By Beth Buehler
Az üzleti elvonulások és az üzleti találkozók eltérő céljainak ismerete nagyon fontos azok számára, akiket az ilyen összejövetelek tervezésével bíztak meg, vagy akik egy nagyobb tervezőcsoport tagjai. Négy coloradói székhelyű desztinációszervező cég (DMC) vezetői segítenek elmagyarázni a különbséget.
Mi a különbség az üzleti elvonulás és az üzleti találkozó között?
Az üzleti elvonulás sokkal inkább a magas szintű stratégiára összpontosít, sok “fehér térrel” kombinálva a résztvevők számára. Az elvonulás célja általában az, hogy a magas szintű gondolkodókat kivonjuk a zsúfolt napi programjukból, és egy olyan intim környezetbe vigyük, amely lehetővé teszi számukra, hogy valóban felszabadítsák kreatív gondolkodási folyamatukat. Én egy lazább környezetet, sok időt a szabadban, informális kerekasztal-beszélgetéseket, vezetett túrákat stb. képzelnék el – mindezt a stratégiai gondolkodás inspirálására. Egy üzleti megbeszélés jellemzően nagyon strukturált és egy szervezeten belüli kritikus részlegre összpontosít. Sok általunk tapasztalt megbeszélésen a résztvevők többet hallgatnak, mint amennyit részt vesznek, és a tartalmat a vállalat vagy az osztály vezetői irányítják. – Kathy Fort Carty, DSC, Allied PRA
A visszavonulás általában egy kisebb létszámú találkozó, amely egy, a megszokottól eltérő helyszínen kerül megrendezésre; ilyenek például a tanyák és az élményt nyújtó ingatlanok, amelyek a résztvevők számára olyan szokatlan környezetet biztosítanak, amely szerves kapcsolatépítési és kötődési lehetőségeket teremt. Az üzleti találkozóra jellemzően a repülőtértől nem messze található szállodában kerül sor, ahol a találkozó méretének és terjedelmének megfelelő tárgyalóterem és audiovizuális támogatás áll rendelkezésre. Az üzleti találkozó a tartalomra irányul, míg az elvonulás arra összpontosít, hogy a résztvevők csoportként éljék át az úti célt. – Melissa Layton, Operation Altitude
Nehéz felülmúlni az olyan történelmi ingatlanok auráját, mint a Granby melletti C Lazy U Ranch. Courtesy C Lazy U Ranch.
A fő különbség, amit tapasztalunk, hogy egy elvonulás több elemet tartalmaz a napirendben az üzleti megbeszélésen kívül, mint például csoportos tevékenységek, csapatépítés vagy kirándulások a célállomás felfedezésére. Gyakran a fiatalítás vagy a pihenés elemei is szerepelnek. – Nicole Marsh, Imprint Group
Az üzleti megbeszélés a vállalkozás közvetlen szükségleteire vagy egy konkrét témára összpontosít, amellyel foglalkozni kell. Az üzleti elvonulás a csapatépítés, az elmélkedés és a befelé összpontosítás ideje, az emberekre és arra, hogyan dolgoznak együtt a célok elérése érdekében. – Deana Mitchell, Realize Colorado, globális DMC partner
Mi a legjobb tippje egy üzleti elvonulás megtervezéséhez?
Kereszen egy olyan meggyőző helyszínt, amely csábítja a vendégeket a részvételre, a kikapcsolódásra és a kollégákkal való kapcsolatteremtésre. – Melissa Layton
Gondoskodjon arról, hogy a megbeszélések témái/ülései megfelelő egyensúlyban legyenek, és legyen idő a csapatkapcsolatokra is. – Nicole Marsh
Tervezzen olyan előadót vagy tevékenységet, amely összeköti a csoportot, segít nekik jobban megismerni és megérteni egymást, így csapatként produktívabbak lesznek a továbbiakban. – Deana Mitchell
Válasszon egy egyedi helyszínt Coloradóban, amely lehetővé teszi a résztvevők számára, hogy rengeteget mozogjanak, a szabadban tartózkodjanak, egészséges ételeket fogyasszanak és aludjanak. Hagyja, hogy feltöltődjenek, miközben részt vesznek egy stratégiai tervezési eseményen. – Kathy Fort Carty
Mi a legfontosabb tippje egy üzleti megbeszélés megtervezéséhez?
