Créer une facture à partir d’un devis en 3 étapes faciles : Un mode d’emploi pour les petites entreprises

Créer une facture à partir d’un devis est une bonne idée car vous copiez sur les postes et les coûts que votre client a déjà approuvés, selon le Houston Chronicle. Cela rend également la facturation beaucoup plus simple, ce qui est important car les factures sont la clé pour être payé.

Convertir un devis en facture ne doit pas être un processus douloureux. Les logiciels de comptabilité le rendent simple. Vous pouvez également copier les informations manuellement en suivant les étapes faciles suivantes.

Dans cet article, nous couvrirons :

• Copier les informations
• Personnaliser la facture
• Expliquer toute modification

Copier les informations

Créer une facture à l’aide d’un logiciel de comptabilité

En général, il est assez simple de convertir un devis existant en facture à l’aide d’un logiciel de comptabilité.

Dans FreshBooks, vous accédez à la page des devis via le menu, cochez le devis que vous souhaitez convertir, puis cliquez sur « Convertir en facture. » Vous pouvez ensuite modifier la nouvelle facture en fonction de vos besoins et l’envoyer en ligne ou l’imprimer pour l’envoyer par courrier postal.

Freshbooks dispose également de fonctionnalités qui vous permettent de réaliser facilement des devis et des factures à l’aide de modèles professionnels.

Créer une facture manuellement

Copiez les informations du projet de votre devis sur un modèle de facture (vous pouvez télécharger ce modèle de facture gratuit). Si vous utilisez la facturation progressive, c’est-à-dire que vous ne facturez qu’une partie d’un projet, copiez uniquement les postes et les coûts que vous voulez facturer dès maintenant.

Certaines petites entreprises préfèrent facturer un pourcentage des coûts de main-d’œuvre ou de matériel. Même si vous convertissez automatiquement une estimation en facture à l’aide d’un logiciel de comptabilité, vous devrez peut-être ajuster manuellement vos coûts de main-d’œuvre ou de matériel, selon le Houston Chronicle.

Vous pouvez également réaffecter votre estimation existante en facture. Utilisez le format que vous préférez, qu’il s’agisse de Word, Excel, Google Docs ou PDF. Dans l’étape suivante, nous discuterons des champs que vous devez modifier.

Personnaliser la facture

Il est maintenant temps de personnaliser les informations de votre devis pour en faire une facture.

Demandez-vous d’abord :

• Les postes ou les prix ont-ils changé ?
• Voulez-vous facturer l’ensemble du projet ou seulement une partie ? Dans ce dernier cas, utilisez les techniques de facturation progressive de la première étape.

Les informations suivantes resteront les mêmes :

• Coordonnées pour vous et votre client
• Votre logo
• Services et coûts de votre devis que vous voulez facturer

Vous devrez modifier les éléments suivants :

• Changer la date en date d’aujourd’hui
• Changer le numéro de l’estimation en numéro de facture
• Inclure une date d’échéance de paiement (ou de paiements)
• Supprimer tout calendrier ou date d’achèvement du projet
• Vérifier à nouveau que vous incluez les services et les coûts appropriés
• Supprimer tout terme de l’estimation, comme la durée de validité de l’estimation
• Supprimez toute note sur les services et les coûts exclus de l’estimation
• Vérifiez deux fois la taxe de vente et le montant total dû
• Incluez les conditions de paiement (y compris la façon dont vous voulez être payé et les frais de retard éventuels)

Vous avez besoin d’aide pour remplir votre facture ? Cet article vous explique exactement comment rédiger une facture professionnelle.

Voici un exemple de facture dans FreshBooks qui comprend tous les éléments clés :

Source : FreshBooks

Expliquez tout changement

Tout poste ou coût de la facture qui diffère de ce qui figure sur votre estimation doit être clarifié avec le client au préalable. Préparez d’abord une estimation mise à jour pour la faire approuver par le client. Le simple fait de soumettre une facture avec des changements non approuvés nuira à votre relation avec votre client et rendra moins probable votre paiement.

Une fois que le client a approuvé les changements dans la portée du projet, incluez une note dans votre facture faisant référence au numéro d’estimation mis à jour. Incluez une ligne distincte avec les frais supplémentaires, le cas échéant.

Doublez votre travail et envoyez ensuite la facture à votre client. Envoyez-la par courriel ou imprimez-la et postez-la, selon ce que votre client préfère. Mettez un rappel dans votre calendrier à la date d’échéance du paiement (ou des paiements) au cas où vous auriez besoin de faire un suivi avec votre client.

