activités et aux divertissements, vous devez coordonner. La coordination sur place peut prendre beaucoup de temps et peut faire en sorte que vous ne puissiez pas profiter de l’événement vous-même. Si vous n’avez pas plusieurs bénévoles ou assez de temps pour planifier votre événement d’entreprise en même temps que vos tâches professionnelles normales, alors envisagez de contacter un planificateur d’événements comme Picnic People.
9) Prix, reconnaissances
Le but de distribuer des prix n’est pas une compensation financière, mais de donner à vos employés la reconnaissance qu’ils méritent. La fidélisation à l’entreprise par le biais d’incitations amusantes peut fonctionner à merveille dans les formats d’événements réservés aux employés ou aux employés et à leur famille. La reconnaissance et les récompenses des employés font des merveilles pour la productivité dans votre bureau et pour augmenter la participation aux événements.
10) Promouvoir votre fête en interne
À quoi bon planifier une fête si personne n’y participe ? Choisissez la date de votre événement et faites circuler un save the date dès que possible. Faites suivre cela de teasers d’événement mentionnant brièvement le thème de l’événement, les activités amusantes et les divertissements auxquels il faut s’attendre ou même mentionner quels aliments et boissons seront servis. Qu’il s’agisse d’événements de renforcement de l’esprit d’équipe ou de fêtes de fin d’année d’entreprise, susciter l’enthousiasme bien avant la date de l’événement favorise toujours la participation.
Contactez un coordinateur d’événements de Picnic People pour obtenir de l’aide dans la planification de fêtes de fin d’année d’entreprise. Avec les vacances juste au coin de la rue, Picnic People est prêt à vous aider à montrer à vos employés combien vous appréciez leur dur labeur. Qu’il s’agisse d’événements sur site ou hors site, d’événements d’entreprise réservés aux employés, de fêtes de fin d’année d’entreprise pour les employés et leur famille, ou d’événements petits ou grands, nous avons ce qu’il vous faut. Cliquez ici pour en savoir plus !