Qu’est-ce qu’une ligne téléphonique virtuelle ?

• Un numéro de téléphone virtuel offre des économies et de la flexibilité aux petites entreprises.
• Vous pouvez obtenir un numéro virtuel seul ou dans le cadre d’un forfait de système téléphonique virtuel.
• De nombreux fournisseurs de téléphone virtuel vous permettent de porter votre numéro de téléphone traditionnel à un numéro virtuel.
• Avoir un numéro de téléphone virtuel peut vous rendre accessible par téléphone n’importe où, n’importe quand, tout en maintenant la confidentialité de votre numéro personnel.

Un système de communication téléphonique fiable est un outil que toute entreprise devrait posséder. Traditionnellement, cependant, un bon système téléphonique d’entreprise était coûteux et pouvait être difficile à mettre en œuvre dans les petites entreprises.

Aujourd’hui, un numéro de téléphone virtuel est une solution simple et abordable qui peut aider à développer votre entreprise au-delà des limites d’une ligne téléphonique traditionnelle. Voici tout ce que vous devez savoir sur les lignes téléphoniques virtuelles.

Qu’est-ce qu’une ligne téléphonique virtuelle ?

Un numéro de téléphone virtuel, ou numérotation directe à l’arrivée (DID), est un numéro de téléphone qui n’est pas lié à un appareil ou à une ligne téléphonique spécifique et qui permet à l’utilisateur de rediriger et d’acheminer les appels d’un numéro vers un autre numéro, une adresse IP ou un appareil. Les lignes téléphoniques virtuelles peuvent également être appelées numéros en ligne.

Traditionnellement, les numéros de téléphone étaient conçus pour fonctionner sur une seule ligne téléphonique qui était physiquement connectée de la compagnie de téléphone à votre domicile ou à votre entreprise, et tout appel effectué à ce numéro ne pouvait être envoyé qu’à cet emplacement physique spécifique. Les téléphones portables, bien que plus mobiles que les lignes terrestres, dépendent toujours des tours de téléphonie cellulaire pour assurer la couverture. Un numéro virtuel donne à une entreprise un plus grand contrôle et une plus grande flexibilité dans la façon dont elle reçoit les appels en supprimant ces limitations physiques.

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Comment fonctionnent les numéros de téléphone virtuels ?

Les numéros de téléphone virtuels s’appuient sur Internet au lieu d’une compagnie de téléphone ou d’une tour cellulaire pour fournir une couverture, ce qui permet aux utilisateurs d’être joints par téléphone ou par ordinateur. Il vous permet également de changer l’appareil que vous utilisez en temps réel. Par exemple, si vous ne voulez être disponible sur votre téléphone portable qu’à certaines heures, vous pouvez acheminer tous les appels que vous recevez pendant les heures de travail vers une ligne téléphonique virtuelle.

Comment obtenir un numéro de téléphone virtuel

Les numéros de téléphone virtuels peuvent être achetés de plusieurs façons. Si votre entreprise dispose déjà d’un système de voix sur IP (VoIP), vous pouvez ajouter des numéros virtuels à votre forfait actuel par l’intermédiaire de votre fournisseur de VoIP. Cela coûte généralement 5 à 10 dollars par mois et par numéro.

Si vous voulez acheter un système téléphonique virtuel, vous pouvez obtenir un forfait qui comprend un numéro virtuel et un certain nombre d’extensions et de minutes. Les minutes sont engagées en fonction du temps de conversation sur la « ligne professionnelle ». Les coûts d’un plan de système téléphonique virtuel commencent à 10 à 12 $ par mois pour un ou deux numéros virtuels avec 300 à 500 minutes, pour atteindre 25 à 50 $ pour deux numéros virtuels avec 2 000 à 3 000 minutes.

Si vous n’avez pas déjà un système téléphonique virtuel, vous pouvez passer par un fournisseur qui ne vend que des numéros virtuels. Voici quelques-uns des fournisseurs de lignes téléphoniques virtuelles les plus populaires :

• Google Voice fournit aux utilisateurs individuels un numéro de téléphone virtuel gratuit qui peut être utilisé pour les appels, les messages texte et la messagerie vocale. Il dispose d’une application facile à utiliser pour les smartphones ou les ordinateurs, et vous pouvez lier le numéro virtuel à un numéro de téléphone mobile ou fixe. Les plans d’affaires commencent à 10 $ par mois par utilisateur.
• MightyCall est un système téléphonique virtuel basé sur le cloud qui offre des appels téléphoniques, des messages texte et une messagerie vocale, ainsi qu’un transfert d’appel intelligent et un enregistrement des appels. Plusieurs plans d’abonnement sont disponibles, à partir de 19,99 $ par mois.
• Grasshopper prend en charge les appels, les textes et la messagerie vocale. Il propose trois plans de service différents, à partir de 26 $ par mois, ce qui vous permet de choisir celui qui convient le mieux à votre entreprise.
• 8×8 est un système de communications unifiées VoIP basé sur le cloud qui peut se vanter d’offrir un service très fiable, des appels à trois voies, une messagerie vocale en ligne, un renvoi d’appel et des groupes de sonneries parmi ses nombreuses fonctionnalités. Il s’intègre également à des programmes bureautiques comme Salesforce et Slack. Les plans commencent à 12 $ par mois par utilisateur.

