Creare una fattura da un preventivo è una buona idea perché si copiano le voci e i costi che il cliente ha già approvato, secondo lo Houston Chronicle. Rende anche la fatturazione molto più semplice, che è importante perché le fatture sono la chiave per essere pagati.
Convertire una stima in una fattura non deve essere un processo doloroso. Il software di contabilità lo rende semplice. Puoi anche copiare le informazioni manualmente usando i seguenti semplici passi.
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In questo articolo, copriremo:
- Copiare le informazioni
- Personalizzare la fattura
- Spiegare le modifiche
Copiare le informazioni
Creare una fattura usando un software di contabilità
Di solito è abbastanza semplice convertire un preventivo esistente in una fattura usando un software di contabilità.
In FreshBooks, si entra nella pagina delle stime tramite il menu, si seleziona il preventivo che si vuole convertire e poi si clicca su “Convertire in fattura”. Puoi quindi modificare la nuova fattura in base alle tue esigenze e inviarla online o stamparla per spedirla via posta ordinaria.
Freshbooks ha anche funzioni che ti permettono di creare facilmente stime e fatture usando modelli professionali.
Creare una fattura manualmente
Copia le informazioni del progetto dal tuo preventivo a un modello di fattura (puoi scaricare questo modello gratuito). Se stai usando la fatturazione progressiva, cioè stai fatturando solo per una parte del progetto, copia solo le voci e i costi che vuoi fatturare subito.
Alcune piccole imprese preferiscono fatturare per una percentuale del costo del lavoro o del materiale. Anche se state convertendo una stima in una fattura automaticamente usando un software di contabilità, potreste aver bisogno di aggiustare manualmente i costi della manodopera o dei materiali, secondo lo Houston Chronicle.
Potete anche riproporre la vostra stima esistente in una fattura. Usa il formato che preferisci, che sia Word, Excel, Google Docs o PDF. Nel prossimo passo, discuteremo quali campi devi cambiare.
Personalizza la fattura
Ora è il momento di personalizzare le informazioni del tuo preventivo per trasformarlo in una fattura.
Per prima cosa chiediti:
- Sono cambiate alcune delle voci o dei prezzi?
- Vuoi fatturare l’intero progetto o solo parte di esso? Se quest’ultima, usate le tecniche di fatturazione progressiva del primo passo.
Le seguenti informazioni rimarranno le stesse:
- Informazioni di contatto per te e il tuo cliente
- Il tuo logo
- Servizi e costi del tuo preventivo che vuoi fatturare
Devi cambiare quanto segue:
- Cambia la data in data odierna
- Cambia il numero del preventivo in un numero di fattura
- Includi una data di scadenza per il pagamento (o i pagamenti)
- Rimuovi qualsiasi linea temporale o data di completamento del progetto
- Controlla di aver incluso i servizi e i costi appropriati
- Elimina qualsiasi termine del preventivo, come la durata di validità del preventivo
- Cancella qualsiasi nota su quali servizi e costi sono esclusi dal preventivo
- Ricontrolla l’imposta sulle vendite e l’importo totale dovuto
- Includi i termini di pagamento (incluso come vuoi essere pagato e qualsiasi tassa di ritardo)
Hai bisogno di aiuto per completare la tua fattura? Questo articolo ti spiega esattamente come scrivere una fattura professionale.
Ecco un esempio di fattura in FreshBooks che include tutti gli elementi chiave:
Fonte: FreshBooks
Spiega qualsiasi cambiamento
Tutte le voci o i costi della fattura che sono diversi da quelli del tuo preventivo devono essere chiariti in anticipo con il cliente. Prepara prima un preventivo aggiornato per l’approvazione del cliente. Presentare semplicemente una fattura con modifiche non approvate danneggerà il tuo rapporto con il cliente e renderà meno probabile che tu venga pagato.
Una volta che il cliente ha approvato le modifiche allo scopo del progetto, includi una nota nella tua fattura facendo riferimento al numero di stima aggiornato. Includi una voce separata con le spese aggiuntive, se necessario.
Controlla due volte il tuo lavoro e poi invia la fattura al tuo cliente. Mandategliela per e-mail o stampatela e speditela per posta, a seconda di ciò che il vostro cliente preferisce. Metti un promemoria nel tuo calendario sulla data di scadenza del pagamento (o dei pagamenti) nel caso tu abbia bisogno di seguire il tuo cliente.
Le persone chiedono anche:
- Come si converte una stima in un’offerta?
