Créer des manuels d'instructions efficaces sur le plan rhétorique

Manuels d’instructions

Beaucoup de gens associent les manuels d’instructions aux appareils électroménagers, aux accessoires informatiques et aux produits qui nécessitent un assemblage (par exemple, les meubles). Parce que nous ne nous trouvons pas à les utiliser régulièrement ou que nous en venons à les attendre uniquement dans certains contextes, il est facile d’oublier leur importance. La qualité d’un mode d’emploi bien conçu peut passer inaperçue. Pourtant, lorsque nous rencontrons des frustrations en assemblant une bibliothèque ou un jouet, ou en essayant de comprendre comment modifier ou activer un réglage particulier d’un appareil électroménager, l’importance d’un manuel d’instructions bien conçu devient évidente.

Comprendre la situation rhétorique des manuels d’instructions

Les manuels d’instructions, comme d’autres types de textes, sont façonnés par une situation rhétorique. Les choix que font les rédacteurs techniques en matière de contenu et de forme dépendent de l’objectif du manuel d’instructions, du public visé et du contexte dans lequel le manuel est utilisé. Lorsque vous rédigez votre propre manuel d’instructions, tenez compte des idées et des questions suivantes concernant la situation rhétorique.

But

En général, le but d’un manuel d’instructions est de familiariser l’utilisateur avec le produit et/ou de le guider à travers une série d’étapes qui mènent à la réalisation d’une tâche. Cependant, chaque manuel d’instruction aura également un résultat plus spécifique. Identifier ce résultat spécifique vous aidera à prendre des décisions rhétoriques plus efficaces en matière de contenu et de conception. Demandez-vous :

Quel est le ou les résultats spécifiques visés par les instructions ? (par exemple, faire un gâteau à partir de zéro, installer un climatiseur, etc.)
En plus d’aider les utilisateurs à atteindre le(s) principal(aux) résultat(s) souhaité(s), le manuel sert-il d’autres objectifs ? (par exemple, offrir des conseils de dépannage, enseigner aux utilisateurs comment accomplir des tâches supplémentaires simples nécessaires à l’atteinte de l’objectif principal)

Audience

Créer un profil de votre public (c’est-à-dire l’utilisateur principal auquel le document est destiné) fait partie intégrante des choix réfléchis concernant la portée, le contenu et la conception. Considérez ces questions sur le public avant de rédiger :

Quel est le degré de familiarité ou d’expertise du public concernant le sujet du manuel d’instructions ?
Quel est le niveau de confort général du public en ce qui concerne l’apprentissage de nouvelles compétences liées aux logiciels, aux applications, aux recettes, etc. Comment votre manuel d’instructions répondra-t-il au style d’apprentissage, aux objectifs et aux besoins liés aux tâches de votre public ?

Contexte

Pensez au contexte comme la situation temporelle, sociale, technologique et culturelle entourant la création et l’utilisation du manuel d’instructions. Les questions suivantes vous aideront à identifier le contexte :

De combien de temps disposerez-vous pour réaliser ce manuel d’instructions ?
L’utilisateur a-t-il des contraintes de temps ?
Quelles contraintes technologiques devez-vous prendre en compte pour créer le manuel d’instructions ? Tenez compte de vos compétences en matière de technologie et du niveau d’accès.
Comment votre public aura-t-il accès au manuel ? (Par exemple, le public peut accéder au manuel en ligne via le site Web d’une entreprise)
Quels outils ou matériels supplémentaires supposez-vous que le public possède déjà ? Auront-ils accès à la technologie ou au matériel nécessaire pour suivre les instructions ? (par exemple, pour réussir à construire une étagère, l’utilisateur aura besoin d’un marteau, d’un tournevis et d’un espace de travail ouvert)
De quel point de vue culturel rédigez-vous le manuel d’instructions ? L’auditoire partagera-t-il ce même contexte culturel ? (par exemple, une recette allemande qui demande du sucre vanillé, un ingrédient difficilement disponible aux États-Unis, devra peut-être être modifiée pour les utilisateurs américains)

Utiliser la connaissance de la situation rhétorique pour faire des choix rhétoriques efficaces

Bien que la plupart des manuels d’instructions s’appuient sur certaines conventions standard, chaque manuel d’instructions doit être adapté pour atteindre un objectif spécifique pour un public particulier dans un contexte donné. La section suivante présente certaines caractéristiques communes des manuels d’instructions, tout en tenant compte de la situation rhétorique et de la façon dont elle peut exiger de s’écarter de certaines conventions.

