À propos de l’auteur
Amanda Swiontek a dirigé plusieurs opportunités de bénévolat pour soutenir les Boys & Girls Clubs of Central Florida. Le leadership d’Amanda en tant que championne du bénévolat pour Apple, Inc. a aidé l’organisation à obtenir le prix d’excellence en bénévolat communautaire de Heart of Florida United Way en 2016. Elle a également animé des cours de développement de carrière et de rédaction de CV pour les adolescents au Boys & Girls Club Tupperware Brands Branch.
Bags in Bulk est un fournisseur de premier plan de sacs à dos en gros et de sacs fourre-tout en gros pour les organismes de bienfaisance et les écoles.
Avez-vous déjà pensé à organiser une collecte de fournitures scolaires pour votre communauté ? Si vous y avez pensé, vous vous êtes peut-être demandé par où commencer. Une collecte de fournitures scolaires peut sembler un peu écrasante, mais elle peut être réalisée de plusieurs façons différentes. Avec quelques conseils et un peu de planification, vous pouvez créer un événement percutant au profit des jeunes de votre communauté locale.
Etape un : qui en bénéficiera ?
Avant de commencer à organiser des bénévoles et à planifier l’événement, il est important de fixer des objectifs. Commencez par déterminer la portée de votre collecte de fournitures scolaires. Avant tout, vous devez déterminer qui bénéficiera de l’événement. Par exemple, il pourrait servir à recueillir des fournitures pour :
- Une école primaire
- Un collège
- Un lycée
- Une organisation à but non lucratif
- Une école à faible revenu
- Un quartier ou un emplacement géographique spécifique
- Une école dédiée aux enfants ayant des besoins d’accessibilité
Si vous voulez restreindre encore plus la collecte, vous pouvez sélectionner une classe ou un groupe spécifique dans les catégories ci-dessus. Dans certains cas, vous pouvez fixer votre objectif au profit d’un groupe avec lequel vous avez une relation personnelle ou une affiliation. Une autre option consiste à effectuer des recherches sur Internet afin de trouver des organisations locales à but non lucratif partiellement axées sur ou dédiées au soutien des jeunes de votre communauté.
Si vous décidez de soutenir une organisation à but non lucratif, une école ou un autre domaine communautaire spécifique, contactez l’organisation. Vous pourrez peut-être établir un partenariat avec eux avant d’organiser votre collecte. De cette façon, vous pouvez parler avec un représentant de la communauté, un responsable des jeunes ou un responsable des bénévoles qui peut vous aider à comprendre les besoins en dons de fournitures scolaires.
Une fois que vous avez déterminé qui bénéficiera de votre collecte de fournitures scolaires, vous êtes prêt à passer à la phase de planification.
Deuxième étape : Quel est votre plan ?
Maintenant que vous savez qui bénéficiera de votre collecte de fournitures scolaires, vous pouvez commencer à organiser et à planifier l’événement. L’organisation d’une collecte de fournitures scolaires comporte plusieurs niveaux, il est donc préférable de commencer la planification à un niveau de base, puis d’entrer dans les détails à mesure que vous vous rapprochez de la date de l’événement. Les considérations de planification et d’organisation comprennent :
- Objectifs de la collecte
- Lieu de la collecte
- Date à laquelle la collecte aura lieu
- Besoins en bénévoles
- Fournitures scolaires nécessaires
- Sponsors potentiels
Lorsque vous décidez des objectifs, vous pouvez préciser combien d’enfants seront aidés par l’événement. Si vous travaillez avec une école ou une organisation spécifique, vous pourrez peut-être rassembler une liste d’articles nécessaires. Par exemple, au lieu de demander des fournitures scolaires en général, vous pouvez préciser les types d’articles qui doivent être donnés. Les articles spécifiques peuvent inclure :
- Sacs à dos
- Crayons
- Ciseaux
- Stylos
- Papier
Une autre stratégie de collecte de fournitures scolaires consiste à trouver un donateur pour fournir de gros articles tels que des sacs à dos. La collecte peut ensuite être utilisée pour remplir chaque sac à dos pour un enfant spécifique. Cette stratégie convient parfaitement si l’événement est prévu pour une classe ou un groupe d’enfants spécifique. Les donateurs peuvent acheter des sacs à dos au prix de gros pour aussi peu que 3 $.
Il est important de considérer que certaines personnes peuvent vouloir faire des dons monétaires pour votre collecte de fournitures scolaires. Pour répondre à ces types de donateurs, vous pouvez établir une liste d’articles alloués aux dons. Les prix peuvent être fixés individuellement ou par groupe. Par exemple :
- 1 $.00$ achète des bâtons de colle pour 20 enfants
- 5$ achète du papier pour 5 enfants
- $20$ achète un sac à dos rempli de fournitures scolaires pour 1 enfant
- 50$ achète un paquet de 5 stylos pour 100 enfants
Après avoir terminé l’organisation et la planification de votre collecte de fournitures scolaires, votre prochaine étape consiste à décider comment vous allez promouvoir votre cause.
Etape trois : Promouvoir votre cause
Bouche à oreille
Il est important de garder à l’esprit que la collecte de fournitures scolaires ne consiste pas seulement à inciter les gens à faire des dons – il s’agit de motiver les autres à soutenir votre cause. Comment pouvez-vous motiver les autres à faire du bénévolat, de la promotion et des dons ? Les membres de la communauté doivent être en mesure de comprendre les jeunes sélectionnés pour bénéficier de la collecte de fournitures scolaires et de s’identifier à eux. Pour promouvoir la cause avec succès, vous devez être en mesure d’expliquer le besoin et l’impact que l’événement aura sur les enfants. En outre, vous devez être en mesure de partager cette information rapidement et avec passion avec vos bénévoles, vos partenaires et vos donateurs potentiels.
