Bien que vous pensiez qu’il serait dans l’intérêt de vos employés de se rappeler de pointer à l’arrivée et au départ, pour s’assurer qu’ils sont payés pour le temps qu’ils ont travaillé – le fait est que les gens sont oublieux, et parfois, les travailleurs oublient tout simplement.
Bien sûr, quelqu’un peut négliger de pointer -pour dissimuler le fait qu’il est arrivé en retard, ou peut-être resté trop longtemps pendant sa pause déjeuner. Pour les employeurs, il est important d’encourager les travailleurs à pointer -à l’heure, à chaque fois, pour s’épargner la dépense de payer pour du temps qui n’a pas été travaillé. l’American Payroll Association (APA) estime que l’employé moyen prend entre 50 minutes et 4.5 heures par semaine en arrivant en retard, en partant plus tôt et en prenant des pauses prolongées – et il est important de s’assurer que vos employés arrivent à l’heure – et ne sont payés que pour les heures qu’ils travaillent.
Bien qu’il soit parfois difficile d’obtenir l’adhésion de toute votre équipe à une comptabilisation cohérente du temps, la bonne nouvelle est qu’il existe des choses que vous pouvez faire pour les aider à se rappeler de pointer. Voici un aperçu de six façons dont vous pouvez les aider à se souvenir.
1.Offrir des incitations
Parfois, vos employés ont juste besoin d’un peu d’incitation. Offrir une récompense aux membres du personnel qui se souviennent de pointer systématiquement à la fin de chaque trimestre peut encourager et motiver votre équipe à faire plus d’efforts.
2.Encourager vos employés à définir des rappels par courriel
Vous pourriez encourager vos employés à définir des rappels. Il peut s’agir d’une alarme sur leur téléphone ou même d’une liste sur leur calendrier qui s’affichera sur leur écran et leur rappellera quand ils sont censés se connecter. Puisque la plupart de vos employés auront leur téléphone sur eux lorsqu’ils franchiront la porte – ou vérifieront probablement leurs courriels en premier lieu, cela peut être un excellent moyen de s’assurer qu’ils reçoivent le mémo.
3.Créer un système de copains
Utiliser le système de copains ! Encourager les employés à veiller les uns sur les autres peut contribuer à ce que tout le monde soit pointé à l’heure. Envisagez de demander à tout le monde de faire équipe -pour se rappeler les uns aux autres de pointer.
4.Facilitez-leur la tâche
Envisagez de rendre le processus de pointage aussi facile que possible. La mise en œuvre d’un système de suivi du temps en ligne avec un point d’accès numérique sur leurs ordinateurs rendra le pointage facile pour eux -et difficile pour eux d’oublier. Une solution moderne de suivi du temps peut également empêcher les travailleurs de surestimer le temps qu’ils ont travaillé pendant leurs quarts de travail -quelque chose que 43 pour cent des travailleurs horaires ont admis faire, selon une étude de la société de conseil en logiciels de cartes de pointage Software Advice.
5.Souligner les avantages
N’oubliez pas d’expliquer les avantages du pointage à vos employés. L’efficacité, l’amélioration de la précision de la paie et l’accès aux enregistrements de temps actuels ne sont que quelques-uns des avantages qui découlent d’une comptabilisation précise du temps.
6.Envisagez des mesures disciplinaires
Enfin, assurez-vous d’avoir un processus disciplinaire en place pour les travailleurs qui négligent constamment de pointer à l’arrivée et au départ. Bien que vous soyez tenu de payer vos travailleurs pour le temps qu’ils ont travaillé, il existe d’autres mesures que vous pouvez prendre pour les aider à ne pas oublier de pointer à l’avenir. Par exemple, envisagez un avertissement verbal, suivi d’un avertissement écrit, puis d’une suspension et, dans les cas extrêmes, d’un éventuel licenciement.
Enfin, bien qu’il puisse être tentant de commencer à retenir le salaire des travailleurs qui ne pointent pas, vous voudrez éviter de le faire. La loi sur les normes de travail équitables (Fair Labor Standards Act) confie la responsabilité de la comptabilisation des heures aux employeurs et exige que vous payiez vos employés pour les heures qu’ils ont travaillées. Si vous êtes confronté à un problème d’oubli de pointage de la part de vos employés, vous devez envisager de mettre en place un processus disciplinaire et vous assurer que votre équipe est consciente de l’importance d’un pointage précis et des conséquences d’un manquement à cette obligation.