Emeljünk több pénzt szponzorációk, ne jegyek eladásával

“Csökkentsük a jegyárat a rendezvényünkre?” – ezt a kérdést kérdezték tőlem idén újra és újra az ügyfelek és kollégák. A válaszom egy határozott NEM!

Ennek két fő oka van: Először is, vannak olyan emberek, akiknek megvan a lehetőségük arra, hogy továbbra is a szokásos jegyárat (vagy szponzori szintet) fizessék. A jegyárak (és a szponzori szintek) csökkentésével pénzt hagysz az asztalon. Másodszor, csökkented a következő évekre vonatkozó elvárásokat.

Ha tehát a gazdaság miatt egyes magánszemélyek és cégek nem tudnak majd a megszokott szinten részt venni, mit teszel? Felhívjuk őket. Beszélj velük. Mondd el nekik, hogy mennyire nagyra értékeled a rendezvényed korábbi támogatását. Magyarázza el, hogy észrevette, hogy nem újítottak az idei évre, és kérdezze meg, hogy ez csak véletlen volt-e (arra az esetre, ha mégis). Ha nem, kérdezze meg, milyen szinten tudnának idén is részt venni. Üdvözölje őket bármilyen szinten, és ajánlja fel, hogy a szokásos, magasabb szint előnyeit és kedvezményeit biztosítja számukra, azzal az elvárással, hogy a következő években magasabb szinten is visszatérhessenek. Tegye ezt vállalatokkal és magánszemélyekkel, szponzorációk és egyéni jegyek esetében.

Tanácsaim: Ne hagyjon pénzt az asztalon, és ne csökkentse a rendezvényével kapcsolatos elvárásokat. Ne csökkentse a jegyárakat idén.

Miért vannak rendezvények?

A rendezvények a legidőigényesebb és legdrágább adománygyűjtési forma, akkor miért tartjuk őket? A rendezvények lehetőséget nyújtanak arra, hogy:

• Bemutassa szervezetét a jelenlegi támogatóinak és a közösség tagjainak,
• Sok pénzt szerezzen olyan cégektől és emberektől, akik egyébként talán nem adakoznának,
• Bővítse adatbázisát, és
• Elősítse a korlátlan, működési célú dollárokat, amelyeket más módon nehéz összegyűjteni.

Hiszem, hogy minden kis fejlesztőműhelynek kellene rendezvényeket tartania, de csak évente egyet, vagy legfeljebb kettőt. (Ha évente kettőnél több rendezvényt tervezünk, nem marad időnk az adománygyűjtés más fontos elemeire, például az egyéni kultúrára és toborzásra, a támogatásírásra, a tömeges levelezésre stb.) A rendezvények hátrányai ellenére, ha rendelkezünk a személyzeti kapacitással egy (vagy két) rendezvény megtartásához, akkor megéri az erőfeszítést.

A rendezvénybizottságok az adománygyűjtésre szolgálnak, nem a tervezésre

A rendezvény megtervezésekor az első lépés az, hogy létrehozunk egy bizottságot az igazgatóság és a nem igazgatóság tagjaiból, amely a rendezvénybizottságként szolgál. Ideális esetben a bizottságban sok embernek kell részt vennie, akik különböző beosztásban, címmel és a közösségben való kapcsolattal rendelkeznek. Minden bizottsági taggal előre tudassa, hogy elvárja tőlük, hogy legalább egy asztalt vásároljanak vagy értékesítsenek, ami a bizottsági tagság feltétele. Fektessen le további elvárásokat, mint például az alkalmi üléseken való részvétel és a személyes meghívók elküldése a barátoknak és kollégáknak.

A rendezvénybizottság adománygyűjtő bizottság, és nem szabad elvárni (vagy elvárni), hogy megtervezze a rendezvény részleteit. Amikor először vezettem egy nagyobb rendezvényt, elkövettem azt a hibát, hogy bevontam a bizottságot az olyan döntésekbe, mint az asztalterítő színei és a vacsora menüjének kiválasztása. Bár lehet, hogy van olyan bizottsági tag, aki szeretne részt venni az esemény részleteiben (és politikai okokból talán hagyni is kell, hogy részt vegyen), nem szabad, hogy ez legyen a bizottság elsődleges feladata. A bizottság azért van, hogy segítsen az adománygyűjtésben!

A rendezvénybizottság tagjainak négy fő feladata van:

1. A rendezvény típusának meghatározása,
2. A kitüntetettek és előadók kiválasztása,
3. A szponzori szintek meghatározása, és
4. A jegyek és asztalok értékesítése.

