How to Claim Mileage on U.S. Taxes

Expenses

Nagyon fontos megérteni, hogy az IRS milyen típusú autózást engedélyez az alkalmazottaknak és az önfoglalkoztatóknak az adóbevallásukban. Összeállítottuk az alábbi útmutatót, amely segít meggyőződni arról, hogy a kilométereket az IRS legújabb szabályainak megfelelően írja le.

Követni az üzleti kilométereket

A kilométerek levonásának igényléséhez először is pontos nyilvántartást kell vezetnie a megtett kilométerekről. Az emberek évtizedek óta tollal és papírral követik üzleti kilométereiket.

Szerencsére a technológia fejlődött, és ma már léteznek Mileage Tracker alkalmazások, amelyek minden eddiginél egyszerűbbé teszik az üzleti kilométerek rögzítését. Az Everlance a legjobban értékelt kilométer-követési megoldás, mivel automatikusan és megbízhatóan követi az üzleti kilométereket, és az összes adatot IRS-konform jelentésekbe állítja össze.

Ha vállalkozó vagy, az is jó ötlet, ha konkrét követelményeket állítasz fel az alkalmazottaid kilométer-nyilvántartására vonatkozóan. Letölthet egy ingyenes Excel kilométer-nyilvántartási sablont, amelyet szétoszthat munkatársai között, hogy tisztában legyenek azzal, hogy mit várnak el a jelentéseiktől, ha kézzel követik a kilométer-nyilvántartásukat.

IRS Standard Mileage Rate

Az IRS Standard Mileage Rate az IRS által minden évben meghatározott szabványos kilométer-költségtérítési arány, amelyet az alkalmazottak, a vállalkozók és a munkáltatók adózási célokra használhatnak. Ez az arány évről évre változik, és olyan járművekre vonatkozik, mint a személygépkocsik, teherautók és furgonok.

A 2020-as adóévre ezek az arányok:

• 57,5 cent/mérföld a megtett üzleti mérföldek után (csökkenés 0.5 cent 2019-hez képest)
• 17 cent orvosi vagy költözési céllal vezetett mérföldenként (2019-hez képest 3 cent csökkenés)
• 14 cent jótékonysági szervezet szolgálatában vezetett mérföldenként (jelenleg a Kongresszus határozza meg)

A legtöbb vállalkozás az IRS 58 centes standard üzleti mérföldlevonása alapján alakítja ki munkavállalói költségtérítési politikáját, míg más vállalatok magasabb vagy alacsonyabb mértéket alkalmaznak alkalmazottaik költségtérítésére.

Ha például egy vállalkozás olyan területen működik, ahol magasabbak az üzemanyagköltségek, akkor az IRS szabványos mértékénél magasabb költségtérítési arányt alkalmazhat.

Még ha egy vállalat nem is rendelkezik munkavállalói költségtérítési programmal, akkor az alkalmazottak levonhatják üzleti kilométerköltségeiket – az IRS szabványos kilométerköltségének alkalmazásával – a bruttó jövedelmükből.

Az adófizetőknek lehetőségük van arra is, hogy a tényleges költségeket – beleértve a benzint, a biztosítást, a parkolást, a javításokat és az értékcsökkenést – levonják, ahelyett, hogy a standard mérföldtarifát használnák, de sokan egyetértenek abban, hogy ennek a módszernek a használata sokkal több időt és munkát igényel. Emellett az összes munkavállalói üzleti költségnek meg kell haladnia a korrigált bruttó jövedelem 2 százalékát ahhoz, hogy ezt a levonást igényelhesse.

Hogyan lehet a kilométerköltséget az adóbevallásban érvényesíteni

A munkavállalók nyomon követhetik a munkaköri kötelezettségeikhez vezető és onnan származó kilométerek megtételét, miközben dokumentálhatják az egyes utazások célját is, és ennek megfelelően érvényesíthetik a kilométerköltséget az adóbevallásukban, de vannak kivételek. Az IRS szerint:

“Az adófizető nem használhatja a járműre vonatkozó üzleti szabványos mérföldtarifát, miután a módosított gyorsított költség-visszatérítési rendszer (MACRS) szerinti bármely értékcsökkenési módszert alkalmazta, vagy miután a 179. szakasz szerinti levonást igényelt az adott járműre. Ezen túlmenően az üzleti szabványos kilométer-arány nem alkalmazható négynél több, egyidejűleg használt járműre.”

