Collecter plus d’argent en vendant des parrainages, pas des billets

« Devrions-nous baisser le prix du billet pour notre événement ? » est la question qui m’a été posée encore et encore par des clients et des collègues cette année. Ma réponse est un NON catégorique !

Il y a deux raisons principales : Premièrement, il y a des personnes qui ont la capacité de continuer à payer le prix normal du billet (ou le niveau de parrainage). En baissant le prix des billets (et les niveaux de parrainage), vous laissez de l’argent sur la table. Deuxièmement, vous diminuez les attentes pour les années suivantes.

Donc, si certaines personnes et entreprises ne pourront pas participer à leur niveau habituel en raison de l’économie, que faites-vous ? Appelez-les. Parlez-leur. Dites-leur à quel point vous appréciez leur soutien passé à votre événement. Expliquez-leur que vous avez remarqué qu’elles n’ont pas renouvelé leur engagement pour cette année et demandez-leur s’il s’agit d’un oubli (au cas où ce serait le cas). Dans le cas contraire, demandez-leur à quel niveau ils pourraient participer à nouveau cette année. Accueillez-les à n’importe quel niveau et offrez-leur les avantages et les bénéfices de leur niveau normal, plus élevé, en espérant qu’ils pourront revenir à des niveaux plus élevés dans les années à venir. Faites cela avec les entreprises et les particuliers, pour les parrainages et les billets individuels.

Mon conseil : Ne laissez pas d’argent sur la table ou ne diminuez pas les attentes pour votre événement. Ne baissez pas le prix des billets cette année.

Pourquoi avoir des événements ?

Les événements sont le type de collecte de fonds le plus coûteux en temps et en argent, alors pourquoi en avons-nous ? Les événements sont une occasion de :

• Mettre en valeur votre organisation auprès de vos partisans actuels et des membres de la communauté,
• Gagner beaucoup d’argent de la part d’entreprises et de personnes qui ne donneraient peut-être pas autrement,
• Constituer votre base de données et
• Réunir des fonds de fonctionnement non affectés, qui sont difficiles à réunir par d’autres moyens.

Je crois que chaque petite boutique de développement devrait avoir des événements, mais seulement un annuel, ou deux au maximum. (La planification de plus de deux événements par an ne laissera pas de temps pour d’autres composantes importantes de la collecte de fonds, comme la culture et la sollicitation individuelles, la rédaction de subventions, le courrier en vrac, etc.) Malgré les inconvénients des événements, si vous avez la capacité en personnel d’organiser un événement (ou deux), cela devrait en valoir la peine.

Les comités d’événements sont pour la collecte de fonds, pas pour la planification

Lorsque vous planifiez votre événement, la première étape consiste à former un comité composé de membres du conseil d’administration et de membres extérieurs au conseil d’administration pour servir de comité d’événement. Idéalement, vous devriez avoir beaucoup de personnes dans votre comité avec des postes, des titres et des liens divers dans la communauté. Faites savoir dès le départ à chaque membre du comité que vous attendez d’eux qu’ils achètent ou vendent au moins une table, comme condition pour faire partie du comité. Établissez des attentes supplémentaires, comme la participation à des réunions occasionnelles et l’envoi d’invitations avec des notes personnelles à des amis et des collègues.

Un comité d’événement est un comité de collecte de fonds, et ne devrait pas avoir à (ou s’attendre à) planifier les détails de l’événement. La première fois que j’ai organisé un événement majeur, j’ai fait l’erreur d’inclure le comité dans des décisions comme les couleurs des nappes et le choix du menu du dîner. Il se peut qu’un membre du comité veuille s’occuper des détails de l’événement (et vous devrez peut-être le laisser faire, pour des raisons politiques), mais cela ne doit pas être l’objectif principal du comité. Le comité existe pour vous aider à collecter des fonds!

Les membres du comité de l’événement ont quatre responsabilités clés:

1. Déterminer le type d’événement,
2. Sélectionner les personnes honorées et les conférenciers,
3. Définir les niveaux de parrainage, et
4. Vendre des billets et des tables.

