A Houston Chronicle szerint a becslésből számlát készíteni azért jó ötlet, mert átmásolja az ügyfél által már jóváhagyott tételeket és költségeket. A számlázás is sokkal egyszerűbbé válik, ami azért fontos, mert a számlák a kifizetés kulcsa.
A becslés számlává alakítása nem kell, hogy fájdalmas folyamat legyen. A könyvelőszoftver egyszerűvé teszi ezt. Az információkat kézzel is átmásolhatja az alábbi egyszerű lépésekkel.
FreshBooks, a számlázástól a kifizetésekig és minden, ami a kettő között van. Próbálja ki ingyen
Ezzel a cikkel foglalkozunk:
- Az információk átmásolása
- A számla testreszabása
- Minden változtatás kifejtése
Az információk átmásolása
Számla létrehozása a könyvelési szoftver segítségével
A meglévő becslést általában igen egyszerű számviteli szoftver segítségével számlává alakítani.
A FreshBooksban a menü segítségével belép a becslések oldalra, bejelöli a konvertálni kívánt becslést, majd a “Számlává konvertálás” gombra kattint. Ezután az új számlát az igényeinek megfelelően szerkesztheti, és online elküldheti, vagy kinyomtathatja, hogy postai úton küldje el.
A Freshbooks olyan funkciókkal is rendelkezik, amelyek segítségével könnyedén készíthet becsléseket és számlákat professzionális sablonok segítségével.
Számla létrehozása kézzel
Másolja át a projekt adatait a becslésből egy számlasablonba (ezt az ingyenes számlasablont letöltheti). Ha progresszív számlázást alkalmaz, vagyis csak a projekt egy részéről állít ki számlát, csak azokat a tételeket és költségeket másolja át, amelyeket most azonnal számlázni szeretne.
Egyes kisvállalkozások inkább a munka- vagy anyagköltségek egy százalékát számlázzák ki. A Houston Chronicle szerint még akkor is előfordulhat, hogy kézzel kell kiigazítania a munka- vagy anyagköltségeket, ha a könyvelési szoftver segítségével automatikusan konvertálja a becslést számlává.
A meglévő becslését is átdolgozhatja számlává. Használjon bármilyen formátumot, legyen az Word, Excel, Google Docs vagy PDF. A következő lépésben megbeszéljük, hogy milyen mezőket kell módosítania.
Számla testreszabása
Most itt az ideje, hogy testre szabja a becslésből származó információkat, hogy számlává alakítsa őket.
Kérdezze meg először önmagát:
- Változott valamelyik tétel vagy ár?
- A teljes projektről vagy csak annak egy részéről szeretne számlát kiállítani? Ha az utóbbit, használja az első lépésben leírt progresszív számlázási technikákat.
A következő adatok maradnak ugyanazok:
- Az Ön és az ügyfél elérhetőségei
- A logója
- Az árajánlatban szereplő szolgáltatások és költségek, amelyekről számlát szeretne kiállítani
A következőket kell módosítania:
- A dátumot mai napra változtassa
- A becslés számát számlaszámra változtassa
- Fizetési (vagy fizetési) esedékességi dátumot adjon meg
- Távolítson el minden határidőt vagy projekt befejezési dátumot
- Kétszer ellenőrizze, hogy a megfelelő szolgáltatásokat és költségeket tartalmazza
- Töröljön minden becslési feltételt, például, hogy mennyi ideig volt érvényes a becslés
- Töröljön minden megjegyzést arra vonatkozóan, hogy milyen szolgáltatások és költségek nem tartoznak a becslésbe
- Kétszer ellenőrizze a forgalmi adót és a teljes fizetendő összeget
- Tüntesse fel a fizetési feltételeket (beleértve a fizetési módot és a késedelmi díjakat)
Segítségre van szüksége a számla kitöltéséhez? Ebből a cikkből megtudhatja, hogyan kell pontosan megírni egy professzionális számlát.
Itt egy példa egy FreshBooks-ban készült számlára, amely tartalmazza az összes kulcsfontosságú elemet:
Forrás: FreshBooks
Minden változtatás kifejtése
A számlán szereplő olyan tételeket vagy költségeket, amelyek eltérnek a becslésben szereplőktől, előzetesen egyeztetni kell az ügyféllel. Készítsen előbb egy frissített becslést az ügyfél jóváhagyására. A jóváhagyatlan módosításokat tartalmazó számla egyszerű benyújtása rontja az ügyféllel való kapcsolatát, és csökkenti a kifizetés valószínűségét.
Amikor az ügyfél jóváhagyta a projekt terjedelmében bekövetkezett változásokat, csatoljon egy megjegyzést a számlájához, amelyben hivatkozik a frissített becslés számára. Adott esetben külön sorban tüntesse fel a további költségeket.
Kétszeresen ellenőrizze a munkáját, majd küldje el a számlát az ügyfélnek. Küldje el e-mailben vagy nyomtassa ki és küldje el postán, attól függően, hogy az ügyfele mit preferál. Tegyen egy emlékeztetőt a naptárába a fizetés (vagy fizetések) esedékességének dátumáról, ha esetleg nyomon kell követnie az ügyfelét.
Az emberek azt is kérdezik:
- Hogyan alakíthat át egy becslést ajánlattá?
