Cosa dovrebbe includere il tuo kit di benvenuto (e perché dovresti offrirne uno)?

È il primo giorno al tuo nuovo lavoro. Mentre attraversi la porta scorrevole e vai verso la reception per far sapere che sei arrivato, non riesci a trattenere il sorriso dalla faccia. Questa è esattamente l’opportunità di carriera che stavi aspettando.

Il tuo nuovo manager è la prima persona a darti il benvenuto, e sembra entusiasta di vederti. (Non sottovalutare il potere di incontrare il tuo manager il primo giorno.) Ma poi vieni presentato al team, ti viene mostrata la tua scrivania e ti viene consegnata la tua carta d’accesso. E l’eccitazione che provavi si trasforma in noia e nervosismo. Ti giri i pollici e ti chiedi perché non ti senti parte della squadra.

Le domande corrono nella tua testa. Avrai bisogno di fare formazione? C’è un kit introduttivo per i nuovi dipendenti che devi ancora ricevere? Dove andrai a pranzo? Improvvisamente cominci a rimpiangere le tre tazze di caffè che hai bevuto prima e pensi: dov’è il bagno? Sei troppo imbarazzato per chiedere.

La mancanza di guida e direzione nei primi giorni di un nuovo lavoro può essere frustrante e scoraggiante. Non esattamente il miglior inizio per quello che dovrebbe essere un rapporto lungo e prospero. Ecco perché l’onboarding dei nuovi dipendenti in modo divertente e informativo, a partire da un pacchetto per i nuovi assunti, è così importante.

Perché il tuo kit di onboarding per i nuovi dipendenti è importante

Secondo lo SHRM Human Capital Benchmarking Report, le aziende spendono una media di 4.129 dollari per ogni nuovo assunto, e impiegano 42 giorni per trovare la giusta misura. Questo significa che ogni volta che un dipendente se ne va, è un costo abbastanza grande per sostituirlo.

Quindi, come ci si assicura che i dipendenti rimangano fedeli fin dall’inizio? Creando un kit di benvenuto per i nuovi dipendenti che li faccia sentire a proprio agio nel loro ambiente di lavoro, positivi riguardo all’azienda, parte della squadra e sicuri di poter svolgere il loro lavoro dal primo giorno.

Iniziare il processo di benvenuto con un pacchetto per i nuovi dipendenti non aiuta solo i nuovi assunti. L’azienda beneficia anche dei dipendenti che diventano giocatori di squadra produttivi più rapidamente. E chi non lo vorrebbe? La domanda è: cosa dovrebbe includere il contenuto di un kit d’inserimento?

Una lista completa di elementi essenziali del kit d’inserimento

Il moderno kit d’inserimento è molto più di un mucchio di moduli e politiche. Oggi, i kit di onboarding per i nuovi dipendenti sono pratici, motivanti e divertenti. Certo, includono ancora informazioni importanti sul lavoro e sull’ufficio. Ma includono anche contenuti per aiutare i nuovi assunti a capire la cultura aziendale, i valori e la visione strategica.

Perciò, prima che arrivino al lavoro, inviate una mail di benvenuto ai nuovi arrivati per spiegare il codice di abbigliamento aziendale, le modalità di parcheggio, le indicazioni, l’orario di inizio e chi devono chiedere al front desk. Poi, quando arrivano, prepara loro un kit di benvenuto che include alcuni o tutti i seguenti contenuti.

Documenti pratici sul posto di lavoro fisico

Ci sono alcuni fatti di base sul posto di lavoro che i nuovi dipendenti vorranno conoscere. Per esempio, una mappa dell’ufficio aiuta i nuovi assunti a trovare i bagni, la mensa, le uscite di sicurezza e i membri chiave del team senza doversi sentire come se stessero disturbando i colleghi con troppe domande.

Ecco alcuni dei fatti essenziali dell’ufficio da includere nel tuo kit di onboarding:

• Mappa dell’ufficio
• Orari di apertura e chiusura dell’ufficio
• Possibilità di parcheggio

Contratti e scartoffie

Ogni nuovo lavoro ha un po’ di scartoffie. È difficile da evitare, ma è facile da semplificare. Usare uno strumento online come BambooHR può rendere il processo di compilazione dei moduli e la firma dei contratti veloce e conveniente. Naturalmente, si risparmia anche qualche albero!

Assicuratevi di includere questi documenti essenziali nel vostro kit d’imbarco per i nuovi dipendenti:

• Copia del contratto di lavoro
• Termini e condizioni di impiego
• Accordi di riservatezza
• Contatti di emergenza

Politiche e linee guida

Anche se questo potrebbe non sembrare il contenuto “divertente” che ti aspettavi, i nuovi dipendenti devono avere familiarità con le politiche e le linee guida aziendali. Se non conoscono le regole, non sapranno nemmeno quando le stanno infrangendo.