Quels sont les avantages d’un numéro de téléphone virtuel ?

Sans être lié à un emplacement physique, vous pouvez recevoir des appels n’importe où, n’importe quand et sur votre appareil préféré. Par exemple, si une personne de votre entreprise doit s’absenter et doit être joignable par téléphone mais ne veut pas donner son numéro de téléphone portable, vous pouvez attribuer un numéro virtuel à son téléphone portable.

Les numéros de téléphone virtuels sont également bénéfiques pour les entreprises ayant plusieurs bureaux. Au lieu qu’un téléphone sonne dans un bureau, les appels entrants peuvent être envoyés aux téléphones de chaque bureau. Vous pouvez le faire en faisant de la destination de votre ligne téléphonique virtuelle une file d’attente d’appels ou un groupe de sonneries, qui fera sonner les téléphones de tout employé désigné comme faisant partie de la file d’attente ou du groupe, simultanément ou séquentiellement, selon vos préférences.

Si votre bureau est situé dans une région différente de celle de votre clientèle, vous pouvez attribuer un code régional local à votre ligne téléphonique. Cela vous aide à établir une présence dans une zone clé et à réduire les coûts sur les appels entrants. Les clients sont plus susceptibles d’appeler et de répondre aux appels provenant d’un numéro local que d’un numéro dont l’indicatif régional n’est pas reconnu.

Vous pouvez également suivre les indicateurs clés des clients grâce à votre ligne téléphonique virtuelle. De nombreux systèmes vous permettent d’attribuer un numéro unique à une campagne spécifique, par exemple, de sorte que vous saurez si quelqu’un appelle pour cette campagne en fonction du seul numéro. Ces données peuvent être utiles pour évaluer l’efficacité d’une campagne.

Les lignes téléphoniques virtuelles peuvent faire économiser à votre entreprise des milliers de dollars en frais de téléphonie et d’équipement. Parce qu’elles sont 100% numériques, les lignes téléphoniques virtuelles ne nécessitent aucun matériel, équipement, installation ou maintenance.

Lorsque vous recherchez un fournisseur de téléphone virtuel, voyez si la société que vous envisagez offre des fonctions de texte et de messagerie vocale en plus du service téléphonique. Les plans plus coûteux et plus complexes offrent généralement des fonctions comme la conférence à trois, les groupes de sonneries, l’identification de l’appelant, l’appel en attente et le transfert d’appel, l’enregistrement des appels et les transferts d’appels. Vous devriez également vérifier la fiabilité du service en termes de temps de fonctionnement et voir si le support client est inclus dans votre plan.

Quels sont les inconvénients ?

Les avantages des lignes téléphoniques virtuelles l’emportent largement sur les inconvénients, mais il existe quelques inconvénients potentiels. La principale préoccupation est son effet sur l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, a déclaré Matt Schmidt, PDG de Diabetes365.

« L’inconvénient, à mon avis, est que vous êtes accessible presque à tout moment où vous êtes éveillé », a-t-il dit. « La plupart des gens sont des bourreaux de travail pour commencer, et avoir la possibilité de passer un autre appel depuis votre domicile ou n’importe où peut conduire à l’épuisement. »

Un autre inconvénient est l’inconstance de la fiabilité des appels. Étant donné qu’un numéro de téléphone virtuel est purement basé sur Internet, la qualité de l’appel sera seulement aussi forte que votre connexion Internet. Assurez-vous que vous avez un signal fort et fiable et que votre fournisseur a un bon programme de service à la clientèle.

Si vous êtes sur un plan qui utilise des minutes, vous devez être conscient de la façon dont vous utilisez ces minutes, en vous assurant que vous ne les gaspillez pas en spam ou en appels non professionnels. Sinon, vous courez le risque de faire grimper vos coûts au-delà de votre budget.

Foire aux questions sur les numéros de téléphone virtuels

Comment puis-je obtenir un numéro de téléphone virtuel gratuitement ?

Plusieurs fournisseurs de numéros de téléphone virtuels gratuits sont disponibles en ligne, comme Google Voice pour un usage personnel. Il suffit de choisir votre fournisseur préféré et d’ouvrir un compte, de choisir l’indicatif régional souhaité et de commencer à utiliser votre numéro de téléphone virtuel. De nombreux fournisseurs de numéros de téléphone virtuels offrent un numéro de téléphone gratuit pour les particuliers mais proposent des options payantes pour les entreprises.

Un numéro de téléphone traditionnel peut-il devenir votre numéro de téléphone virtuel ?

Oui, vous pouvez convertir votre numéro de téléphone traditionnel existant en un numéro virtuel. Ce processus est appelé « portage » et est disponible auprès de la plupart des fournisseurs de numéros de téléphone virtuels.

Dans quels pays pouvez-vous obtenir un numéro de téléphone virtuel ?

Vous pouvez obtenir un numéro de téléphone virtuel dans la plupart des régions du monde, bien que les pays spécifiques puissent varier selon le fournisseur. Les services de la plupart des fournisseurs sont disponibles dans 50 pays ou plus, certains se vantant d’être disponibles dans plus de 100 pays.