18 stratégies de communication interne pour 2021

Mise à jour en janvier 2021.

La façon dont vous communiquez un message est aussi importante que le message lui-même. Lorsqu’il s’agit de communication interne, cela est certainement vrai. La culture d’entreprise peut donner à votre organisation un avantage stratégique majeur en ces temps de changement. Mais ce en quoi consiste votre culture – objectifs, valeurs et pratiques – doit être transmis efficacement selon les meilleures pratiques pour que les employés le comprennent et agissent en conséquence. Par conséquent, il est essentiel de se concentrer non seulement sur ce que vous communiquez, mais aussi sur la manière dont vous le faites.

En 2021, il est temps de mettre en œuvre de nouvelles tactiques qui peuvent améliorer votre stratégie de communication interne et faire en sorte que votre équipe soit connectée, engagée et motivée. Les 18 meilleures pratiques de communication interne ci-dessous vous aideront à le faire.

Envisager, stratégiser & planifier les communications

Les bonnes idées ont besoin d’une bonne stratégie pour réaliser leur potentiel.

Reid Hoffman, fondateur, LinkedIn

Que voulez-vous que les communications internes fassent pour votre équipe et votre entreprise ? Comment allez-vous y parvenir ? Où en est la situation actuelle, et qu’est-ce qui doit être amélioré ? Dans quel délai souhaitez-vous atteindre vos objectifs ?

Avant toute chose, utilisez vos réponses à ce type de questions pour créer une stratégie et/ou un plan de communication interne. La façon dont vous l’établissez vous appartient – rendez-la aussi simple ou élaborée, générale ou spécifique que vous le souhaitez. Une stratégie bien formulée devrait vous permettre de rester sur la bonne voie et vous rendre plus efficace dans la réussite de votre communication interne. À tout le moins, elle vous donnera une idée de par où commencer.

Utiliser les bons outils de communication

Je crois fermement que tout outil qui améliore la communication a des effets profonds sur la façon dont les gens peuvent apprendre les uns des autres.

– Bill Gates

Votre équipe est occupée, donc la dernière chose dont elle a besoin est un système de communication interne gênant et plein de frictions. Heureusement, l’intérêt croissant pour les meilleures pratiques de communication interne a donné naissance à de nombreux logiciels qui rendent les choses simples et indolores. Gardez-le ainsi pour vous assurer que vos employés participent et apprécient réellement.

Les outils qui favorisent les meilleures pratiques de communication interne comprennent :

• Mise en œuvre d’un logiciel de chat d’entreprise comme Slack, Microsoft Teams ou Google Hangouts
• Utilisation de la technologie cloud comme Google Drive chaque fois que cela est possible
• Utilisation d’une seule plateforme pour tous vos e-mails, calendriers, documents, etc. (par exemple, Google, Apple, Microsoft)
• Éviter la surcharge de courriels avec des communications visuelles par le biais de l’affichage numérique

Soyez visuel

Les visuels expriment les idées de manière à pouvoir les grignoter.

Kim Garst, PDG, Boom Social

Une statistique couramment citée indique que 65 % de la population sont des apprenants visuels, il y a donc de fortes chances qu’ils soient nombreux sur votre lieu de travail. Lorsqu’ils sont bien faits, les visuels transmettent des informations de manière facile à digérer et ont une impression plus durable que le texte. Au lieu d’imprimer des affiches, nous vous recommandons de passer au numérique : Installez des téléviseurs dans vos bureaux et utilisez-les pour afficher une sélection tournante de messages visuels.

Envisagez d’utiliser un logiciel de signalisation numérique basé sur le cloud spécialement conçu à cet effet – comme Enplug – pour afficher des visuels dans votre bureau. Ces écrans peuvent servir à une série d’objectifs, tels que :

• Informer votre équipe des annonces de l’entreprise, des offres d’emploi, des mesures de ventes et de marketing ou des informations non spécifiques à l’entreprise comme les dernières nouvelles et la météo
• Inspirer votre équipe en affichant les objectifs, réalisations ou des citations motivantes
• Divertir votre équipe avec des flux de médias sociaux, des murs de hashtags en direct ou des photos d’équipe

Rendre les communications divertissantes

L’amusement est au cœur de la façon dont j’aime faire des affaires, et il a été la clé de tout ce que j’ai fait depuis le début.