Toujours prendre les décisions importantes, comme la sélection des personnes honorées et des niveaux de parrainage, en tant que comité, (avec les recommandations et les commentaires du personnel, bien sûr). Cela garantira la participation et l’adhésion des membres du comité. »

Préparer le terrain pour collecter des fonds : Mettre votre comité au travail

Déterminer le type d’événement

Une fois le comité de l’événement formé, la première chose à faire est de choisir le type d’événement. Le personnel devrait avoir une ou deux suggestions en tête pour aider à guider la conversation. Vous pouvez commencer la conversation par courriel avant la première réunion, afin que les membres du comité aient des idées à leur arrivée et que vous puissiez avancer rapidement.

L’un des événements les plus courants parmi les organismes à but non lucratif est le dîner de remise de prix. Il fonctionne bien, car il sert de collecte d’amis et de collecte de fonds. Il existe de nombreux autres événements populaires tels que les sorties de golf et les dîners dansants ou les galas.

Bien qu’il y ait une variété de types d’événements à choisir, concentrez-vous sur les événements qui se prêtent facilement aux opportunités de parrainage. Je crois que toutes les collectes de fonds où vous vendez des choses une par une, sont de mauvaises collectes de fonds. Par exemple, les ventes de biscuits (sauf dans le cas des scouts). De même, les ventes de magazines, de papier d’emballage, de pâtisseries, de voitures, etc. sont de mauvais événements de collecte de fonds pour toute petite organisation. (Les écoles sont peut-être l’exception à cette règle, car elles disposent d’un énorme réservoir de main-d’œuvre – les étudiants – pour faire la vente). Les parrainages sont la clé de la réussite des événements de collecte de fonds, et vous devriez rester à l’écart des événements où les choses sont vendues une à la fois (qu’il s’agisse d’un billet, ou d’une boîte de biscuits).

Sélection des personnes honorées

Si vous organisez un dîner de remise de prix ou un gala, la sélection des bonnes personnes honorées est une étape critique, car les personnes honorées peuvent acheter et vendre des parrainages pour vous. Dressez une liste des entreprises, des particuliers, des fondations et des groupes qui soutiennent votre organisation. Quels sont ceux que vous aimeriez honorer, et qui ont la capacité d’acheter et de vendre des parrainages. Utilisez les contacts des membres de votre comité dans la communauté pour obtenir les meilleurs honorés possibles.

La plupart des organisations choisissent d’avoir plus d’un honoré, pour tirer parti d’autant de parrainages et de tables que possible. Ma règle d’or est de ne pas avoir plus de trois ou quatre personnes à honorer. Si vous en avez plus de quatre, cela dilue la signification de l’honneur, tant sur l’invitation que lors de l’événement. Avoir trop de personnes honorées crée également un programme long et ennuyeux.

Juste une note : avoir un politicien comme personne honorée est toujours une bonne idée (en supposant que vous ayez plus d’une personne honorée,) mais il/elle va rarement (presque jamais) générer des ventes de billets ou des parrainages.

Définir les niveaux de parrainage

La clé d’un événement réussi est de vendre des parrainages, pas (seulement) des billets. J’ai toujours un prix pour les billets pour les quelques individus qui voudront les acheter, mais l’objectif principal devrait être de vendre des tables ou des paquets de parrainage. Les recettes d’un événement sont obtenues selon une pyramide traditionnelle de collecte de fonds (dix pour cent des personnes donnent quatre-vingt-dix pour cent des dons, et quatre-vingt-dix pour cent des personnes donnent dix pour cent des dons). Commencez donc là où se trouve l’argent et sollicitez des parrainages.

