Miért van szüksége a HR-szakembereknek HR-analitikára

Nem titok, hogy az emberek minden vállalat legértékesebb (és legdrágább) eszközei.

A fizetéstől és juttatásoktól kezdve az irodahelyiségen át az általuk használt technológiáig. E hatalmas befektetés védelme érdekében a humánerőforrás-szakemberek a HR-analitikához fordulnak, hogy megtudják, mi történik a munkaerőben, és hogyan lehet a legjobban felhasználni az erőforrásokat.

Mi a HR-analitika?

A HR-analitika a HR-csapatok által gyűjtött és elemzett adatok, amelyek segítségével megérthetik a vállalatuk munkaerő-állományát. Ide tartozik minden, a létszám, a javadalmazás, a munkakör és funkció, a munkavégzés helye (pl. irodai vagy távoli munkavégzés), a felvétel, a beszállás, a fluktuáció, a munkavállalói elkötelezettség, a sokszínűség és befogadás, a tanulás és fejlesztés és így tovább.

Ezeket az elemzési adatokat több forrásból gyűjtik, beleértve a munkavállalói felméréseket, a pályázók követési rendszereit (ATS), a HR információs rendszereket (HRIS), a humánerőforrás-kezelési (HCM) és a humánerőforrás-kezelési rendszereket (HRMS).

Mint ahogyan egy marketinges adatokat használna egy reklámkampány kialakításához, vagy egy vállalat analitikát használna annak meghatározásához, hogy hol nyisson új irodát, a HR-csapatok a HR-analitikát arra használják, hogy:

• megismerjék a munkaerőt
• hatékonyan használják az erőforrásokat
• tervezzék a jövőt

Ez különösen fontos a több ezer alkalmazottal és több telephellyel rendelkező nagyvállalatok számára. A HR-analitika segíthet a HR-csapatoknak nyomon követni az alkalmazottak teljesítményét és elkötelezettségét a fluktuáció csökkentése és a termelékenyebb munkaerő kialakítása érdekében.

A vállalatok a munkaerő erejére és innovációjára épülnek. HR-analitika nélkül a humánerőforrás-szakemberek azt kockáztatják, hogy fontos trendekről maradnak le, például a rossz vezetőkről vagy a szakmai fejlődés hiányáról. A boldogtalan vagy ki nem elégített alkalmazottak minden vállalatnak sokba kerülnek a kieső termelékenység és pénz tekintetében.

Milyen kérdésekre adhat választ a humánerőforrás-elemzés?

Hogyan gyorsíthatjuk fel a felvételi folyamatot? Mikor van itt az ideje valakit előléptetni? Hogyan biztosíthatjuk, hogy a munkaerőnk sokszínű és befogadó legyen? Ez csak néhány a számos kérdés közül, amelyekre a HR-analitika választ adhat. A HR-analitika a jelentkezés benyújtásától a nyugdíjba vonulásig betekintést nyújt a munkavállaló teljes munkaútjába.

Toborzás

A humánerőforrás szakemberek keményen dolgoznak azért, hogy a lehető legrövidebb idő alatt a legjobb embereket vegyék fel a megfelelő pozícióba. Ennek hatékony elvégzése érdekében a toborzók gyakran használják a HR-analitikát nemcsak a tehetségek megtalálására, hanem a toborzási folyamat és a jelöltek minőségének értékelésére is.

Hogyan segíthet a HR-analitika?

A toborzók és a felvételi vezetők a teljes toborzási folyamat során használják a HR-analitikát. Például az álláshirdetések megírásakor felhasználhatják a HR-technológiai és készségadatokat, hogy jobb álláshirdetéseket írjanak, amelyek a megfelelő embereket vonzzák. HR-analitika nélkül nehéz tudni, hogy milyen munkakör címet, leírást, valamint a szükséges készségeket és tapasztalatokat kell feltüntetni egy álláshirdetésben.

