Vállalata bérszámfejtési folyamatában időnként előfordulhat, hogy egy munkavállaló a forrásadó alóli mentességet kívánja igényelni. A tények ismeretében könnyebben kezelheti ezt a folyamatot.
A forrásmegvonási folyamat
A forrásmegvonás egy általános kifejezés a munkavállaló fizetéséből a szövetségi és állami jövedelemadók, valamint a FICA-adók (társadalombiztosítási és társadalombiztosítási járulékok) miatt levont összegekre. Egyes munkavállalóknak nem kell szövetségi jövedelemadót levonni a fizetésükből, ha jövedelmük egy bizonyos szint alatt van.
Az IRS lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy egy adott évben mentességet kérjenek a jövedelemadó visszatartása alól, ha mindkét fenti helyzet fennáll:
- Az előző évben jogosultak voltak az összes visszatartott szövetségi jövedelemadó visszatérítésére, mert nem volt adófizetési kötelezettségük
- A folyó évre vonatkozóan az összes visszatartott szövetségi jövedelemadó visszatérítésére számítanak, mert várhatóan nem lesz adófizetési kötelezettségük
A munkavállalók bizonyos típusai mentesülhetnek: diákok, részmunkaidős munkavállalók, 65 év felettiek és vak munkavállalók.
Minden forráslevonási mentesség csak a szövetségi jövedelemadóra vonatkozik, az állami adókra vagy a FICA-adókra (társadalombiztosítás/Medicare) nem.
A forráslevonás alóli mentesség igénylése 2020. január 1-jétől
Az új W-4 nyomtatvány 2020. január 1-jétől minden újonnan felvett és a W-4 nyomtatványukat módosítani kívánó munkavállalóra érvényes. Ha egy munkavállaló mentességet akar igényelni, akkor a W-4 nyomtatványon a 4. lépés c) pontja alatti helyre a “Mentességet” kell írnia, és ki kell töltenie az 1. és 5. lépést.
A munkavállalónak, aki egy évre mentességet akar, az új W-4 nyomtatványt az adott év február 15-ig kell leadnia. Ha a jelenleg adómentességet kapó munkavállaló a következő évben várhatóan adófizetési kötelezettséggel tartozik, akkor a W-4-et a folyó év december 10-ig kell módosítania.
Hogyan lehet tudni, hogy egy munkavállaló mentesül-e a forrásadó alól
A forrásadót csak a munkavállaló által adott dokumentáció alapján módosíthatja. Amíg a munkavállaló nem adja át a megfelelő nyomtatványt vagy nyomtatványokat, addig továbbra is a szövetségi, állami és helyi jövedelemadót kell visszatartania a munkavállaló által kitöltött legutóbbi nyomtatványok alapján. Nem hiheti el a munkavállaló szavát a mentességre vonatkozó állítással kapcsolatban.
Ha a munkavállaló mentességet igényel, a W-4 nyomtatványnak így kell kinéznie:
- 5. sor – A juttatások teljes száma – üres lesz
- 6. sor – A további visszatartandó összeg – üres lesz
- 7. sor – A mentesség iránti igény – a “Mentesség” szót fogja tartalmazni.
Elképzelhető, hogy Önnek (a munkáltatónak) el kell küldenie a W-4-et az IRS-nek, hogy az ellenőrizze az igényt. Önnek nem kell benyújtania a nyomtatványt, kivéve, ha az IRS kifejezetten erre felszólító levelet küld Önnek.
Bővebben a forrásadó-mentességről
A forrásadó-mentességre vonatkozó igény nem mentesíti a munkavállalót a FICA-adóból rá eső rész megfizetése alól, beleértve a kiegészítő Medicare-adót is. Minden FICA-adót Önnek mint munkáltatónak és a munkavállalónak is meg kell fizetnie. A munkavállaló által a társadalombiztosítási járulék levonása a társadalombiztosítási maximumnál megszűnik, de az Ön társadalombiztosítási hozzájárulása munkáltatóként minden munkabér után folytatódik.