- Hogyan lehet egy becslést megrendeléssé alakítani?
- Hogyan lehet egy számlát becsléssé alakítani?
Hogyan lehet egy becslést ajánlattá alakítani?
Egy becslést nem lehet ajánlattá alakítani. Azonban egy becslést át lehet alakítani ajánlattá.
A ThoughtBubble szerint az “ajánlat” és az “ajánlat” kifejezéseket gyakran felcserélhetően használják.
A definíció szerint az ajánlat egy vállalat (a vevő) által készített dokumentum. Körvonalazza a projektet, és ajánlatokat kér a beszállítóktól.
- Egy kormányhivatal például pályázatot küld három vállalkozónak, amelyben ajánlatot kér az irodájuk felújítására. A vállalkozók mindegyike ír egy-egy ajánlatot, amelyben részletezik, hogy mennyit kérnek a projekt elvégzéséért. Az ügynökség ezután a három ajánlat közül kiválaszt egy nyertest.
Az árajánlat árajánlattá alakításához a következőket kell tennie:
- Nézze át a vevő ajánlatát (más néven ajánlatkérés vagy “RFP”). Elkészíthetett egy általános becslést, mielőtt megnézte volna a vevő konkrét követelményeit. Az ajánlatnak tartalmaznia kell, hogy a költségeket hogyan kell lebontani és leírni, az Info Vállalkozók szerint.
- Adjon hozzá részletes bontást, ha az ajánlat kéri. Ez tartalmazhatja a személyzet/irányítás/adminisztráció idejét és költségeit, a megtérítendő költségek becsült összegét és a projekt egyes szakaszainak (például heti vagy havi) költségeit.
- Újraértékelje a projekt teljes költségét. Ha az ajánlatát elfogadják, akkor erre a költségre kötelezettséget kell vállalnia (ellentétben a becsléssel, amely csak az, egy közelítő becslés).
- Kétszer ellenőrizze, hogy tartalmazza-e a forgalmi adókat, említse meg, hogy milyen pénznemet használ, és írja le a projekt teljes költségét szóban és számokban is.
- Mondja meg, hogy meddig érvényesek az árai.
- Adjon hozzá egy kizáró nyilatkozatot, amely számol az esetleges meglepetésszerű költségekkel vagy többletmunkával, és részletezze, hogy miért tartalmazza ezt.
A FreshBooks blogon többet megtudhat a becslések, árajánlatok, ajánlatok és ajánlatok közötti különbségről.
Hogyan alakítható át egy becslés megrendeléssé?
Tegyük fel, hogy az ügyfél jóváhagyja a becslését. Meg kell vásárolnia a becslésben felsorolt anyagokat vagy készleteket az egyik szállítójától.
- Egy festő például a becslésében szerepel, hogy a munka elvégzéséhez két gallon festékre lesz szüksége. Az ügyfél jóváhagyja a becslést. A festő ezután megrendelést ad ki a helyi barkácsboltnak a két gallon festékre.
A számviteli szoftverek gyakran lehetővé teszik, hogy automatikusan létrehozzon egy megrendelést a becslésből.
Ezt manuálisan is megteheti egy Word, Excel vagy PDF dokumentumból. Az InTouch Manufacturing Services szerint a beszerzési rendelésnek több kritikus elemet kell tartalmaznia, amelyeket az alábbiakban ismertetünk.
Az árajánlat beszerzési megrendeléssé alakítása:
- Módosítsa az ügyfél adatait a szállítói adatokra
- Módosítsa a kiállítás dátumát a mai napra
- Módosítsa a becslés számát megrendelési (PO) számra
- Adjon hozzá szállítási címet a termékekhez vagy áruk
- Töröljön ki minden sortételt, kivéve a megvásárolni kívánt tételeket
- Kétszer ellenőrizze a forgalmi adót és a végösszeget
- Tüntesse fel a fizetési feltételeket (hogyan és mikor fogja kifizetni az árut)
Hogyan lehet a számlát becsléssé alakítani?
Talán tévedésből számlát készített becslés helyett. A számlát szeretné becsléssé alakítani. Ezt általában nehéz automatikusan elvégezni a könyvelőszoftverekben. Előfordulhat, hogy a számla adatait be kell másolnia és beillesztenie egy becsléssablonba.
A FreshBooks segítségével könnyen és gyorsan készíthet és küldhet professzionális becsléseket.
A számla kézzel történő becsléssé alakításához szerkessze meg számláját a következő lépésekkel:
- Változtassa meg a címet “számláról” “becslésre”
- Módosítsa a dátumot
- Módosítsa a számla számát becslésszámra
- Adjon hozzá bármilyen határidőt és a várható befejezési dátumot
- Szükség esetén módosítsa a szolgáltatásokat
- Módosítsa a költségeket, ha szükséges
- Megemlíti a kizárásokat (mit nem tartalmaz a projekt)
- Kétszeresen ellenőrizze a forgalmi adót és a végösszeget
- Megemlíti a feltételeket (például, hogy a további költségek hogyan lesznek beárazva)
A FreshBooks blogján többet megtudhat arról, hogyan írjon nagyszerű becslést.
A FreshBooks segítségével leveheti a számlázást és a könyvelést a teendői listájáról. Próbálja ki ingyen