Les gens demandent aussi :

• Comment convertir une estimation en une soumission ?
• Comment convertir un devis en bon de commande ?
• Comment transformer une facture en devis ?

Comment convertir un devis en offre ?

Vous ne pouvez pas convertir un devis en offre. Cependant, vous pourriez convertir une estimation en une soumission.

Cela dit, les termes « soumission » et « offre » sont souvent utilisés de manière interchangeable, selon ThoughtBubble.

Par définition, une soumission est un document produit par une entreprise (l’acheteur). Il décrit le projet et demande des offres aux fournisseurs.

• Par exemple, une agence gouvernementale envoie un appel d’offres à trois entrepreneurs demandant des offres pour rénover leurs bureaux. Les entrepreneurs rédigent chacun une offre qui détaille le prix qu’ils demanderont pour réaliser le projet. L’agence choisit ensuite un gagnant parmi les trois offres.

Pour convertir une estimation en une offre, procédez comme suit :

1. Examinez l’offre de l’acheteur (également appelée demande de propositions ou « DP »). Vous avez peut-être préparé une estimation générale avant de regarder les exigences spécifiques de l’acheteur. L’appel d’offres devrait inclure la façon dont les coûts devraient être ventilés et rédigés, selon Info Entrepreneurs.
2. Ajouter une ventilation détaillée si l’appel d’offres en demande une. Cela pourrait inclure le temps et les coûts du personnel/de la direction/de l’administration, les estimations des dépenses remboursables et les coûts à chaque étape du projet (hebdomadaire ou mensuel, par exemple).
3. Révaluez le coût total de votre projet. Si votre offre est acceptée, vous devrez vous engager sur ce coût (contrairement à une estimation qui n’est que cela, une approximation).
4. Vérifiez à nouveau que vous avez inclus les taxes de vente, mentionnez quelle devise vous utilisez et écrivez le coût total du projet en mots et en chiffres.
5. Dites combien de temps vos prix sont valables.
6. Ajoutez une clause de non-responsabilité comptabilisant les coûts surprises potentiels ou les travaux supplémentaires et détaillez la raison pour laquelle vous les incluez.

Vous pouvez en savoir plus sur la différence entre les estimations, les devis, les offres et les propositions sur le blog FreshBooks.

Comment convertir une estimation en bon de commande ?

Disons que votre estimation est approuvée par votre client. Vous devez acheter des matériaux ou des fournitures énumérés dans l’estimation à l’un de vos fournisseurs.

• Par exemple, un peintre inclut dans son estimation qu’il aura besoin d’acheter deux gallons de peinture pour terminer le travail. Le client approuve le devis. Le peintre émet alors un bon de commande à sa quincaillerie locale pour les deux gallons de peinture.

Un logiciel de comptabilité vous permettra souvent de créer automatiquement un bon de commande à partir d’un devis.

Vous pouvez également le faire manuellement à partir d’un document Word, Excel ou PDF. Un bon de commande doit inclure plusieurs éléments essentiels, selon InTouch Manufacturing Services, qui sont décrits ci-dessous.

Pour convertir un devis en bon de commande :

• Changer les informations de votre client en informations de votre fournisseur
• Modifier la date d’émission en date d’aujourd’hui
• Changer le numéro du devis en numéro de commande (PO)
• Ajouter une adresse d’expédition pour les produits ou les marchandises
• Supprimez tous les postes sauf ceux que vous voulez acheter
• Vérifiez deux fois la taxe de vente et le total
• Incluez les modalités de paiement (comment et quand vous paierez les marchandises)

Comment transformer une facture en devis ?

Par erreur, vous avez peut-être établi une facture au lieu d’un devis. Vous voulez transformer la facture en devis. Il est généralement difficile de le faire automatiquement dans un logiciel de comptabilité. Vous devrez peut-être copier et coller les informations de votre facture dans un modèle de devis.

FreshBooks facilite la production et l’envoi rapides de devis professionnels.

Pour transformer manuellement une facture en devis, modifiez votre facture en suivant les étapes suivantes :

• Changer le titre de « facture » en « devis »
• Modifier la date
• Changer le numéro de facture en numéro de devis
• Ajouter tout calendrier et une date d’achèvement prévue
• Modifier les services, si nécessaire
• Modifier les coûts, si nécessaire
• Mentionner les exclusions (ce que le projet n’inclura pas)
• Doubler la taxe de vente et le total
• Inclure les termes et conditions (par exemple, comment les coûts supplémentaires seront tarifés)

Pour en savoir plus sur la façon de rédiger un excellent devis, consultez le blog FreshBooks.

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