Di Beth Buehler
Conoscere gli scopi distinti dei ritiri e delle riunioni d’affari è molto importante per le persone a cui viene assegnato il compito di pianificare tali riunioni o che fanno parte di un team di pianificazione più grande. I leader di quattro società di gestione della destinazione (DMC) con sede in Colorado aiutano a spiegare la differenza.
Qual è la differenza tra un ritiro aziendale e una riunione aziendale?
Un ritiro aziendale si concentra molto di più sulla strategia di alto livello, combinata con un sacco di “tempo bianco” per i partecipanti. In genere, l’obiettivo di un ritiro è quello di portare i pensatori di alto livello fuori dai loro impegni quotidiani e in un ambiente intimo che permette loro di liberare veramente il loro processo di pensiero creativo. Immagino un ambiente più rilassato, molto tempo all’aperto, tavole rotonde informali, escursioni guidate, ecc… tutto per ispirare un processo di pensiero più strategico. Una riunione d’affari è tipicamente molto strutturata e focalizzata su un dipartimento critico all’interno di un’organizzazione. In molte riunioni che abbiamo sperimentato, i partecipanti ascoltano più che partecipare, e il contenuto è guidato dai dirigenti dell’azienda o del dipartimento. – Kathy Fort Carty, DSC, Allied PRA
Un ritiro è di solito una riunione più piccola che si riunisce in una destinazione fuori dai sentieri battuti; gli esempi includono ranch e proprietà esperienziali che offrono ai partecipanti un ambiente insolito che ispira una rete organica e opportunità di legame. Una riunione d’affari si svolge tipicamente in un hotel non lontano dall’aeroporto, con uno spazio per le riunioni e un supporto audiovisivo per ospitare le dimensioni e la portata della riunione. Una riunione d’affari è orientata al contenuto, mentre un ritiro si concentra sui partecipanti che vivono la destinazione come un gruppo. – Melissa Layton, Operation Altitude
È difficile battere l’aura di proprietà storiche come C Lazy U Ranch vicino a Granby. Per gentile concessione di C Lazy U Ranch.
La principale differenza che sperimentiamo è che un ritiro include più elementi all’ordine del giorno al di fuori della riunione di lavoro come attività di gruppo, team-building o gite per esplorare la destinazione. Spesso, ci sono anche elementi di ringiovanimento o rilassamento. – Nicole Marsh, Imprint Group
Una riunione d’affari si concentra sui bisogni immediati di un’azienda o su un argomento specifico che deve essere affrontato. Un ritiro aziendale è un momento per il team-building, per la riflessione e per concentrarsi sulle persone e su come lavorano insieme per raggiungere gli obiettivi. – Deana Mitchell, Realize Colorado, un partner DMC globale
Qual è il tuo consiglio principale per pianificare un ritiro aziendale?
Trova un luogo convincente che invogli gli ospiti a partecipare, rilassarsi e connettersi con i colleghi. – Melissa Layton
Assicuratevi di avere un buon equilibrio tra gli argomenti/sessioni della riunione e il tempo per legare come una squadra. – Nicole Marsh
Pianifica un oratore o un’attività che leghi il gruppo, aiutandolo a conoscersi meglio e a capirsi l’un l’altro in modo da essere più produttivi come squadra andando avanti. – Deana Mitchell
Scegliete un luogo unico in Colorado che permetta ai partecipanti di fare molto esercizio, stare all’aperto, mangiare sano e dormire. Lascia che ricarichino le loro batterie mentre partecipano a un evento di pianificazione strategica. – Kathy Fort Carty
Qual è il suo consiglio principale per la pianificazione di un incontro d’affari?
Selezionare un luogo che sia favorevole alle riunioni, compresa la facilità di accessibilità, servizi solidi per le riunioni e forse non troppe distrazioni dall’agenda della riunione. – Nicole Marsh
Trova uno spazio che favorisca la concentrazione sull’argomento in questione, ma vicino a qualcosa di divertente durante una pausa o per la sera. – Deana Mitchell
Assicurati che gli obiettivi della riunione siano ben integrati con le esperienze della destinazione. Anche se ci sono sempre degli obiettivi di apprendimento/business che devono essere soddisfatti dall’organizzazione, in genere è possibile portare i partecipanti fuori da una sala riunioni standard per partecipare ad attività che permettono loro di collaborare, comunicare e risolvere problemi insieme. Coinvolgendo i partecipanti e sperimentando situazioni insieme, si crea una cultura aziendale più forte e si incoraggia l’innovazione e la creatività sul lavoro. – Kathy Fort Carty
Selezionare un hotel situato in posizione centrale con un facile accesso e uno spazio per le riunioni che sia adatto all’agenda del gruppo e alle sue esigenze specifiche. Denver è una destinazione ideale per le riunioni, con facili collegamenti aerei da est e da ovest e un numero illimitato di hotel a 30 minuti dall’aeroporto. – Melissa Layton.
In Colorado, è possibile godersi sia l’aria aperta che l’azione in città. Per gentile concessione di The Ritz-Carlton, Denver.
Come cambia il tuo approccio alla scelta della sede e/o della destinazione quando pianifichi un ritiro aziendale rispetto a una riunione di lavoro?
Per una riunione d’affari, è necessaria la connettività/tecnologia. Per un ritiro aziendale, approfittate dei grandi spazi aperti che il Colorado ha da offrire e riducete al minimo la tecnologia! – Deana Mitchell.
