Comment réclamer le kilométrage sur les impôts américains

Dépenses

Il est important de comprendre quels types de conduite l’IRS permet aux employés et à ceux qui sont indépendants de déduire sur leur déclaration de revenus. Nous avons compilé le guide ci-dessous pour vous aider à vous assurer que vous inscrivez le kilométrage conformément aux dernières règles de l’IRS.

Suivre votre kilométrage professionnel

Pour demander des déductions de kilométrage, vous devez d’abord tenir des registres précis de votre kilométrage. Pendant des décennies, les gens ont suivi leur kilométrage professionnel avec un stylo et du papier.

Heureusement, la technologie a progressé et il existe maintenant des applications de suivi du kilométrage qui rendent l’enregistrement du kilométrage professionnel plus facile que jamais. Everlance est la solution de suivi du kilométrage la mieux notée, car elle suit automatiquement et de manière fiable le kilométrage professionnel, et compile toutes vos données dans des rapports conformes à l’IRS.

Si vous êtes propriétaire d’une entreprise, c’est aussi une bonne idée d’avoir des exigences spécifiques en place pour les journaux de kilométrage de vos employés. Vous pouvez télécharger un modèle de journal kilométrique Excel gratuit à distribuer à votre personnel, afin qu’il soit conscient de ce que l’on attend de ses rapports s’il suit son kilométrage manuellement.

Le taux kilométrique standard de l’IRS

Le taux kilométrique standard de l’IRS est le taux de remboursement standard des kilomètres fixé par l’IRS chaque année afin que les employés, les entrepreneurs et les employeurs puissent l’utiliser à des fins fiscales. Ce taux fluctue d’année en année et s’applique aux véhicules, y compris les voitures, les camions et les fourgonnettes.

Pour l’année fiscale 2020, ces taux sont :

• 57,5 cents par mile pour les miles professionnels parcourus (en baisse de 0.5 cents par rapport à 2019)
• 17 cents par mile parcouru à des fins médicales ou de déménagement (baisse de 3 cents par rapport à 2019)
• 14 cents par mile parcouru au service d’une organisation caritative (actuellement fixé par le Congrès)

La plupart des entreprises structurent leurs politiques de remboursement des employés autour de la déduction standard de l’IRS pour les miles professionnels de 58 cents, tandis que d’autres entreprises choisissent de mettre en œuvre un taux plus élevé ou plus bas pour rembourser leurs employés.

Par exemple, si une entreprise opère dans une région qui a des coûts de carburant plus élevés, alors elle peut utiliser un taux de remboursement plus élevé que le taux standard de l’IRS.

Même si une entreprise n’a pas de programme de remboursement des employés en place, alors les employés peuvent être en mesure de déduire leurs frais de kilométrage professionnel – en utilisant le taux de kilométrage standard de l’IRS – de leur revenu brut.

Les contribuables ont également la possibilité de déduire les dépenses réelles – y compris l’essence, l’assurance, le stationnement, les réparations et la dépréciation – plutôt que d’utiliser le taux kilométrique standard, mais beaucoup conviendront que l’utilisation de cette méthode peut exiger beaucoup plus de temps et de travail. En outre, vos dépenses professionnelles totales d’employé doivent dépasser 2 pour cent de votre revenu brut ajusté pour demander cette déduction.

Comment réclamer le kilométrage sur les impôts

Les employés peuvent suivre leur kilométrage vers et depuis les obligations professionnelles, tout en documentant également le but de chaque voyage, et réclamer leur kilométrage en conséquence sur leurs déclarations de revenus, mais des exceptions s’appliquent. Selon l’IRS:

« Un contribuable ne peut pas utiliser le taux de kilométrage standard d’entreprise pour un véhicule après avoir utilisé toute méthode d’amortissement dans le cadre du système de recouvrement accéléré des coûts modifié (MACRS) ou après avoir demandé une déduction en vertu de la section 179 pour ce véhicule. En outre, le taux de kilométrage standard d’entreprise ne peut pas être utilisé pour plus de quatre véhicules utilisés simultanément. »

Bien que cela puisse être une évidence, les employés ne peuvent pas déduire leur trajet quotidien, aussi merveilleux que cela puisse être.