Richard Branson

Dépassé l’idée que cela s’appelle « travail » pour une raison et que ce n’est pas censé être amusant. En fait, une enquête réalisée en 2013 par PGi a révélé que 88 % des milléniaux souhaitent travailler dans un « environnement de travail amusant et social. » De même, 90 % de la génération Z apprécient les lieux de travail qui offrent des opportunités de connexion humaine. Le travail peut être amusant mais aussi productif, et cela inclut les communications internes.

Par exemple, Enplug a un canal dans Slack intitulé « random » où les membres de l’équipe peuvent partager des nouvelles farfelues, des vidéos YouTube drôles et tout ce qu’ils trouvent amusant. C’est un moyen amusant pour les travailleurs de se défouler tout en créant un sentiment de camaraderie.

Inclure des métriques chaque fois que possible

Tout ce qui est mesuré et observé s’améliore.

Bob Parsons, Fondateur, GoDaddy

Pouvoir quantifier et voir comment l’entreprise est performante peut faire des merveilles pour l’éthique de travail de votre équipe. Les métriques doivent informer les employés des performances actuelles et passées de l’entreprise, des tendances en matière de performances, des objectifs à atteindre et des progrès réalisés. Vous pouvez utiliser la signalisation numérique pour afficher les indicateurs dans vos bureaux. Motivez votre équipe à différents niveaux en montrant les métriques pour l’entreprise, les départements ou même les individus.

Ne perdez pas de vue la vue d’ensemble

Appeler à un objectif supérieur aide tout le monde à se coaliser et à mieux travailler ensemble.

Fran Maier, Fondateur, Match.com

Communiquer des informations spécifiques et ciblées est fantastique, mais cela peut se faire au détriment de l’oubli des objectifs généraux, de la mission et des autres composantes de la culture de votre entreprise. En plus des questions quotidiennes, veillez à communiquer les grandes idées afin que les employés s’en souviennent. Intégrez votre vision dans les courriels, les affichages numériques ou les bulletins d’information internes pour rappeler à votre équipe la situation dans son ensemble. Après tout, ils sont une partie importante de quelque chose de plus grand qu’eux.

Provisez des canaux pour le feedback et les idées

Notre arme secrète pour construire la meilleure culture est le feedback ouvert & et honnête. Chaque membre de l’équipe contribue à notre vie chez HelloSign, tous les jours, il est donc crucial pour nous de savoir ce qui fonctionne et, plus important encore, ce qui ne fonctionne pas afin que nous puissions constamment nous améliorer.

Gina Lau, Opérations d’équipe, HelloSign

Savez-vous que « feedback » est le mot le plus court de la langue anglaise contenant les lettres a-b-c-d-e-f ? En dehors de ce fait intéressant, le feedback est vital pour la survie et le succès de toute entreprise. Cela inclut le feedback des clients, bien sûr, mais aussi celui des employés.

Quelle est la valeur d’une pensée ou d’une idée si elle n’est jamais exprimée ? Veillez à fournir des canaux permettant à votre équipe de donner son avis et de partager ses idées, que ce soit concernant le lieu de travail, le produit actuel, les futurs produits potentiels ou l’entreprise dans son ensemble. Il peut s’agir d’un forum d’entreprise, d’un canal désigné dans le logiciel de chat de votre entreprise, d’un tableau blanc dans le bureau ou d’un service basé sur le cloud. Sans ces canaux, des idées brillantes et des critiques utiles peuvent être manquées, ce qu’aucune entreprise ne devrait se permettre de perdre.

