Mit tartalmazzon az újoncfelvételi csomagja (és miért kellene ajánlania)?

Eljött az első nap az új munkahelyén. Ahogy belépsz a tolóajtón a recepció felé, hogy tudasd, megérkeztél, nem tudod visszatartani a mosolyt az arcodról. Ez pontosan az a karrierlehetőség, amire vártál.

Az új vezetőd az első személy, aki üdvözöl téged, és úgy tűnik, izgatottan várja, hogy láthasson. (Ne becsüld alá a vezetőddel való találkozás erejét az első napodon.) De aztán bemutatnak a csapatnak, megmutatják az asztalodat, és átadják a belépőkártyádat. És az izgalom, amit eddig éreztél, átváltozik unalomba és idegességbe. Hüvelykujjaidat forgatod, és azon tűnődsz, miért nem érzed magad a csapat részének.

Kérdések cikáznak a fejedben. Szükséged lesz edzésre? Van-e olyan beavatási csomag az új alkalmazottak számára, amit még meg kell kapnod? Hová fogsz menni ebédelni? Hirtelen bánni kezdi a korábban megivott három csésze kávét, és arra gondol, hol van a mosdó? Túlságosan zavarban van ahhoz, hogy megkérdezze.”

Az útmutatás és az irányítás hiánya egy új munkahely első napjaiban frusztráló és elkeserítő lehet. Nem éppen a legjobb kezdése annak, aminek egy hosszú és virágzó kapcsolatnak kellene lennie. Ezért olyan fontos az új alkalmazottak szórakoztató és informatív módon történő beszoktatása, kezdve egy új munkavállalói csomaggal.

Miért számít az új alkalmazottak beszoktatási csomagja

A SHRM Human Capital Benchmarking Report szerint a vállalatok átlagosan 4.129 dollárt költenek minden egyes új alkalmazottra, és 42 napba telik, amíg megtalálják a megfelelő személyt. Ez azt jelenti, hogy minden egyes alkalommal, amikor egy alkalmazott távozik, elég nagy költséget jelent a pótlása.

Hogyan biztosíthatja tehát, hogy az alkalmazottak kezdettől fogva hűségesek maradjanak? Olyan beszoktatási csomagot készít az új alkalmazottak számára, amelynek segítségével jól érzik magukat a munkakörnyezetükben, pozitívan viszonyulnak a vállalathoz, a csapat részei, és biztosak abban, hogy az első naptól kezdve el tudják látni a munkájukat.

A beszoktatási folyamatnak egy új munkavállalói csomaggal való elindítása nem csak az új alkalmazottaknak segít. A vállalat is profitál abból, hogy az alkalmazottak gyorsabban válnak produktív csapatjátékosokká. És ki ne szeretné ezt? A kérdés az, hogy mit tartalmazzon a beszállási csomag tartalma?

A beszállási csomag alapvető fontosságú elemeinek teljes listája

A modern beszállási csomag sokkal több, mint egy csomó űrlap és szabályzat. Napjainkban az új alkalmazottaknak szánt beszoktatási csomagok praktikusak, motiválóak és szórakoztatóak. Persze, még mindig tartalmaznak fontos információkat a munkáról és az irodáról. De olyan tartalmakat is tartalmaznak, amelyek segítenek az új alkalmazottaknak megérteni a vállalati kultúrát, az értékeket és a stratégiai jövőképet.

Így mielőtt megérkeznek a munkahelyükre, dobjon ki egy üdvözlő levelet az új belépőknek, amelyben elmagyarázza a vállalati öltözködési szabályokat, a parkolási lehetőségeket, az útbaigazítást, a kezdési időpontot és azt, hogy kit kell keresniük a recepción. Majd amikor megérkeznek, állítson össze számukra egy beszoktatási csomagot, amely a következő tartalmak egy részét vagy mindegyikét tartalmazza.

