18 belső kommunikációs stratégia 2021-re

Updated January 2021.

Az, hogy hogyan kommunikálsz egy üzenetet, legalább olyan fontos, mint maga az üzenet. Amikor a belső kommunikációról van szó, ez minden bizonnyal igaz. A vállalati kultúra jelentős stratégiai előnyhöz juttathatja szervezetét ezekben a változó időkben. De hogy miből áll a kultúrája – célok, értékek és gyakorlatok -, azt a legjobb gyakorlatoknak megfelelően hatékonyan kell közvetíteni, ha az alkalmazottak meg akarják érteni, és aszerint fognak cselekedni. Ezért lényeges, hogy ne csak arra összpontosítson, hogy mit kommunikál, hanem arra is, hogy hogyan kommunikálja.

2021-ben itt az ideje, hogy olyan új taktikákat alkalmazzon, amelyek javíthatják belső kommunikációs stratégiáját, és összekapcsolják, elkötelezik és motiválják csapatát. Az alábbi 18 legjobb belső kommunikációs gyakorlat segít ebben.

Elképzelés, stratégia & kommunikációs tervezés

A jó ötleteknek jó stratégiára van szükségük ahhoz, hogy megvalósítsák a bennük rejlő lehetőségeket.

Reid Hoffman, a LinkedIn alapítója

Mit szeretne, hogy a belső kommunikáció tegyen a csapatáért és a vállalatáért? Hogyan fogja elérni ezt? Hol tart most, és mi az, ami fejlesztésre szorul? Milyen hamar szeretné elérni a céljait?

Minden más előtt használja fel az ilyen típusú kérdésekre adott válaszait egy belső kommunikációs stratégia és/vagy terv kidolgozásához. Hogy ezt hogyan alakítja ki, az csak Önön múlik – legyen olyan egyszerű vagy bonyolult, általános vagy konkrét, amilyet csak szeretne. Egy jól megfogalmazott stratégiának a helyes irányba kell tartania Önt, és hatékonyabbá kell tennie a belső kommunikációs sikerek elérését. Legalábbis ötletet ad, hogy merre induljon el.

A megfelelő kommunikációs eszközök használata

Nagyon hiszek abban, hogy minden olyan eszköz, amely javítja a kommunikációt, mélyreható hatással van arra, hogyan tanulhatnak az emberek egymástól.

– Bill Gates

A csapatod elfoglalt, ezért az utolsó dolog, amire szükségük van, az egy zavaró és súrlódásokkal teli belső kommunikációs rendszer. Szerencsére a belső kommunikációs legjobb gyakorlatok egyre nagyobb hangsúlyt kapnak, és számos olyan szoftvert hoztak, amelyek ezt egyszerűvé és fájdalommentessé teszik. Tartsa így, hogy az alkalmazottai részt vegyenek benne, és valóban élvezzék.

A belső kommunikációs legjobb gyakorlatokat elősegítő eszközök közé tartoznak:

• A vállalati csevegőszoftverek, például a Slack, a Microsoft Teams vagy a Google Hangouts bevezetése
• A felhőtechnológia, például a Google Drive használata, amikor csak lehetséges
• Egy platform használata az összes e-mail, naptár, dokumentum stb. számára. (pl. Google, Apple, Microsoft)
• Az e-mail túlterheltség elkerülése vizuális kommunikációval, digitális táblák segítségével

Legyen vizuális

A vizuális eszközök a gondolatokat rágcsálható módon fejezik ki.

Kim Garst, CEO, Boom Social

Egy gyakran idézett statisztika szerint a lakosság 65%-a vizuálisan tanul, így nagy valószínűséggel sokan vannak közülük a munkahelyén. Ha jól csinálják, a vizuális anyagok könnyen emészthető módon közvetítik az információt, és maradandóbb benyomást keltenek, mint a szöveg. Ahelyett, hogy plakátokat nyomtatna, javasoljuk, hogy digitálisan tegye: Szereljen fel tévéket az irodáiban, és használja őket a vizuális üzenetek váltakozó választékának megjelenítésére.

Figyeljen arra, hogy célzott felhőalapú digitális táblaszoftvereket – mint például az Enplug – használjon a vizuális anyagok megjelenítésére az irodájában. Ezek a képernyők számos célt szolgálhatnak, például:

• Tájékoztatja csapatát a vállalati bejelentésekről, álláshirdetésekről, értékesítési és marketing mérőszámokról vagy nem vállalatspecifikus információkról, például a friss hírekről és az időjárásról
• Inspirálja csapatát a célok megjelenítésével, célok, teljesítmények vagy motivációs idézetek
• A csapat szórakoztatása a közösségi médián keresztül, élő hashtag falakkal vagy csapatfotókkal

A kommunikáció szórakoztatóvá tétele

A szórakozás áll az üzleti tevékenységem középpontjában, és a kezdetektől fogva ez volt a kulcs mindenben, amit csináltam.

