I dipendenti che abusano di droghe sul posto di lavoro causano grandi interruzioni a causa della loro mancanza di produttività, scarso rendimento, potenziale di lesioni sul posto di lavoro e il loro impatto negativo sugli altri dipendenti. Nello sviluppo e nell’applicazione di un’efficace politica di test antidroga, il rispetto delle leggi federali e statali applicabili dovrebbe essere una priorità assoluta per evitare inutili responsabilità legali.
Ci sono diversi tipi di test antidroga tra cui:
- Test pre-impiego che si verifica dopo un’offerta condizionata di lavoro;
- Test del ragionevole sospetto che si basa sul ragionevole sospetto del datore di lavoro che il dipendente sia sotto l’influenza di droghe, sulla base di fattori oggettivi e osservabili, come l’aspetto del dipendente, la parola, e/o il comportamento sul posto di lavoro;
- Test post-incidente a seguito di un incidente sul lavoro; e
- Test casuali o periodici durante il lavoro.
Le leggi statali sui test antidroga sul posto di lavoro variano notevolmente, quindi è importante rivedere e rispettare le leggi statali e locali applicabili. Questo è particolarmente vero quando si testa la marijuana – un numero crescente di stati sta legalizzando l’uso medicinale e/o ricreativo, oltre a fornire protezioni sul posto di lavoro per questi utenti. Pertanto, il rispetto delle leggi statali è parte integrante del mantenimento di un valido programma di test antidroga. Inoltre, la conformità con le seguenti leggi federali dovrebbe anche essere in primo piano:
Titolo VII del Civil Rights Act del 1964 (Titolo VII)
Titolo VII si applica ai datori di lavoro con 15 o più dipendenti e vieta la discriminazione sul lavoro in base a razza, colore, religione, origine nazionale e sesso. I programmi di test antidroga che sono applicati in modo incoerente e che si rivolgono a certi dipendenti possono costituire la base di un reclamo per discriminazione illegale. Per evitare questo, i datori di lavoro dovrebbero assicurarsi che i programmi di test antidroga siano ridotti a politiche scritte, che la gestione sia formata su queste politiche e applicate in modo coerente.
L’American with Disabilities Act (ADA)
L’ADA si applica ai datori di lavoro con 15 o più dipendenti e vieta ai datori di lavoro di discriminare un individuo qualificato con una disabilità e sono generalmente tenuti a fornire soluzioni ragionevoli (dopo essersi impegnati nel processo interattivo a meno che non si applichi un’eccezione per difficoltà indebite o minaccia diretta). L’ADA fornisce protezioni per l’uso da parte di un candidato/dipendente di farmaci con prescrizione medica presi sotto la supervisione di un professionista sanitario autorizzato. Ma non protegge l’uso di droghe illegali. Per la conformità all’ADA, il datore di lavoro non deve avere una politica di test antidroga generalizzata che copra i farmaci legalmente prescritti. Per un candidato o un dipendente che risulta positivo, l’ADA permette al datore di lavoro di indagare sull’uso di droghe prescritte. Questo è un passo importante prima del licenziamento o di intraprendere un’azione negativa contro l’individuo. Inoltre, se l’individuo sta prendendo farmaci su prescrizione per una disabilità qualificante, allora il datore di lavoro è tenuto a prendere parte al processo interattivo per determinare se l’individuo ha bisogno di una sistemazione per svolgere le funzioni essenziali del lavoro.
Occupational Safety and Health Administration (OSHA)
OSHA ha rivisto la sua registrazione e segnalazione di infortuni e malattie professionali che è entrata in vigore il 1 dicembre 2016. Il regolamento ha incluso protezioni anti-ritorsione per incoraggiare i dipendenti a segnalare gli infortuni sul lavoro, tra le altre modifiche. In particolare, i datori di lavoro hanno il divieto di scoraggiare i dipendenti dal segnalare un infortunio o una malattia. Chiarisce anche il requisito che la procedura di un datore di lavoro per la segnalazione di infortuni e malattie legate al lavoro deve essere ragionevole e non dissuadere / scoraggiare i dipendenti dalla segnalazione, e incorpora il divieto esistente di ritorsione contro i dipendenti per la segnalazione di infortuni o malattie legate al lavoro.
Nel preambolo della regola finale, l’OSHA ha notato che una politica generale di test post-incidente su droga e alcol potrebbe essere ritorsiva:
“Anche se il test antidroga dei dipendenti può essere una politica ragionevole sul posto di lavoro in alcune situazioni, è spesso percepito come un’invasione della privacy, quindi se è molto improbabile che un infortunio o una malattia siano stati causati dall’uso di droga da parte del dipendente, o se il metodo di test antidroga non identifica la compromissione ma solo l’uso in qualche momento del recente passato, richiedere al dipendente di essere testato può scoraggiare in modo inappropriato la segnalazione … OSHA ritiene che le prove nel record di regolamentazione mostrano che le politiche generali di test antidroga post-infortunio scoraggiano la segnalazione corretta.”
L’OSHA ha chiarito che la regola finale permette il test post-incidente su droga e alcool, ma ha spiegato che ci dovrebbe essere una ragionevole possibilità che l’uso di droga da parte del dipendente sia un fattore che contribuisce all’infortunio o alla malattia segnalata perché un datore di lavoro richieda il test antidroga. (I test richiesti dalle leggi statali di compensazione dei lavoratori non sono influenzati da questa regola). Come esempio, l’OSHA ha osservato che non sarebbe ragionevole sottoporre a test antidroga un dipendente che segnala una puntura d’ape, una lesione da sforzo ripetitivo, o una lesione causata da una mancanza di protezione della macchina o da un malfunzionamento della macchina o dell’utensile.
Sulla base di questa regola, i requisiti generali per il test post-incidente su droga o alcol potrebbero essere ritorsivi e motivo di una citazione OSHA. Questo non si applica ad altri tipi di test come quelli pre-assunzione, il ragionevole sospetto e i test casuali.
Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA)
HIPAA, che si applica ai Covered Entities e ai Business Associates, richiede un rilascio prima che le informazioni sanitarie protette (PHI), come i risultati dei test antidroga, possano essere fornite al datore di lavoro. Quindi, una liberatoria HIPAA deve essere firmata prima che il dipendente sia sottoposto a test antidroga in modo che i risultati siano ottenuti in conformità con l’HIPAA.
Generalmente, l’HIPAA non si applica a un datore di lavoro e ai suoi file dei dipendenti, anche se i file dei dipendenti contengono documenti medici. Anche così, è importante mantenere le informazioni relative alla salute dei dipendenti confidenziali e archiviate in un file separato e confidenziale, separato dal file personale del dipendente.
Ci sono casi in cui l’HIPAA si applica, come quando il datore di lavoro è una Covered Entity e tratta i candidati al lavoro o i dipendenti come pazienti. Questo si verifica se il fornitore di assistenza sanitaria decide di condurre test antidroga in-house – i risultati dei test antidroga sono trattati come PHI e protetti dall’HIPAA.