A végső útmutató a valóban hatékony beszerzéstől fizetésig folyamathoz

A beszerzéstől fizetésig folyamat folyamata

A szervezeti gyakorlat és a szóban forgó követelmény alapján a beszerzési vezetők a beszerzéstől fizetésig folyamat legfontosabb szakaszait választják. Íme az ideális beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat kilenc logikus lépése.

1. lépés: Az igények azonosítása

A beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat első lépése az üzleti követelmények meghatározása és definiálása a keresztfunkcionális érdekeltek segítségével. Az érvényes igények azonosítása után a beszerzési csoportok felvázolják az árukra/termékekre vonatkozó magas szintű specifikációkat, a szolgáltatásokra vonatkozó feladatmeghatározásokat (TOR) és a munkarészleteket (SOW).

2. lépés: Igénylések létrehozása

A specifikációk/TOR/SOW véglegesítése után hivatalos beszerzési igénylés készül. Az igénylő benyújtja a kitöltött beszerzési igénylőlapot, miután megbizonyosodott arról, hogy minden szükséges adminisztratív követelmény teljesül. Igényléseket bármilyen típusú beszerzésre létre lehet hozni a standard beszerzésektől kezdve az alvállalkozói szerződésekig és a szállítmányokig.

3. lépés: A beszerzési igénylés jóváhagyása

A benyújtott beszerzési igényléseket ezután az osztályvezetők vagy a beszerzési tisztviselők felülvizsgálják. A jóváhagyók a szükséglet értékelése, a rendelkezésre álló költségvetés ellenőrzése és a beszerzési igénylőlap hitelesítése után jóváhagyhatják vagy elutasíthatják a beszerzési igénylést. A hiányos beszerzési igényeket visszautasítják a kezdeményezőnek javításra és újbóli benyújtásra.

4. lépés: PO/spot buy létrehozása

Ha a kért áruk/termékek olyan jellemzőkkel rendelkeznek, mint a nem irányított kategóriás beszerzések, az egyszeri egyedi beszerzések vagy a kis értékű áruk, akkor spot buy végezhető. Ellenkező esetben a jóváhagyott beszerzési igénylésekből beszerzési rendelések jönnek létre.

5. lépés: A beszerzési rendelés jóváhagyása

A beszerzési rendeléseket most egy jóváhagyási körön keresztül küldik el, hogy biztosítsák a specifikációk jogszerűségét és pontosságát. A jóváhagyott beszerzési rendeléseket ezután elküldik a szállítóknak. A beszerzési rendelés áttekintése után a szállítók jóváhagyhatják, elutasíthatják, vagy tárgyalást kezdeményezhetnek. Amikor egy tisztviselő jóváhagyja a beszerzési rendelést, egy jogilag kötelező érvényű szerződés aktiválódik.

Csatlakozzon hozzánk, hogy megtudja, hogyan biztosíthat hatékonyságot és költségmegtakarítást a digitális beszerzés. Regisztráljon most!

6. lépés: Az áru átvétele

Amikor a szállító leszállítja az ígért árut/szolgáltatást, a vevő ellenőrzi a leszállított terméket vagy szolgáltatást, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az megfelel-e a szerződési feltételeknek. Az áruátvételt ezután a beszerzési szerződésben vagy a megrendelésben meghatározott előírások alapján jóváhagyják vagy elutasítják.

7. lépés: A szállító teljesítménye

Az előző lépésben kapott adatok alapján értékelik a szállító teljesítményét. Számos olyan tényezőt, mint a minőség, a határidőre történő szállítás, a szolgáltatás, a szerződésnek való megfelelés, a reagálóképesség és a teljes tulajdonlási költség (TCO). A nemteljesítményt a meglévő névjegyzékekben és információs rendszerekben a jövőbeni hivatkozás céljából megjelölik.

8. lépés: A számla jóváhagyása

Az árubeszerzés jóváhagyása után a beszerzési megrendelés, a szállítói számla és az árubeszerzés háromoldalú egyeztetése történik. Ha nem találnak eltérést, a számlát jóváhagyják, és továbbítják a pénzügyi csoportnak kifizetés céljából. Pontatlanság esetén a számlát visszautasítják a szállítónak az elutasítás indoklásával együtt.

9. lépés: Szállítói kifizetés

A jóváhagyott számla kézhezvételét követően a pénzügyi csoport a szerződéses feltételeknek megfelelően feldolgozza a kifizetéseket. Minden szerződésmódosítást vagy felülvizsgálatot likvidált pénzügyi biztosítékot figyelembe vesznek. A szállítónak történő kifizetés a következő öt típus valamelyikébe tartozik: előleg, részleges, előrehozott vagy részletfizetés, végleges és visszatartás/visszatartás.

A beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat legjobb gyakorlatai

A következő öt legjobb gyakorlat segíthet a szervezeteknek a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamat hatékonyságának és eredményességének javításában:

• Beszerzéstől fizetésig szoftver bevezetése
• A folyamat átláthatósága
• A beszállítói elkötelezettség javítása
• A készlet optimalizálása
• A szerződéskezelés racionalizálása

Hogyan hozhat hatékonyságot a beszerzéstől fizetésig szoftver a beszerzésben?