Scope

La situation rhétorique aide à déterminer la quantité de détails à inclure dans un manuel d’instructions. Par exemple, la portée d’un manuel d’instructions pour l’assemblage d’un bureau est facile à déterminer car il n’a qu’un seul résultat : assembler le bureau. Cependant, le manuel d’utilisation d’un appareil photo numérique à objectif unique (DSLR) peut être rédigé à l’intention d’utilisateurs amateurs ou plus expérimentés et peut nécessiter des instructions pour effectuer des tâches de base (par exemple, l’installation de la batterie et de la carte mémoire) ainsi que des tâches plus avancées (par exemple, le réglage des paramètres pour des environnements de prise de vue spécifiques), le réglage des paramètres pour des environnements de prise de vue spécifiques).

Contenu

Certaines sections standard des manuels d’instructions comprennent une partie avant, une introduction, une série d’étapes, une conclusion et une partie arrière, bien que certains manuels puissent ne pas utiliser toutes ces sections ou les étiqueter de cette façon. Par exemple, on trouve souvent des parties avant et arrière détaillées dans des manuels plus longs et plus complexes. La plupart des ensembles d’instructions contiennent cependant une introduction qui fournit les informations nécessaires pour effectuer les étapes de manière sûre et efficace. L’introduction peut comprendre une explication sur la personne qui doit effectuer la tâche (l’utilisateur doit peut-être maîtriser une certaine compétence), le matériel nécessaire, les précautions que l’utilisateur doit prendre (conseils de sécurité ou autres avertissements) et, dans certains cas, une estimation de la durée du processus (une caractéristique commune des recettes). Dans certains cas, il est nécessaire d’inclure une explication de la raison pour laquelle l’utilisateur doit suivre les instructions. Par exemple, les instructions pour changer l’huile dans une voiture peuvent expliquer pourquoi la tâche est nécessaire pour le bon fonctionnement du véhicule.

Suivant ce matériel d’introduction, on trouve la séquence d’instructions étape par étape. Voir la section suivante sur le « langage » pour savoir comment rédiger des étapes claires et efficaces. Enfin, un manuel d’instructions peut inclure un « Guide de dépannage » ou une section de « Conseils » pour aider les utilisateurs à résoudre les problèmes courants qu’ils peuvent rencontrer en suivant les instructions ou après avoir terminé le processus.

Langage

Les questions sur le « public » et le « contexte » ci-dessus peuvent vous guider dans le choix d’un langage efficace. Les sous-sections suivantes comprennent des explications sur les caractéristiques linguistiques courantes des manuels d’instructions ainsi que des conseils pour écrire de façon claire et concise dans ce genre.

Humeur impérative

Les instructions, comme les commandements, utilisent souvent l’humeur impérative. Pour écrire de cette façon, adressez-vous directement à votre public en utilisant la voix active et des verbes spécifiques. Laquelle des phrases suivantes fournit l’instruction la plus claire ?

« Appuyez sur le bouton rouge pour commencer à jouer »
« Lorsque le bouton rouge est enfoncé, le jeu commence »
« L’opérateur doit appuyer sur le bouton »

Bien qu’un utilisateur puisse probablement comprendre n’importe laquelle de ces phrases, la première fournit l’explication la plus claire de l’action que l’utilisateur doit effectuer. La deuxième construction, passive, ne précise pas qui doit appuyer sur le bouton. Le troisième exemple fait référence à un sujet vague, l' »opérateur », ce qui peut dérouter l’utilisateur.