- Come convertire un preventivo in un ordine di acquisto?
- Come trasformare una fattura in un preventivo?
Come convertire un preventivo in un’offerta?
Non puoi convertire un preventivo in un’offerta. Tuttavia, puoi convertire una stima in un’offerta.
Detto questo, i termini “offerta” e “offerta” sono spesso usati in modo intercambiabile, secondo ThoughtBubble.
Per definizione, un’offerta è un documento prodotto da una società (l’acquirente). Delinea il progetto e richiede offerte ai fornitori.
- Per esempio, un’agenzia governativa invia un’offerta a tre appaltatori chiedendo offerte per rinnovare il loro ufficio. Gli appaltatori scrivono un’offerta che dettaglia quanto chiederanno per completare il progetto. L’agenzia poi sceglie un vincitore tra le tre offerte.
Per convertire una stima in un’offerta, fai quanto segue:
- Revisiona l’offerta dell’acquirente (chiamata anche richiesta di proposte o “RFP”). Potreste aver preparato una stima generale prima di guardare i requisiti specifici dell’acquirente. L’offerta dovrebbe includere come i costi dovrebbero essere ripartiti e scritti, secondo Info Imprenditori.
- Aggiungi una ripartizione dettagliata se l’offerta ne richiede una. Questo potrebbe includere il tempo e i costi del personale/gestione/amministrazione, le stime delle spese rimborsabili e i costi in ogni fase del progetto (settimanale o mensile, per esempio).
- Rivalutare il costo totale del progetto. Se la tua offerta viene accettata, dovrai impegnarti per questo costo (a differenza di una stima che è solo questo, un’approssimazione).
- Controlla due volte di aver incluso le tasse di vendita, menzionato quale valuta stai usando e scrivi il costo totale del progetto sia in parole che in cifre.
- Dimmi per quanto tempo sono validi i tuoi prezzi.
- Aggiungi un disclaimer per potenziali costi a sorpresa o lavoro aggiuntivo e spiega perché lo stai includendo.
Puoi saperne di più sulla differenza tra stime, preventivi, offerte e proposte sul blog di FreshBooks.
Come convertire una stima in un ordine di acquisto?
Diciamo che la tua stima è approvata dal tuo cliente. Hai bisogno di comprare materiali o forniture elencati nel preventivo da uno dei tuoi fornitori.
- Per esempio, un pittore include nel suo preventivo che avrà bisogno di comprare due galloni di vernice per completare il lavoro. Il cliente approva il preventivo. Il pittore emette quindi un ordine di acquisto al suo negozio di ferramenta locale per i due galloni di vernice.
Il software di contabilità spesso ti permette di creare automaticamente un ordine di acquisto da un preventivo.
Puoi anche farlo manualmente da un documento Word, Excel o PDF. Un ordine di acquisto deve includere diversi elementi critici, secondo InTouch Manufacturing Services, che sono delineati di seguito.
Per convertire una stima in un ordine di acquisto:
- Cambia le informazioni del tuo cliente con le informazioni del tuo venditore
- Modifica la data di emissione con la data odierna
- Cambia il numero del preventivo con un numero di ordine di acquisto (PO)
- Aggiungi un indirizzo di spedizione per i prodotti o merci
- Eliminare tutte le voci tranne quelle che si desidera acquistare
- Controllare due volte l’imposta sulle vendite e il totale
- Includere i termini di pagamento (come e quando si pagherà la merce)
Come si trasforma una fattura in un preventivo?
Forse hai fatto una fattura invece di un preventivo per errore. Vuoi trasformare la fattura in un preventivo. Questo è di solito difficile da fare automaticamente nel software di contabilità. Potresti dover copiare e incollare le informazioni dalla tua fattura in un modello di stima.
FreshBooks rende facile produrre e inviare rapidamente stime professionali.
Per trasformare manualmente una fattura in un preventivo, modifica la tua fattura utilizzando i seguenti passaggi:
- Cambia il titolo da “fattura” a “preventivo”
- Modifica la data
- Cambia il numero della fattura in un numero di preventivo
- Aggiungi eventuali scadenze e una data di completamento prevista
- Modifica i servizi, se necessario
- Modifica i costi, se necessario
- Menziona eventuali esclusioni (ciò che il progetto non include)
- Controlla due volte l’imposta sulle vendite e il totale
- Includi eventuali termini e condizioni (per esempio, come saranno valutati i costi aggiuntivi)
Per saperne di più su come scrivere un ottimo preventivo, controlla il blog di FreshBooks.
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