A Gartner friss jelentése szerint 2025-re a szervezetek több mint 50%-a világszerte felhőalapú beszerzés-fizetés programcsomaggal fog rendelkezni. A Kissflow-hoz hasonló felhőalapú beszerzési eszközök egyre nagyobb teret nyernek, ahogy a szervezetek egyre többet tudnak meg a beszerzési szoftverek használatának előnyeiről és költségmegtakarítási lehetőségeiről.

A beszerzéstől fizetésig szoftver egyetlen felületen integrálja a beszerzési igényléseket, a beszerzési rendeléseket, az árubeszerzéseket és a számlákat. A beszerzés-fizetés automatizálás racionalizálhatja a folyamatot, optimalizálhatja a kiadásokat, javíthatja a megfelelőséget, csökkentheti a költségeket és mérsékelheti a kockázatokat.

A teljes körű beszerzés-fizetés megoldások, mint például a Kissflow Procurement Cloud, számos funkciót biztosítanak, többek között:

1. Beszerzési igénylés és jóváhagyás

A beszerzési igényt beküldő személy egyszerűen beírja a megfelelő adatokat a beszerzési eszközébe, kiválasztja a kívánt terméket/szolgáltatást, és kiválasztja a kívánt szállítót egy törzsadatbázisból.

Egy digitális beszerzéstől fizetésig csomag a beszerzési kérelmet a megfelelő sorrendben az összes érdekelt félhez és jóváhagyóhoz is továbbítja, anélkül, hogy bármelyikük akár csak egy e-mailt is küldene a kérelemmel kapcsolatban.

2. A beszerzési megrendelések kezelése

A legtöbb beszerzéstől fizetésig megoldás automatikusan létrehozza a megrendelést a jóváhagyott beszerzési igénylésekből, és elindítja a rendelés feladási folyamatát. A több tételes megrendelés egyetlen szállítónak történő elküldésétől kezdve egyetlen beszerzési kérelemből több rendelés létrehozásáig bármi elvégezhető.

3. Digitalizált szállítói menedzsment

A szállítói menedzsment digitalizálása megváltoztatja a beszerzési csapatának a szállítói teljesítmény mérését és értékelését. A reménykedő “Azt hiszem, az a hardverszállító, akit 2013-ban használtunk, nagyszerű kedvezményeket kínált, de elfelejtettem a nevét” helyett a beszerzési rendszeréből kényelmesen elérhető és megbízható szállítói adatokra támaszkodhat.

Mivel a beszerzés-fizetésig tartó eszköze összesítheti a szállítói teljesítményre vonatkozó adatokat – árképzés, kedvezmények, szállítási ütemterv betartása, irányelvek betartása és így tovább -, a legjobb szállítót választhatja ki bármilyen üzlethez, minden alkalommal, amikor ezt a döntést meg kell hoznia.

3. Számlaegyeztetés

A beszerzés-fizetésig tartó szoftver segítségével a szervezetek megerősíthetik az áruk átvételét és rögzíthetik a számlainformációkat. A szervezetek jóváhagyhatják a számlákat, kezelhetik a kivételeket, elvégezhetik a PO-illesztést, és integrálhatják az elektronikus kifizetésekkel vagy a számlafizetési rendszerrel.

4. Betekintés a beszerzésbe

A beszerzés digitalizálásának egyik legjobb része, hogy a jelentések és elemzések segítenek megérteni, mi megy jól, és melyik folyamat nem megfelelő hatékonysága kerül pénzébe.

Mivel a beszerzés egy költésigényes osztály, jó, ha a folyamat átlátható és átlátható minden folyamat, a beszerzési kérelemtől a számla jóváhagyásáig. Egyéni jelentések és elemzések segítségével azonnal lekérdezheti bármelyik feladat állapotát, elemezheti a szállítók teljesítménymutatóit és még sok minden mást.

Javasolt olvasmányok:

• Top 6 kihívás a beszerzésben és azok leküzdése
• 5 technológiai fejlesztés, amelyet a beszerzésnek most kell elfogadnia
• How Manual Processes Are Killing Your Procurement Efforts

Unlock the full potential of your procurection-to-pay process with Kissflow

Procurection-to-pay solutions that digitally connect vendors, szervezeteket, szabályzatokat és folyamatokat összekapcsolják, új megtakarítási lehetőségeket tárnak fel. A manuális adatbevitel megelőzésétől a kiadások átláthatóságának javításáig az automatizált beszerzési szoftverek a meglévő folyamatok hiányosságait kezelik.

A Kissflow beszerzési felhője kihasználja a munkafolyamatok, a digitális űrlapok, a felhőtechnológia, az intelligens folyamatok és a részletes elemzések erejét, hogy segítsen nagyobb értéket kihozni a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamatáramlásból. A beszerzési igényektől és megrendelésektől egészen a kifizetésig mindent lefed. Emellett zökkenőmentesen integrálható az Ön által használt bármely könyvelési vagy ERP szoftverrel is.

A Kissflow segítségével digitalizálhatja a teljes beszerzéstől a fizetésig tartó ciklust, átfogóan javítva az összes beszerzési folyamatot. Köszöntse a digitalizált beszerzéstől a fizetésig tartó folyamatot a Kissflow Procurement Cloud segítségével, hogy megtudja, miért ez a legjobb lehetőség a beszerzési folyamat átalakítására.