A fontos döntéseket, mint például a kitüntetettek és a szponzori szintek kiválasztása, mindig bizottságként hozza meg (természetesen a személyzet ajánlásával és közreműködésével). Ez biztosítja a bizottsági tagok bevonását és “vásárlását”.

Az adománygyűjtés színpadra állítása: Putting Your Committee to Work

Determining the Type of Event

Mihelyt megalakult a rendezvénybizottság, az első teendő a rendezvény típusának kiválasztása. A munkatársaknak egy vagy két javaslatot kell szem előtt tartaniuk, hogy segítsenek a beszélgetés irányításában. Érdemes már az első találkozó előtt e-mailben elkezdeni a beszélgetést, hogy a bizottsági tagoknak már a megérkezésükkor legyenek ötleteik, és gyorsan haladhassanak előre.

A nonprofit szervezetek körében az egyik leggyakoribb rendezvény a díjátadó vacsora. Jól működik, mert baráti összejövetelként és adománygyűjtésként is szolgál. Számos más népszerű esemény is létezik, mint például a golfkirándulások, valamint a vacsoraestek vagy gálák.

Míg számos eseménytípus közül választhat, összpontosítson azokra az eseményekre, amelyek könnyen adják magukat a szponzori lehetőségekhez. Úgy vélem, hogy minden olyan adománygyűjtés, ahol egyesével adnak el dolgokat, rossz adománygyűjtés. Például a sütiárusítás (kivéve a cserkészlányok esetében). Hasonlóképpen, a magazinértékesítés, csomagolópapír-értékesítés, süteményértékesítés, autómosás stb. rossz adománygyűjtő rendezvények bármely kis szervezet számára. (Az iskolák talán kivételt képeznek ez alól a szabály alól, mivel hatalmas munkaerő-állományuk – a diákok – van az értékesítésre). A szponzoráció a sikeres adománygyűjtő rendezvények kulcsa, és távol kell tartania magát az olyan rendezvényektől, ahol a dolgokat egyenként árulják (legyen az egy jegy vagy egy doboz sütemény).

A kitüntetettek kiválasztása

Ha díjátadó vacsorát vagy gálát rendez, a megfelelő kitüntetettek kiválasztása kritikus lépés, mivel a kitüntetettek szponzorációkat vásárolhatnak és adhatnak el Önnek. Készítsen listát a szervezetét támogató vállalatokról, magánszemélyekről, alapítványokról és csoportokról. Melyeket szeretne kitüntetni, és képesek, és képesek szponzorációkat vásárolni és értékesíteni. Használja ki a bizottság tagjainak kapcsolatait a közösségben, hogy a lehető legjobb kitüntetetteket biztosítsa.

A legtöbb szervezet úgy dönt, hogy egynél több kitüntetettje van, hogy minél több szponzorációt és asztalt mozgósítson. Az én ökölszabályom szerint legfeljebb három-négy díjazott lehet. Ha négynél több van, az felhígítja a kitüntetés jelentőségét, mind a meghívón, mind az eseményen. Ha túl sok kitüntetett van, az hosszú és unalmas programot eredményez.

Csak egy megjegyzés: Ha egy politikus a kitüntetett, az mindig jó ötlet (feltéve, hogy egynél több kitüntetett lesz), de ő ritkán (szinte soha) nem fog jegyeladást vagy szponzorációt generálni.

Szponzorációs szintek meghatározása

A sikeres rendezvény kulcsa a szponzorációk eladása, nem (csak) a jegyeké. Mindig van jegyár annak a néhány magánszemélynek, aki jegyet akar venni, de a fő hangsúlyt az asztalok vagy szponzorációs csomagok eladására kell helyezni. A rendezvények bevételei a hagyományos adománygyűjtési piramis szerint (az emberek tíz százaléka adja az ajándékok kilencven százalékát, és az emberek kilencven százaléka adja az ajándékok tíz százalékát). Kezdje tehát ott, ahol a pénz van, és kérjen szponzori díjakat.