Encourager la communication et la collaboration interdépartementales

Une communication efficace est une composante essentielle de la réussite professionnelle, que ce soit au niveau interpersonnel, intergroupe, intra-groupe, organisationnel ou externe.

Mike Myatt, fondateur et président, N2Growth

Si l’un de vos objectifs de communication interne est d’amener vos employés à apprendre les uns des autres, alors la communication interdépartementale est essentielle. Organisez une séance de Q&A ou une réunion spéciale entre différents départements pour les amener à communiquer, à collaborer et à partager des idées. Enplug, par exemple, organise régulièrement des sessions Q&A départementales au cours desquelles les employés peuvent poser des questions à une équipe autre que la leur. En plus de ce qui est appris, cela permet aux départements de ne pas se sentir isolés les uns des autres.

Éviter la surcharge de communication

Une communication interne efficace relie non seulement les gens entre eux, mais aussi avec la bonne information au bon moment.

Marijn Deurloo, PDG, imgZine

L’ère de l’internet nous a donné accès à plus d’informations et à une correspondance instantanée que jamais, ce qui peut être à la fois une bénédiction et une malédiction. En matière de communication interne, pensez que moins est plus. Faites en sorte que les choses soient simples, brèves et directes. Envisagez d’envoyer votre bulletin d’information interne moins fréquemment ou de présenter moins de données. Concentrez-vous sur l’envoi de la bonne information aux bonnes personnes et au bon moment. Votre équipe vous remerciera.

Ne vous contentez pas d’informer – inspirez l’action

Les entreprises qui veulent rester compétitives et prospères doivent s’assurer d’impliquer, de motiver et d’inspirer leurs collègues.

Viktoria Tegard, responsable de la communication interne, Virgin Atlantic Airways

Il est nécessaire d’informer votre équipe avant tout, mais vos pratiques de communication interne doivent finalement mener à l’action. Comme Viktoria Tegard de Virgin Atlantic y fait allusion dans la citation ci-dessus, les communications internes doivent impliquer, motiver et inspirer votre équipe à se dépasser.

Vous pouvez le faire en :

• Incluant des appels à l’action dans les messages
• Partageant des citations motivantes, la mission et les objectifs de votre entreprise, etc.
• Offrir de récompenser des individus ou des équipes pour certaines réalisations

Ouvrir les lignes de communication

La communication ne peut pas toujours suivre le modèle descendant. Avec la fluidité de l’information dans les affaires aujourd’hui, les dirigeants doivent être des auditeurs magistraux ; ils doivent être capables de recevoir aussi bien que d’envoyer.

Joseph Badaracco, professeur d’éthique des affaires, Harvard Business School

Ne limitez pas votre « politique de la porte ouverte » à votre espace de bureau physique. Votre système de communication interne doit permettre à tout employé de contacter facilement un autre employé de l’entreprise, y compris la haute direction. Si vous ouvrez les lignes de communication de cette manière, les membres de l’équipe se sentiront bienvenus pour parler entre eux et non intimidés. Que vous soyez une grande entreprise ou une startup, cette pratique de communication interne comble les lacunes et aide à établir des relations réceptives et honnêtes entre les employés.

Maintenir la transparence

« La transparence commence comme un changement d’état d’esprit »

– Kevan Lee, Content Crafter, Buffer

Comme Kevan Lee de Buffer l’affirme ci-dessus, la transparence est plus qu’une politique, c’est un état d’esprit. La transparence est cruciale pour vos communications internes car elle engendre la confiance, la responsabilité et un dialogue ouvert. Si votre équipe a l’impression d’être laissée dans l’ignorance sur certains sujets, elle peut avoir peur de poser des questions et de partager ses idées sur ces sujets. Bien sûr, toutes les informations ne peuvent pas être mises à la disposition de tous, mais le maintien d’une certaine transparence peut avoir des effets considérables sur l’harmonie et les rapports au sein de votre entreprise.