L’année dernière, j’ai été engagé par une organisation pour aider à collecter plus d’argent lors de leur événement annuel. Après avoir examiné les niveaux de parrainage de l’événement, j’ai recommandé qu’ils les augmentent considérablement, passant d’un niveau supérieur de 5 000 $ à un niveau supérieur de 15 000 $. Le conseil d’administration et le directeur exécutif se sont montrés très réticents, mais je les ai convaincus de tenter leur chance. Nous avons créé des niveaux de 15 000 $, 10 000 $ et 5 000 $ comme niveau inférieur (qui était le niveau supérieur l’année précédente). Avec les nouveaux niveaux de parrainage en place, ils ont réuni trois parrainages supérieurs (15 000 $ chacun) et deux parrainages de 10 000 $. Les cinq principaux donateurs ont permis de récolter plus d’argent que lors des années précédentes, et ce, avant même d’avoir vendu un seul billet, une seule annonce dans le journal ou un seul article de vente aux enchères. Inutile de dire qu’ils ont recueilli bien plus de deux fois plus qu’ils n’avaient jamais recueilli auparavant à cet événement, simplement en ayant les niveaux de parrainage appropriés.

Cette histoire ne veut pas dire que 15 000 $ est un niveau approprié pour toutes les organisations, c’est pourquoi il est essentiel que votre comité aide à déterminer les niveaux de parrainage. Les tables doivent-elles coûter 1 000 dollars ? 5 000 dollars ? 25 000 dollars ? Cette décision dépendra de votre organisation et de votre conseil d’administration. Y a-t-il des PDG ou des vice-présidents d’entreprise dans votre comité ou votre conseil d’administration ? Demandez-leur s’ils seraient prêts à parrainer le dîner à hauteur de 25 000 dollars – ou le montant le plus élevé que votre comité puisse concevoir. S’ils le font, d’autres le feront aussi – et cela établira une norme élevée pour les années à venir. Ne sous-estimez pas votre organisation. Si vous fixez des prix de parrainage bas, il sera difficile d’augmenter significativement les prix après la première année.

Il est important d’avoir environ trois niveaux de parrainage, et vous pouvez les appeler comme vous le souhaitez (bienfaiteur, ami, sponsor de table – peu importe). Fixez le niveau supérieur suffisamment haut pour que ce ne soit pas grave si vous n’en obtenez aucun, et si vous en obtenez un, vous serez ravi.

Quels que soient les niveaux que vous choisissez, vous devriez être en mesure d’obtenir 3 à 5 parrainages de niveau intermédiaire (si vous ne pouvez pas, vos niveaux sont peut-être fixés trop haut, et inversement, si vous en obtenez plus de 2 au niveau supérieur, vos niveaux sont peut-être fixés trop bas). Obtenez des engagements de la part des membres du comité et du conseil d’administration pour les niveaux auxquels ils peuvent parrainer avant de les annoncer au grand public.

Solliciter des parrainages et vendre des billets

Générer un soutien pour l’événement et pour votre organisation est la plus importante responsabilité du comité. Après que les membres du comité se soient engagés à parrainer leur propre table, ils doivent vous aider à solliciter leurs contacts (amis et collègues). Les membres du personnel doivent aider à ce processus, en générant toutes les lettres, les enveloppes et en effectuant les envois. Il faut demander aux volontaires (membres du comité) une liste de personnes à qui envoyer des invitations, et les encourager à écrire des notes personnelles sur l’invitation elle-même ou sur une lettre d’accompagnement. Il faut également leur demander de passer des appels téléphoniques avant et après les invitations pour encourager la participation de leur liste.

Les invitations elles-mêmes génèrent en fait très peu de sponsors. C’est avant l’envoi des invitations que la sollicitation des sponsors a lieu. J’ai toujours une pré-invitation, un formulaire de parrainage et une lettre d’accompagnement que les membres du comité peuvent envoyer à leurs contacts. Ces formulaires ne comprennent que les deux premiers niveaux de parrainage. Les membres du conseil d’administration peuvent s’opposer à cette stratégie, mais en incluant les niveaux inférieurs sur le formulaire, vous offrez aux entreprises une « sortie facile ». Si elles refusent les niveaux supérieurs, revenez vers elles avec le niveau de parrainage inférieur. Encore une fois, les membres du comité devraient envoyer des courriels de suivi et faire des appels de suivi à leurs contacts.

Un mot final