Válasszon olyan helyszínt, amely kedvez a megbeszéléseknek, beleértve a könnyű megközelíthetőséget, a szilárd tárgyalási szolgáltatásokat és talán nem túl sok zavaró tényezőt a megbeszélés napirendjéről. – Nicole Marsh
Kereszen egy olyan helyet, amely elősegíti, hogy az adott témára összpontosíthasson, de közel van valami szórakoztató helyhez a szünetben vagy az esti órákban. – Deana Mitchell
Gondoskodjon arról, hogy a találkozó célkitűzései jól illeszkedjenek a célállomás élményeihez. Bár mindig vannak tanulási/üzleti célok, amelyeket a szervezetnek teljesítenie kell, jellemzően kiviheti a résztvevőket a szokásos tárgyalóteremből, hogy olyan tevékenységekben vegyenek részt, amelyek lehetővé teszik számukra az együttműködést, a kommunikációt és a közös problémamegoldást. Azzal, hogy a résztvevők bevonódnak és együtt élnek át helyzeteket, erősebb vállalati kultúrát hoz létre, és ösztönzi az innovációt és a kreativitást a munkahelyen. – Kathy Fort Carty
Központi elhelyezkedésű szálloda kiválasztása, amely könnyen megközelíthető és a csoport napirendjének és speciális igényeinek megfelelő tárgyalótérrel rendelkezik. Denver ideális célpont a megbeszélésekhez, mivel keletről és nyugatról is könnyen megközelíthető repülővel, és a repülőtértől 30 percen belül korlátlan szállodaválaszték áll rendelkezésre. – Melissa Layton.
Coloradóban egyszerre lehet élvezni a természetet és a városi életet. A The Ritz-Carlton, Denver jóvoltából.
Hogyan változik a helyszín és/vagy az úti cél kiválasztásának megközelítése, amikor egy üzleti elvonulást tervez, szemben egy üzleti találkozóval?
Egy üzleti találkozó esetében szükség van a kapcsolatra/technológiára. Egy üzleti elvonulás esetében használja ki a Colorado által kínált nagyszerű természeti adottságokat, és minimalizálja a technológiát! – Deana Mitchell.
Koloradóban számos lehetőség van a szabadban való tartózkodásra. Courtesy Visit Vail Valley.
Azzal kezdjük, hogy meghallgatjuk ügyfeleinket és a találkozó érdekeltjeit, hogy valóban megértsük a program céljait és prioritásait. Egyes ügyfelek kijelenthetik, hogy üzleti találkozót szeretnének, de amikor leírják, hogy milyen “hangulatot” szeretnének a résztvevőknek, lehet, hogy egy kevésbé hagyományos helyszínre irányítjuk őket. Egy üzleti találkozó helyszínét leggyakrabban a csoport mérete, a repülőtér megközelíthetősége, valamint a megfelelő méretű szálloda és tárgyalóterem határozza meg. Ha a csoport kicsi, akkor lehet, hogy egy elegánsabb butikhotelt választanak Denver belvárosában, nem pedig egy nagyvállalati szállodát, ahol a Colorado Convention Center is elérhető. Az elvonulások általában intimebbek, így a helyszín kiválasztása gyakran inkább arról szól, hogy megtaláljuk a megfelelő helyszínt/célpontot, amely még mindig könnyen elérhető, de lehetővé teszi az ügyfél által keresett típusú élményt. Például egy jóga elvonuláshoz olyan helyszínt kell foglalni, amely hozzáférést biztosít a fedett/kültéri jógaterülethez és valószínűleg egészséges étkezési stílushoz. A vezetőknek szóló stratégiai tervezési elvonulás még mindig egy jól megközelíthető szállodát/lodge-ot szeretne, de talán egy olyan hegyvidéki üdülőhelyet választana, amely valóban lehetővé teszi a vezetők számára, hogy pihenjenek, egy kicsit elvonuljanak, és különböző intim terekben gyűljenek össze az ingatlanon belül és körül. – Kathy Fort Carty
Az üzleti elvonulás helyszíne egyedi élményt nyújt, amely bemutatja az úti célt. – Melissa Layton
Az üzleti elvonulás megtervezésekor olyan helyszínt vagy úti célt kell keresni, amely a kényelem és a lehetőségek jó keverékével rendelkezik, hogy a munka és a szórakozás egyensúlyban legyen. Fontos, hogy a csapat mindkettőre koncentrálhasson, és élvezze a pillanatokat. Amikor üzleti találkozót tervezünk, nagyszerű, ha a résztvevők szabadidejükben is megtapasztalják az úti célt, de a szabadidős tevékenységekről és lehetőségekről nem kell annyira gondoskodni. – Nicole Marsh
Mi az egyik kiemelkedő ok, amiért Colorado jó hely akár egy találkozóra, akár egy elvonulásra?
