Pourquoi vos professionnels des ressources humaines ont besoin de l’analytique RH

Ce n’est pas un secret que les personnes sont l’actif le plus précieux (et le plus cher) de chaque entreprise.

De leurs salaires et avantages, à l’espace de bureau dans lequel ils sont assis et à la technologie qu’ils utilisent. Pour protéger cet investissement massif, les professionnels des ressources humaines se tournent vers l’analytique RH pour savoir ce qui se passe dans leur effectif et comment déployer au mieux les ressources.

Qu’est-ce que l’analytique RH ?

L’analytique RH, ce sont les données que les équipes RH recueillent et analysent pour comprendre l’effectif de leur entreprise. Cela inclut tout ce qui concerne les effectifs, la rémunération, le titre et la fonction du poste, le lieu de travail (par exemple, dans les bureaux ou à distance), l’embauche, l’intégration, le roulement, l’engagement des employés, la diversité et l’inclusion, l’apprentissage et le développement, et plus encore.

Ces analyses sont recueillies à partir de sources multiples, y compris les enquêtes auprès des employés, les systèmes de suivi des candidats (ATS), les systèmes d’information RH (SIRH), la gestion du capital humain (HCM) et les systèmes de gestion des ressources humaines (HRMS).

Comme un spécialiste du marketing utiliserait des données pour façonner une campagne publicitaire ou une entreprise utiliserait des analyses pour déterminer où ouvrir un nouveau bureau, les équipes RH utilisent l’analytique RH pour :

• Comprendre leurs effectifs
• Déployer efficacement les ressources
• Planifier l’avenir

Ceci est particulièrement critique pour les grandes entreprises comptant des milliers d’employés et plusieurs sites. L’analytique RH peut aider les équipes RH à surveiller les performances et l’engagement des employés afin de réduire le turnover et de constituer une main-d’œuvre plus productive.

Les entreprises se construisent sur la force et l’innovation de leur main-d’œuvre. Sans analyse RH, les professionnels des ressources humaines risquent de passer à côté de tendances importantes, comme les mauvais managers ou le manque de développement professionnel. Des employés malheureux ou insatisfaits coûteront cher à toute entreprise en termes de perte de productivité et d’argent.

À quel type de questions l’analytique des ressources humaines peut-elle répondre ?

Comment pouvons-nous accélérer notre processus d’embauche ? Quel est le bon moment pour promouvoir quelqu’un ? Comment pouvons-nous nous assurer que notre main-d’œuvre est diversifiée et inclusive ? Ce ne sont que quelques-unes des nombreuses questions auxquelles les analytiques RH sont conçues pour répondre. De la soumission d’une candidature à la retraite, les analytiques RH offrent des perspectives sur l’ensemble du parcours professionnel d’un employé.

Recrutement

Les professionnels des ressources humaines travaillent dur pour embaucher les meilleures personnes pour le bon poste dans le plus court laps de temps. Pour le faire efficacement, les recruteurs utilisent souvent l’analytique RH non seulement pour trouver des talents, mais aussi pour évaluer le processus de recrutement et la qualité des candidats.

Comment l’analytique RH peut-elle aider ?

Les recruteurs et les gestionnaires d’embauche utilisent l’analytique RH pour l’ensemble du processus de recrutement. Par exemple, lorsqu’ils rédigent des offres d’emploi, ils peuvent utiliser les technologies RH et les données sur les compétences pour rédiger de meilleures offres d’emploi qui attirent les bonnes personnes. Sans les analytiques RH, il est difficile de savoir quel titre de poste, quelle description et quelles compétences et expériences requises inclure dans une offre d’emploi.

Les analytiques RH peuvent également aider les recruteurs et les gestionnaires d’embauche à déterminer où ils devraient recruter pour un poste donné. Par exemple, si vous vouliez embaucher des développeurs web au meilleur prix, vous pourriez utiliser les données d’un outil technologique RH pour élaborer une stratégie de recrutement. Cela pourrait inclure la rémunération, l’offre, la demande, la concurrence, les taux de rotation, la diversité et plus encore – le tout pour une région donnée.