Une tactique qui peut vous aider à donner aux autres un aperçu rapide de ce que vous essayez d’accomplir est de formuler un discours d’ascenseur. Un discours d’ascenseur est destiné à intéresser rapidement les autres à votre collecte de fournitures scolaires. Le discours doit être prononcé en 20 à 30 secondes environ, ce qui correspond au temps habituellement passé dans un ascenseur avec une autre personne. Votre discours d’ascenseur doit être un discours bref et persuasif qui communique :
- Qui bénéficiera de la collecte de fournitures scolaires
- Quelles fournitures scolaires ils ont besoin
- Votre objectif pour la collecte
Si votre interlocuteur montre de l’intérêt, vous pouvez rapidement lui faire savoir que vous recherchez des bénévoles et/ou des donateurs – selon vos besoins actuels. Le discours d’ascenseur peut ouvrir la porte à une conversation plus approfondie sur le moment ou persuader l’auditeur de discuter plus en détail de l’événement ou des objectifs de l’entraînement à un moment ultérieur. Avant d’entrer dans les détails de votre collecte de fournitures scolaires, vous devez déterminer si votre interlocuteur souhaite en savoir plus. Après votre discours d’ascenseur, vous pouvez demander la permission de poursuivre la conversation avec des questions telles que :
- Avez-vous quelques minutes pour que je vous en dise plus ?
- Avez-vous une petite minute pour discuter de la façon dont vous pouvez apporter votre soutien en tant que bénévole ou donateur ?
- Seriez-vous intéressé par un aperçu rapide de la façon de devenir bénévole ?
- Voulez-vous des informations rapides sur la façon dont vous pouvez faire un don ?
Il est idéal de partager les détails de votre collecte de fournitures scolaires dans le moment qui suit votre discours d’ascenseur. Cependant, certaines personnes peuvent ne pas avoir le temps ou préférer se connecter plus tard. Il est bon d’être aimable et respectueux du temps de votre interlocuteur. Si votre interlocuteur indique qu’il n’est pas intéressé, vous pouvez simplement le remercier pour son temps et mettre fin à la conversation. Si la personne montre de l’intérêt pour en savoir plus par la suite, les questions de suivi peuvent inclure :
- Quel est le meilleur moment pour que je vous appelle ?
- Puis-je prendre votre adresse e-mail pour vous envoyer plus d’informations ?
- Seriez-vous prêt à vous rencontrer pour un café/déjeuner au cours de la semaine prochaine pour que nous puissions discuter ?
Prises à emporter
Que vous prévoyiez de promouvoir votre collecte de fournitures scolaires en personne ou en laissant des informations derrière vous, les prises à emporter sont un moyen efficace de promouvoir votre cause. Un article à emporter est généralement un article physique que quelqu’un peut conserver afin de pouvoir le suivre pour participer ou le partager avec d’autres. Un takeaway peut inclure :
- Flyers
- Pamphlets
- Cartes de visite
- Cartes postales
Les takeaways doivent être brefs, mais un peu comme votre discours d’ascenseur, ils doivent rapidement informer et persuader les autres. Quelques informations qui devraient être incluses :
- Le nom de votre collecte de fournitures scolaires
- La date de l’événement
- Le lieu de l’événement
- L’heure de l’événement
- Qui bénéficiera de la collecte
- Quelles fournitures ou quels dons monétaires seront acceptés
- Téléphone et courriel pour l’intérêt des bénévoles
- Téléphone et courriel pour l’intérêt des dons
- Toutes les dates limites pour l’intérêt des bénévoles
- Site web avec plus d’informations pour l’événement, l’école ou l’organisation
- Sponsors
Il peut être utile de créer une note à emporter, comme une carte de visite avec vos coordonnées, et de la porter sur vous. Vous ne savez jamais quand vous rencontrerez quelqu’un et entamerez une conversation sur votre collecte de fournitures scolaires. Donner à quelqu’un une carte de visite spécifique à votre collecte est un rappel tangible de l’événement et du partenariat potentiel.
Information numérique
En considération de ceux qui participent fortement à la communauté numérique, il est essentiel de promouvoir votre collecte de fournitures scolaires par le biais de ressources électroniques. Vous pouvez utiliser plusieurs ressources pour promouvoir votre événement, qui peuvent inclure :
- Courriel
- Médias sociaux (Facebook, Instagram, Twitter, etc.)
- Groupes de rencontre (Meetup.com, Eventbrite.com, etc.)
- Site web de l’organisation affiliée
- Site web du sponsor
- Site web de l’école
Si vous utilisez un dépliant ou une brochure pour promouvoir votre événement, ces prises peuvent facilement être transformées en PDF ou intégrées à un site web pour fournir plus d’informations. En outre, vous pouvez rechercher d’autres moyens promotionnels pour commercialiser votre cause.
La sensibilisation est la clé pour avoir une collecte de fournitures scolaires réussie. Après avoir décidé qui bénéficiera de la collecte de fournitures scolaires, vous pouvez planifier et vous concentrer sur la promotion de votre événement. En vous concentrant et en prêtant attention aux détails, vous pouvez organiser une collecte qui aura un impact positif sur les jeunes de votre communauté.