Ha úgy gondolja, hogy a munkavállaló W-4-es forráslevonási mentessége helytelen, nem változtathatja meg, de tájékoztathatja a munkavállalót, hogy a mentességet az IRS megkérdőjelezheti. Függetlenül attól, hogy a munkavállaló mit állít, csak az aláírt W-4 nyomtatványt szabad felhasználnia a munkavállaló fizetéséből történő forráslevonáshoz.
A szövetségi jövedelemadóra vonatkozó mentességre vonatkozó állításnak semmi köze a munkavállaló állami jövedelemadó- és helyi adólevonásához. A munkavállalónak az állami és helyi adóhatóságokkal kell egyeztetnie, hogy megtudja, hogyan működik ez a mentesség az adott joghatóságokban. Amíg a munkavállaló nem adja át Önnek az állami vagy helyi adók alóli mentességre vonatkozó, aláírt dokumentumokat, addig Önnek továbbra is vissza kell tartania ezeket az adókat.
Ha a munkavállaló a forrásadó alóli mentességet akarja igényelni, de az év során már levonták a fizetéséből a forrásadót, akkor ezt a pénzt nem térítheti vissza neki. Az adózás idején a W-2 nyomtatványon értesíti a munkavállalót a visszatartásról az adott évre vonatkozó W-2 nyomtatványon. A munkavállaló ezután igényelheti a visszatartott összeget.
Például Carlton februárban megkeresi Önt, és azt mondja, hogy az idei évre vonatkozóan szeretné igényelni a forrásmegvonás alóli mentességet. Új W-4 nyomtatványt tölt ki a mentességet kérve, de Ön már januárban 276 dollár szövetségi jövedelemadót tartott vissza a fizetéséből. Meg kell várnia, amíg benyújtja az adóbevallását, és visszaigényli a 276 $-t.
Ne feltételezze, hogy egy diák, részmunkaidős vagy idénymunkás mentesül a forráslevonás alól. Minden munkavállalónak ki kell töltenie egy W-4 nyomtatványt a felvételkor, és ezt a nyomtatványt kell használnia a munkavállalónak a mentesség igényléséhez.
Az ügyvédje azt fogja mondani, hogy ne segítsen a munkavállalóknak kitölteni a nyomtatványokat. De ha a munkavállaló kéri, adhat neki információkat, hogy segítsen neki önállóan meghozni a döntést. Az IRS 505. számú kiadványában található egy folyamatábra (8. oldal), amely segíthet a munkavállalónak abban, hogy megnézze, igényelheti-e a forrásadó alóli mentességet.
Ha zárolási levelet kap az IRS-től
Nem kell leadnia a W-4 nyomtatványokat az IRS-nek, de ők felülvizsgálhatják a munkavállaló mentességi kérelmét, és kérhetik, hogy nyújtsa be a munkavállaló W-4 nyomtatványát. Bizonyos esetekben, ha az IRS úgy érzi, hogy a mentesség iránti igény nem érvényes, küldhetnek egy “zárolási levelet” a vállalkozásának, valamint egy másolatot a munkavállalónak. A zárolási levél az IRS felülvizsgálata alapján rögzíti a munkavállaló forráslevonását.
Ez a levél meghatározza a munkavállaló számára engedélyezett forráslevonások maximális számát. Amint megkapja ezt a zárolási levelet, az IRS által meghatározott dátummal kezdődően el kell kezdenie ezen információk felhasználásával a szövetségi jövedelemadó visszatartását a munkavállaló fizetéséből. Nem változtathatja meg a forrásmegvonás összegét, amíg nem kap engedélyt az IRS-től; nem fogadhat el új W-4-et a munkavállalótól a forrásmegvonás összegének megváltoztatására.
Ez a levél egy példányát is megkapja a munkavállaló számára, amely elmagyarázza, hogyan adhat további információkat az IRS-nek. Ösztönözheti a munkavállalót, hogy forduljon az IRS-hez, és kérje a lekötés módosítását.
Ha nem változtatja meg a munkavállaló forrásadását a lekötési levélben szereplő forrásadózás alapján, vállalkozása felel a további adóösszeg megfizetéséért, amelyet vissza kellett volna tartani.