Si votre organisation recrute des stagiaires ou des employés de premier échelon, vous aurez probablement un plan de recrutement universitaire, aussi. L’analytique RH peut aider les recruteurs à réduire leur liste d’universités à visiter ou avec lesquelles s’associer, afin qu’ils ne consacrent que du temps et de l’argent à recruter dans les écoles les plus productives.

L’analytique RH aide également les équipes RH à déterminer où publier leurs offres d’emploi. Quels sont les sites d’emploi qu’elles doivent utiliser ? Où doivent-elles dépenser leur argent pour que leurs affichages parviennent aux bonnes personnes ? Le suivi de la performance des offres d’emploi passées peut éclairer les futures.

Enfin, après l’embauche des employés, les recruteurs et les responsables de l’embauche peuvent utiliser l’analytique RH pour évaluer la qualité de ces embauches. Par exemple, y a-t-il eu des  » démissions rapides « , c’est-à-dire des employés qui sont partis dans les six ou douze premiers mois.

Time-to-hire

Comme son nom l’indique, le time-to-hire est une métrique utilisée par les équipes RH pour mesurer le temps qu’il faut pour qu’une personne occupe un rôle. Ce processus comprend l’approbation de la description du poste, la publication du poste, la sélection des candidats, les entretiens, la formulation d’une offre, la vérification des antécédents et, enfin, la signature des documents finaux.

Comment les analyses RH peuvent-elles aider ?

Les entreprises perdent de l’argent et de la productivité chaque jour où un poste n’est pas pourvu. C’est pourquoi il est si essentiel que les équipes RH maintiennent le délai d’embauche aussi bas que possible. L’analytique RH peut suivre l’ensemble du flux de travail du délai d’embauche, en notant la durée de chaque étape du processus. Grâce à ces données, les équipes RH peuvent identifier les retards (comme les difficultés à planifier les entretiens avec des responsables du recrutement très occupés) et élaborer une solution.

Par exemple, certaines entreprises mettent en place des courriels automatisés pour maintenir les candidats engagés tout au long du processus. L’analyse des RH peut aider à déterminer le moment où ces courriels doivent être envoyés. Combien de temps après un entretien de sélection le candidat doit-il recevoir un courriel de suivi ?

Le processus d’embauche peut laisser aux nouveaux employés un mauvais goût dans la bouche ou il peut créer des candidats heureux et enthousiastes à l’idée de travailler pour vous. Les analyses RH aident à garder le processus fluide et informé.

L’intégration des employés

Lorsque les nouveaux employés s’installent dans votre entreprise, ils devront s’installer avec la technologie et l’équipement, suivre des formations, remplir des documents, rencontrer leurs collègues et se mettre à niveau dans leur rôle. Comme nous le savons tous, ce processus peut prendre un certain temps. En fait, certains professionnels des RH affirment que l’intégration devrait prendre au moins trois mois. Avec autant de temps (et d’argent) investi, il est logique d’utiliser l’analytique RH pour s’assurer qu’il s’agit d’un processus efficace.

Comment l’analytique RH peut aider ?

Il existe de nombreuses façons dont l’analytique RH peut aider à l’onboarding, y compris des tableaux de bord pour aider les gestionnaires à suivre les progrès d’une nouvelle embauche. Mais une méthode de plus en plus populaire est l’analyse du réseau organisationnel (ONA). Deloitte la définit comme « un moyen structuré de visualiser comment les communications, les informations et les décisions circulent dans une organisation ».

Nous avons tous nos interlocuteurs privilégiés dans chaque service, ceux dont nous savons qu’ils auront les réponses. ONA aide les équipes RH à suivre ces interactions. Elles ont une idée de la façon dont les employés interagissent entre eux et de qui sont ces personnes de référence dans chaque service et à chaque niveau de gestion. Ainsi, les RH savent avec qui mettre en relation les nouveaux employés pour rationaliser leur processus d’intégration et d’apprentissage.

Si vous vous demandez comment les équipes RH suivent une chose aussi nébuleuse, il y a deux façons. La première (la manière non glauque) implique généralement une enquête d’analyse de réseau. Les employés répondent à des questions concernant les personnes avec lesquelles ils parlent le plus souvent, les personnes qu’ils ont rencontrées dans l’équipe, les personnes à qui ils s’adressent, etc. Ensuite, les RH créent une carte de réseau basée sur ces enquêtes.