Choix des mots

Lors de la rédaction d’instructions, il est important de bien considérer le choix des mots car, dans certains cas, la sécurité de l’utilisateur est en jeu. Pour cette raison, efforcez-vous de faire preuve de clarté et de concision. Pour prendre des décisions efficaces sur le choix des mots, tenez compte du niveau d’expertise et du contexte culturel de votre public principal. Vous trouverez peut-être nécessaire de

définir des termes complexes.
Écrire en toutes lettres les acronymes la première fois qu’ils sont présentés (par ex, appareil photo reflex numérique à objectif unique, DSLR).
éviter d’utiliser des simulations, des métaphores, de l’argot ou des substitutions qui peuvent confondre les utilisateurs.
utiliser un langage simple, car dans certains cas, de graves conséquences juridiques peuvent survenir lorsqu’un ensemble d’instructions n’est pas clair. Pour en savoir plus sur le langage clair, voir http://www.plainlanguage.gov/index.cfm
inclure des traductions des instructions en plusieurs langues.
utiliser des titres et des sous-titres brefs et informatifs

Consistance et parallélisme

La structure parallèle, ou parallélisme, signifie utiliser la même structure grammaticale pour présenter des informations ou des idées. Le parallélisme est souvent utilisé pour améliorer la lisibilité et créer une cohérence.

Cette liste numérique d’instructions contient une étape qui rompt la structure parallèle. Laquelle de ces étapes semble différente des autres ?

Retirez la vis pour ouvrir le compartiment à piles.
Insérez les piles en suivant l’image sur le compartiment à piles.
Maintenant, vous pouvez fermer le compartiment et le visser.

L’étape trois rompt la structure parallèle de la liste parce qu’elle ne commence pas par un verbe directif.

Les rubriques suivantes utilisent-elles une structure parallèle ? Pourquoi ou pourquoi pas ?

« Installer les piles »
« Éteindre/allumer l’appareil »
« Comment charger votre appareil »

Conception

La conception de documents fait référence à la façon dont l’information est organisée et présentée. Parce que les visuels demandent moins de temps à traiter, les utilisateurs remarqueront généralement – et réagiront à – la qualité de la conception avant la qualité du contenu. Même si vous choisissez de ne pas inclure d’images ou de graphiques, vous devrez tenir compte de la conception. Il s’agit notamment de faire des choix concernant la mise en page, l’ordre des informations, la taille de la police, la typographie, les titres, la couleur et les espaces blancs. Les éléments de conception doivent guider l’utilisateur dans le manuel de manière fluide. Cela signifie que le document doit pouvoir être scanné ; un document scannable permet aux utilisateurs de naviguer dans le contenu pour trouver des informations spécifiques. Comme pour tout document, les décisions concernant la conception doivent tenir compte du public, de l’objectif et de la facilité d’utilisation globale.

Consistance/Répétition

Utiliser un élément de conception de manière uniforme dans l’ensemble du document guide les utilisateurs en leur donnant une idée de ce à quoi ils peuvent s’attendre (par exemple, la même police de caractères et la même taille pour tous les titres ; la même mise en page d’une page à l’autre).

Contraste

Utiliser un élément de conception pour mettre en évidence des informations ou des caractéristiques spécifiques du manuel (par exemple, mettre un mot en majuscule pour le mettre en valeur ; placer un encadré ou une bordure autour d’un élément ; changer de couleur pour le mettre en valeur). Le contraste est principalement efficace lorsqu’un document fait preuve de cohérence dans l’ensemble. S’il y a un manque de cohérence, il est plus difficile de créer un contraste.

Alignement

L’organisation des éléments sur une page avec un alignement horizontal et/ou vertical crée une hiérarchie et une structure, et peut être utilisée pour aider à atteindre l’équilibre, le contraste ou la cohérence. Par exemple, ce document utilise l’alignement vertical pour créer une hiérarchie entre le nom d’un élément de conception, qui est aligné à gauche, et sa description, qui est en retrait.

Equilibre

Répartir les éléments de façon égale dans un espace donné. Pour y parvenir, il faut tenir compte du poids de chaque élément – c’est-à-dire de la tendance de l’œil à graviter vers un élément. Par exemple, étant donné qu’une image pèse plus que le texte, les décisions relatives au placement de l’image doivent tenir compte de la façon d’équilibrer son poids par rapport aux autres éléments afin d’éviter toute confusion visuelle.