Il est également important de noter la FLSA kickback rule, qui est une exception concernant les remboursements de kilométrage que les entreprises doivent respecter si leurs employés gagnent près ou au salaire minimum.

Dans le cadre du Tax Cuts and Jobs Act (TCJA), les contribuables ne peuvent plus demander une déduction détaillée diverse pour les frais de déplacement des employés non remboursés. Cette déduction a été éliminée de l’annexe A aux côtés de déductions similaires. Cependant, cela n’affecte pas les déductions qui sont réclamées de manière appropriée sur une annexe C pour ceux qui sont des travailleurs indépendants ou des entrepreneurs indépendants.

Si vous êtes un travailleur indépendant ou un entrepreneur indépendant, voici les règles pour la déduction du kilométrage et les déplacements quotidiens. Vos kilomètres déductibles dépendent de l’endroit où se trouve votre principal lieu d’activité. Si vous travaillez depuis votre domicile, tous vos miles sont généralement déductibles chaque fois que vous montez dans votre voiture et conduisez dans un but lié à votre activité.

Selon l’IRS, si vous conduisez pour rencontrer un client, puis retournez directement chez vous, l’ensemble du trajet est lié à l’activité et donc déductible. Vous pouvez également déduire les frais de conduite entre le lieu de votre entreprise et les activités liées au travail, même s’il s’agit simplement de déposer des colis à la poste.

Si vous exploitez votre entreprise ailleurs qu’à votre domicile, vous ne pouvez pas déduire les kilomètres parcourus pour vous rendre à cet endroit, car cela est considéré comme un trajet domicile-travail.

Déduction du kilométrage : professionnel ou personnel

Il va sans dire que seul le kilométrage utilisé à des fins professionnelles peut être déduit de vos impôts, et non le kilométrage utilisé pour des déplacements personnels. Faire la navette entre votre bureau et votre domicile est considéré comme un déplacement personnel, tout comme la tasse de café que vous avez arrêtée en chemin, même si beaucoup d’entre nous ont besoin d’une dose quotidienne de caféine pour faire leur travail.

Ceci peut rendre les choses compliquées lorsqu’il s’agit de suivre le kilométrage, car beaucoup d’entre nous font des courses personnelles, comme aller chercher leur pressing ou faire un arrêt à l’épicerie, en même temps que nous pouvons conduire pour des raisons professionnelles.

Everlance offre une solution facile pour distinguer les trajets professionnels et personnels, même s’ils sont mélangés dans le même trajet. Chaque fois que vous montez dans votre voiture pour vous rendre à votre prochaine destination, ouvrez l’application Everlance.

Si vous vous rendez à une réunion avec un client à son bureau, glissez à droite pour les affaires. Si vous allez dîner avec un ami après une réunion avec un client, glissez à gauche pour le personnel. De cette façon, tout votre kilométrage professionnel est enregistré séparément, et Everlance calculera même votre déduction immédiatement, sur la base du taux kilométrique standard.

Everlance vous permet également de suivre d’autres types de dépenses professionnelles. Il suffit de prendre une photo de votre reçu et l’application le stockera en toute sécurité dans le cloud. Vous pouvez même relier directement votre carte de crédit ou votre compte bancaire pour suivre les dépenses de cette façon, également.

Conclusion

Quand vient le temps de préparer vos impôts, il suffit de télécharger vos rapports de suivi du kilométrage et des dépenses Everlance et de les envoyer à votre comptable. Everlance a ouvert la voie pour économiser les entreprises et ceux qui sont indépendants des tonnes de temps, d’argent et de tracas quand il s’agit de suivre le kilométrage et les dépenses de l’entreprise.

Que vous soyez un propriétaire d’entreprise avec plusieurs employés, ou que vous soyez indépendant, Everlance offre des plans personnalisés à choisir en fonction des besoins de votre propre entreprise. Explorez leurs options de suivi du kilométrage et des dépenses et rationalisez votre comptabilité, tout en éliminant également les suppositions et les erreurs qui, souvent, vont de pair.