La deuxième façon (nettement plus effrayante) implique que les équipes des RH suivent les calendriers des employés pour voir qui ils rencontrent et à quelle fréquence. Juste un autre rappel que rien n’est jamais vraiment privé.

Modèles de rétention et de roulement

Puisque le personnel est la plus grande dépense de la plupart des entreprises, il est important de suivre combien de temps les employés restent dans votre entreprise. Et s’ils partent, pourquoi ? L’analytique RH peut aider les équipes RH à répondre à ces questions et à créer des stratégies pour améliorer la rétention et diminuer le turnover.

Comment l’analytique RH peut-elle aider ?

Avec les outils SIRH, les équipes RH peuvent suivre les mouvements de chaque employé de leur organisation. Quand ils sont embauchés, s’ils obtiennent une promotion ou changent de service, combien de temps ils sont restés dans leur rôle, quelle était leur note de performance et quand ils quittent l’entreprise. Grâce à l’analytique RH (associée aux entretiens de départ), les équipes RH peuvent évaluer tous ces schémas pour identifier les moteurs du turnover.

Par exemple, si les employés quittent systématiquement une équipe, cela peut indiquer un mauvais manager ou une charge de travail déraisonnable. Si les gens partent systématiquement après un an ou deux, l’équipe RH devra peut-être envisager d’ajuster les taux de rémunération, l’environnement de travail, le développement professionnel et les possibilités de promotion.

Le turnover coûte cher. Non seulement en raison de la perte de productivité, mais aussi de la perte de connaissances institutionnelles. L’analytique RH peut aider les équipes RH à identifier les problèmes et à intervenir de manière appropriée.

Performance et renforcement des compétences nécessaires

Le développement professionnel est l’un des meilleurs moyens de construire et de retenir de grands employés. Les employés qui n’ont pas l’impression d’évoluer ou de progresser vers leurs objectifs de carrière finiront par partir. Mais quel type de développement professionnel les entreprises doivent-elles proposer ? Et à qui ? Et quand ?

Comment l’analytique RH peut-elle aider ?

La plupart des entreprises ont une sorte de système d’évaluation des performances, qu’il soit annuel, semestriel ou trimestriel. Les équipes RH peuvent utiliser ces examens pour savoir quels employés sont performants. Et s’ils ne sont pas performants, les équipes RH peuvent essayer de comprendre pourquoi.

Les examens de performance sont également une chance pour l’entreprise de connaître les objectifs de leurs employés. Comment l’entreprise peut-elle les aider à exceller dans leur rôle et leur carrière ? Ont-ils besoin de plus de compétences et de développement professionnel ? De nombreuses entreprises utilisent des systèmes de gestion des talents (souvent des modules intégrés dans un SIRH ou une solution LMS ou HCM distincte) pour héberger les ressources d’apprentissage et de développement.

Certaines organisations construiront leurs propres contenus et cours d’apprentissage en interne. D’autres se lient à des cours en ligne ouverts comme Coursera, Udemy et edX ou s’associent à des fournisseurs d’éducation, des collèges et des universités, des bootcamps, etc.

Les entreprises qui analysent les compétences actuelles de leur main-d’œuvre et fournissent des ressources aux employés pour développer plus de compétences auront de meilleurs taux de rétention. De plus, ce type de développement et d’analyse aide également à la planification de la relève. Qui pourrait être prêt pour la gestion ? Lorsqu’un employé de longue date prend sa retraite, qui peut prendre sa place ? L’analytique RH aide les équipes RH à planifier ces grands changements.