A HR-analitika segíthet a toborzóknak és a felvételi vezetőknek abban is, hogy kitalálják, hol kellene toborozniuk egy adott álláshelyre. Ha például webfejlesztőket szeretnének felvenni a legjobb áron, akkor egy HR-technológiai eszköz adatait felhasználhatják a toborzási stratégia kialakításához. Ez tartalmazhatná a kompenzációt, a kínálatot, a keresletet, a versenyt, a fluktuációs arányt, a sokszínűséget és még sok mást – mindezt bármely adott régióra vonatkozóan.

Ha az Ön szervezete gyakornokokat vagy belépő szintű alkalmazottakat toboroz, valószínűleg Önnek is van egyetemi toborzási terve. A HR-analitika segíthet a toborzóknak leszűkíteni az egyetemek listáját, amelyeket fel kell keresniük, vagy amelyekkel partnerek lehetnek, így csak a legtermékenyebb iskolákból való toborzásra fordíthatnak időt és pénzt.

A HR-analitika segít a HR-csapatoknak annak meghatározásában is, hogy hol tegyék közzé a nyitott állásaikat. Mely állásbörzéket használják? Hol költsenek pénzt, hogy a megfelelő emberek elé kerüljenek a hirdetések? A múltbeli álláshirdetések teljesítményének nyomon követésével a jövőbeni álláshirdetésekről is tájékozódhatnak.

Végül, miután felvették az alkalmazottakat, a toborzók és a felvételi vezetők a HR-analitika segítségével értékelhetik a felvettek minőségét. Voltak-e például “gyors kilépők”, azaz olyan alkalmazottak, akik az első hat vagy 12 hónapon belül távoztak.

Felvételi idő

Amint a neve is mutatja, a felvételi idő egy olyan mérőszám, amellyel a HR-csapatok azt mérik, hogy mennyi időbe telik, amíg valakit felvesznek egy pozícióba. Ez a folyamat magában foglalja a munkaköri leírás jóváhagyását, az állás meghirdetését, a jelentkezők szűrését, az interjúkat, az ajánlat megtételét, a háttérellenőrzést és végül a végleges papírok aláírását.

Hogyan segíthet a HR-elemzés?

A vállalatok minden egyes nap, amikor egy állás betöltetlen marad, pénzt és termelékenységet veszítenek. Ezért olyan fontos, hogy a HR-csapatok a lehető legkisebbre csökkentsék az alkalmazásig eltelt időt. A HR-analitika képes nyomon követni a teljes time-to-hire munkafolyamatot, megjegyezve, hogy a folyamat egyes lépései mennyi időt vettek igénybe. Ezen adatok felhasználásával a HR-csapatok azonosíthatják az elmaradásokat (például az interjúk ütemezésével kapcsolatos kihívásokat az elfoglalt felvételi vezetőkkel), és megoldást dolgozhatnak ki.

Egyes vállalatok például automatizált e-maileket állítanak be, hogy a jelölteket a folyamat során folyamatosan foglalkoztassák. A HR-elemzés segíthet az e-mailek időzítésében. Mennyi idővel a szűrőinterjú után kapjon a jelölt utólagos e-mailt?

A felvételi folyamat hagyhat rossz szájízt az új alkalmazottaknál, vagy hozhat létre boldog jelölteket, akik izgatottan várják, hogy Önnél dolgozhassanak. A HR-elemzés segít abban, hogy a folyamat zökkenőmentes és informált legyen.

Munkavállalók beilleszkedése

Amint az új alkalmazottak beilleszkednek a vállalatába, be kell rendezkedniük a technológiára és a berendezésekre, el kell végezniük a képzéseket, ki kell tölteniük a papírokat, meg kell ismerniük a kollégáikat, és be kell épülniük a szerepükbe. Mint mindannyian tudjuk, ez a folyamat eltarthat egy ideig. Sőt, egyes HR-szakemberek szerint a beilleszkedésnek legalább három hónapig kell tartania. Ennyi befektetett idő (és pénz) mellett érdemes a HR-analitika segítségével biztosítani, hogy ez a folyamat hatékony legyen.

Hogyan segíthet a HR-analitika?

