Cos’è una linea telefonica virtuale?

• Un numero di telefono virtuale offre risparmi sui costi e flessibilità per le piccole imprese.
• È possibile ottenere un numero virtuale da solo o come parte di un pacchetto di sistema telefonico virtuale.
• Molti fornitori di telefono virtuale ti permettono di portare il tuo numero di telefono tradizionale a uno virtuale.
• Avere un numero di telefono virtuale può renderti accessibile per telefono ovunque e in qualsiasi momento pur mantenendo la privacy del tuo numero personale.

Un sistema di comunicazione telefonica affidabile è uno strumento che ogni azienda dovrebbe avere. Tradizionalmente, però, un buon sistema telefonico aziendale era costoso e poteva essere difficile da implementare nelle piccole imprese.

Oggi, un numero di telefono virtuale è una soluzione semplice e conveniente che può aiutare a espandere il tuo business oltre i confini di una linea telefonica tradizionale. Ecco tutto quello che devi sapere sulle linee telefoniche virtuali.

Che cos’è una linea telefonica virtuale?

Un numero di telefono virtuale, o DID (Direct Inward Dialing), è un numero di telefono che non è legato a uno specifico dispositivo telefonico o linea e permette all’utente di reindirizzare e instradare le chiamate da un numero a un altro numero, indirizzo IP o dispositivo. Le linee telefoniche virtuali possono anche essere chiamate numeri online.

Tradizionalmente, i numeri di telefono erano progettati per funzionare su una singola linea telefonica che era fisicamente collegata dalla compagnia telefonica alla tua casa o alla tua azienda, e qualsiasi chiamata fatta a quel numero poteva essere inviata solo a quella specifica posizione fisica. I telefoni cellulari, pur essendo più mobili dei telefoni fissi, dipendono ancora dalle torri cellulari per fornire copertura. Un numero virtuale dà a un’azienda un maggiore controllo e flessibilità nel modo in cui riceve le chiamate, eliminando queste limitazioni fisiche.

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Come funzionano i numeri di telefono virtuali?

I numeri di telefono virtuali si basano su internet invece che su una compagnia telefonica o un ripetitore per fornire la copertura, il che permette agli utenti di essere raggiunti per telefono o computer. Permette anche di cambiare il dispositivo che si usa in tempo reale. Per esempio, se vuoi essere disponibile sul tuo cellulare solo in certi momenti, puoi indirizzare tutte le chiamate che ricevi durante le ore di lavoro a una linea telefonica virtuale.

Come ottenere un numero di telefono virtuale

I numeri di telefono virtuali possono essere acquistati in diversi modi. Se la tua azienda ha già un sistema Voice over Internet Protocol (VoIP), puoi aggiungere numeri virtuali al tuo pacchetto attuale attraverso il tuo provider VoIP. Questo generalmente costa dai 5 ai 10 dollari al mese per numero.

Se vuoi acquistare un sistema telefonico virtuale, puoi ottenere un pacchetto che include un numero virtuale e un certo numero di estensioni e minuti. I minuti sono sostenuti a seconda di quanto tempo si parla sulla “linea aziendale”. I costi di un piano di sistema telefonico virtuale partono da 10-12 dollari al mese per uno o due numeri virtuali con 300-500 minuti, salendo a 25-50 dollari per due numeri virtuali con 2.000-3.000 minuti.

Se non hai già un sistema telefonico virtuale, puoi passare attraverso un provider che vende solo numeri virtuali. Questi sono alcuni dei più popolari fornitori di linee telefoniche virtuali:

• Google Voice fornisce ai singoli utenti un numero di telefono virtuale gratuito che può essere utilizzato per chiamate, messaggi di testo e segreteria telefonica. Ha un’applicazione facile da usare per smartphone o computer, e si può collegare il numero virtuale a un numero di cellulare o di rete fissa. I piani aziendali partono da 10 dollari al mese per utente.
• MightyCall è un sistema telefonico virtuale basato su cloud che offre chiamate, messaggi di testo e segreteria telefonica, nonché inoltro intelligente delle chiamate e registrazione delle chiamate. Sono disponibili diversi piani di abbonamento, a partire da 19,99 dollari al mese.
• Grasshopper supporta chiamate, testi e segreteria telefonica. Offre tre diversi piani di servizio, a partire da 26 dollari al mese, permettendoti di scegliere quello che funziona meglio per il tuo business.
• 8×8 è un sistema di comunicazione unificato VoIP basato su cloud che vanta un servizio altamente affidabile, chiamate a tre vie, segreteria telefonica online, inoltro delle chiamate e gruppi di suoneria tra le sue molte caratteristiche. Si integra anche con programmi di ufficio come Salesforce e Slack. I piani partono da 12 dollari al mese per utente.