Tavaly felbérelt egy szervezet, hogy segítsek több pénzt gyűjteni az éves rendezvényükön. Miután áttekintettem a rendezvény szponzori szintjeit, azt javasoltam, hogy jelentősen emeljék meg azokat az 5000 dolláros felső szintről a 15 000 dolláros felső szintre. Az igazgatótanács és az ügyvezető igazgató nagy ellenállást tanúsított, de meggyőztem őket, hogy adjanak ennek egy esélyt. Létrehoztunk 15 000 és 10 000 dolláros szinteket, és az alsó szintnek 5000 dollár volt (ami az előző évben a legfelső szint volt). Az új szponzori szintek bevezetésével három felső szponzori díjat (egyenként 15 000 dollárt) és két 10 000 dolláros szponzori díjat emeltek. A legjobb öt támogatótól több pénzt gyűjtöttek össze, mint amennyit a korábbi években valaha is gyűjtöttek ezen az eseményen, és ez még azelőtt történt, hogy egyetlen jegyet, újsághirdetést vagy árverési tárgyat is eladtak volna. Mondanom sem kell, hogy jóval több mint kétszer annyit gyűjtöttek, mint korábban valaha is ezen az eseményen, egyszerűen a megfelelő szponzori szintek révén.

Ez a történet nem jelenti azt, hogy a 15 000 dollár minden szervezet számára megfelelő szint, ezért is fontos, hogy a bizottsága segítsen meghatározni a szponzori szinteket. Az asztaloknak 1000 dollárnak, 5000 dollárnak vagy 25 000 dollárnak kellene lenniük? Ez a döntés a szervezetedtől és a bizottságodtól függ. Van a bizottságban vagy az igazgatótanácsban vállalati vezérigazgató vagy alelnök? Kérdezze meg őket, hogy hajlandóak lennének-e szponzorálni a vacsorát 25 000 dollárért – vagy a legmagasabb szintért, amelyet a bizottsága el tud képzelni. Ha igen, akkor mások is támogatni fogják – és ez magas mércét állít majd fel a következő évekre. Ne adja alul a szervezetét. Ha alacsonyan határozza meg a szponzorációs árakat, akkor az első év után nehéz lesz jelentősen megemelni az árakat.

Fontos, hogy körülbelül három szponzorációs szint legyen, és ezeket nevezheti úgy, ahogy akarja (jótevő, barát, asztaltámogató – mindegy). A legfelső szintet állítsd elég magasra ahhoz, hogy nem baj, ha nem kapsz egyet sem, és ha kapsz egyet, akkor nagyon fogsz örülni.

Bármelyik szintet is választod, 3-5 középszintű szponzorációt kell tudnod szerezni (ha nem tudsz, akkor a szintjeid talán túl magasra vannak állítva, és fordítva, ha kettőnél többet kapsz a legfelső szinten, akkor a szintjeid talán túl alacsonyra vannak állítva). Szerezzen kötelezettségvállalásokat a bizottsági tagoktól és az igazgatótanács tagjaitól azokra a szintekre, amelyeken szponzorálni tudnak, mielőtt meghirdeti őket a nagyközönségnek.

Szponzorok felkutatása és jegyek értékesítése

A rendezvény és a szervezet támogatásának megszerzése a legfontosabb bizottsági feladat. Miután a bizottsági tagok elkötelezték magukat a saját asztaluk szponzorálása mellett, segíteniük kell Önnek a kapcsolataik (barátaik és kollégáik) megkeresésében. A munkatársaknak segíteniük kell ebben a folyamatban, az összes levél, boríték elkészítésével és a postai küldemények kitöltésével. Az önkéntesektől (a bizottsági tagoktól) el kell kérni egy listát azokról az emberekről, akiknek meghívókat kell küldeni, és arra kell ösztönözni őket, hogy írjanak személyes megjegyzéseket magára a meghívóra vagy a kísérőlevélre. Arra is meg kell kérni őket, hogy a meghívás előtt és után telefonáljanak, hogy a listájukon szereplők részvételét ösztönözzék.

A meghívók önmagukban valójában nagyon kevés szponzort generálnak. A meghívók kiküldése előtt történik a szponzorok felkérése. Mindig van egy előzetes meghívó, egy szponzorációs űrlap és egy kísérőlevél, amelyet a bizottsági tagok elküldhetnek a kapcsolataiknak. Ezek az űrlapok csak a szponzoráció két legmagasabb szintjét tartalmazzák. Az elnökségi tagok talán ellenállnak ennek a stratégiának, de azzal, hogy az űrlapon az alacsonyabb szintek is szerepelnek, a vállalatoknak “könnyű kimenőt” biztosít. Ha elutasítják a magasabb szinteket, térjen vissza hozzájuk az alacsonyabb szponzorációs szinttel. Ismétlem, a bizottság tagjainak utólagos e-maileket kell küldeniük és utólagos hívásokat kell intézniük kapcsolataikhoz.

Végszó