Le guide ultime pour un processus Procure-to-Pay vraiment efficace

Le déroulement du processus Procure-to-Pay

Selon la pratique organisationnelle et le besoin en question, les responsables des achats choisissent de réaliser les étapes les plus pertinentes d’un processus Procure-to-Pay. Voici les neuf étapes logiques d’un processus idéal d’approvisionnement jusqu’au paiement.

Etape 1 : Identifier les besoins

La première étape d’un processus d’approvisionnement jusqu’au paiement consiste à déterminer et à définir les besoins de l’entreprise avec l’aide des parties prenantes interfonctionnelles. Une fois qu’un besoin valide est identifié, les équipes d’approvisionnement esquissent des spécifications de haut niveau pour les biens/produits et des termes de référence (TOR) pour les services, ainsi que des énoncés de travail (SOW).

Étape 2 : Créer des demandes d’achat

Après avoir finalisé les spécifications/TOR/SOW, une demande d’achat formelle est créée. Un demandeur soumet le formulaire de demande d’achat rempli après s’être assuré que toutes les exigences administratives nécessaires sont remplies. Les demandes d’achat peuvent être créées pour tout type d’approvisionnement, des achats standard aux contrats de sous-traitance et aux consignations.

Étape 3 : Approbation de la demande d’achat

Les demandes d’achat soumises sont ensuite examinées par les chefs de service ou les responsables des achats. Les approbateurs peuvent approuver ou rejeter une demande d’achat après avoir évalué le besoin, vérifié le budget disponible et validé le formulaire de demande d’achat. Les demandes d’achat incomplètes sont rejetées et renvoyées à l’initiateur pour correction et nouvelle soumission.

Étape 4 : Créer un bon de commande/achat ponctuel

Si les biens/produits demandés présentent des caractéristiques telles que des achats par catégorie non gérés, des achats uniques ponctuels ou des marchandises de faible valeur, alors un achat ponctuel peut être effectué. Sinon, les bons de commande sont créés à partir des demandes d’achat approuvées.

Etape 5 : Approbation du bon de commande

Les bons de commande sont maintenant envoyés à travers une boucle d’approbation pour assurer la légitimité et l’exactitude des spécifications. Les bons de commande approuvés sont ensuite envoyés aux vendeurs. Après avoir examiné le bon de commande, les vendeurs peuvent soit approuver, soit rejeter, soit entamer une négociation. Lorsqu’un agent approuve un bon de commande, un contrat juridiquement contraignant est activé.

Rejoignez-nous pour apprendre comment l’approvisionnement numérique peut apporter efficacité et économies. Inscrivez-vous dès maintenant !

Etape 6 : réception des marchandises

Une fois que le fournisseur livre les biens/services promis, l’acheteur inspecte les produits ou services livrés pour s’assurer qu’ils sont conformes aux termes du contrat. La réception des marchandises est ensuite approuvée ou rejetée sur la base des normes spécifiées dans le contrat d’achat ou le bon de commande.

Étape 7 : Performance du fournisseur

Sur la base des données obtenues à l’étape précédente, la performance du fournisseur est évaluée. Un certain nombre de facteurs comme la qualité, la livraison à temps, le service, le respect du contrat, la réactivité et le coût total de possession (TCO). La non-performance est signalée dans les listes existantes et les systèmes d’information pour référence future.

Étape 8 : Approbation de la facture

Une fois qu’une réception de marchandises est approuvée, une triple correspondance entre le bon de commande, la facture du fournisseur et la réception de marchandises est effectuée. Si aucune anomalie n’est trouvée, la facture est approuvée et transmise à l’équipe financière pour le décaissement du paiement. En cas d’inexactitudes, la facture est rejetée au fournisseur avec une raison de rejet.

Etape 9 : Paiement du fournisseur

A la réception d’une facture approuvée, l’équipe des finances traite les paiements selon les termes du contrat. Toute modification du contrat ou révision de la garantie financière liquidée sera prise en compte. Un paiement effectué à un fournisseur relèvera de l’un des cinq types suivants : paiements anticipés, partiels, progressifs ou échelonnés, finaux, et retenues/rétention.

Bonnes pratiques dans le processus d’approvisionnement à paiement

Les cinq meilleures pratiques suivantes peuvent aider les organisations à améliorer l’efficacité et l’efficience de leur processus d’approvisionnement à paiement :

• Mettre en œuvre un logiciel d’approvisionnement pour le paiement
• Maintenir le processus transparent
• Améliorer l’engagement des fournisseurs
• Optimiser l’inventaire
• Rationaliser la gestion des contrats

Comment un logiciel d’approvisionnement pour le paiement peut apporter de l’efficacité dans les achats ?