Encourager l’utilisation des médias sociaux liés à l’entreprise

Ne pas utiliser les médias sociaux sur le lieu de travail, en fait, commence à avoir autant de sens que de ne pas utiliser le téléphone ou l’email.

Ryan Holmes, fondateur et PDG, Hootsuite

Nous savons ce que vous pouvez penser : « Les médias sociaux n’ont pas leur place sur le lieu de travail ». Cependant, et si nous vous disions qu’ils devraient en fait être encouragés d’une certaine manière ? Demandez à votre équipe de partager des photos d’eux travaillant et s’amusant au bureau sur Facebook, Twitter, Instagram, etc. et de marquer la page officielle de l’entreprise. Non seulement c’est génial pour l’engagement et le moral des employés, mais aussi pour l’exposition de l’entreprise et pour mettre un visage sur qui vous êtes et ce que vous faites.

Partager des nouvelles, des tendances et des idées sur l’industrie

Si vous ne donnez pas d’informations aux gens, ils inventeront quelque chose pour combler le vide.

Carla O’Dell, PDG, American Productivity and Quality Center

Votre équipe ne fait pas seulement partie d’une entreprise, elle fait partie d’une industrie. Tous les membres de l’équipe doivent se tenir au courant des derniers scoops de l’industrie, de votre PDG à votre concepteur de sites Web. Encouragez-les à partager entre eux les nouvelles, les tendances du marché, les articles d’opinion et autres informations relatives au secteur. Semblable au #6, vous voulez que votre équipe ait l’impression de contribuer à quelque chose de plus grand qu’elle et d’être des agents de changement, qui sont de puissants facteurs de motivation.

Utilisez les communications internes pour reconnaître et féliciter les succès

La reconnaissance n’est pas une ressource rare. Vous ne pouvez pas l’utiliser ou en manquer.

Susan M. Heathfield, experte en RH, About.com

La moindre louange peut faire beaucoup, surtout à une époque où les employés veulent se sentir valorisés et appréciés. Une enquête menée en 2012 par l’American Psychological Association a révélé que les employés qui se sentent valorisés font état de  » niveaux plus élevés d’engagement, de satisfaction et de motivation « , c’est donc un élément qui vaut vraiment la peine d’être investi. Cela peut être aussi simple que d’annoncer les succès individuels ou départementaux via votre logiciel de chat, votre bulletin d’information interne ou d’autres canaux. Cette meilleure pratique est bénéfique non seulement pour le moral des employés, mais aussi pour la productivité et la croissance de votre entreprise.

Créer une équipe centrée sur le client avec des personas

Le meilleur moyen d’aider les membres de l’équipe à se concentrer sur les clients ? Donner vie aux clients.

Alison Davis, PDG & Fondatrice, Davis & Company

Alison suggère d’utiliser les meilleures pratiques de communication interne pour aligner vos employés sur les clients. Créez des « profils de clients typiques, complets avec des photos, des données démographiques, des goûts et des dégoûts – y compris les émissions de télévision qu’ils regardent (Walking Dead ou Downton Abbey ?) et les collations qu’ils préfèrent (edamame ou boeuf séché ?). De cette façon, les clients deviennent vivants, tangibles et présents à l’esprit. » Partagez fréquemment ces personas avec votre équipe – dans les conversations, les bulletins d’information, ou même en utilisant l’affichage numérique dans vos bureaux.

17. Promouvoir les ressources et la formation des employés

Les employés veulent savoir que leur entreprise est aussi investie qu’eux dans leur développement personnel et professionnel. Communiquez quelles ressources votre entreprise fournit afin que les employés ne passent pas à côté d’opportunités fantastiques.

Belén Alemán, Learning & Development Program Manager, Meltwater San Francisco

Vos communications internes doivent relayer systématiquement quels avantages et quelles ressources sont disponibles pour les employés. Cela peut aller de l’assurance maladie de base et des plans 401K aux séminaires parrainés par l’entreprise, en passant par les possibilités de formation hors site et les ateliers de développement de carrière. Utilisez une combinaison d’emails, de chat, de signalisation numérique, de blogs internes ou de réunions d’équipe en personne pour faire passer le message. En encourageant les employés à investir dans leur propre développement personnel et professionnel par le biais de votre entreprise, tout le monde en profite à long terme.