Richard Branson

Vége annak az elképzelésnek, hogy nem véletlenül hívják “munkának”, és nem szabadna szórakoztatónak lennie. Sőt, a PGi 2013-as felmérése szerint az ezredfordulósok 88%-a “szórakoztató és szociális munkakörnyezetben” szeretne dolgozni. Hasonlóképpen, a Z generáció 90%-a értékeli azokat a munkahelyeket, amelyek lehetőséget kínálnak az emberi kapcsolatokra. A munka lehet szórakoztató, de egyben produktív is, és ebbe a belső kommunikáció is beletartozik.

Az Enplugnak például van egy “random” nevű csatornája a Slacken, ahol a csapattagok megoszthatnak őrült híreket, vicces YouTube-videókat és bármi mást, amit szórakoztatónak találnak. Ez egy szórakoztató módja annak, hogy a dolgozók kiengedjék a gőzt, miközben a bajtársiasság érzését építik.

Mérőszámok beépítése, amikor csak lehetséges

Minden, amit mérnek és figyelnek, javul.

Bob Parsons, alapító, GoDaddy

Az, hogy számszerűsíteni és látni lehet, hogyan teljesít a vállalat, csodákat tehet a csapat munkamoráljával. A mérőszámoknak tájékoztatniuk kell az alkalmazottakat a vállalat jelenlegi és múltbeli teljesítményéről, a teljesítmény tendenciáiról, az elérendő célokról és az elért eredményekről. Digitális táblák segítségével az egész irodában megjelenítheti a mérőszámokat. Motiválja csapatát különböző szinteken a vállalatra, az osztályokra vagy akár az egyénekre vonatkozó mérőszámok megjelenítésével.

Ne veszítse szem elől a nagy egészet

A magasabb célra való hivatkozás segít mindenkinek összefogni és jobban együtt dolgozni.

Fran Maier, a Match.com alapítója

A konkrét, célzott információk közlése fantasztikus, de ez a vállalat átfogó céljainak, küldetésének és a kultúra egyéb összetevőinek elmulasztása rovására mehet. A napi ügyek mellett ügyeljen arra, hogy a nagy elképzeléseket is kommunikálja, hogy az alkalmazottak emlékezzenek rájuk. Tüntesse fel a jövőképét az e-mailekben, a digitális kijelzőkben vagy a belső hírlevelekben, hogy emlékeztesse csapatát a nagyobb képre. Elvégre fontos részei valami náluk nagyobb dolognak.

Biztosítson csatornákat a visszajelzések és ötletek számára

A legjobb kultúra kialakításának titkos fegyvere a nyílt & őszinte visszajelzés. A csapat minden tagja minden nap hozzájárul a HelloSign életéhez, ezért kulcsfontosságú számunkra, hogy tudjuk, mi működik, és ami még fontosabb, mi nem működik, hogy folyamatosan fejlődhessünk.”

Gina Lau, Team Operations, HelloSign

Tudta, hogy a “feedback” az angol nyelv legrövidebb szava, amely az a-b-c-d-e-f betűket tartalmazza? Ettől az érdekes ténytől eltekintve a visszajelzés létfontosságú minden vállalat túléléséhez és sikeréhez. Ebbe természetesen beletartozik az ügyfelektől érkező visszajelzés, de az alkalmazottak visszajelzése is.

Mit ér egy gondolat vagy ötlet, ha soha nem hangzik el? Ügyeljen arra, hogy biztosítson csatornákat a csapata számára a visszajelzésre és az ötletek megosztására, legyen szó a munkahelyről, a jelenlegi termékről, a lehetséges jövőbeli termékekről vagy a vállalat egészéről. Ez lehet egy vállalati fórum, egy kijelölt csatorna a vállalati csevegőszoftveren belül, egy tábla az irodában vagy egy felhőalapú szolgáltatás. E csatornák nélkül a briliáns ötletek és hasznos kritikák kimaradhatnak, amit egyetlen vállalat sem engedhet meg magának.

Bátorítsa a részlegek közötti kommunikációt és együttműködést

A hatékony kommunikáció a szakmai siker alapvető összetevője, legyen szó személyközi, csoportközi, csoporton belüli, szervezeti vagy külső szintről.

