Anche se non c’è un numero magico di assenze che equivalga a un assenteismo eccessivo, ci sono una serie di fattori da considerare che possono portare a determinare che l’assenteismo è eccessivo. I fattori elencati di seguito dovrebbero essere rivisti e considerati come indicatori di un possibile assenteismo eccessivo. Se uno o più dei fattori indicano un possibile problema, il dipendente dovrebbe essere intervistato per determinare se ci sono ragioni accettabili per l’assenteismo. Contattare il Dipendente & Relazioni Industriali per un consiglio nell’interpretazione dei fattori e nella revisione delle ragioni citate dal dipendente.
- Utilizzo del congedo per malattia nell’anno corrente. Se un dipendente ha utilizzato l’80% o più delle assenze per malattia che ha maturato nell’anno in corso, ci può essere un problema di assenteismo eccessivo. Ovviamente, questo indicatore diventa più preoccupante man mano che l’anno procede (un dipendente che manca un giorno nel terzo periodo di paga dell’anno avrà usato più del 100% delle 7,4 ore maturate nei primi 2 periodi di paga). Come notato sopra, 10 assenze di un solo giorno durante l’anno sono più preoccupanti di una singola malattia/infortunio che provoca un’assenza di 10 giorni.
- Uso del congedo di malattia dalla data di assunzione. Se un dipendente ha utilizzato il 90% o più delle assenze per malattia che ha maturato dalla data di assunzione, ci può essere un problema di assenteismo eccessivo. Nel rivedere questo fattore, si vorrà considerare qualsiasi malattia grave, infortunio, o congedo di maternità/paternità (parentale) che può aver causato l’alto utilizzo.
Nel rivedere i due fattori di cui sopra, si vorrà guardarli insieme. Per esempio, se un dipendente ha lavorato per la contea per 10 anni e ha utilizzato il 95% delle assenze per malattia maturate fino ad oggi, ma ha utilizzato solo il 50% del totale delle assenze per malattia maturate, potrebbe indicare un blip di utilizzo una tantum. In alternativa, può indicare un dipendente che ha intenzione di dimettersi e vuole utilizzare il congedo maturato prima della separazione, che non è appropriato a meno che non sia comprovato da un professionista medico. D’altra parte, si può avere un dipendente che ha utilizzato il 95% del totale delle assenze per malattia, ma solo il 25% dei ratei di quest’anno. Questo può indicare che il dipendente sta facendo uno sforzo concertato per migliorare.
- Utilizzo delle assenze per malattia. Se si identifica un dipendente con un modello di utilizzo delle assenze per malattia è necessario rivedere questa situazione come un potenziale problema, anche se l’utilizzo del dipendente non raggiunge le soglie 80%-90% descritte sopra. Si possono trovare dipendenti che si danno malati il lunedì o il venerdì, il giorno dopo una vacanza o un fine settimana di vacanza, o nei giorni in cui il carico di lavoro è particolarmente pesante o in cui un compito specifico di lavoro (come un rapporto mensile) è dovuto.
- Uso di congedo per malattia in combinazione con le vacanze. Un dipendente può darsi malato il primo giorno in cui deve rientrare da una vacanza. Si raccomanda vivamente di avvisare il dipendente quando si presenta che ha bisogno di produrre una dichiarazione del medico che indichi la data in cui è stato visto dal medico e che certifichi che la malattia gli ha impedito di presentarsi al lavoro in quella data.
Ci sono anche situazioni in cui un dipendente si presenta in malattia in giorni per i quali aveva precedentemente richiesto le ferie e la loro richiesta era stata negata. In questi casi, vorrete certamente richiedere una dichiarazione del medico come descritto sopra. Dovresti anche chiamare il Dipendente &Relazioni Industriali per determinare se ulteriori indagini sono giustificate.
- Impatto sulle operazioni. Ogni volta che l’assenteismo di un dipendente ha un impatto negativo sulla fornitura del servizio, c’è un potenziale problema di assenteismo eccessivo. Nel determinare se prendere provvedimenti, vorrete considerare fattori come il motivo delle assenze e se c’è un ragionevole supporto per il dipendente assente. Per esempio, se il dipendente è un receptionist con la responsabilità di aprire l’ufficio ogni giorno e non c’è un back-up assegnato, anche un solo giorno di assenza per malattia potrebbe avere un impatto negativo sulla fornitura del servizio. Questo standard non è chiaramente ragionevole e non saremmo in grado di sostenere azioni disciplinari basate su assenze occasionali perché non siamo riusciti a pianificare la copertura di back-up. In situazioni in cui l’assenteismo ha un impatto sulle operazioni, contattate il dipendente & Relazioni Industriali per una guida.