A HR-analitika számos módon segíthet a beilleszkedésben, például műszerfalakkal, amelyek segítségével a vezetők nyomon követhetik az új munkatársak fejlődését. Egyre népszerűbb azonban a szervezeti hálózatelemzés (ONA). A Deloitte meghatározása szerint ez “egy strukturált módja annak, hogy láthatóvá tegyük, hogyan áramlik a kommunikáció, az információ és a döntések egy szervezeten keresztül.”

Mindannyiunknak megvannak a kapcsolattartóink az egyes osztályokon, akikről tudjuk, hogy tudják a válaszokat. Az ONA segít a HR-csapatoknak nyomon követni ezeket az interakciókat. Érzékelik, hogy az alkalmazottak hogyan érintkeznek egymással, és kik ezek a kapcsolattartók az egyes osztályokon és a vezetés minden szintjén. Így a HR tudja, hogy kivel kell összekapcsolni az új alkalmazottakat, hogy egyszerűsítse a beilleszkedési és tanulási folyamatot.

Ha azon tűnődik, hogy a HR-csapatok hogyan követik nyomon ezt a ködös dolgot, kétféleképpen lehet. Az egyik (a nem hátborzongató módszer) általában egy hálózatelemző felmérést foglal magában. Az alkalmazottak kérdésekre válaszolnak arra vonatkozóan, hogy kivel beszélgetnek leggyakrabban, kivel találkoztak a csapatban, kik a kapcsolattartóik stb. Ezután a HR a felmérések alapján elkészíti a hálózati térképet.

A második (lényegesen hátborzongatóbb módszer) során a HR-csapatok nyomon követik az alkalmazottak naptárát, hogy lássák, kivel és milyen gyakran találkoznak. Csak egy újabb emlékeztető, hogy semmi sem lehet igazán privát.

Megtartási és fluktuációs minták

Mivel a legtöbb vállalat legnagyobb kiadása a személyzet, fontos nyomon követni, hogy az alkalmazottak mennyi ideig maradnak a vállalatnál. És ha elmennek, akkor miért? A HR-analitika segíthet a HR-csapatoknak megválaszolni ezeket a kérdéseket, és stratégiákat kidolgozni a megtartás javítására és a fluktuáció csökkentésére.

Hogyan segíthet a HR-analitika?

A HRIS-eszközökkel a HR-csapatok nyomon követhetik a szervezetük minden alkalmazottjának mozgását. Mikor vették fel őket, ha előléptették őket, vagy másik részlegre kerültek, mennyi ideig voltak a szerepükben, milyen volt a teljesítményértékelésük, és mikor távoztak a cégtől. A HR-analitika segítségével (kilépési interjúkkal párosítva) a HR-csapatok kiértékelhetik mindezeket a mintákat, hogy azonosítsák a fluktuáció mozgatórugóit.

Ha például az alkalmazottak következetesen elhagynak egy csapatot, az rossz vezetőre vagy ésszerűtlen munkaterhelésre utalhat. Ha az emberek egy vagy két év után következetesen távoznak, a HR-csapatnak meg kell vizsgálnia a bérek, a munkakörnyezet, a szakmai fejlődés és az előléptetési lehetőségek kiigazítását.

A fluktuáció drága. Nemcsak a termelékenység csökkenése miatt, hanem az intézményi tudás elvesztése miatt is. A HR-elemzés segíthet a HR-csapatoknak a problémák azonosításában és a megfelelő beavatkozásban.

Teljesítmény- és készségfejlesztésre van szükség

A szakmai fejlődés az egyik legjobb módja annak, hogy kiváló munkatársakat építsünk és tartsunk meg. Azok az alkalmazottak, akik nem érzik úgy, hogy feljebb lépnek, vagy nem haladnak a karriercéljaik felé, előbb-utóbb el fognak menni. De milyen szakmai fejlődést kínáljanak a vállalatok? És kinek? És mikor?

Hogyan segíthet a HR-elemzés?

