Par Beth Buehler
Connaître les objectifs distincts des retraites d’affaires et des réunions d’affaires est très important pour les personnes qui sont chargées de planifier de tels rassemblements ou qui font partie d’une équipe de planification plus importante. Les dirigeants de quatre sociétés de gestion de destinations (DMC) basées au Colorado aident à expliquer la différence.
Quelle est la différence entre une retraite d’affaires et une réunion d’affaires ?
Une retraite d’affaires se concentre beaucoup plus sur la stratégie de haut niveau, combinée à beaucoup de « temps d’espace blanc » pour les participants. Typiquement, l’objectif d’une retraite est de sortir les penseurs de haut niveau de leur emploi du temps quotidien chargé et de les emmener dans un cadre intime qui leur permet de vraiment libérer leur processus de pensée créative. J’imagine un cadre plus détendu, beaucoup de temps à l’extérieur, des tables rondes informelles, des randonnées guidées, etc. pour inspirer un processus de réflexion plus stratégique. Une réunion d’affaires est généralement très structurée et axée sur un service essentiel au sein d’une organisation. Dans de nombreuses réunions que nous avons vécues, les participants écoutent plus qu’ils ne participent, et le contenu est déterminé par les cadres de l’entreprise ou du service. – Kathy Fort Carty, DSC, Allied PRA
Une retraite est généralement une réunion plus petite qui se réunit dans une destination hors des sentiers battus ; les exemples incluent les dude ranches et les propriétés expérimentales qui offrent aux participants un cadre inhabituel qui inspire des opportunités de réseautage et de liens organiques. Une réunion d’affaires se déroule généralement dans un hôtel non loin de l’aéroport, avec un espace de réunion et un support audiovisuel adaptés à la taille et à la portée de la réunion. Une réunion d’affaires est axée sur le contenu, tandis qu’une retraite est axée sur l’expérience de la destination par les participants en tant que groupe. – Melissa Layton, Operation Altitude
Il est difficile de battre l’aura de propriétés historiques comme le C Lazy U Ranch près de Granby. Courtoisie C Lazy U Ranch.
La principale différence que nous expérimentons est qu’une retraite comprend plus d’éléments à l’ordre du jour en dehors de la réunion d’affaires, tels que des activités de groupe, le team-building ou des sorties pour explorer la destination. Souvent, il y a aussi des éléments de rajeunissement ou de relaxation. – Nicole Marsh, Imprint Group
Une réunion d’affaires est axée sur les besoins immédiats d’une entreprise ou sur un sujet spécifique qui doit être abordé. Une retraite d’entreprise est un moment de renforcement de l’équipe, de réflexion et de concentration sur les personnes et la façon dont elles travaillent ensemble pour atteindre les objectifs. – Deana Mitchell, Realize Colorado, un partenaire DMC mondial
Quel est votre meilleur conseil pour planifier une retraite d’entreprise ?
Trouvez un lieu convaincant qui incite les invités à participer, à se détendre et à se connecter avec leurs collègues. – Melissa Layton
Assurez-vous d’avoir un bon équilibre entre les sujets/sessions de réunion ainsi que du temps pour créer des liens en équipe. – Nicole Marsh
Planifiez un conférencier ou une activité qui soude le groupe, les aidant à mieux se connaître et à se comprendre afin d’être plus productifs en tant qu’équipe à l’avenir. – Deana Mitchell
Choisissez un lieu unique dans le Colorado qui permette aux participants de faire beaucoup d’exercice, de passer du temps en plein air, de manger sainement et de dormir. Laissez-les recharger leurs batteries tout en participant à un événement de planification stratégique. – Kathy Fort Carty
Quel est votre meilleur conseil pour planifier une réunion d’affaires?
Choisissez un lieu propice aux réunions, notamment une facilité d’accès, de solides commodités de réunion et peut-être pas trop de distractions par rapport à l’ordre du jour de la réunion. – Nicole Marsh
Trouvez un espace propice à la concentration sur le sujet à traiter, mais proche de quelque chose d’amusant pendant une pause ou pour la soirée. – Deana Mitchell
Assurez-vous que les objectifs de la réunion sont bien intégrés aux expériences de la destination. Bien qu’il y ait toujours des objectifs d’apprentissage/d’affaires qui doivent être atteints par l’organisation, vous pouvez généralement faire sortir les participants d’une salle de réunion standard pour participer à des activités qui leur permettent de collaborer, de communiquer et de résoudre des problèmes ensemble. En faisant participer les participants et en leur faisant vivre des situations ensemble, vous créerez une culture d’entreprise plus forte et encouragerez l’innovation et la créativité au travail. – Kathy Fort Carty
Sélectionner un hôtel situé au centre, facile d’accès et disposant d’un espace de réunion adapté à l’agenda du groupe et à ses besoins spécifiques. Denver est une destination idéale pour les réunions avec un transport aérien facile depuis l’est et l’ouest et un choix illimité d’hôtels à moins de 30 minutes de l’aéroport. – Melissa Layton.
Dans le Colorado, il est possible de profiter à la fois du plein air et de l’action urbaine. Courtoisie de The Ritz-Carlton, Denver.
Comment votre approche de la sélection d’un lieu et/ou d’une destination change-t-elle lors de la planification d’une retraite d’affaires par rapport à une réunion d’affaires ?