Les objectifs d’apprentissage peuvent également être formalisés par les individus avec l’aide de leurs responsables. À partir de là, des activités telles que des journées portes ouvertes ou des synchronisations d’apprentissage régulières peuvent être mises en place. Les synchronisations d’apprentissage se font avec toute personne qui peut vous offrir quelque chose pour atteindre vos objectifs d’apprentissage. En tant que manager, vous pouvez présenter les membres de votre équipe à ceux qui peuvent offrir un coaching ou un mentorat informel lors de ces synchronisations. Ces synchronisations d’apprentissage peuvent également prendre la forme d’un club de lecture. Ayez une liste courante de livres utiles et de sujets qui intéressent les gens et documentez les apprentissages pour les partager à un public plus large de l’entreprise.

Les portes ouvertes peuvent également être excellentes pour les discussions informelles, surtout si les équipes sont réparties sur différentes géographies. SoundCloud propose des journées portes ouvertes que tout le monde peut annoncer et mettre en place sur l’intranet de l’entreprise. Le format est flexible et permet aux équipes de communiquer leurs idées à d’autres équipes avec lesquelles elles n’interagissent peut-être pas souvent. Les équipes de conception peuvent partager avec l’équipe marketing des prototypes qui les enthousiasment et qui peuvent être utiles pour un lancement à venir, ou peut-être que l’équipe des données a découvert des qualités intéressantes sur un segment peut vraiment aider l’équipe produit.

18. Pensez comme un marketeur

« Il est temps pour les communicateurs des employés de commencer à penser comme des marketeurs, en fournissant la bonne information au bon employé au bon moment par le bon canal. »

– Shel Holtz, directeur et défenseur des communications internes

Parfois, la communication des employés ressemble à une réflexion après coup – obtenir les miettes de budget laissées par la publicité, le marketing et les relations publiques. L’un des exemples les plus flagrants est le manque d’outils sophistiqués pour la communication interne. Nos collègues du marketing sont capables de cibler les messages et les informations aux individus en fonction de divers critères, mais la plupart de ce qui est envoyé aux employés est un modèle unique.

Comme le dit Dan Woods, le PDG d’Evolved Media, « Spotify sait ce que nous écoutons. Netflix peut prédire ce que nous allons regarder. Uber sait exactement quand et où venir nous chercher. Tous ces outils facilitent notre vie en dehors du travail. Alors pourquoi nous appuyons-nous encore sur des méthodes désuètes pour communiquer avec les employés ? »

Nous devons utiliser les données pour savoir ce dont les employés ont besoin et quand ils en ont besoin. Il y a au moins dix ans, la page d’accueil de l’intranet d’IBM présentait des informations sur ce que l’employé individuel faisait ce jour-là et des liens vers des ressources pour l’aider à le faire. Aujourd’hui, ce type de communication devrait être d’une facilité déconcertante sur de nombreux canaux – avec les données qui nous permettent de cibler le contenu pertinent pour les bons employés.

Nous devons cependant vendre le concept à la direction, si nous voulons obtenir le budget nécessaire pour offrir ce type d’expérience aux employés. Relancer l’ancien intranet ne suffira pas. Nous devons nous engager à adopter la même approche de la communication personnalisée avec les employés que nos amis du marketing avec les clients.

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A propos d’Enplug

Les communicateurs internes du monde entier utilisent Enplug pour transformer les écrans de télévision de leurs bureaux en outils de communication visuels et interactifs. Des annonces et de la reconnaissance des employés aux médias sociaux et aux flux d’actualités, en passant par les tableaux de bord de métriques et les calendriers de salles de conférence, Enplug est suffisamment puissant pour toute entreprise et facile à utiliser.