Diversité et inclusion

Non seulement la constitution d’une équipe diversifiée est la bonne chose à faire, mais c’est aussi la chose rentable à faire. Selon un rapport de McKinsey de 2018 :

« Les entreprises du premier quartile pour la diversité des sexes dans les équipes de direction étaient 21% plus susceptibles de surperformer en termes de rentabilité et 27% plus susceptibles d’avoir une création de valeur supérieure. » Et « les entreprises dans le quartile supérieur pour la diversité ethnique/culturelle des équipes de direction étaient 33% plus susceptibles d’avoir une rentabilité supérieure à celle du secteur. »

La plupart des entreprises ont des initiatives de diversité et d’inclusion (D&I) pour augmenter la diversité de leur personnel, en particulier avec la race et le sexe. L’analytique RH joue un rôle essentiel dans la D&I, en permettant aux équipes RH de fixer des objectifs et de suivre les progrès.

Comment l’analytique RH peut-elle aider ?

Les équipes RH utilisent l’analytique RH pour suivre les données sur la diversité afin de savoir combien de femmes et de minorités postulent à des emplois dans leur entreprise, sont interviewées et sont embauchées. Et une fois qu’ils sont embauchés, combien d’entre eux accèdent à des postes de gestion ou de direction ? Quel est leur salaire ? À quelle fréquence sont-ils promus ou reçoivent-ils une augmentation ?

Posséder ces données responsabilise les entreprises et aide les équipes RH à rendre tous les processus, évaluations et systèmes aussi inclusifs que possible, qu’il s’agisse d’aborder les préjugés implicites dans le processus d’embauche ou d’éliminer toute inégalité salariale.

La plupart des entreprises commencent par fixer des objectifs de diversité de référence basés sur les données démographiques de la région dans laquelle elles recrutent. En utilisant leurs données sur la diversité, les équipes RH peuvent également signaler les codes d’emploi qui sont généralement sous-représentés par les minorités. Ensuite, elles prendront des mesures pour diversifier le bassin de candidats en publiant des postes sur des sites d’emploi ciblant les minorités, comme la National Black MBA Association ou Women Who Code.

Comprendre le processus d’analyse RH

Maintenant que nous avons parlé des différentes façons dont les équipes RH peuvent utiliser l’analyse RH, parcourons chaque étape du processus de collecte et d’analyse des données.

Collecte des données

La plupart des données d’analyse RH sont collectées via trois niveaux de systèmes RH. En voici la répartition :

• Système d’information sur les ressources humaines (SIRH). Le SIRH recueille et stocke des données sur les employés d’une entreprise, notamment leur nom, leur âge, leur adresse, leur salaire, leurs avantages, leur assiduité, leurs évaluations de performance, etc. Il abrite aussi généralement le système de suivi des candidats (ATS), qui est conçu pour rationaliser le processus d’embauche d’une entreprise. Un ATS héberge toutes les données des candidats, y compris leurs candidatures, leurs CV, leurs lettres de motivation, leurs notes d’entretien et les commentaires des membres de l’équipe.
• Gestion du capital humain (HCM). Une solution HCM comprendra tout ce qui se trouve dans le SIRH, plus l’onboarding, la performance, le contrôle/suivi des postes, les données de succession, la planification des salaires/bonus, les systèmes de récompenses, etc. Le HCM comprend aussi généralement le système de gestion des talents, qui recueille des données concernant les compétences des employés, leurs objectifs, leur développement professionnel, etc.
• Système de gestion des ressources humaines (HRMS). Le HRMS héberge tout ce qui se trouve dans le SIRH et le HCM, plus la paie et le suivi du temps de travail.

Mesurer et analyser les données

Les équipes RH utilisent souvent un processus de gestion des données ETL (extract, transform, load) pour extraire les données des systèmes RH et les mettre dans un outil de visualisation des données. De cette façon, il est plus facile de les analyser.

Certaines grandes entreprises ont des analystes de données qui se consacrent spécifiquement à trouver les idées dans les chiffres. Alors que les petites entreprises peuvent avoir une ou deux personnes qui gèrent les systèmes RH et font l’analyse des données et le reporting. Plus vous avez d’employés et de systèmes, plus vous aurez besoin de spécialistes des RH.

Quelles sont les mesures clés des RH qui sont surveillées ?

Les principaux paramètres RH et les stratégies de reporting varient selon les entreprises, en fonction de leur taille, de leurs objectifs et de leur équipe RH. Voici quelques métriques générales qui peuvent être suivies via l’analytique RH.