Coloradóban olyan sokszínűséggel rendelkezünk – a kivételes városi konferenciahotelek, mint a Hyatt Regency Denver at Colorado Convention Center és az új Gaylord Rockies Resort & Convention Center – és még mindig csodálatos üdülőhelyi élményt tudunk nyújtani egy nagy csoport számára a The Broadmoorban. Ami a kis- és közepes méretű találkozókat illeti, a hegyvidéki üdülőhelyeken olyan szállodákkal rendelkezünk, amelyek méretben, stílusban és árban egyaránt megfelelnek a költségvetés-tudatos vagy nagyon magas színvonalú csoportoknak. – Kathy Fort Carty.
A Colorado Springs-i Broadmoor nagyszerű lehetőségeket kínál mind az üzleti találkozók, mind az elvonulások számára. Courtesy The Broadmoor.
Coloradoban vannak szállodai lehetőségek, amelyek ideálisak üzleti megbeszélésekhez, valamint olyan, az útból kiszakadt elvonulási helyszínek, ahol a résztvevők kikapcsolódhatnak, kötődhetnek és ötletelhetnek. – Melissa Layton
Colorado kiváló helyszín mind a megbeszélések, mind az elvonulások számára. A találkozók esetében központi elhelyezkedésünk lehetővé teszi, hogy a résztvevők könnyedén be- és kijussanak, és rengeteg közvetlen járattal rendelkezünk. Az elvonulások esetében a városunk és a hegyvidéki célpontjaink páratlanul sokféle lehetőséget kínálnak a résztvevőknek a munkához és a szórakozáshoz. – Nicole Marsh
Colorado képes arra, hogy inspirálja az embereket, és megváltoztassa a látásmódjukat, hogy ne a megszokott keretek között gondolkodjanak. Még ha a hangsúly egy üzleti megbeszélésen van is, rengeteg lehetőség van arra, hogy 30 perces szünetként vagy esti kapcsolatépítő rendezvényként egy mini-visszatérést tartsanak a szabadban és a természetben! – Deana Mitchell
Kiegészítő gondolatok …
Az elvonulás napirendjének megtervezésekor fontos, hogy a vezetőség úgy érezze, hogy a találkozó szempontjából elegendő tartalom és megtérülés (ROI) van ahhoz, hogy megérje a kiadásokat (akár idő és/vagy pénz). Az értekezlet napirendje és az eredményekre való összpontosítás ugyanolyan fontos, mint az az idő, amely alatt a csapat összekovácsolódik, és a visszatérés után felfrissülve és megfiatalodva érzi magát. Ez egy kényes egyensúly, de ha helyesen tervezzük meg, óriási előnyökkel jár a szervezet számára. Nemrégiben “átneveztük” a saját belső ösztönző utunkat, hogy azt elvonulásnak nevezzük és formázzuk. Úgy éreztük, hogy az incentive kifejezés a puszta szórakozásra utal, tartalom nélkül, és megtaláltuk a megfelelő egyensúlyt a találkozó tartalmával és a szabadidővel. – Nicole Marsh
Colorado annyi mindent kínál több úti célban is! DMC-ként arra szakosodtunk, hogy megtaláljuk a megfelelő helyszínt és tereket az ügyfelek számára, hogy elérjék céljaikat a környezetünk maximális inspiráló hatása mellett. – Deana Mitchell
Beth Buehler a Colorado Meetings + Events és a Mountain Meetings magazinok szerkesztője, számos találkozót és rendezvényt tervezett már, és szereti felfedezni Coloradót.