Mike Myatt, alapító és elnök, N2Growth

Ha a belső kommunikáció egyik célja, hogy a munkatársai tanuljanak egymástól, akkor a részlegek közötti kommunikáció kulcsfontosságú. Tartson egy Q&A ülést vagy egy külön megbeszélést a különböző részlegek között, hogy rávegye őket a kommunikációra, az együttműködésre és a meglátások megosztására. Az Enplug például rendszeresen tart részlegenkénti Q&A üléseket, amelyeken az alkalmazottak a sajátjukon kívül egy másik csapatnak is feltehetik kérdéseiket. A tanultak mellett ez megakadályozza, hogy az osztályok elszigeteltnek érezzék magukat egymástól.

Kerülje el a kommunikációs túlterhelést

A hatékony belső kommunikáció nemcsak az embereket köti össze egymással, hanem a megfelelő információkat is a megfelelő időben.

Marijn Deurloo, vezérigazgató, imgZine

Az internet korában minden eddiginél több információhoz és azonnali levelezéshez juthatunk hozzá, ami egyszerre lehet áldás és átok. A belső kommunikáció esetében gondoljon arra, hogy a kevesebb több. Tartsa a dolgokat egyszerűen, röviden és lényegre törően. Fontolja meg, hogy ritkábban küldjön belső hírlevelet, vagy kevesebb mérőszámot mutasson be. Koncentráljon arra, hogy a megfelelő információkat küldje el a megfelelő embereknek a megfelelő időben. A csapata meg fogja köszönni.

Ne csak tájékoztasson – ösztönözze a cselekvésre

Azoknak a vállalatoknak, amelyek versenyképesek és sikeresek akarnak maradni, biztosítaniuk kell, hogy bevonják, motiválják és ösztönözzék a munkatársakat.

Viktoria Tegard, belső kommunikációs vezető, Virgin Atlantic Airways

Első sorban tájékoztatni kell a csapatát, de a belső kommunikációs gyakorlatának végül cselekvéshez kell vezetnie. Ahogy Viktoria Tegard a Virgin Atlantic légitársaságtól a fenti idézetben utal rá, a belső kommunikációnak be kell vonnia, motiválnia és inspirálnia kell a csapatát, hogy túllépjen a célon.

Ez úgy érhető el, ha:

• Az üzenetekbe cselekvésre való felhívást is beépít
• Motiváló idézeteket, a vállalat küldetését és céljait stb. osztja meg.
• Az egyének vagy csapatok jutalmazásának felajánlása bizonyos teljesítményekért

A kommunikációs vonalak megnyitása

A kommunikáció nem mindig követheti a felülről lefelé irányuló modellt. A mai üzleti életben az információk áramlásával a vezetőknek mesteri hallgatóságra van szükségük; nemcsak küldeni, hanem fogadni is tudniuk kell.”

Joseph Badaracco, a Harvard Business School üzleti etika professzora

Ne korlátozza a “nyitott ajtók politikáját” a fizikai irodahelyiségre. Belső kommunikációs rendszerének lehetővé kell tennie, hogy bármelyik alkalmazott könnyen kapcsolatba léphessen a vállalat egy másik munkatársával, beleértve a felső vezetést is. Ha ilyen módon megnyitja a kommunikációs vonalakat, a csapattagok úgy fogják érezni, hogy szívesen beszélgetnek egymással, nem pedig megfélemlítve. Akár nagyvállalatról, akár startupról van szó, ez a belső kommunikációs gyakorlat áthidalja a szakadékokat, és segít az alkalmazottak közötti befogadó, őszinte kapcsolatok kiépítésében.

Az átláthatóság fenntartása

“Az átláthatóság a gondolkodásmód megváltoztatásával kezdődik.”

– Kevan Lee, Content Crafter, Buffer

Mint azt Kevan Lee a Buffer-nél fentebb megállapítja, az átláthatóság több mint egy irányelv, ez egy gondolkodásmód. Az átláthatóság kulcsfontosságú a belső kommunikációban, mert bizalmat, elszámoltathatóságot és nyílt párbeszédet szül. Ha a csapata úgy érzi, hogy bizonyos ügyekben a sötétben tapogatóznak, akkor félhetnek kérdéseket feltenni és megosztani a gondolataikat ezekkel kapcsolatban. Természetesen nem lehet minden információt mindenki számára elérhetővé tenni, de legalább némi átláthatóság fenntartása óriási hatással lehet a vállalaton belüli harmóniára és kapcsolatra.

Bátorítsa a közösségi média vállalati szintű használatát

A közösségi média munkahelyi használatának mellőzésének tulajdonképpen kezd ugyanannyi értelme lenni, mint a telefon vagy az e-mail használatának mellőzésének.