Recrutement et onboarding

• Effectif : Il s’agit du nombre total d’employés dans votre organisation. L’effectif peut également être ventilé par département, équipe, fonctions, et plus encore, en fonction du reporting sur lequel travaille votre équipe.
• Données démographiques : Ce sont les caractéristiques de votre main-d’œuvre, y compris l’âge, le sexe, l’origine ethnique, le niveau d’éducation, l’ancienneté, l’état civil et plus encore.
• Temps d’embauche : Le time-to-hire est le temps moyen nécessaire pour embaucher un nouvel employé, de l’affichage du poste au candidat qui accepte votre offre.
• Time-to-productivity : Le temps-à-productivité mesure la vitesse du processus d’intégration, en suivant le temps qu’il faut généralement à une nouvelle embauche pour se mettre au diapason de son rôle et commencer à travailler à pleine capacité.
• Démissions rapides/rotation des nouvelles embauches : « Démissions rapides » suit le nombre de nouvelles recrues qui quittent l’entreprise dans un certain laps de temps, généralement de six mois à un an.

Performance

• Performance des employés : Les équipes RH peuvent suivre les performances des employés de multiples façons, notamment par le biais d’auto-évaluations, d’évaluations des responsables et d’évaluations par les pairs. Certaines entreprises utiliseront également des logiciels de suivi des employés et/ou des systèmes de gestion de projet.
• Revenu par employé : Le revenu par employé est calculé en divisant le revenu total de votre entreprise par le nombre total d’employés. C’est un excellent moyen de mesurer approximativement le revenu que chaque employé génère.
• Suivi des objectifs : Les employés peuvent brancher leurs objectifs dans le module de gestion des talents d’un SIRH. Les équipes RH peuvent ensuite comparer ces objectifs aux objectifs globaux de l’entreprise, suivre les progrès d’un employé par rapport à ses objectifs et trouver des moyens de soutenir les objectifs des employés (par exemple, le développement professionnel).
• Suivi du temps (taux d’absence/temps supplémentaire) : Le suivi du temps mesure non seulement le nombre d’heures normales qu’un employé travaille par période, mais aussi la fréquence à laquelle il s’absente du travail (absentéisme) et le nombre d’heures supplémentaires qu’il effectue.

Opérations

• Satisfaction et engagement des employés : Cela mesure la probabilité que vos employés recommandent votre entreprise comme un bon endroit pour travailler. Cette mesure est généralement effectuée de deux manières : Employee Net Promoter Scores (eNPS) ou les enquêtes de satisfaction des employés.
• Mobilité des employés : La mobilité des employés suit comment et quand les employés se déplacent dans l’organisation. Cela aide les entreprises à voir quelles parties de l’entreprise les employés quittent et rejoignent, combien de temps ils étaient dans leur rôle avant de déménager, et s’ils ont déménagé vers le haut, latéralement ou vers le bas.
• Taux de rétention : Le taux de rétention mesure la façon dont une organisation retient ses employés. Il est généralement mesuré en divisant le nombre d’employés qui sont restés dans votre organisation pendant une période donnée par le nombre total d’employés.
• Taux de rotation : Le taux de rotation est l’opposé de la rétention. Il est calculé en divisant le nombre d’employés qui quittent votre organisation chaque année par le nombre moyen d’employés. Il faut ensuite le multiplier par 100.
• Formation et développement : Cela mesure le coût global, le temps et l’efficacité de la formation et du développement des employés de votre organisation. Vous pouvez mesurer les coûts de formation par employé, les taux d’achèvement et le temps d’achèvement, et administrer des tests pour mesurer l’efficacité.

Conclusion

L’analytique RH aide les équipes RH à fixer des objectifs, à mesurer le succès et à optimiser les processus afin que l’entreprise puisse se concentrer sur la stimulation des revenus. Lorsqu’elles sont utilisées de manière responsable et efficace, les analyses RH fournissent les informations dont les entreprises ont besoin pour relever des défis difficiles tels que le manque de diversité ou un taux de rotation élevé. Les données rendent les RH moins aléatoires, ce qui permet aux équipes RH de devenir des experts en la matière auxquels la direction fait confiance.