A legtöbb vállalatnál van valamilyen teljesítményértékelési rendszer, legyen az éves, féléves vagy negyedéves. A HR-csapatok ezeket az értékeléseket arra használhatják, hogy nyomon kövessék, mely alkalmazottak teljesítenek jól. Ha pedig nem teljesítenek jól, a HR-csapatok megpróbálhatják kideríteni, hogy miért.

A teljesítményértékelések arra is lehetőséget adnak, hogy a vállalat megismerje az alkalmazottak céljait. Hogyan tudja a vállalat segíteni őket abban, hogy kitűnjenek a szerepükben és a karrierjükben? Több készségre és szakmai fejlődésre van szükségük? Sok vállalat tehetséggondozó rendszereket használ (gyakran HRIS-be épített modulokat vagy külön LMS- vagy HCM-megoldást) a tanulási és fejlesztési erőforrások elhelyezésére.

Néhány szervezet saját házon belüli tanulási tartalmakat és tanfolyamokat készít. Mások olyan nyílt online tanfolyamokhoz kapcsolódnak, mint a Coursera, az Udemy és az edX, vagy oktatási szolgáltatókkal, főiskolákkal és egyetemekkel, bootcampekkel stb. lépnek partnerségre.

Azok a vállalatok, amelyek elemzik a munkaerő jelenlegi készségeit, és forrásokat biztosítanak az alkalmazottak számára a további készségek fejlesztéséhez, jobb megtartási arányokkal rendelkeznek. Ráadásul ez a fajta fejlesztés és elemzés az utódlási tervezést is segíti. Ki állhat készen a vezetésre? Ha egy régóta alkalmazott nyugdíjba megy, ki veheti át a helyét? A HR-analitika segít a HR-csapatoknak megtervezni ezeket a nagy változásokat.

Diverzitás és befogadás

Nemcsak helyes dolog sokszínű csapatot építeni, hanem nyereséges is. A McKinsey 2018-as jelentése szerint:

“A vezetői csapatokban a nemek közötti sokszínűség tekintetében a felső kvartilisbe tartozó vállalatok 21%-kal nagyobb valószínűséggel teljesítettek jobban a nyereségesség tekintetében, és 27%-kal nagyobb valószínűséggel volt magasabb az értékteremtésük”. És “Az etnikai/kulturális sokszínűség tekintetében a vezetői csapatokban a felső kvartilisben lévő vállalatok 33%-kal nagyobb valószínűséggel rendelkeztek iparági vezető nyereségességgel.”

A legtöbb vállalatnak vannak sokszínűségi és befogadási (D&I) kezdeményezései a munkaerő sokszínűségének növelésére, különösen a faji és nemi sokszínűség tekintetében. A HR-analitika kritikus szerepet játszik a D&I-ben, lehetővé téve a HR-csapatok számára a célok kitűzését és az előrehaladás nyomon követését.

Hogyan segíthet a HR-analitika?

A HR-csapatok a HR-analitikát a sokszínűségi adatok nyomon követésére használják, hogy tudják, hány nő és kisebbség jelentkezik a vállalatuknál állásra, hány interjún vesznek részt, és hányat vesznek fel. És ha már felvették őket, hányan kerülnek be a menedzsmentbe vagy a felsővezetésbe? Mennyit fizetnek nekik? Milyen gyakran léptetik elő őket, vagy milyen gyakran kapnak fizetésemelést?

Az ilyen adatok birtokában a vállalatok elszámoltathatók, és a HR-csapatok a lehető legátfogóbbá tehetik az összes folyamatot, értékelést és rendszert, legyen szó akár a felvételi folyamat során felmerülő implicit előítéletek kezeléséről, akár a fizetésbeli egyenlőtlenségek megszüntetéséről.

A legtöbb vállalat azzal kezdi, hogy a sokszínűségi célokat a toborzandó régió demográfiai jellemzői alapján határozza meg. Sokszínűségi adataik felhasználásával a HR-csapatok megjelölhetik azokat a munkakódokat is, amelyek jellemzően alulreprezentáltak a kisebbségek körében. Ezután lépéseket tesznek a jelentkezői kör diverzifikálása érdekében, és álláshirdetéseket tesznek közzé a kisebbségeket célzó állásbörzéken, például a National Black MBA Association vagy a Women Who Code (nők, akik kódolnak) szervezeten.

