Comment puis-je déterminer si l’assiduité d’un employé constitue un « absentéisme excessif » ?

Bien qu’il n’y ait pas de nombre magique d’absences qui équivaut à un absentéisme excessif, il existe un certain nombre de facteurs à prendre en compte qui peuvent conduire à la détermination d’un absentéisme excessif. Les facteurs énumérés ci-dessous doivent être examinés et considérés comme des indicateurs d’un éventuel absentéisme excessif. Si un ou plusieurs des facteurs indiquent un problème possible, l’employé doit être interviewé pour déterminer s’il existe des raisons acceptables pour l’absentéisme. Contactez l’employé & Relations de travail pour obtenir des conseils sur l’interprétation des facteurs et sur l’examen des raisons invoquées par l’employé.

1. Utilisation des congés de maladie pendant l’année en cours. Si un employé a utilisé 80% ou plus des congés de maladie qu’il a accumulés dans l’année en cours, il peut y avoir un problème d’absentéisme excessif. Évidemment, cet indicateur devient plus préoccupant au fur et à mesure que l’année avance (un employé qui s’absente un jour au cours de la troisième période de paie de l’année aura utilisé plus de 100 % des 7,4 heures accumulées au cours des deux premières périodes de paie). Comme indiqué ci-dessus, 10 absences d’un seul jour au cours de l’année sont plus préoccupantes qu’une seule maladie/blessure qui entraîne une absence de 10 jours.
2. Utilisation des congés de maladie depuis la date d’embauche. Si un employé a utilisé 90 % ou plus des congés de maladie qu’il a accumulés depuis son embauche, il peut y avoir un problème d’absentéisme excessif. Lors de l’examen de ce facteur, vous voudrez tenir compte de toute maladie ou blessure importante ou de tout congé de maternité/paternité (parental) qui pourrait avoir causé cette utilisation élevée.

Lors de l’examen des deux facteurs ci-dessus, vous voudrez les considérer ensemble. Par exemple, si un employé travaille pour le comté depuis 10 ans et a utilisé 95 % des congés de maladie accumulés depuis le début de l’année, mais n’a utilisé que 50 % du total des congés de maladie accumulés, cela pourrait indiquer une utilisation ponctuelle. Il peut aussi s’agir d’un employé qui a l’intention de démissionner et qui veut utiliser ses congés accumulés avant son départ, ce qui n’est pas approprié à moins d’être justifié par un professionnel de la santé. D’autre part, vous pouvez avoir un employé qui a utilisé 95 % de ses congés de maladie, mais seulement 25 % des congés accumulés cette année. Cela peut indiquer que l’employé fait un effort concerté pour s’améliorer.

1. Utilisation régulière des congés de maladie. Si vous identifiez un employé qui a une tendance à utiliser les congés de maladie, vous devez examiner cette situation comme un problème potentiel, même si l’utilisation de l’employé n’atteint pas les seuils de 80%-90% décrits ci-dessus. Vous pouvez trouver des employés qui se font porter malades le lundi ou le vendredi, le lendemain d’un jour férié ou d’un week-end de vacances, ou les jours où la charge de travail est particulièrement lourde ou ceux où une tâche professionnelle spécifique (comme un rapport mensuel) est due.
2. Utilisation des congés de maladie en combinaison avec les vacances. Un employé peut se faire porter malade le premier jour où il doit revenir de vacances. Il est fortement recommandé d’aviser l’employé lorsqu’il appelle qu’il doit produire une déclaration du médecin indiquant la date à laquelle il a été vu par le médecin et certifiant que la maladie l’a empêché de se présenter au travail à cette date.

Il y a aussi des situations où un employé appellera malade les jours pour lesquels il avait déjà demandé des congés annuels et où sa demande avait été refusée. Dans ces cas, vous voudrez certainement exiger une déclaration du médecin comme décrit ci-dessus. Vous devriez également appeler l’employé &Relations de travail pour déterminer si une enquête plus approfondie est justifiée.

1. Impact sur les opérations. Chaque fois que l’absentéisme d’un employé a un impact négatif sur la prestation des services, il y a un problème potentiel d’absentéisme excessif. Pour déterminer s’il faut prendre des mesures, vous voudrez tenir compte de facteurs tels que la raison des absences et s’il existe un remplacement raisonnable de l’employé absent. Par exemple, si l’employé est un réceptionniste chargé d’ouvrir le bureau chaque jour et qu’il n’y a pas de remplaçant, même une seule journée de congé de maladie pourrait avoir un impact négatif sur la prestation de services. Cette norme n’est manifestement pas raisonnable et nous ne pourrions pas soutenir une action disciplinaire fondée sur des absences occasionnelles parce que nous n’avons pas prévu de couverture de remplacement. Dans les situations où l’absentéisme a un impact sur les opérations, contactez l’employé & Relations de travail pour obtenir des conseils.