Que doit contenir votre kit d’accueil (et pourquoi en offrir un) ?

C’est le jour 1 à votre nouvel emploi. Alors que vous passez la porte coulissante et vous dirigez vers la réception pour leur faire savoir que vous êtes arrivé, vous ne pouvez pas empêcher le sourire de se dessiner sur votre visage. C’est exactement l’opportunité de carrière que vous attendiez.

Votre nouveau manager est la première personne à vous accueillir, et il semble excité de vous voir. (Ne sous-estimez pas le pouvoir de la rencontre avec votre manager le premier jour.) Mais ensuite, on vous présente l’équipe, on vous montre votre bureau et on vous remet votre carte d’accès. Et l’excitation que vous ressentiez se transforme en ennui et en nervosité. Vous vous tournez les pouces et vous vous demandez pourquoi vous n’avez pas l’impression de faire partie de l’équipe.

Les questions se bousculent dans votre tête. Devrez-vous suivre une formation ? Y a-t-il un kit d’initiation pour les nouveaux employés que vous devez encore recevoir ? Où irez-vous déjeuner ? Vous commencez soudain à regretter les trois tasses de café que vous avez prises plus tôt et vous vous dites : où sont les toilettes ? Vous êtes trop gêné pour le demander.

Un manque de conseils et de directives au cours des premiers jours d’un nouvel emploi peut être frustrant et décourageant. Pas exactement le meilleur début de ce qui devrait être une relation longue et prospère. C’est pourquoi l’onboarding des nouveaux employés d’une manière amusante et informative, en commençant par un kit de nouvelle embauche, est si important.

Pourquoi votre kit d’onboarding pour les nouveaux employés est important

Selon le SHRM Human Capital Benchmarking Report, les entreprises dépensent en moyenne 4 129 $ pour chaque nouvelle embauche, et il leur faut 42 jours pour trouver le bon ajustement. Cela signifie que chaque fois qu’un employé part, le remplacer représente un coût assez important.

Alors, comment vous assurer que les employés restent fidèles dès le départ ? Vous créez un kit d’accueil pour les nouveaux employés qui leur permet de se sentir à l’aise dans leur environnement de travail, de positiver sur l’entreprise, de faire partie de l’équipe et d’être sûrs qu’ils peuvent accomplir leur travail dès le premier jour.

Démarrer votre processus d’accueil avec un kit pour les nouveaux employés n’aide pas seulement les nouvelles recrues, également. L’entreprise bénéficie également d’employés qui deviennent plus rapidement des joueurs d’équipe productifs. Et qui ne le voudrait pas ? La question est de savoir ce que le contenu d’un kit d’onboarding doit inclure ?

Une liste complète des essentiels du kit d’onboarding

Le kit d’onboarding moderne est bien plus qu’un tas de formulaires et de politiques. Aujourd’hui, les kits d’onboarding pour les nouveaux employés sont pratiques, motivants et amusants. Bien sûr, ils comprennent toujours des informations importantes sur le poste et le bureau. Mais ils incluent également des contenus pour aider les nouvelles recrues à comprendre la culture, les valeurs et la vision stratégique de l’entreprise.

Donc, avant qu’ils n’arrivent au travail, envoyez un courrier de bienvenue aux nouveaux arrivants pour leur expliquer le code vestimentaire de l’entreprise, les modalités de stationnement, les directions, l’heure de début et qui ils doivent demander à la réception. Puis, à leur arrivée, mettez à leur disposition un kit d’accueil comprenant tout ou partie des contenus suivants.

Documents pratiques sur le lieu de travail physique

Il existe quelques faits de base sur le lieu de travail que les nouveaux employés voudront connaître. Par exemple, un plan du bureau aide les nouvelles recrues à trouver les toilettes, la cafétéria, les sorties de sécurité et les membres clés de l’équipe sans avoir l’impression de déranger les collègues avec trop de questions.

Voici quelques-unes des informations essentielles sur le bureau à inclure dans votre kit d’accueil :

• Plan du bureau
• Horaires d’ouverture et de fermeture du bureau
• Possibilités de stationnement

Contrats et paperasse

Tout nouvel emploi implique un peu de paperasse. Il est difficile de l’éviter, mais il est facile de la simplifier. L’utilisation d’un outil en ligne comme BambooHR peut rendre le processus de remplissage des formulaires et de signature des contrats rapide et pratique. Bien sûr, cela permet aussi de sauver quelques arbres !

Faites en sorte d’inclure ces documents essentiels dans votre kit d’accueil pour les nouveaux employés :

• Copie du contrat de travail
• Termes et conditions d’emploi
• Accords de confidentialité
• Contacts d’urgence

Politiques et directives

Bien que cela puisse ne pas sembler être le contenu  » amusant  » auquel vous vous attendiez, les nouveaux employés doivent se familiariser avec les politiques et directives de l’entreprise. S’ils ne connaissent pas les règles, ils ne sauront pas non plus quand ils les enfreignent.