A HR-elemzési folyamat megértése

Most, hogy már beszéltünk arról, hogy a HR-csapatok milyen különböző módon használhatják a HR-elemzést, menjünk végig az adatgyűjtési és elemzési folyamat egyes lépésein.

Adatok gyűjtése

A legtöbb HR-elemzési adatot a HR-rendszerek három szintjén keresztül gyűjtik. Íme a felosztás:

• Emberi erőforrás információs rendszer (HRIS). A HRIS gyűjti és tárolja a vállalat alkalmazottainak adatait, beleértve a nevüket, korukat, címüket, fizetésüket, juttatásaikat, jelenlétüket, teljesítményértékeléseiket és így tovább. Általában itt található a pályázók nyomon követésére szolgáló rendszer (ATS) is, amelyet a vállalat felvételi folyamatának egyszerűsítésére építettek ki. Az ATS tárolja a jelöltek összes adatát, beleértve a jelentkezéseket, önéletrajzokat, kísérőleveleket, interjújegyzeteket és a csapattagok visszajelzéseit.
• Humánerőforrás-menedzsment (HCM). Egy HCM-megoldás magában foglal mindent, ami a HRIS-ben található, plusz a beszállás, a teljesítmény, a pozíciók ellenőrzése/követése, az utódlási adatok, a fizetés/bónusztervezés, a jutalmazási rendszerek, stb. A HCM jellemzően magában foglalja a tehetséggondozó rendszert is, amely adatokat gyűjt a munkavállalók képességeire, céljaira, szakmai fejlődésére stb. vonatkozóan.
• Emberi erőforrás gazdálkodási rendszer (HRMS). A HRMS tartalmazza mindazt, ami a HRIS-ben és a HCM-ben található, valamint a bérszámfejtést és az idő- és munkaidő-nyilvántartást.

Adatok mérése és elemzése

A HR-csapatok gyakran használnak ETL (extract, transform, load) adatkezelési folyamatot, hogy kivonják az adatokat a HR-rendszerekből, és egy adatvizualizációs eszközbe helyezzék őket. Így könnyebben elemezhetővé válnak.

Néhány nagyobb vállalatnál vannak adatelemzők, akik kifejezetten azzal foglalkoznak, hogy megtalálják a számokban rejlő meglátásokat. Míg a kisebb vállalatoknál előfordulhat, hogy egy vagy két ember kezeli a HR-rendszereket és végzi az adatelemzést és a jelentéstételt. Minél több alkalmazottja és rendszere van, annál több HR szakemberre lesz szüksége.

Milyen kulcsfontosságú HR-mérőszámokat figyelnek?

A fő HR-mérőszámok és a jelentéstételi stratégiák a vállalatok méretétől, céljaitól és HR-csapatától függően változnak. Íme néhány általános mérőszám, amelyek a HR-analitika segítségével nyomon követhetők.

Toborzás és beszállás

• Fejlétszám: Ez a szervezetében dolgozók teljes létszáma. A létszámot osztályok, csapatok, munkakörök stb. szerint is fel lehet bontani, attól függően, hogy milyen jelentésen dolgozik a csapata.
• Demográfiai adatok: Ezek a munkaerő jellemzői, beleértve az életkort, a nemet, az etnikai hovatartozást, az iskolai végzettséget, a szolgálati idő hosszát, a családi állapotot és így tovább.
• Time-to-hire: A Time-to-hire az az átlagos idő, amely egy új alkalmazott felvételéhez szükséges, az álláshirdetés feladásától a jelölt ajánlatának elfogadásáig.
• Time-to-productivity: A termelékenységig eltelt idő a beilleszkedési folyamat gyorsaságát méri, azt követve, hogy általában mennyi időbe telik, amíg egy új alkalmazott beletanul a feladatába és teljes kapacitással kezd dolgozni.
• Gyors felmondások/új alkalmazott fluktuációja: A “gyors kilépések” azon újonnan felvettek számát követi, akik egy bizonyos időn belül, általában hat hónaptól egy évig, elhagyják a vállalatot.

