18 Strategie di comunicazione interna per il 2021

Aggiornato a gennaio 2021.

Come si comunica un messaggio è importante quanto il messaggio stesso. Quando si tratta di comunicazioni interne, questo è certamente vero. La cultura aziendale può dare alla vostra organizzazione un grande vantaggio strategico in questi tempi di cambiamento. Ma ciò che la vostra cultura consiste – obiettivi, valori e pratiche – deve essere efficacemente trasmesso secondo le migliori pratiche se i dipendenti hanno intenzione di capirla e agire di conseguenza. Pertanto, è essenziale concentrarsi non solo su ciò che si sta comunicando, ma anche su come lo si sta comunicando.

Nel 2021 è il momento di implementare nuove tattiche che possono migliorare la vostra strategia di comunicazione interna e ottenere il vostro team connesso, impegnato e motivato. Le 18 best practice di comunicazione interna che seguono ti aiuteranno a fare proprio questo.

Considerare, strategizzare & pianificare le comunicazioni

Le buone idee hanno bisogno di una buona strategia per realizzare il loro potenziale.

Reid Hoffman, Fondatore, LinkedIn

Cosa vuoi che faccia la comunicazione interna per il tuo team e la tua azienda? Come ci arriverete? A che punto è ora, e cosa deve essere migliorato? In quanto tempo vorresti raggiungere i tuoi obiettivi?

Prima di ogni altra cosa, usa le tue risposte a questo tipo di domande per creare una strategia e/o un piano di comunicazione interna. Il modo in cui lo esponi dipende da te – rendilo semplice o elaborato, generale o specifico come vuoi. Una strategia ben formulata dovrebbe tenervi in pista e rendervi più efficienti nel raggiungere il successo nelle comunicazioni interne. Come minimo, ti darà un’idea di dove iniziare.

Utilizza i giusti strumenti di comunicazione

Sono un grande sostenitore che ogni strumento che migliora la comunicazione ha effetti profondi in termini di come le persone possono imparare le une dalle altre.

– Bill Gates

Il tuo team è impegnato, quindi l’ultima cosa di cui ha bisogno è un sistema di comunicazione interna fastidioso e pieno di attrito. Fortunatamente, l’attenzione crescente sulle migliori pratiche di comunicazione interna ha portato numerosi programmi software che lo rendono semplice e indolore. Mantienilo tale per assicurarti che i tuoi dipendenti partecipino e si divertano davvero.

Gli strumenti che favoriscono le migliori pratiche di comunicazione interna includono:

• Implementare un software di chat aziendale come Slack, Microsoft Teams o Google Hangouts
• Utilizzare la tecnologia cloud come Google Drive quando possibile
• Utilizzare una piattaforma per tutte le tue e-mail, calendari, documenti, ecc. (es. Google, Apple, Microsoft)
• Evitare il sovraccarico di email con comunicazioni visive attraverso il digital signage

Be visual

I visual esprimono le idee in modo appetibile.

Kim Garst, CEO, Boom Social

Una statistica comunemente citata dice che il 65% della popolazione è composta da visual learners, quindi è probabile che ce ne siano molti nel tuo posto di lavoro. Se fatte bene, le immagini trasmettono informazioni in modo facile da digerire e hanno un’impressione più duratura del testo. Invece di stampare poster, consigliamo di passare al digitale: Monta dei televisori nei tuoi uffici e usali per mostrare una selezione a rotazione di messaggi visivi.

Considera l’utilizzo di un software di segnaletica digitale basato su cloud, come Enplug, per mostrare immagini nel tuo ufficio. Questi schermi possono servire una serie di scopi, come ad esempio:

• Informare il tuo team di annunci aziendali, offerte di lavoro, metriche di vendita e marketing o informazioni non specifiche dell’azienda come le ultime notizie e il meteo
• Ispirare il tuo team mostrando obiettivi, obiettivi, risultati o citazioni motivazionali
• Intrattenere il tuo team con i feed dei social media, muri di hashtag dal vivo o foto del team

Rendere le comunicazioni divertenti

Il divertimento è al centro del modo in cui mi piace fare affari, ed è stato la chiave di tutto ciò che ho fatto fin dall’inizio.

