Come richiedere il chilometraggio sulle tasse americane

Spese

È importante capire quali tipi di guida l’IRS permette ai dipendenti e ai lavoratori autonomi di dedurre sulla loro dichiarazione dei redditi. Abbiamo compilato la guida qui sotto per aiutarvi a fare in modo di scrivere il chilometraggio in conformità con le ultime regole dell’IRS.

Track Your Business Mileage

Per richiedere le deduzioni sul chilometraggio, è necessario prima tenere registrazioni accurate del vostro chilometraggio. Per decenni, le persone hanno tracciato il loro chilometraggio aziendale con carta e penna.

Per fortuna, la tecnologia è avanzata e ora ci sono applicazioni Mileage Tracker che rendono la registrazione del chilometraggio aziendale più facile che mai. Everlance è la migliore soluzione di monitoraggio del chilometraggio, in quanto traccia automaticamente e in modo affidabile il chilometraggio aziendale e compila tutti i dati in rapporti conformi all’IRS.

Se sei un imprenditore, è anche una buona idea avere requisiti specifici in atto per i registri di chilometraggio dei tuoi dipendenti. Puoi scaricare gratuitamente un modello di registro chilometrico Excel da distribuire al tuo staff, in modo che siano consapevoli di ciò che ci si aspetta dai loro rapporti se stanno monitorando il loro chilometraggio manualmente.

Tasso chilometrico standard IRS

Il tasso chilometrico standard IRS è il tasso di rimborso chilometrico standard stabilito dall’IRS ogni anno in modo che i dipendenti, gli appaltatori e i datori di lavoro possano utilizzarlo a fini fiscali. Questo tasso fluttua di anno in anno e si applica ai veicoli tra cui auto, camion e furgoni.

Per l’anno fiscale 2020, questi tassi sono:

• 57,5 centesimi per miglio per le miglia aziendali guidate (giù 0.5 centesimi dal 2019)
• 17 centesimi per miglio guidato per scopi medici o di spostamento (giù 3 centesimi dal 2019)
• 14 centesimi per miglio guidato al servizio di un’organizzazione caritatevole (attualmente fissato dal Congresso)

La maggior parte delle aziende struttura le loro politiche di rimborso dei dipendenti intorno alla deduzione chilometrica standard dell’IRS di 58 centesimi, mentre altre aziende scelgono di attuare una tariffa superiore o inferiore per rimborsare i loro dipendenti.

Per esempio, se un’azienda opera in una zona che ha costi di carburante più elevati, allora può usare un tasso di rimborso più alto rispetto al tasso standard dell’IRS.

Anche se un’azienda non ha un programma di rimborso per i dipendenti, allora i dipendenti possono essere in grado di dedurre le loro spese chilometriche aziendali – usando il tasso standard IRS – dal loro reddito lordo.

I contribuenti hanno anche la possibilità di dedurre le spese effettive – incluso il gas, l’assicurazione, il parcheggio, le riparazioni e la svalutazione – invece di usare la tariffa chilometrica standard, ma molti saranno d’accordo che usare questo metodo può richiedere molto più tempo e lavoro. Inoltre, il totale delle spese aziendali dei dipendenti deve superare il 2% del reddito lordo regolato per richiedere questa deduzione.

Come richiedere il chilometraggio sulle tasse

I dipendenti possono seguire il loro chilometraggio da e verso gli obblighi di lavoro, documentando anche lo scopo di ogni viaggio, e richiedere il loro chilometraggio di conseguenza sulle loro dichiarazioni dei redditi, ma si applicano delle eccezioni. Secondo l’IRS:

“Un contribuente non può usare il tasso di chilometraggio standard per un veicolo dopo aver usato qualsiasi metodo di ammortamento sotto il Modified Accelerated Cost Recovery System (MACRS) o dopo aver richiesto una deduzione della Sezione 179 per quel veicolo. Inoltre, la tariffa chilometrica standard non può essere usata per più di quattro veicoli usati simultaneamente.”