Ryan Holmes, a Hootsuite alapítója és vezérigazgatója

Tudjuk, mire gondol: “A közösségi médiának nincs helye a munkahelyen”. Mi lenne azonban, ha azt mondanánk, hogy bizonyos szempontból valójában bátorítani kellene? Kérje meg a csapatát, hogy osszon meg fotókat az irodában végzett munkáról és szórakozásról a Facebookon, Twitteren, Instagramon stb. és jelölje meg a hivatalos céges oldalt. Ez nem csak a dolgozók elkötelezettségének és a munkamorálnak tesz jót, hanem a vállalat bemutatkozásának is, és arcot ad annak, hogy ki vagy és mit csinálsz.

Ossz meg iparági híreket, trendeket és meglátásokat

Ha nem adsz információt az embereknek, akkor kitalálnak valamit, hogy kitöltsék az űrt.

Carla O’Dell, vezérigazgató, American Productivity and Quality Center

A csapatod nem csak egy vállalat, hanem egy iparág része. A csapat minden tagjának naprakésznek kell lennie a legújabb iparági hírekkel kapcsolatban, a vezérigazgatótól a webdesignerig. Bátorítsa őket, hogy osszák meg egymással a híreket, a piaci trendeket, a véleménycikkeket és más iparági vonatkozású pletykákat. A 6. ponthoz hasonlóan azt szeretné, ha a csapata úgy érezné, hogy valami nagyobb dologhoz járulnak hozzá, mint ők maguk, és hogy ők a változás ügynökei, amelyek erős motiváló tényezők.

A belső kommunikációt használja a sikerek elismerésére és dicséretére

Az elismerés nem szűkös erőforrás. Nem lehet elhasználni vagy kifogyni belőle.”

Susan M. Heathfield, HR-szakértő, About.com

A legkisebb dicséret is sokat jelenthet, különösen egy olyan korban, amikor az alkalmazottak szeretnék érezni, hogy értékelik és megbecsülik őket. Az Amerikai Pszichológiai Társaság 2012-es felmérése szerint azok az alkalmazottak, akik megbecsültnek érzik magukat, “magasabb szintű elkötelezettségről, elégedettségről és motivációról” számolnak be, tehát mindenképpen érdemes befektetni ebbe. Ez lehet olyan egyszerű, mint az egyéni vagy osztálysikerek bejelentése a chat-szoftveren, a belső hírlevélben vagy más csatornákon keresztül. Ez a legjobb gyakorlat nemcsak a dolgozói morálra, hanem a vállalat termelékenységére és növekedésére is jótékony hatással van.

Vevőközpontú csapat létrehozása személyiségképekkel

A legjobb módja annak, hogy a csapattagok az ügyfelekre összpontosítsanak? Keltse életre az ügyfeleket.

Alison Davis, vezérigazgató & Alapító, Davis & Company

Alison azt javasolja, hogy a belső kommunikáció legjobb gyakorlatai segítségével hangolja össze alkalmazottait az ügyfelekkel. Készítsen “profilokat a tipikus ügyfelekről, fényképekkel, demográfiai adatokkal, kedvelésekkel és ellenszenvekkel – beleértve azt is, hogy milyen tévéműsorokat néznek (Walking Dead vagy Downton Abbey?) és milyen rágcsálnivalókat kedvelnek (edamame vagy marhaszelet?). Így a vásárlók élővé, kézzelfoghatóvá és a figyelem középpontjába kerülnek.” Ossza meg ezeket a személyiségképeket gyakran a csapatával – beszélgetésekben, hírlevelekben, vagy akár digitális táblák segítségével az irodájában.

17. A munkavállalói erőforrások és képzések népszerűsítése

A munkavállalók tudni akarják, hogy a vállalatuk ugyanúgy befektet a személyes és szakmai fejlődésükbe, mint ők maguk. Kommunikálja, hogy milyen erőforrásokat biztosít a vállalata, hogy az alkalmazottak ne maradjanak le a fantasztikus lehetőségekről.

Belén Alemán, Learning & Development Program Manager, Meltwater San Francisco

A belső kommunikációjának következetesen közvetítenie kell, hogy milyen juttatások és erőforrások állnak az alkalmazottak rendelkezésére. Ez az alapvető egészségbiztosítástól és a 401K tervtől kezdve a vállalat által támogatott szemináriumokig, külső képzési lehetőségekig és karrierépítő workshopokig mindent magában foglalhat. Használja az e-mail, a chat, a digitális táblák, a belső blogok vagy a személyes csapatmegbeszélések kombinációját a hírközléshez. Ha arra ösztönzi a munkavállalókat, hogy a vállalaton keresztül fektessenek be saját személyes és szakmai fejlődésükbe, hosszú távon mindenki jól jár.