Richard Branson

L’idea che si chiami “lavoro” per un motivo e che non debba essere divertente è ormai superata. Infatti, un sondaggio del 2013 di PGi ha scoperto che l’88% dei millennial vuole lavorare in un “ambiente di lavoro divertente e sociale”. Allo stesso modo, il 90% della Generazione-Z apprezza i luoghi di lavoro che offrono opportunità di connessione umana. Il lavoro può essere divertente ma anche produttivo, e questo include le comunicazioni interne.

Per esempio, Enplug ha un canale su Slack intitolato “random” dove i membri del team possono condividere notizie stravaganti, video divertenti di YouTube e qualsiasi altra cosa che trovano divertente. È un modo divertente per i lavoratori di sfogarsi mentre costruiscono un senso di cameratismo.

Includere metriche ogni volta che è possibile

Tutto ciò che è misurato e guardato, migliora.

Bob Parsons, Fondatore, GoDaddy

Essere in grado di quantificare e vedere come l’azienda si comporta può fare miracoli per l’etica lavorativa del tuo team. Le metriche dovrebbero informare i dipendenti sulle prestazioni attuali e passate dell’azienda, sulle tendenze delle prestazioni, sugli obiettivi da raggiungere e sui progressi fatti. È possibile utilizzare la segnaletica digitale per visualizzare le metriche in tutto l’ufficio. Motiva il tuo team a diversi livelli mostrando le metriche per l’azienda, i dipartimenti o anche gli individui.

Non perdere di vista il quadro generale

Fare appello a uno scopo superiore aiuta tutti a coalizzarsi e a lavorare meglio insieme.

Fran Maier, Fondatore, Match.com

Comunicare informazioni specifiche e mirate è fantastico, ma può andare a scapito degli obiettivi generali dell’azienda, della missione e di altre componenti della cultura. Oltre alle questioni quotidiane, assicuratevi di comunicare le grandi idee in modo che i dipendenti se le ricordino. Includete la vostra visione nelle e-mail, nei display digitali o nelle newsletter interne per ricordare al vostro team il quadro generale. Dopo tutto, sono una parte importante di qualcosa più grande di loro.

Fornire canali per feedback e idee

La nostra arma segreta per costruire la migliore cultura è un aperto & feedback onesto. Ogni membro del team contribuisce alla vita di HelloSign, ogni giorno, quindi è fondamentale per noi sapere cosa funziona e, soprattutto, cosa non funziona, in modo da poter migliorare costantemente.

Gina Lau, Team Operations, HelloSign

Sapevate che “feedback” è la parola più breve della lingua inglese contenente le lettere a-b-c-d-e-f? A parte questo fatto interessante, il feedback è vitale per la sopravvivenza e il successo di qualsiasi azienda. Questo include il feedback dei clienti, naturalmente, ma anche quello dei dipendenti.

Qual è il valore di un pensiero o di un’idea se non viene mai espresso? Assicuratevi di fornire canali al vostro team per dare un feedback e condividere idee, sia che si tratti del posto di lavoro, del prodotto attuale, di potenziali prodotti futuri o dell’azienda nel suo complesso. Potrebbe essere un forum aziendale, un canale designato all’interno del vostro software di chat aziendale, una lavagna in ufficio o un servizio basato su cloud. Senza questi canali, si possono perdere idee brillanti e critiche utili, che nessuna azienda dovrebbe permettersi di perdere.

Favorire la comunicazione e la collaborazione interdipartimentale

La comunicazione efficace è una componente essenziale del successo professionale sia a livello interpersonale, intergruppo, intra-gruppo, organizzativo o esterno.