A fizikai munkahelyre vonatkozó gyakorlati dokumentumok

A munkahelyről van néhány alapvető tény, amelyet az új alkalmazottak tudni szeretnének. Például egy irodai térkép segít az új alkalmazottaknak megtalálni a mosdókat, a büfét, a biztonsági kijáratokat és a kulcsfontosságú csapattagokat anélkül, hogy úgy éreznék, hogy túl sok kérdéssel zaklatják a kollégákat.

Itt van néhány alapvető irodai tény, amelyet érdemes beletenni a beszoktatási csomagba:

• Irodai térkép
• Irodai nyitva tartás és zárás
• Parkolási lehetőségek

Szerződések és papírmunka

Minden új munkahelyhez tartozik egy kis papírmunka. Nehéz elkerülni, de könnyű leegyszerűsíteni. Egy olyan online eszköz, mint a BambooHR használatával a nyomtatványok kitöltése és a szerződések aláírása gyors és kényelmes lehet. Természetesen néhány fát is megmenthet!

Gondoskodjon arról, hogy ezek az alapvető fontosságú dokumentumok szerepeljenek az új alkalmazottaknak szánt beszoktatási csomagjában:

• Munkaszerződés másolata
• Foglalkoztatási feltételek
• Titoktartási megállapodások
• Vészhelyzeti elérhetőségek

Létesítmények és irányelvek

Noha ez talán nem tűnik olyan “szórakoztató” tartalomnak, mint amire számított, az új alkalmazottaknak ismerniük kell a vállalati szabályzatokat és irányelveket. Ha nem ismerik a szabályokat, akkor azt sem fogják tudni, mikor szegik meg azokat.

A következő információk többsége egy munkavállalói kézikönyvben egyesíthető, kiegészítve egy tartalomjegyzékkel, amely megkönnyíti a releváns információk megtalálását. A munkavállalói kézikönyvnek tartalmaznia kell:

• Az öltözködésre, a munkaidőre, a mobiltelefonok és a vállalati erőforrások használatára vonatkozó irodai szabályokat, dohányzás és viselkedés
• Emberi erőforrás irányelvek
• Teljesítménynormák és elvárások
• Képzési és fejlesztési elvárások – ne felejtse el bemutatni nekik a vállalati tanulásirányítási rendszert (LMS) vagy online erőforrás-könyvtárat, ha van ilyen

Vezesse be új alkalmazottait a TalentLMS
A könnyen beállítható, könnyen használható és könnyen testre szabható Onboarding LMS segítségével.

Vezetési struktúra és csapatinformációk

Mielőtt az új alkalmazottak a csapat részének érezhetik magukat, meg kell érteniük, hol illeszkednek a vezetési és csapatstruktúrába. Azt is tudniuk kell, hogy mikor, hol és hogyan kommunikálhatnak a csapattagokkal.

Figyeljen tehát arra, hogy ezek az információk szerepeljenek az új alkalmazottaknak szánt beilleszkedési csomagban:

• A dolgozói profilok jegyzéke, beleértve a neveket, elérhetőségeket és felhasználóneveket a vállalati üzenetküldő alkalmazásokban, mint például a Slack vagy az IM
• Egy szervezeti diagram
• Mentori információk (ha az új alkalmazottakhoz mentor vagy haver van rendelve)
• A dolgozók által kedvelt helyi hotspotok, mint például kávézók, éttermek és edzőtermek

Források és eszközök

Majdnem minden munkához szükség van néhány kulcsfontosságú eszközre és forrásra. Győződjön meg róla, hogy az újonnan felvett munkatársak mindent megkapnak, amire szükségük van ahhoz, hogy már az első naptól kezdve produktívak legyenek. Ez magában foglalhatja a következők bármelyikét:

• Computer beállítása, beleértve az asztali számítógépet, laptopot stb.
• Szerelési eszközök, például tollak és jegyzetfüzetek
• A munkához kapcsolódó szoftverek; például MS Project egy új projektmenedzser számára
• A vállalat online bevezető oktatószoftvere, amely kézikönyveket, videókat és grafikákat tartalmaz, hogy segítsen az új alkalmazottaknak megismerni a vállalatot és a munkát

Loginok és hozzáférés

Nincs frusztrálóbb, mint dolgozni akarni, de hozzáférési problémák miatt nem lehet. Segítsen az új munkatársaknak abban, hogy azonnal belevághassanak a munkába azzal, hogy megad nekik minden információt, amire szükségük van a munka és a tanulás megkezdéséhez.