Ci sono molte opzioni per uscire all’aperto in Colorado. Courtesy Visit Vail Valley.
Iniziamo ascoltando i nostri clienti e le parti interessate alla riunione per capire veramente gli obiettivi e le priorità del programma. Alcuni clienti possono dichiarare di volere un incontro d’affari, ma quando descrivono l’atmosfera che vogliono per i loro partecipanti, possiamo indirizzarli verso una sede meno tradizionale. La sede di un incontro d’affari è spesso determinata dalle dimensioni del gruppo, dall’accesso all’aeroporto, da un hotel di dimensioni adeguate e dallo spazio per le riunioni. Se il gruppo è piccolo, potrebbe scegliere un hotel boutique più elegante nel centro di Denver rispetto a un grande hotel aziendale con accesso al Colorado Convention Center. I ritiri tendono ad essere più intimi, quindi la selezione della sede è spesso più sul trovare la giusta posizione/destinazione che è ancora facilmente accessibile, ma consente il tipo di esperienza che il cliente sta cercando. Per esempio, un ritiro di yoga dovrà prenotare una location che offra l’accesso a uno spazio interno/esterno per lo yoga e molto probabilmente uno stile di cibo sano. Un ritiro di pianificazione strategica per dirigenti potrebbe ancora volere un hotel/lodge altamente accessibile, ma forse selezionerebbe un resort di montagna che permetta davvero ai dirigenti di rilassarsi, disconnettersi un po’, e riunirsi in una varietà di spazi intimi dentro e intorno alla proprietà. – Kathy Fort Carty
Un luogo di ritiro aziendale fornisce un’esperienza unica che mette in mostra la destinazione. – Melissa Layton
Quando si pianifica un ritiro aziendale, si dovrebbe cercare una sede o una destinazione con un buon mix di servizi e opzioni per bilanciare lavoro e divertimento. È importante permettere alla squadra di concentrarsi su entrambi e godersi i momenti. Quando si pianifica un incontro di lavoro, è bello che i partecipanti sperimentino la destinazione durante il loro tempo libero, ma non è così necessario soddisfare le attività e le opzioni del tempo libero. – Nicole Marsh
Qual è una ragione per cui il Colorado è un buon posto per una riunione o un ritiro?
Abbiamo così tanta diversità in Colorado – da eccezionali hotel per convention in città come l’Hyatt Regency Denver al Colorado Convention Center e il nuovo Gaylord Rockies Resort & Convention Center – e possiamo ancora offrire un’incredibile esperienza di resort per un grande gruppo al Broadmoor. Per quanto riguarda le riunioni di piccole e medie dimensioni, abbiamo hotel nelle nostre località di montagna che variano per dimensioni, stile e tariffe per soddisfare gruppi che sono attenti al budget o di fascia alta. – Kathy Fort Carty.
Il Broadmoor a Colorado Springs offre ottime opzioni sia per riunioni di lavoro che per ritiri. Cortesia The Broadmoor.
Il Colorado ha opzioni di hotel ideali per le riunioni di lavoro così come luoghi di ritiro fuori mano dove i partecipanti possono staccare la spina, legare e fare brainstorming. – Melissa Layton
Il Colorado è un luogo eccellente sia per le riunioni che per i ritiri. Per le riunioni, siamo situati in posizione centrale, permettendo ai partecipanti di entrare e uscire con facilità, e abbiamo un’abbondanza di voli diretti. Per i ritiri, la nostra città e le destinazioni di montagna offrono un mix impareggiabile di opportunità per i partecipanti di lavorare e giocare. – Nicole Marsh
Il Colorado ha un modo di ispirare le persone e di cambiare le loro prospettive per pensare fuori dagli schemi. Anche se l’obiettivo è un incontro d’affari, ci sono molte opportunità di avere un mini-ritiro come pausa di 30 minuti o un evento di networking serale per sperimentare l’aria aperta e la natura! – Deana Mitchell
Pensieri aggiuntivi …
Quando si pianifica l’agenda di un ritiro, è importante che la leadership senta che c’è abbastanza contenuto e ritorno sull’investimento (ROI) dal punto di vista della riunione per rendere la spesa (tempo e/o denaro) valida. L’ordine del giorno della riunione e l’attenzione ai risultati sono importanti quanto il tempo per il team di legare e sentirsi rinfrescati e ringiovaniti al ritorno. Si tratta di un equilibrio delicato, ma se pianificato correttamente ha enormi benefici per l’organizzazione. Abbiamo recentemente “ribattezzato” il nostro viaggio di incentivazione interno per chiamarlo e formattarlo come un ritiro. Sentivamo che il termine “incentivo” alludeva al puro divertimento senza contenuto e abbiamo trovato un buon equilibrio tra contenuto della riunione e tempo libero. – Nicole Marsh
Il Colorado ha così tanto da offrire in molteplici destinazioni! Come DMC, siamo specializzati nel trovare la giusta posizione e gli spazi giusti per i clienti per realizzare i loro obiettivi con il massimo impatto ispiratore dei nostri dintorni. – Deana Mitchell
Beth Buehler è redattore delle riviste Colorado Meetings + Events e Mountain Meetings, ha pianificato numerose riunioni ed eventi e si diverte ad esplorare il Colorado.