Mike Myatt, Fondatore e Presidente, N2Growth

Se uno dei vostri obiettivi di comunicazione interna è far sì che i vostri dipendenti imparino gli uni dagli altri, allora la comunicazione interdipartimentale è fondamentale. Organizza una sessione Q&A o una riunione speciale tra i diversi dipartimenti per farli comunicare, collaborare e condividere le conoscenze. Enplug, per esempio, tiene regolarmente sessioni Q&A di reparto in cui i dipendenti possono fare domande a un team diverso dal proprio. Oltre a ciò che si impara, si evita che i dipartimenti si sentano isolati gli uni dagli altri.

Evitare il sovraccarico di comunicazione

Una comunicazione interna efficace non solo collega le persone tra loro, ma anche con le informazioni giuste al momento giusto.

Marijn Deurloo, CEO, imgZine

L’era di internet ci ha dato accesso a più informazioni e corrispondenza istantanea che mai, il che può essere sia una benedizione che una maledizione. Con le comunicazioni interne, pensare meno è meglio. Mantenete le cose semplici, brevi e mirate al punto. Considerate di inviare la vostra newsletter interna meno frequentemente o di mostrare meno metriche. Concentratevi sull’invio delle informazioni giuste alle persone giuste al momento giusto. Il tuo team ti ringrazierà.

Non limitarti a informare – ispira l’azione

Le aziende che vogliono rimanere competitive e di successo devono assicurarsi di coinvolgere, motivare e ispirare i colleghi.

Viktoria Tegard, Head of Internal Communications, Virgin Atlantic Airways

È necessario informare il tuo team prima di tutto, ma le tue pratiche di comunicazione interna dovrebbero portare all’azione. Come allude Viktoria Tegard di Virgin Atlantic nella citazione di cui sopra, le comunicazioni interne dovrebbero coinvolgere, motivare e ispirare il tuo team a fare di più e meglio.

Puoi farlo:

• Includendo chiamate all’azione nei messaggi
• Sponendo citazioni motivazionali, la missione e gli obiettivi della tua azienda, ecc.
• Offrire di ricompensare individui o team per certi risultati

Aprire le linee di comunicazione

La comunicazione non può sempre seguire il modello top-down. Con la fluidità delle informazioni negli affari di oggi, i leader devono essere ascoltatori magistrali; devono essere in grado di ricevere così come di inviare.

Joseph Badaracco, professore di etica degli affari, Harvard Business School

Non limitate la vostra “politica delle porte aperte” al vostro ufficio fisico. Il vostro sistema di comunicazione interna dovrebbe rendere facile per qualsiasi dipendente contattare un altro nell’azienda, compreso il top management. Quando si aprono le linee di comunicazione in questo modo, i membri del team si sentiranno benvenuti a parlare tra loro piuttosto che intimiditi. Che tu sia una grande azienda o una startup, questa pratica di comunicazione interna colma le lacune e aiuta a costruire relazioni ricettive e oneste tra i dipendenti.

Mantenere la trasparenza

“La trasparenza inizia come un cambiamento di mentalità.”

– Kevan Lee, Content Crafter, Buffer

Come afferma Kevan Lee di Buffer, la trasparenza è più di una politica, è un atteggiamento mentale. La trasparenza è cruciale per le vostre comunicazioni interne perché genera fiducia, responsabilità e dialogo aperto. Se il tuo team ha la sensazione di essere lasciato all’oscuro su certe questioni, potrebbe avere paura di fare domande e condividere i propri pensieri su tali questioni. Non tutte le informazioni possono essere rese disponibili a tutti, naturalmente, ma mantenere almeno una certa trasparenza può avere effetti enormi sull’armonia e sul rapporto all’interno della vostra azienda.

Sollecitare l’uso dei social media in azienda

Non usare i social media sul posto di lavoro, infatti, comincia ad avere senso tanto quanto non usare il telefono o la posta elettronica.