La maggior parte delle seguenti informazioni possono essere combinate in un manuale per i dipendenti, completo di una pagina dei contenuti che rende le informazioni rilevanti facili da trovare. Il tuo manuale per i dipendenti dovrebbe includere:

• Regole d’ufficio su abbigliamento, orario di lavoro, uso di cellulari e risorse aziendali, fumo e comportamento
• Politiche delle risorse umane
• Standard di rendimento e aspettative
• Aspettative di formazione e sviluppo – non dimenticare di presentare loro il Learning Management System (LMS) dell’azienda o la libreria di risorse online, se ne disponi

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L’onboarding LMS facile da impostare, facile da usare e facile da personalizzare.

Struttura di gestione e informazioni sul team

Prima che i nuovi dipendenti possano sentirsi parte del team, hanno bisogno di capire dove si inseriscono nella struttura di gestione e del team. Hanno anche bisogno di sapere quando, dove e come possono comunicare con i membri della loro squadra.

Quindi, assicuratevi di includere queste informazioni nel vostro kit di onboarding per i nuovi dipendenti:

• Un elenco dei profili dei dipendenti, compresi nomi, dettagli di contatto e nomi utente sulle applicazioni di messaggistica aziendale come Slack o IM
• Un organigramma
• Informazioni sul mentore (se un mentore o un compagno viene assegnato ai nuovi dipendenti)
• I punti caldi locali preferiti dai dipendenti, come caffè, ristoranti e palestre

Risorse e strumenti

Quasi ogni lavoro richiede alcuni strumenti e risorse chiave. Assicurati che i tuoi nuovi assunti abbiano tutto il necessario per essere produttivi dal primo giorno. Questo potrebbe includere quanto segue:

• Impostazione del computer, compresi desktop, laptop, ecc.
• Materiale, come penne e quaderni
• Software relativo al lavoro; per esempio, MS Project per un nuovo project manager
• Il software di formazione online dell’azienda che include manuali, video e grafica per aiutare i nuovi assunti a familiarizzare con l’azienda e il lavoro

Login e accesso

Non c’è niente di più frustrante che voler lavorare, ma non poterlo fare per problemi di accesso. Aiutate i nuovi dipendenti a iniziare a lavorare dando loro tutte le informazioni di cui hanno bisogno per iniziare a lavorare e imparare.

Questo include:

• Informazioni di accesso WiFi
• URLs, nomi utente e password per l’e-mail aziendale, LMS, applicazioni di monitoraggio dei progetti, ecc.
• Voci di accesso all’ufficio, come carte d’accesso o ID, chiavi e carte di parcheggio

Cultura aziendale essenziale

Prossimo, passiamo al contenuto ispiratore del tuo kit di onboarding per nuovi dipendenti. I seguenti contenuti dipingeranno un quadro dello scopo dell’azienda:

• Documenti strategici che spiegano la visione, la missione e gli obiettivi dell’azienda
• Una descrizione ed esempi della cultura e dei valori dell’azienda, come l’ultima newsletter aziendale o video di dipendenti attuali che descrivono cosa amano del lavoro in azienda
• Linee guida comportamentali, come il punto di vista dell’azienda sugli orari di lavoro flessibili
• Collegamenti al sito web dell’azienda, alle pagine dei social media e al blog
• La proposta di valore dell’azienda per i dipendenti

Oggetti di benvenuto personalizzati

Infine, sii creativo con il tuo kit di onboarding includendo contenuti personalizzati che fanno sentire i nuovi dipendenti parte della squadra. Non c’è una lista giusta di ciò che si dovrebbe includere. Quindi, scegli uno dei contenuti qui sotto che funzionano bene per la tua azienda:

• Una lettera di benvenuto per i dipendenti – Per un tocco più personale, fai scrivere questa lettera a mano e firmata dal nuovo manager del dipendente, dal team, o dal CEO
• Un breve questionario sui loro hobby, interessi, e i valori aziendali con cui si relazionano maggiormente. Questo dimostra ai nuovi assunti che siete interessati a saperne di più su di loro
• Un’agenda per il primo giorno e la prima settimana di lavoro, compresa la formazione per l’inserimento
• Branded swag, come una tazza da caffè, una t-shirt, ecc. (perché a tutti piacciono i regali!)
• Un pacchetto di biglietti da visita fa sentire i nuovi assunti parte della squadra fin dal primo giorno
• Un libro pertinente al settore o motivazionale per ispirare i nuovi dipendenti, o un set di strumenti digitali sul tuo LMS di inserimento che includa articoli, video e manuali ispiratori

A voi

Speriamo che queste idee ti ispirino a creare il tuo kit di benvenuto per i nuovi assunti. Ma ricordate, il miglior kit di benvenuto per i nuovi dipendenti è diverso per ogni azienda. Quindi, non abbiate paura di sperimentare le vostre idee di kit di benvenuto e di presentare la vostra azienda nel suo modo unico.

Per esempio, la scatola di benvenuto di Ogilvy & Mather è ispirata alle otto abitudini delle persone efficaci di David Ogilvy. L’azienda dice: “Queste abitudini hanno formato l’ideologia su cui O&M è stata costruita tanti anni fa e con un oggetto che rappresenta ogni abitudine, la scatola di introduzione rende queste abitudini più tangibili e giocose per il nuovo personale”.

Così, come il processo di inserimento della tua azienda? Ci piacerebbe sapere cosa rende efficace il vostro kit di inserimento dei nuovi dipendenti.

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