Quali sono i vantaggi di un numero di telefono virtuale?

Senza essere legati a una posizione fisica, è possibile ricevere chiamate ovunque, in qualsiasi momento e sul dispositivo preferito. Per esempio, se qualcuno nella tua azienda sarà assente e ha bisogno di essere raggiungibile per telefono, ma non vuole dare il suo numero di cellulare, è possibile assegnare un numero virtuale al suo telefono cellulare.

I numeri di telefono virtuali sono anche vantaggiosi per le aziende con diversi uffici. Invece di un telefono che suona in un ufficio, le chiamate in arrivo possono essere inviate ai telefoni di ogni ufficio. Puoi fare questo rendendo la destinazione della tua linea telefonica virtuale una coda di chiamata o un gruppo di chiamata, che suonerà i telefoni di qualsiasi dipendente che è designato come parte della coda o del gruppo simultaneamente o in sequenza, a seconda delle tue preferenze.

Se il vostro ufficio si trova in un’area diversa dalla vostra base di clienti, potete assegnare un prefisso locale alla vostra linea telefonica. Questo ti aiuta a stabilire una presenza in una zona chiave e riduce i costi delle chiamate in entrata. I clienti sono più propensi a chiamare e a rispondere alle chiamate da un numero locale piuttosto che uno con un prefisso che non riconoscono.

Puoi anche monitorare le metriche chiave dei clienti attraverso la tua linea telefonica virtuale. Molti sistemi ti permettono di assegnare un numero unico a una campagna specifica, per esempio, così saprai se qualcuno sta chiamando per quella campagna basandosi solo sul numero. Questi dati possono essere utili per valutare l’efficacia di una campagna.

Le linee telefoniche virtuali possono far risparmiare alla tua azienda migliaia di dollari in spese di telefonia e attrezzature. Poiché sono 100% digitali, le linee telefoniche virtuali non richiedono hardware, attrezzature, installazione o manutenzione.

Quando cerchi un provider telefonico virtuale, vedi se la compagnia che stai considerando offre funzioni di testo e segreteria telefonica oltre al servizio telefonico. I piani più costosi e complessi di solito offrono caratteristiche come chiamate a tre vie, gruppi di suoneria, ID chiamante, attesa e inoltro di chiamata, registrazione di chiamata e trasferimenti di chiamata. Dovresti anche controllare quanto è affidabile il servizio in termini di tempo di attività e vedere se il supporto clienti è incluso nel tuo piano.

Quali sono gli svantaggi?

I benefici delle linee telefoniche virtuali superano di gran lunga i contro, ma ci sono alcuni potenziali svantaggi. La preoccupazione principale è il suo effetto sull’equilibrio vita-lavoro, ha detto Matt Schmidt, CEO di Diabetes365.

“Il rovescio della medaglia, a mio parere, è che sei accessibile quasi ogni volta che sei sveglio”, ha detto. “La maggior parte delle persone sono stacanovisti per cominciare, e avere la possibilità di fare un’altra chiamata da casa tua o da qualsiasi altro posto può portare al burnout”.

Un altro svantaggio è l’affidabilità inconsistente delle chiamate. Poiché un numero di telefono virtuale è puramente basato su internet, la qualità della chiamata sarà solo forte come la tua connessione internet. Assicurati di avere un segnale forte e affidabile e che il tuo provider abbia un buon programma di assistenza clienti.

Se sei su un piano che usa i minuti, devi essere consapevole di come stai usando quei minuti, assicurandoti di non sprecarli in spam o chiamate non aziendali. Altrimenti, corri il rischio di far salire i costi oltre il tuo budget.

Numero di telefono virtuale domande frequenti

Come posso ottenere un numero di telefono virtuale gratis?

Sono disponibili online diversi fornitori di numeri di telefono virtuali gratuiti, come Google Voice per uso personale. Basta scegliere il tuo provider preferito e aprire un account, scegliere il prefisso desiderato e iniziare a usare il tuo numero di telefono virtuale. Molti fornitori di telefono virtuale offrono un numero di telefono gratuito per gli individui, ma hanno opzioni a pagamento per le imprese.

Può un numero di telefono tradizionale diventare il tuo numero di telefono virtuale?

Sì, è possibile convertire il tuo numero di telefono tradizionale esistente in uno virtuale. Questo processo è chiamato “porting” ed è disponibile attraverso la maggior parte dei fornitori di numeri di telefono virtuali.

In quali paesi puoi ottenere un numero di telefono virtuale?

Puoi ottenere un numero di telefono virtuale nella maggior parte del mondo, anche se i paesi specifici possono variare a seconda del provider. La maggior parte dei servizi dei provider sono disponibili in 50 o più paesi, con alcuni che vantano la disponibilità in oltre 100 paesi.