Dans le processus de paie de votre entreprise, vous pouvez occasionnellement avoir un employé qui veut réclamer l’exemption de la retenue. Disposer des faits vous aidera à gérer ce processus.
Le processus de retenue
La retenue est un terme général pour les montants prélevés sur le salaire de l’employé pour les impôts sur le revenu fédéraux et étatiques, et pour les impôts FICA (sécurité sociale et Medicare). Certains employés peuvent ne pas être tenus d’avoir des impôts fédéraux sur le revenu prélevés sur leur salaire si leur revenu est inférieur à un certain niveau.
L’IRS permet aux employés de demander une exemption de la retenue d’impôt sur le revenu dans une année spécifique si ces deux situations s’appliquent :
- L’année précédente, ils avaient droit à un remboursement de tout l’impôt fédéral sur le revenu retenu parce qu’ils n’avaient aucune obligation fiscale
- Pour l’année en cours, ils s’attendent à un remboursement de tout l’impôt fédéral sur le revenu retenu parce qu’ils s’attendent à n’avoir aucune obligation fiscale
Certains types d’employés peuvent être exemptés : les étudiants, les travailleurs à temps partiel, les personnes de plus de 65 ans et les employés aveugles.
Toute exemption de retenue ne s’applique qu’aux impôts fédéraux sur le revenu, et non aux impôts d’État ou aux impôts FICA (Social Security/Medicare).
Réclamer une exemption de retenue à partir du 1er janvier 2020
Un nouveau formulaire W-4 est maintenant en vigueur, à partir du 1er janvier 2020, pour tous les nouveaux employés et les employés qui veulent changer leurs formulaires W-4. Si un employé veut demander une exemption, il doit écrire « Exempt » sur le formulaire W-4 dans l’espace situé sous l’étape 4(c) et remplir les étapes 1 et 5.
Un employé qui veut une exemption pour une année doit vous remettre le nouveau W-4 avant le 15 février de cette année. Si un employé qui bénéficie actuellement d’une exonération s’attend à devoir payer des impôts pour l’année suivante, il doit modifier son W-4 avant le 10 décembre de l’année en cours.
Comment savoir si un employé est exonéré de la retenue
Vous ne pouvez modifier la retenue que sur la base de la documentation que l’employé vous remet. Jusqu’à ce que l’employé vous donne le ou les bons formulaires, vous devez continuer à retenir les impôts sur le revenu fédéraux, étatiques et locaux sur la base des formulaires les plus récents remplis par l’employé. Vous ne pouvez pas croire l’employé sur sa déclaration d’exemption.
Si l’employé revendique une exemption, voici à quoi devrait ressembler le formulaire W-4 :
- Ligne 5 – Nombre total d’allocations – sera vide
- Ligne 6 – Montant supplémentaire à retenir – sera vide
- Ligne 7 – La demande d’exemption – indiquera le mot « Exempt. »
Vous (l’employeur) devrez peut-être envoyer le W-4 à l’IRS pour qu’il examine la demande. Vous n’avez pas besoin de soumettre le formulaire, sauf si l’IRS vous envoie spécifiquement une lettre vous demandant de le faire.
En savoir plus sur les exemptions de retenue
Une demande d’exemption de retenue n’exempte pas l’employé de payer sa part d’impôts FICA, y compris l’impôt supplémentaire Medicare. Tous les impôts FICA doivent être payés à la fois par vous, en tant qu’employeur, et par l’employé. La retenue de l’employé pour la sécurité sociale s’arrête au maximum de la sécurité sociale, mais votre contribution à la sécurité sociale en tant qu’employeur continue pour toutes les rémunérations.
Si vous pensez que l’exemption de retenue W-4 d’un employé est incorrecte, vous ne pouvez pas la changer, mais vous pouvez informer l’employé que l’exemption peut être remise en question par l’IRS. Peu importe ce que l’employé prétend, vous devez utiliser uniquement le formulaire W-4 signé pour effectuer la retenue sur le salaire de l’employé.
La demande d’exemption pour les impôts fédéraux sur le revenu n’a rien à voir avec l’impôt sur le revenu de l’État et la retenue des impôts locaux de l’employé. L’employé devra se renseigner auprès des agences fiscales étatiques et locales pour savoir comment cette exemption fonctionne dans ces juridictions. Comme indiqué ci-dessus, jusqu’à ce que l’employé vous remette les documents signés pour la demande d’exemption des impôts d’État ou locaux, vous devez continuer à retenir ces impôts.
Si l’employé veut demander l’exemption de la retenue mais qu’il a déjà eu une retenue sur son salaire pendant l’année, vous ne pouvez pas lui rembourser cet argent. Au moment de l’imposition, vous informerez l’employé de la retenue sur son formulaire W-2 pour l’année. L’employé peut alors réclamer le montant retenu.
Par exemple, Carlton vient vous voir en février et dit qu’il veut demander une exemption de la retenue pour cette année. Il remplit un nouveau formulaire W-4 demandant l’exemption, mais vous avez déjà retenu 276 $ d’impôt fédéral sur le revenu sur son salaire en janvier. Il devra attendre pour remplir sa déclaration de revenus et réclamer les 276 $.
Ne supposez pas qu’un étudiant, un travailleur à temps partiel ou un travailleur saisonnier va être exempté de la retenue. Tous les employés doivent remplir un formulaire W-4 à l’embauche, et c’est ce formulaire que l’employé doit utiliser pour réclamer une exemption.
Votre avocat vous dira de ne pas aider les employés à remplir les formulaires. Mais si un employé le demande, vous pouvez lui donner des informations pour l’aider à prendre la décision par lui-même. La publication 505 de l’IRS comporte un organigramme (page 8) qui pourrait aider l’employé à voir s’il peut demander une exemption de retenue.
Si vous recevez une lettre de verrouillage de l’IRS
Vous n’êtes pas obligé de retourner les formulaires W-4 à l’IRS, mais ils peuvent examiner la demande d’exemption d’un employé et ils peuvent vous demander de soumettre le formulaire W-4 d’un employé. Dans certains cas, si l’IRS estime que la demande d’exemption n’est pas valable, il peut envoyer une « lettre de verrouillage » à votre entreprise, ainsi qu’une copie pour l’employé. Une lettre de verrouillage verrouille la retenue de l’employé en fonction de l’examen de l’IRS.
Cette lettre précise le nombre maximum de retenues autorisées pour l’employé. Dès que vous recevez cette lettre de verrouillage, vous devez commencer à utiliser ces informations pour retenir l’impôt fédéral sur le revenu sur la paie de l’employé, à compter de la date fixée par l’IRS. Vous ne pouvez pas modifier le montant de la retenue avant d’avoir reçu l’autorisation de l’IRS ; vous ne pouvez pas accepter un nouveau W-4 de l’employé pour modifier le montant de la retenue.
Vous recevrez également une copie de cette lettre pour l’employé expliquant comment donner des informations supplémentaires à l’IRS. Vous pouvez encourager l’employé à contacter l’IRS pour demander une modification du blocage.
Si vous ne modifiez pas la retenue de l’employé en fonction de la retenue figurant dans la lettre de blocage, votre entreprise est tenue de payer le montant supplémentaire d’impôt qui aurait dû être retenu.
.