Ryan Holmes, Fondatore e CEO, Hootsuite

Sappiamo cosa state pensando: “I social media non hanno posto sul posto di lavoro”. Tuttavia, e se vi dicessimo che in realtà dovrebbe essere incoraggiato in alcuni modi? Fate in modo che il vostro team condivida foto di se stesso mentre lavora e si diverte in ufficio su Facebook, Twitter, Instagram, ecc. e taggate la pagina ufficiale dell’azienda. Non solo è ottimo per l’impegno e il morale dei dipendenti, ma anche per l’esposizione dell’azienda e per dare un volto a chi sei e a cosa fai.

Condividi notizie, tendenze e approfondimenti del settore

Se non dai informazioni alle persone, inventeranno qualcosa per riempire il vuoto.

Carla O’Dell, CEO, American Productivity and Quality Center

Il tuo team non è solo parte di un’azienda, è parte di un’industria. Tutti i membri del team dovrebbero rimanere aggiornati sugli ultimi scoop del settore, dal vostro CEO al vostro web designer. Incoraggiateli a condividere notizie, tendenze del mercato, pezzi di opinione e altre informazioni relative al settore. Simile a #6, vuoi che la tua squadra si senta come se stesse contribuendo a qualcosa di più grande di loro e che siano agenti di cambiamento, che sono potenti motivatori.

Utilizza le comunicazioni interne per riconoscere e lodare il successo

Il riconoscimento non è una risorsa scarsa. Non puoi consumarlo o esaurirlo.

Susan M. Heathfield, esperta di risorse umane, About.com

La minima quantità di elogi può fare molta strada, specialmente in un’epoca in cui i dipendenti vogliono sentirsi apprezzati e stimati. Un sondaggio del 2012 dell’American Psychological Association ha scoperto che i dipendenti che si sentono apprezzati riportano “livelli più alti di impegno, soddisfazione e motivazione”, quindi è sicuramente qualcosa su cui vale la pena investire. Può essere semplice come annunciare i successi individuali o di reparto attraverso il vostro software di chat, la newsletter interna o altri canali. Questa best practice è vantaggiosa non solo per il morale dei dipendenti, ma anche per la produttività e la crescita dell’azienda.

Crea un team incentrato sul cliente con le personas

Il modo migliore per aiutare i membri del team a concentrarsi sui clienti? Portare i clienti in vita.

Alison Davis, CEO & Fondatore, Davis & Company

Alison suggerisce di utilizzare le migliori pratiche di comunicazione interna per allineare i vostri dipendenti con i clienti. Creare “profili di clienti tipici, completi di foto, dati demografici, gusti e antipatie, compresi i programmi televisivi che guardano (Walking Dead o Downton Abbey?) e gli snack che preferiscono (edamame o carne secca?). In questo modo, i clienti diventano vividi, tangibili e in primo piano”. Condividete queste personas frequentemente con il vostro team – nelle conversazioni, nelle newsletter, o anche usando la segnaletica digitale nei vostri uffici.

17. Promuovere le risorse e la formazione dei dipendenti

I dipendenti vogliono sapere che la loro azienda è investita nel loro sviluppo personale e professionale come loro. Comunica quali risorse la tua azienda fornisce in modo che i dipendenti non si perdano fantastiche opportunità.

Belén Alemán, Learning & Development Program Manager, Meltwater San Francisco

Le tue comunicazioni interne dovrebbero comunicare costantemente quali benefici e risorse sono disponibili per i dipendenti. Questo potrebbe includere tutto, dall’assicurazione sanitaria di base e i piani 401K ai seminari sponsorizzati dall’azienda, le opportunità di formazione fuori sede e i workshop per la costruzione della carriera. Usate una combinazione di e-mail, chat, segnaletica digitale, blog interni o riunioni di squadra di persona per diffondere la notizia. Incoraggiando i dipendenti a investire nel loro sviluppo personale e professionale attraverso la vostra azienda, tutti ne beneficiano a lungo termine.