Teljesítmény

• A munkatársak teljesítménye: A HR-csapatok többféle módon is nyomon követhetik az alkalmazottak teljesítményét, beleértve az önértékeléseket, a vezetői értékeléseket és a kollégák értékeléseit. Egyes vállalatok alkalmazotti megfigyelő szoftvereket és/vagy projektmenedzsment rendszereket is használnak.
• Az egy alkalmazottra jutó bevétel: Az egy alkalmazottra jutó bevételt úgy számítják ki, hogy a vállalat teljes bevételét elosztják az alkalmazottak teljes számával. Ez egy nagyszerű módja annak, hogy nagyjából felmérje, hogy az egyes alkalmazottak mennyi bevételt termelnek.
• Célkövetés: Az alkalmazottak a HRIS tehetséggondozó moduljába beilleszthetik céljaikat. A HR-csapatok ezután összehasonlíthatják ezeket a célokat az általános vállalati célokkal, nyomon követhetik a munkavállaló előrehaladását a céljaival, és megtalálhatják a munkavállalói célok támogatásának módjait (pl. szakmai fejlődés).
• Időkövetés (hiányzási arányok/túlórák): Az időkövetés nemcsak azt méri, hogy egy munkavállaló hány rendes órát dolgozik egy időszakonként, hanem azt is, hogy milyen gyakran hiányzik a munkából (távollét) és hány túlórát teljesít.

Működés

• Munkavállalói elégedettség és elkötelezettség: Ez azt méri, hogy az alkalmazottak milyen valószínűséggel ajánlják a vállalatot, mint jó munkahelyet. Ezt általában kétféleképpen mérik: Employee Net Promoter Scores (eNPS) vagy a dolgozói elégedettségi felmérések.
• Munkavállalói mobilitás: A munkavállalói mobilitás azt követi nyomon, hogy a munkavállalók hogyan és mikor mozognak a szervezeten belül. Ez segít a vállalatoknak látni, hogy az alkalmazottak a vállalat mely részeiből és hová mozognak, mennyi ideig voltak a szerepükben a váltás előtt, és hogy felfelé, oldalirányban vagy lefelé mozogtak.
• Megtartási arány: A megtartási arány azt méri, hogy egy szervezet mennyire tartja meg a munkavállalóit. Ezt általában úgy mérik, hogy az adott időszakban a szervezetnél maradt alkalmazottak számát elosztják a teljes alkalmazotti létszámmal.
• Fluktuációs ráta: A fluktuációs ráta a megtartás ellentéte. Úgy számítják ki, hogy elosztják azt, hogy évente hány alkalmazott hagyja el a szervezetét az alkalmazottak átlagos létszámával. Ezután megszorozzuk 100-zal.
• Képzés és fejlesztés: Ez a szervezet alkalmazottai képzésének és fejlesztésének teljes költségét, idejét és hatékonyságát méri. Mérheti az egy alkalmazottra jutó képzési költségeket, a befejezési arányokat és a befejezésig eltelt időt, valamint teszteket végezhet a hatékonyság mérésére.

Következtetés

A HR-analitika segít a HR-csapatoknak a célok kitűzésében, a siker mérésében és a folyamatok optimalizálásában, hogy a vállalat a bevétel növelésére összpontosíthasson. Ha felelősségteljesen és hatékonyan használják, a HR-analitika olyan betekintést nyújt a vállalatoknak, amelyre szükségük van az olyan nehéz kihívások kezeléséhez, mint a sokszínűség hiánya vagy a magas fluktuációs ráta. Az adatok kivonják a találgatásokat a HR-ből, lehetővé téve a HR-csapatok számára, hogy a C-suite által megbízható szakértővé váljanak.