A tanulási célokat az egyének is formalizálhatják a vezetőik segítségével. Innen kiindulva olyan tevékenységek, mint a nyílt napok vagy a rendszeres tanulási szinkronizációk hozhatók létre. A tanulási szinkronizációk bárkivel megtörténhetnek, aki tud valamit nyújtani a tanulási célok felé. Menedzserként bemutathatja a csapattagjait azoknak, akik informális coachingot vagy mentorálást tudnak nyújtani ezekben a szinkronizációkban. Ezek a tanulási szinkronizációk olyan formát is ölthetnek, mint egy könyvklub. Folyamatos listát vezethet az embereket érdeklő hasznos könyvekről és témákról, és dokumentálhatja a tanulságokat, hogy megoszthassa a szélesebb vállalati közönséggel.

A nyílt házak is nagyszerűek lehetnek az informális megbeszélésekhez, különösen, ha a csapatok különböző földrajzi régiókban vannak elosztva. A SoundCloud nyílt házakat tart, amelyeket bárki meghirdethet és létrehozhat a vállalat intranetjén. A formátum rugalmas, ahol a csapatok olyan csapatokkal is közölhetik meglátásaikat, akikkel esetleg nem gyakran érintkeznek. A tervezőcsapatok megoszthatják a marketingcsapattal azokat a prototípusokat, amelyekkel kapcsolatban izgatottak, és amelyek hasznosak lehetnek egy közelgő bevezetésnél, vagy esetleg az adatcsapat felfedezett néhány érdekes tulajdonságot egy szegmensről, ami igazán segíthet a termékcsapatnak.

18. Gondolkozz úgy, mint egy marketinges

“Itt az ideje, hogy a munkatársi kommunikátorok elkezdjenek marketingesként gondolkodni, és a megfelelő csatornán keresztül a megfelelő időben a megfelelő információt juttassák el a megfelelő munkatársakhoz.”

– Shel Holtz, belső kommunikációs igazgató és szószóló

Néha a munkatársi kommunikáció utólagos gondolatnak tűnik – a reklám, marketing és PR által hátrahagyott költségvetési morzsákat kapja. Az egyik legkirívóbb példa erre a belső kommunikáció kifinomult eszközeinek hiánya. A marketingben dolgozó kollégáink képesek arra, hogy az üzeneteket és az információkat különböző kritériumok alapján célozzák meg az egyéneknek, mégis a legtöbb, ami az alkalmazottakhoz eljut, egyformán egyforma.

Ahogy Dan Woods, az Evolved Media vezérigazgatója mondja: “A Spotify tudja, hogy mit hallgatunk. A Netflix meg tudja jósolni, hogy mit fogunk nézni. Az Uber pontosan tudja, hogy mikor és hol vegyen fel minket. Mindezek az eszközök megkönnyítik a munkán kívüli életünket. Akkor miért támaszkodunk még mindig elavult módszerekre az alkalmazottakkal való kommunikációban?”

Adatokkal kell tudnunk, hogy mire és mikor van szükségük az alkalmazottaknak. Legalább egy évtizeddel ezelőtt az IBM intranetes honlapja információkat tartalmazott arról, hogy az egyes alkalmazottak mit csinálnak aznap, és linkeket tartalmazott olyan erőforrásokhoz, amelyek segítik az alkalmazottat az elvégzésében. Ma ennek a fajta kommunikációnak cseppet sem kellene nehéznek lennie számos csatornán keresztül – olyan adatokkal, amelyek lehetővé teszik, hogy a releváns tartalmat a megfelelő alkalmazottaknak célozzuk meg.

A koncepciót azonban el kell adnunk a vezetésnek, ha meg akarjuk szerezni a szükséges költségvetést ahhoz, hogy ilyen élményt nyújtsunk az alkalmazottaknak. A régi intranet újraindítása nem lesz elég. El kell köteleznünk magunkat amellett, hogy ugyanazt a megközelítést alkalmazzuk a személyre szabott alkalmazotti kommunikációban, mint amit marketinges barátaink alkalmaznak az ügyfelekkel.

***

Az Enplugról

A belső kommunikátorok világszerte az Enplugot használják arra, hogy az irodáikban lévő TV-képernyőket vizuális, interaktív kommunikációs eszközökké alakítsák. A bejelentésektől és a dolgozói elismerésektől kezdve a közösségi médián és a hírfolyamokon át a mérőműszerfalakig és a tárgyalótermi naptárakig az Enplug elég erős bármely vállalat számára, és könnyen használható.