Bár ez adott lehet, az alkalmazottak nem vonhatják le az ingázást, bármilyen csodálatos is lenne.

Az FLSA kickback-szabályát is fontos megjegyezni, amely a kilométer-költségtérítésre vonatkozó kivétel, amelyet a vállalatoknak be kell tartaniuk, ha alkalmazottaik a minimálbér közelében vagy annak szintjén keresnek.

Az adócsökkentési és foglalkoztatási törvény (TCJA) értelmében az adófizetők már nem érvényesíthetnek különféle tételes levonást a nem megtérített munkavállalói utazási költségekre. Ezt a levonást a hasonló levonásokkal együtt eltörölték az A-táblázatból. Ez azonban nem érinti azokat a levonásokat, amelyeket az önfoglalkoztatók vagy független vállalkozók számára a C-listán megfelelően igényelnek.

Ha önfoglalkoztató vagy független vállalkozó, ezek a szabályok vonatkoznak a kilométerlevonásra és az ingázásra. Az Ön levonható kilométerei attól függnek, hogy hol található az elsődleges munkahelye. Ha otthonról dolgozik, általában minden mérföldje levonható, amikor csak beül az autójába, és a vállalkozásával kapcsolatos bármilyen célból vezet.

Az IRS szerint, ha egy ügyféllel való találkozóra megy, majd közvetlenül hazatér, az egész út üzleti vonatkozású, és ezért levonható. Ugyancsak levonhatja az üzleti helyszínről a munkájával kapcsolatos tevékenységekre történő utazás költségeit, még akkor is, ha csak csomagokat ad le a postán.

Ha vállalkozását nem otthonról, hanem máshonnan működteti, nem vonhatja le az oda vezető kilométereket, mert az ingázásnak minősül.

Kilométerek elszámolása: üzleti vs. személyes

Mondani sem kell, hogy csak az üzleti célokra használt kilométerek számolhatók el az adójában, a személyes utazásokhoz használt kilométerek nem. Az irodába és az irodából való ingázás személyes utazásnak minősül, ahogy az a csésze kávé is, amelyre útközben megállt, még akkor is, ha sokunknak szüksége lehet a napi koffeinadagra a munkánk elvégzéséhez.

Ez bonyolíthatja a dolgokat, amikor a kilométer-követésről van szó, mivel sokan közülünk személyes ügyeket intéznek, például elviszik a ruhatisztítót vagy megállnak az élelmiszerboltban, ugyanakkor üzleti okokból is vezetnek.

Averlance egyszerű megoldást kínál az üzleti és a személyes utazások megkülönböztetésére, még akkor is, ha azok egy út során keverednek. Minden alkalommal, amikor autóba száll a következő úti cél felé, nyissa meg az Everlance alkalmazást.

Ha egy ügyfél irodájába tart egy megbeszélésre, csak húzza jobbra az üzleti útra. Ha egy ügyféltalálkozó után egy barátjával vacsorázni megy, csak húzzon balra a személyes találkozóhoz. Így az összes üzleti kilométert külön-külön rögzíti, és az Everlance még a levonást is azonnal kiszámítja a szokásos kilométerdíj alapján.

Az Everlance lehetővé teszi más típusú üzleti költségek nyomon követését is. Csak fényképezze le a nyugtát, és az alkalmazás biztonságosan tárolja azt a felhőben. Akár közvetlenül is összekapcsolhatja hitelkártyáját vagy bankszámláját, hogy így is nyomon követhesse a kiadásokat.

Következtetés

Amikor eljön az adókészítés ideje, csak töltse le az Everlance kilométer- és költségkövetési jelentéseit, és küldje el a könyvelőjének. Az Everlance kikövezi az utat, hogy a vállalkozások és az önfoglalkoztatók rengeteg időt, pénzt és gondot takarítsanak meg, amikor az üzleti kilométerek és kiadások nyomon követéséről van szó.

Függetlenül attól, hogy Ön több alkalmazottal rendelkező vállalkozó, vagy önfoglalkoztató, az Everlance személyre szabott tervezeteket kínál, amelyek közül saját cége igényei alapján választhat. Fedezze fel a kilométer- és költségkövetési lehetőségeiket, és egyszerűsítse a könyvelést, miközben kiküszöböli a találgatásokat és a hibákat, amelyek gyakran együtt járnak vele.