Pour une réunion d’affaires, vous avez besoin de la connectivité/technologie. Pour une retraite d’affaires, profitez du grand air que le Colorado a à offrir et minimisez la technologie ! – Deana Mitchell.
Il existe de nombreuses options pour sortir en plein air dans le Colorado. Courtesy Visit Vail Valley.
Nous commençons par écouter nos clients et les parties prenantes de la réunion pour vraiment comprendre les objectifs et les priorités du programme. Certains clients peuvent déclarer qu’ils veulent une réunion d’affaires, mais lorsqu’ils décrivent la « sensation » qu’ils veulent pour leurs participants, nous pouvons les orienter vers un lieu moins traditionnel. Le choix du lieu d’une réunion d’affaires dépend le plus souvent de la taille du groupe, de l’accès à un aéroport, d’un hôtel et d’un espace de réunion de taille appropriée. Si le groupe est petit, il pourra choisir un hôtel de charme dans le centre-ville de Denver plutôt qu’un grand hôtel d’entreprise avec accès au Colorado Convention Center. Les retraites ont tendance à être plus intimes, et le choix du lieu de réunion consiste souvent à trouver le bon emplacement/destination, qui reste facilement accessible mais permet le type d’expérience que le client recherche. Par exemple, pour une retraite de yoga, il faudra réserver un lieu offrant un accès à un espace de yoga intérieur/extérieur et très probablement une alimentation saine. Une retraite de planification stratégique pour les cadres peut encore vouloir un hôtel/lodge très accessible, mais peut-être choisira-t-elle une station de montagne qui permet vraiment aux cadres de se détendre, de se déconnecter un peu et de se rassembler dans une variété d’espaces intimes dans et autour de la propriété. – Kathy Fort Carty
Un lieu de retraite d’affaires offre une expérience unique qui met en valeur la destination. – Melissa Layton
Lorsque l’on planifie une retraite d’affaires, il faut chercher un lieu ou une destination avec un bon mélange d’aménagements et d’options pour équilibrer le travail et les loisirs. Il est important de permettre à l’équipe de se concentrer sur les deux et de profiter des moments. Lors de la planification d’une réunion d’affaires, il est formidable que les participants puissent découvrir la destination pendant leur temps libre, mais il n’est pas aussi nécessaire de répondre aux activités et aux options du temps libre. – Nicole Marsh
Quelle est la raison principale pour laquelle le Colorado est un bon endroit pour une réunion ou une retraite ?
Nous avons tellement de diversité au Colorado – des hôtels de convention exceptionnels à l’échelle de la ville comme le Hyatt Regency Denver au Colorado Convention Center et le nouveau Gaylord Rockies Resort & Convention Center – et nous pouvons encore offrir une expérience de villégiature incroyable pour un grand groupe au Broadmoor. En ce qui concerne les réunions de petite et moyenne taille, nous avons des hôtels dans nos stations de montagne qui varient en taille, en style et en prix pour convenir aux groupes qui sont soucieux de leur budget ou très haut de gamme. – Kathy Fort Carty.
Le Broadmoor à Colorado Springs offre d’excellentes options pour les réunions d’affaires et les retraites. Courtesy The Broadmoor.
Le Colorado dispose d’options hôtelières idéales pour les réunions d’affaires ainsi que de lieux de retraite excentrés où les participants peuvent se débrancher, tisser des liens et faire du brainstorming. – Melissa Layton
Le Colorado est un excellent endroit pour les réunions et les retraites. Pour les réunions, nous sommes situés au centre, ce qui permet aux participants d’entrer et de sortir facilement, et nous avons une abondance de vols directs. Pour les retraites, nos destinations en ville et en montagne offrent un mélange inégalé de possibilités pour les participants de travailler et de se divertir. – Nicole Marsh
Le Colorado a une façon d’inspirer les gens et de changer leurs perspectives pour sortir des sentiers battus. Même si l’accent est mis sur une réunion d’affaires, il y a beaucoup d’occasions d’avoir une mini-retraite comme une pause de 30 minutes ou une soirée de réseautage pour faire l’expérience du plein air et de la nature ! – Deana Mitchell
Pensées supplémentaires …
Lors de la planification d’un programme de retraite, il est important que les dirigeants estiment qu’il y a suffisamment de contenu et de retour sur investissement (ROI) du point de vue de la réunion pour que la dépense (que ce soit en temps et/ou en argent) en vaille la peine. L’ordre du jour de la réunion et l’accent mis sur les résultats sont tout aussi importants que le temps passé par l’équipe à se rapprocher et à se sentir rafraîchie et rajeunie au retour. Il s’agit d’un équilibre délicat, mais lorsqu’il est planifié correctement, il présente des avantages considérables pour l’organisation. Nous avons récemment « relooké » notre propre voyage d’incitation interne pour qu’il soit appelé et formaté comme une retraite. Nous estimions que le terme incentive évoquait un pur divertissement sans contenu et nous avons trouvé un bon équilibre entre le contenu de la réunion et le temps libre. – Nicole Marsh
Le Colorado a tant à offrir dans de multiples destinations ! En tant que DMC, nous nous spécialisons dans la recherche du bon emplacement et des espaces pour que les clients puissent accomplir leurs objectifs avec l’impact inspirant maximal de notre environnement. – Deana Mitchell
Beth Buehler est rédactrice en chef des magazines Colorado Meetings + Events et Mountain Meetings, a planifié de nombreuses réunions et événements, et aime explorer le Colorado.