Un récent rapport de Gartner affirme que d’ici 2025, plus de 50% des organisations dans le monde auront mis en place une suite de procure-to-pay basée sur le cloud. Les outils d’approvisionnement basés sur le cloud comme Kissflow gagnent en popularité, car les organisations en apprennent davantage sur les avantages et les possibilités de réduction des coûts liés à l’utilisation d’un logiciel d’approvisionnement.

Le logiciel d’approvisionnement à payer intègre les demandes d’achat, les bons de commande, les réceptions de marchandises et les factures dans une seule interface. L’automatisation de l’approvisionnement jusqu’au paiement peut rationaliser le processus, optimiser les dépenses, améliorer la conformité, réduire les coûts et atténuer les risques.

Les solutions complètes d’approvisionnement jusqu’au paiement comme Kissflow Procurement Cloud offrent un certain nombre de fonctionnalités, notamment :

1. Demande d’achat et approbations

Une personne qui envoie une demande d’achat entre simplement les détails appropriés dans votre outil d’approvisionnement, sélectionne le produit/service requis et choisit son fournisseur préféré dans une base de données principale.

Une suite numérique de procure-to-pay achemine également la demande d’achat à tous les intervenants et approbateurs, dans le bon ordre, sans qu’aucun d’entre eux n’ait même à envoyer un courriel concernant la demande.

2. Gestion des bons de commande

La plupart des solutions de procure-to-pay créent automatiquement des bons de commande à partir des demandes d’achat approuvées et lancent le processus d’expédition des bons de commande. Tout peut être fait, de l’envoi de plusieurs commandes par lots à un seul fournisseur à la création de plusieurs BC à partir d’une seule demande d’achat.

3. Gestion numérisée des fournisseurs

Le passage au numérique avec la gestion des fournisseurs change la façon dont votre équipe d’approvisionnement jauge et évalue la performance des fournisseurs. Au lieu d’un espoir « Je pense que ce fournisseur de matériel informatique que nous avons utilisé en 2013 a offert des remises intéressantes, mais j’ai oublié son nom », vous pouvez compter sur des données sur les fournisseurs facilement accessibles et fiables provenant de votre système d’approvisionnement.

Avec votre outil d’approvisionnement pour le paiement croquant les données sur les performances des fournisseurs – prix, remises, respect du calendrier de livraison, conformité aux politiques, et plus encore – vous pouvez choisir le meilleur fournisseur pour n’importe quelle affaire, chaque fois que vous devez faire ce choix.

3. Correspondance des factures

Le logiciel d’approvisionnement pour le paiement permet aux organisations de confirmer la réception des marchandises et de capturer les informations de la facture. Les organisations peuvent approuver les factures, gérer les exceptions, effectuer le rapprochement des commandes et s’intégrer aux paiements électroniques ou au système de comptes créditeurs.

4. Aperçus sur les achats

L’un des meilleurs aspects de la numérisation des achats, les rapports et les analyses vous aident à comprendre ce qui va bien et quelle inefficacité du processus vous coûte de l’argent.

Les achats étant un département très dépensier, il est bon d’avoir une transparence et une visibilité sur chaque processus, des demandes d’achat aux approbations de factures. Vous pouvez remonter le statut de n’importe quelle tâche instantanément, analyser les métriques de performance des fournisseurs, et plus encore grâce à des rapports et des analyses personnalisés.

Lecture recommandée :

• Les 6 principaux défis de l’approvisionnement et comment les surmonter
• 5 avancées technologiques que l’approvisionnement doit adopter dès maintenant
• Comment les processus manuels tuent vos efforts d’approvisionnement

Débloquez le plein potentiel de votre processus d’approvisionnement à payer avec Kissflow

Des solutions d’approvisionnement à payer qui connectent numériquement les fournisseurs, organisations, politiques et processus, dénichent de nouvelles opportunités d’économies. De la prévention de la saisie manuelle des données à l’amélioration de la visibilité des dépenses, les logiciels d’approvisionnement automatisés traitent toutes les lacunes des processus existants.

Le Procurement Cloud de Kissflow tire parti de la puissance des flux de travail, des formulaires numériques, de la technologie cloud, des processus intelligents et des analyses détaillées pour vous aider à tirer davantage de valeur du flux de processus d’approvisionnement à paiement. Il couvre tout, des demandes d’achat et des commandes jusqu’au paiement. Il s’intègre également de manière transparente à tout logiciel de comptabilité ou ERP que vous pouvez utiliser, aussi.

Avec Kissflow, vous pouvez numériser l’ensemble du cycle d’approvisionnement à paiement, en améliorant de manière complète tous les processus d’achat. Dites bonjour à un processus d’approvisionnement à paiement numérisé avec Kissflow Procurement Cloud pour découvrir pourquoi c’est la meilleure option pour transformer votre processus d’approvisionnement.

.