Noha nincs olyan mágikus számú hiányzás, amely túlzott távollétnek minősül, számos olyan tényezőt kell figyelembe venni, amelyek alapján megállapítható, hogy a távollét túlzott mértékű. Az alábbiakban felsorolt tényezőket felül kell vizsgálni és figyelembe kell venni, mint az esetleges túlzott hiányzás jelzőit. Ha egy vagy több tényező lehetséges problémára utal, a munkavállalót ki kell hallgatni annak megállapítása érdekében, hogy vannak-e elfogadható okai a hiányzásnak. A tényezők értelmezéséhez és a munkavállaló által említett okok felülvizsgálatához forduljon a munkavállalói & munkaügyi kapcsolatokhoz.
- Betegszabadság felhasználása a folyó évben. Ha egy munkavállaló a tárgyévben felhalmozott betegszabadságának 80%-át vagy annál többet használta fel, akkor probléma lehet a túlzott távollét. Nyilvánvaló, hogy ez a mutató az év előrehaladtával egyre aggasztóbbá válik (egy olyan munkavállaló, aki az év harmadik fizetési időszakában egy napot hiányzik, az első két fizetési időszakban felhalmozott 7,4 óra több mint 100%-át használta fel). Amint fentebb említettük, az év során 10 egynapos távollét nagyobb aggodalomra ad okot, mint egyetlen betegség/sérülés, amely 10 napos távollétet eredményez.
- Betegszabadság felhasználása a felvétel időpontja óta. Ha egy munkavállaló a felvétele óta felhalmozott betegszabadság 90%-át vagy annál többet használta fel, akkor a túlzott hiányzás problémája állhat fenn. Ennek a tényezőnek a felülvizsgálata során figyelembe kell venni minden olyan súlyos betegséget, sérülést vagy szülési/apasági (szülői) szabadságot, amely a magas felhasználást okozhatta.
A fenti két tényezőt együttesen kell vizsgálni. Például, ha egy munkavállaló 10 éve dolgozik a megyénél, és a felhalmozott betegszabadság 95%-át használta fel az év eddigi részében, de a teljes felhalmozott betegszabadságnak csak 50%-át használta fel, ez a felhasználás egyszeri megugrására utalhat. Másfelől ez azt is jelezheti, hogy a munkavállaló felmondást tervez, és a felhalmozott szabadságot még az elbocsátás előtt fel akarja használni, ami nem helyénvaló, kivéve, ha ezt orvosi szakvélemény igazolja. Másrészt lehet olyan munkavállaló, aki a teljes betegszabadság 95%-át használta fel, de az idei felhalmozott szabadságnak csak 25%-át. Ez azt jelezheti, hogy a munkavállaló összehangolt erőfeszítéseket tesz a javulás érdekében.
- Mintaszerű betegszabadság-felhasználás. Ha olyan munkavállalót azonosít, aki rendszeresen használja a betegszabadságot, akkor ezt a helyzetet potenciális problémaként kell megvizsgálnia, még akkor is, ha a munkavállaló betegszabadság-használata nem éri el a fent leírt 80%-90%-os küszöbértéket. Találkozhat olyan munkavállalókkal, akik hétfőnként vagy péntekenként, ünnepnapot vagy ünnepi hétvégét követő napon, vagy olyan napokon jelentkeznek betegen, amikor a munkaterhelés különösen nagy, vagy amikor egy adott munkafeladat (például egy havi jelentés) esedékes.
- Betegszabadság-használat szabadsággal kombinálva. A munkavállaló a szabadságról való visszatérésének első napján beteget jelenthet. Erősen ajánlott, hogy a bejelentéskor értesítse a munkavállalót arról, hogy be kell mutatnia egy orvosi igazolást, amelyen szerepel az orvos által látott időpont, és amely igazolja, hogy a betegség miatt nem tudott az adott napon munkába állni.
Vannak olyan helyzetek is, amikor a munkavállaló olyan napokon jelentkezik betegen, amelyekre korábban szabadságot kért, és a kérelmét elutasították. Ezekben az esetekben mindenképpen orvosi igazolást kell kérni a fent leírtak szerint. Fel kell hívnia a munkavállalói & munkaügyi kapcsolatokat is, hogy eldöntse, indokolt-e további vizsgálat.
- Hatás a működésre. Bármikor, amikor egy munkavállaló távolléte hátrányosan befolyásolja a szolgáltatásnyújtást, fennáll a túlzott távollét potenciális problémája. Az intézkedés meghozatalának eldöntésekor olyan tényezőket kell figyelembe vennie, mint a hiányzások oka és az, hogy van-e ésszerű helyettesítés a hiányzó munkavállaló számára. Például, ha a munkavállaló recepciós, akinek az a feladata, hogy minden nap kinyissa az irodát, és nincs helyettesítés, akár egyetlen nap betegszabadság is hátrányosan befolyásolhatja a szolgáltatásnyújtást. Ez az előírás nyilvánvalóan nem ésszerű, és nem tudnánk fenntartani az alkalmi hiányzásokon alapuló fegyelmi eljárást, mert nem terveztük meg a helyettesítést. Azokban a helyzetekben, amikor a távollét hatással van a működésre, forduljon az Alkalmazotti & Munkaügyi kapcsolatokhoz útmutatásért.