La plupart des informations suivantes peuvent être combinées dans un manuel de l’employé, complété par une page de contenu qui rend les informations pertinentes faciles à trouver. Votre manuel de l’employé devrait inclure :

• Règles du bureau sur le code vestimentaire, les heures de travail, l’utilisation des téléphones cellulaires et des ressources de l’entreprise, tabagisme et conduite
• Politiques en matière de ressources humaines
• Normes et attentes en matière de performance
• Attentes en matière de formation et de développement – n’oubliez pas de leur présenter le système de gestion de l’apprentissage (LMS) de l’entreprise ou la bibliothèque de ressources en ligne si vous en disposez

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Structure de gestion et informations sur l’équipe

Avant que les nouveaux employés puissent se sentir intégrés à l’équipe, ils doivent comprendre où se situe leur place dans la structure de gestion et d’équipe. Ils doivent également savoir quand, où et comment ils peuvent communiquer avec les membres de leur équipe.

Donc, assurez-vous d’inclure ces informations dans votre kit d’accueil pour les nouveaux employés :

• Un répertoire des profils des employés, y compris les noms, les coordonnées et les noms d’utilisateur sur les applications de messagerie de l’entreprise comme Slack ou IM
• Un organigramme
• Des informations sur le mentor (si un mentor ou un copain est attribué aux nouveaux employés)
• Des hotspots locaux préférés des employés, comme les cafés, les restaurants et les salles de sport

Ressources et outils

Presque chaque emploi nécessite quelques outils et ressources clés. Assurez-vous que vos nouvelles recrues disposent de tout ce dont elles ont besoin pour être productives dès le premier jour. Cela pourrait inclure l’un des éléments suivants :

• Configuration de l’ordinateur, y compris l’ordinateur de bureau, l’ordinateur portable, etc.
• La papeterie, comme les stylos et les cahiers
• Les logiciels liés au poste ; par exemple, MS Project pour un nouveau chef de projet
• Le logiciel de formation d’accueil en ligne de l’entreprise qui comprend des manuels, des vidéos et des graphiques pour aider les nouveaux employés à se familiariser avec l’entreprise et le poste

Logins et accès

Il n’y a rien de plus frustrant que de vouloir travailler, mais de ne pas pouvoir le faire en raison de problèmes d’accès. Aidez les nouveaux employés à être opérationnels en leur donnant toutes les informations dont ils ont besoin pour commencer à travailler et à apprendre.

Cela inclut :

• Les informations de connexion wifi
• Les URL, les noms d’utilisateur et les mots de passe pour la messagerie de l’entreprise, le LMS, les applications de suivi de projet, etc.
• Les éléments d’accès au bureau, comme les cartes d’accès ou les identifiants, les clés et les cartes de stationnement

Les éléments essentiels de la culture d’entreprise

Puis, passons au contenu inspirant de votre kit d’onboarding pour les nouveaux employés. Les contenus suivants permettront de brosser un tableau de la finalité de l’entreprise :

• Des documents stratégiques expliquant la vision, la mission et les objectifs de l’entreprise
• Une description et des exemples de la culture et des valeurs de l’entreprise, comme le dernier bulletin d’information de l’entreprise ou des vidéos d’employés actuels décrivant ce qu’ils apprécient dans leur travail au sein de l’entreprise
• Des directives comportementales, comme le point de vue de l’entreprise sur les horaires de travail flexibles
• Les liens vers le site Web de l’entreprise, les pages de médias sociaux et le blog
• La proposition de valeur de l’entreprise pour les employés

Les articles de bienvenue personnalisés

Enfin, soyez créatif avec votre kit d’embarquement en incluant des contenus personnalisés qui donnent aux nouveaux employés le sentiment de faire partie de l’équipe. Il n’y a pas de liste unique de ce que vous devez inclure. Choisissez donc n’importe lequel des contenus ci-dessous qui conviendraient bien à votre entreprise :

• Une lettre de bienvenue pour les employés – Pour une touche plus personnelle, faites écrire et signer cette lettre à la main par le nouveau responsable de l’employé, son équipe ou le PDG
• Un court questionnaire sur leurs hobbies, leurs intérêts et les valeurs de l’entreprise auxquelles ils se rattachent le plus. Cela montre aux nouvelles recrues que vous êtes intéressé à en apprendre davantage sur elles
• Un agenda pour le premier jour et la première semaine au nouveau poste, y compris la formation d’intégration
• Un swag de marque, comme une tasse à café, un t-shirt, etc. (parce que tout le monde aime les cadeaux !)
• Un paquet de leurs propres cartes de visite permet aux nouvelles recrues de se sentir comme faisant partie de l’équipe dès le premier jour
• Un livre pertinent pour l’industrie ou motivant pour inspirer les nouveaux employés, ou un ensemble d’outils numériques sur votre LMS d’onboarding qui comprend des articles, des vidéos et des manuels inspirants

C’est à vous

Nous espérons que ces idées vous inspireront pour créer votre propre kit de bienvenue pour les nouvelles recrues. Mais n’oubliez pas que le meilleur kit d’accueil pour les nouveaux employés est différent pour chaque entreprise. N’ayez donc pas peur d’expérimenter avec vos propres idées de kit de bienvenue, et présentez votre entreprise de manière unique.

Par exemple, le kit d’accueil d’Ogilvy &Mather s’inspire des huit habitudes des personnes efficaces de David Ogilvy. L’entreprise déclare : « Ces habitudes ont formé l’idéologie sur laquelle O&M s’est construit il y a toutes ces années et avec un élément représentant chaque habitude, la boîte d’induction rend ces habitudes plus tangibles et ludiques pour les nouveaux employés ».

Alors, qu’en est-il du processus d’onboarding de votre entreprise ? Nous aimerions savoir ce qui fait l’efficacité de votre kit d’accueil des nouveaux employés.