Anche se questo può essere un dato di fatto, i dipendenti non possono dedurre i loro spostamenti, per quanto sarebbe meraviglioso.

È anche importante notare la regola del contraccolpo FLSA, che è un’eccezione riguardante i rimborsi chilometrici a cui le aziende devono aderire se i loro dipendenti guadagnano vicino o al salario minimo.

Con il Tax Cuts and Jobs Act (TCJA), i contribuenti non possono più richiedere una deduzione varia e dettagliata per spese di viaggio non rimborsate ai dipendenti. Questa deduzione è stata eliminata dallo Schedule A insieme a deduzioni simili. Tuttavia, questo non influisce sulle deduzioni che sono opportunamente rivendicate su uno Schedule C per coloro che sono lavoratori autonomi o appaltatori indipendenti.

Se sei un lavoratore autonomo o un appaltatore indipendente, queste sono le regole per la deduzione delle miglia e il pendolarismo. Le tue miglia deducibili dipendono da dove si trova la tua sede principale di lavoro. Se lavorate da casa vostra, tutte le vostre miglia sono tipicamente deducibili ogni volta che salite in macchina e guidate per qualsiasi scopo legato al vostro business.

Secondo l’IRS, se guidate per incontrare un cliente, poi tornate direttamente a casa, l’intero viaggio è legato al business e quindi deducibile. Puoi anche dedurre i costi di guida dalla tua sede di lavoro alle attività legate al lavoro, anche se si tratta solo di lasciare i pacchetti all’ufficio postale.

Se gestisci la tua attività da un luogo diverso dalla tua casa, non puoi dedurre le miglia che guidi fino a quella sede perché è considerato pendolarismo.

Richiedere il chilometraggio: Business vs. Personale

E’ ovvio che solo il chilometraggio usato per scopi lavorativi può essere richiesto nelle tue tasse, non quello usato per viaggi personali. Fare il pendolare da e per l’ufficio è considerato un viaggio personale, e lo stesso vale per quella tazza di caffè che hai preso lungo la strada, anche se molti di noi hanno bisogno di una dose quotidiana di caffeina per fare il proprio lavoro.

Questo può rendere le cose complicate quando si tratta di tracciare il chilometraggio, perché molti di noi fanno commissioni personali, come ritirare la biancheria in lavanderia o fare una sosta al negozio di alimentari, allo stesso tempo possiamo guidare per motivi di lavoro.

Everlance offre una soluzione semplice per distinguere tra viaggi di lavoro e personali, anche se sono mescolati nella stessa unità. Ogni volta che sali in macchina verso la tua prossima destinazione, apri l’app Everlance.

Se sei diretto a una riunione con un cliente nel suo ufficio, scorri a destra per affari. Se stai andando a incontrare un amico a cena dopo un incontro con un cliente, striscia a sinistra per personale. In questo modo, tutti i tuoi chilometri di lavoro vengono registrati separatamente, ed Everlance calcolerà anche la tua detrazione immediatamente, sulla base della tariffa chilometrica standard.

Everlance ti permette anche di monitorare altri tipi di spese aziendali. Basta scattare una foto della tua ricevuta e l’applicazione la memorizzerà in modo sicuro nel cloud. Puoi anche collegare direttamente la tua carta di credito o il tuo conto bancario per tenere traccia delle spese anche in questo modo.

Conclusione

Quando arriva il momento di preparare le tue tasse, basta scaricare il tuo chilometraggio Everlance e i rapporti di monitoraggio delle spese e inviarli al tuo contabile. Everlance ha spianato la strada per risparmiare alle aziende e ai lavoratori autonomi tonnellate di tempo, denaro e problemi quando si tratta di monitorare il chilometraggio e le spese aziendali.

Se sei un imprenditore con più dipendenti, o sei un lavoratore autonomo, Everlance offre piani personalizzati da scegliere in base alle esigenze della tua azienda. Esplora il loro chilometraggio e le opzioni di monitoraggio delle spese e semplificare la contabilità, eliminando anche le congetture e gli errori che, spesso, vengono con esso.