Espace blanc

Utiliser l’espace blanc pour créer un document professionnel et équilibré. Plutôt que d’indiquer la couleur de l’espace, cet élément de conception fait référence à une absence d’images et de texte. L’espace blanc permet de distinguer les éléments individuels et les groupes d’éléments (c’est-à-dire les sections du manuel) et facilite la numérisation des documents.

Groupement/proximité

Placer des images ou des contenus connexes à proximité les uns des autres. Par exemple, regrouper les images de tout le matériel nécessaire pour effectuer la tâche donnée.

Color

Sélectionner les couleurs pour créer un contraste et une emphase, pour guider les lecteurs à travers l’espace et pour concevoir un document visuellement agréable. Vous devez considérer le document dans son ensemble afin de créer un schéma de couleurs cohérent. Par exemple, si vous souhaitez utiliser le bleu dans votre document, vous devez vous assurer qu’il est utilisé de manière cohérente et qu’il complète les autres couleurs du document. Ceci est particulièrement important lors de l’intégration de graphiques et/ou d’images en couleur.

Images

Choisir des images appropriées pour le contexte donné et l’objectif du manuel. Vous devez déterminer si les images sont destinées à être autonomes ou à compléter les instructions écrites. Considérez les types d’images, tels que les dessins, les photos et les illustrations graphiques et si des callouts ou des annotations supplémentaires sont nécessaires pour mettre en évidence des parties spécifiques de l’image. Les images doivent être choisies pour compléter les autres éléments de conception du manuel.

Conclusion

Un bon manuel d’instructions commence par un examen attentif de la situation rhétorique – objectif, public et contexte. Cette information est essentielle pour faire des choix à la fois appropriés et efficaces sur le contenu, la langue et la conception. Dans un calendrier idéal, les rédacteurs techniques ont la possibilité de réaliser des tests d’utilisation, qui sont conçus pour évaluer dans quelle mesure un document remplit son objectif. Une fois votre manuel d’instructions testé, vous intégrerez les commentaires reçus pour finaliser sa conception et son contenu.

Exercice 1 – Familiarisez-vous avec les manuels d’instructions

Le site Web suivant contient plusieurs exemples de manuels d’instructions à code source ouvert. Suivez ce lien, parcourez la liste et choisissez un manuel à examiner en profondeur. Parcourez le manuel pour vous familiariser avec son contenu et sa conception. Ensuite, dans un mémo à votre instructeur ou à vos camarades de classe, abordez les points suivants.

Identifiez la situation rhétorique

Qui est le public ? Comment savez-vous qui est l’auditoire ? Que pouvez-vous supposer à propos du public en vous basant sur le contenu et les choix de conception du manuel ?
Quel est l’objectif du document ? Comment savez-vous qu’il s’agit de l’objectif principal (c’est-à-dire quels choix de contenu et de conception signalent l’objectif) ?
Quel contexte informe le contenu écrit et la conception de ce manuel ?

Examiner les choix de composition

Décrire la portée et l’organisation générales du manuel. Dans quelle mesure le manuel est-il détaillé ? Que couvre-t-il ? Comment les informations sont-elles organisées ?
Toutes les « caractéristiques standard » du contenu sont-elles couvertes dans ce manuel ? Pourquoi ou pourquoi pas ? Y a-t-il des caractéristiques supplémentaires ? Quelles sont-elles et quel est leur(s) objectif(s) ?
Localiser et décrire des exemples de choix linguistiques efficaces. Expliquez pourquoi vous les trouvez efficaces.
Localiser et décrire des exemples de conception efficace. Expliquez pourquoi vous les trouvez efficaces.
Si vous étiez l’auteur de ce manuel, qu’auriez-vous fait différemment et pourquoi ?

Exercice 2 – Planification d’un manuel d’instructions

Imaginez que vous rédigez un manuel d’instructions pour un processus ou un produit que vous connaissez bien et répondez aux invites suivantes .