Ezek közé tartozik:

• WiFi bejelentkezési információk
• URL-ek, felhasználónevek és jelszavak a vállalati e-mailhez, LMS-hez, projektkövető alkalmazásokhoz stb.
• Irodai hozzáférési tárgyak, például belépőkártyák vagy igazolványok, kulcsok és parkolókártyák

A vállalati kultúra alapvető elemei

Következő lépésként térjünk rá az új alkalmazottaknak szánt beavatási csomag inspiráló tartalmára. A következő tartalmak képet festenek a vállalat céljáról:

• A vállalat jövőképét, küldetését és céljait magyarázó stratégiai dokumentumok
• A vállalati kultúra és értékek leírása és példái, például a legújabb vállalati hírlevél vagy a jelenlegi alkalmazottakról készült videók, amelyekben leírják, mit szeretnek a vállalatnál dolgozni
• Viselkedési irányelvek, mint például a vállalat véleménye a rugalmas munkaidőről
• Hivatkozások a vállalat weboldalára, közösségi média oldalaira és blogjára
• A vállalat munkavállalói értéktétele

Személyre szabott üdvözlő tárgyak

Végezetül, legyen kreatív a beszállási csomaggal, és tartalmazzon személyre szabott tartalmakat, amelyek révén az új alkalmazottak a csapat részének érezhetik magukat. Nincs egyetlen helyes lista arra vonatkozóan, hogy mit kell tartalmaznia. Válassza ki tehát az alábbi tartalmak közül bármelyiket, amely jól működne az Ön vállalatánál:

• Egy munkavállalói üdvözlő levél – A még személyesebb megjelenés érdekében ezt a levelet kézzel írassa és írassa alá a munkavállaló új vezetőjével, csapatával vagy a vezérigazgatóval
• Egy rövid kérdőív a hobbikról, érdeklődési körükről és a vállalati értékekről, amelyekhez a leginkább kötődnek. Ez azt mutatja az új munkatársaknak, hogy Önt érdekli, hogy többet tudjon meg róluk
• Egy napirend az új munkahelyen töltött első napra és hétre, beleértve a beilleszkedési tréninget is
• Márkás szajré, például kávésbögrék, pólók stb. (mert mindenki szereti az ajándékokat!)
• Egy csomag saját névjegykártyával az új munkatársak már az első naptól kezdve a csapat részének érzik magukat
• Egy iparági vonatkozású vagy motivációs könyv az új alkalmazottak inspirálására, vagy egy digitális eszközkészlet a beszoktatási LMS-en, amely inspiráló cikkeket, videókat és kézikönyveket tartalmaz

Az Öné

Reméljük, hogy ezek az ötletek inspirálni fogják Önt a saját új munkatársak üdvözlőcsomagjának összeállítására. De ne feledje, az új alkalmazottak számára a legjobb beszállókészlet minden vállalatnál más és más. Ezért ne féljen kísérletezni a saját üdvözlőcsomag-ötleteivel, és mutassa be a cégét a maga egyedi módján.

Az Ogilvy & Mather beavatási dobozát például David Ogilvy a hatékony emberek nyolc szokása ihlette. A vállalat azt mondja: “Ezek a szokások alkották azt az ideológiát, amelyre az O&M évekkel ezelőtt épült, és azzal, hogy minden szokást egy-egy tárgy képvisel, a beavatási doboz kézzelfoghatóbbá és játékosabbá teszi ezeket a szokásokat az új munkatársak számára.”

Hát, mi a helyzet az Ön vállalatának beavatási folyamatával? Szívesen meghallgatnánk, hogy mitől lesz hatékony az új munkatársak beavatási készlete.