Gli obiettivi di apprendimento possono anche essere formalizzati dai singoli con l’aiuto dei loro manager. Da lì, attività come open house o sincronizzazioni regolari di apprendimento possono essere impostate. Le sincronizzazioni di apprendimento avvengono con chiunque possa offrire qualcosa per i propri obiettivi di apprendimento. Come manager, puoi presentare i membri del tuo team a coloro che possono offrire un coaching informale o una mentorship in queste sincronizzazioni. Queste sincronizzazioni di apprendimento possono anche prendere la forma di qualcosa come un club del libro. Avere una lista corrente di libri utili e di argomenti a cui le persone sono interessate e documentare gli apprendimenti per condividerli con un pubblico aziendale più ampio.

Anche le open house possono essere ottime per le discussioni informali, specialmente se i team sono distribuiti in diverse aree geografiche. SoundCloud ha delle open house che chiunque può annunciare e impostare sull’intranet dell’azienda. Il formato è flessibile, dove i team possono comunicare intuizioni con altri team con cui potrebbero non interagire spesso. I team di design possono condividere i prototipi di cui sono entusiasti con il team di marketing che possono essere utili per un prossimo lancio, o forse il team dei dati ha scoperto alcune qualità interessanti su un segmento che possono davvero aiutare il team dei prodotti.

18. Pensare come un marketer

“È tempo che i comunicatori dei dipendenti inizino a pensare come i marketer, fornendo le informazioni giuste al dipendente giusto al momento giusto attraverso il canale giusto.”

– Shel Holtz, direttore delle comunicazioni interne e sostenitore

A volte la comunicazione dei dipendenti sembra un ripensamento – ottenendo le briciole di budget lasciate da pubblicità, marketing e PR. Uno degli esempi più lampanti è la mancanza di strumenti sofisticati per la comunicazione interna. I nostri colleghi del marketing sono in grado di indirizzare i messaggi e le informazioni agli individui in base a una varietà di criteri, ma la maggior parte di ciò che viene inviato ai dipendenti è a taglia unica.

Come dice Dan Woods, il CEO di Evolved Media, “Spotify sa cosa ascoltiamo. Netflix può prevedere cosa guarderemo. Uber sa esattamente quando e dove venirci a prendere. Tutti questi strumenti rendono la nostra vita non lavorativa più facile. Allora perché ci affidiamo ancora a metodi antiquati per comunicare con i dipendenti?”

Dobbiamo usare i dati per sapere di cosa hanno bisogno i dipendenti e quando ne hanno bisogno. Almeno un decennio fa, la home page dell’intranet IBM conteneva informazioni su ciò che il singolo dipendente stava facendo quel giorno e collegamenti a risorse per aiutare il dipendente a farlo. Oggi, questo tipo di comunicazione dovrebbe essere facile come la morte su molti canali – con i dati che ci permettono di indirizzare i contenuti rilevanti ai dipendenti giusti.

Dobbiamo vendere il concetto alla leadership, però, se vogliamo ottenere il budget necessario per offrire questo tipo di esperienza ai dipendenti. Rilanciare la vecchia intranet non basterà. Dobbiamo impegnarci ad adottare lo stesso approccio alla comunicazione personalizzata con i dipendenti che i nostri amici del marketing adottano con i clienti.

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A proposito di Enplug

I comunicatori interni di tutto il mondo stanno utilizzando Enplug per trasformare gli schermi TV nei loro uffici in strumenti di comunicazione visiva e interattiva. Dagli annunci e dal riconoscimento dei dipendenti ai social media e ai feed di notizie, ai cruscotti delle metriche e ai calendari delle sale conferenze, Enplug è abbastanza potente per qualsiasi azienda e facile da usare.