Online Patient Scheduling – Best Practices

Tutto quello che devi sapere per far funzionare la programmazione online dei pazienti per te

Se sei un sistema sanitario o uno studio medico che ha investito nella programmazione online dei pazienti, potresti essere leggermente deluso. Anche se l’80% dei pazienti preferisce un medico che ha una programmazione online dei pazienti, solo il 15% degli appuntamenti dei medici sono programmati online. Cosa sta succedendo? Come possono i sistemi sanitari rendere più attraente la programmazione online degli appuntamenti dei medici? Il software di programmazione può essere un investimento sostanziale dal punto di vista finanziario e operativo. Assicurarsi di fare quell’investimento nel modo giusto

Che cos’è la programmazione online dei pazienti?

La programmazione online dei pazienti permette ai pazienti di prenotare gli appuntamenti direttamente sul calendario dei loro medici. I pazienti prenotano gli appuntamenti attraverso uno dei tre modi.

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Portale del paziente di proprietà/sito web

La maggior parte degli uffici medici hanno il loro portale del paziente che permette la programmazione online sul loro sito web per i pazienti con account del portale. Sfortunatamente, mentre il tasso di adozione del portale del paziente è superiore al 90%, solo 1/3 dei pazienti accede alle proprie informazioni sanitarie tramite il portale.

Portale del paziente di terze parti

Leggete (speriamo) i post del blog di QueueDr perché ci preoccupiamo dei dettagli. Mentre, più o meno, tutti i portali dei pazienti sono creati da una terza parte (Epic, Athenahealth, Greenway Health ecc), c’è una leggera differenza per il software di programmazione dello studio medico. Alcuni sistemi sanitari permettono ai pazienti di accedere al loro portale paziente e programmare gli appuntamenti dalla loro app mobile di marca. Tuttavia, altri gruppi richiedono ai pazienti di scaricare l’app mobile del loro EHR. In questo caso, gli appuntamenti da programmare sono eseguiti dal software EHR. Questa piccola differenza può avere un impatto. Un paziente potrebbe avere più difficoltà a trovare l’app mobile e i sistemi sanitari dovranno condividere il branding. Al contrario, costruire la propria app mobile per la sanità è abbastanza difficile e richiede un’attenzione continua.

Third Party Appointment Marketplace

Invece di venire sul sito web di un ufficio medico, i pazienti possono prenotare su un sito web o un’app che aggrega gli appuntamenti di più medici. ZocDoc è l’esempio principale di un marketplace per la programmazione di appuntamenti medici. Sono in giro da circa 13 anni e hanno programmato milioni di pazienti. Questo è molto probabilmente lo scheduler online più comune usato dai pazienti dei tre. Se la terza parte ha dimostrato con successo che può guidare il traffico dei pazienti, allora i medici non solo renderanno più facile per i pazienti esistenti di prenotare appuntamenti online, ma anche aprirsi a nuovi pazienti in cerca di un medico. Tuttavia, in un mercato c’è concorrenza con altri medici elencati.

Il software di programmazione online facile da usare è un male?

A QueueDr, la semplicità e la continuità è il nostro valore fondamentale. Abbiamo speso migliaia di ore sui dettagli per far sembrare tutto facile. Le aziende di software per la programmazione degli appuntamenti dei pazienti medici sono in competizione da oltre un decennio. Di conseguenza, è abbastanza facile per i pazienti prenotare appuntamenti online. Questa corsa alla semplicità è un’arma a doppio taglio, in particolare quando si fa affidamento su un mercato di terze parti. Se è super semplice per un paziente prenotare un appuntamento online per il tuo medico, è anche super semplice per un paziente prenotare un appuntamento online per un altro medico. I pazienti possono, e lo fanno, prenotare appuntamenti per più medici contemporaneamente e poi non presentarsi a tutti tranne che a uno di essi. Fa parte della spiegazione del perché solo 6 dei 21 studi di programmazione online hanno trovato una menzione della riduzione dei pazienti che non si presentano.

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Perché la programmazione online è così popolare in questo momento?

Il software di programmazione degli appuntamenti dei pazienti medici è di gran moda in questo momento. Non è un caso che tu stia leggendo questo ora. Ci sono tre spiegazioni principali.

Adozione dell’EHR

Devi strisciare prima di camminare. Stranamente, mio figlio potrebbe camminare prima di gattonare, ma sto divagando. I sistemi sanitari e gli uffici medici non avevano intenzione di adottare un software di programmazione online fino a quando non fossero stati impostati al 100% con il loro EHR. L’EHR è il database principale dei record dei pazienti e della programmazione. Il software di programmazione online è un prezioso add-on. Le aziende EHR costruire la maggior parte dei software di pianificazione online troppo. Spesso, non è possibile ottenere uno senza l’altro. Infine, ora che quasi il 90% dei medici d’ufficio usano un EHR, possono concentrarsi su altri software elettronici.

Evoluzione tecnica naturale

La programmazione degli appuntamenti medici online esiste da oltre due decenni. Ma i pazienti dovevano essere più a loro agio con l’uso di sistemi di prenotazione altrove, come con i ristoranti, prima di fidarsi di loro con le informazioni sanitarie. Inoltre, l’aumento dell’uso della telefonia mobile, che porta la posizione ai sistemi di prenotazione, ha aumentato l’adozione della programmazione degli appuntamenti medici.

Consumismo dei pazienti

La soddisfazione dei pazienti è un argomento caldo in questo momento. Dovrebbe esserlo sempre. I sistemi sanitari si stanno chiedendo come soddisfare i pazienti mentre diventano più esigenti con chi si affidano alle loro cure. Inoltre, i pazienti ora hanno più scelte che mai con l’aumento dei centri di cura urgenti e delle visite virtuali. La programmazione online dei pazienti è una parte del rendere l’accesso del paziente un’esperienza più piacevole.

Perché solo il 15% degli appuntamenti dei medici sono programmati online

I pazienti dicono di volere la programmazione online, ma i numeri mostrano diversamente. Fidatevi sempre dei dati. La programmazione online per i voli è ormai la norma e sta crescendo rapidamente nei ristoranti. Tuttavia, l’assistenza sanitaria non sta vedendo la stessa crescita. Ecco due ragioni principali:

I pazienti vogliono consigli da esperti

La programmazione online dei pazienti in realtà AUMENTA il volume delle chiamate per i sistemi sanitari del 24%! Uno dei motivi principali per cui i sistemi sanitari acquistano la programmazione online è quello di alleggerire il carico sul loro personale. Guardando il grafico qui sopra, meno della metà degli studi sulla programmazione online dei pazienti ha trovato un alleggerimento del carico del personale! I pazienti spesso passano attraverso l’intero processo di prenotazione e poi chiamano l’ufficio prima di premere il pulsante prenota appuntamento. Questo perché i pazienti vogliono parlare con il personale del front office per avere conforto e consigli da esperti. Anche se il personale del front office non è di solito un infermiere, un assistente o un medico, vede un sacco di casi. È confortante per un paziente sapere che il suo disturbo specifico non è insolito. Il personale del front office spesso si comporta in modo monotono e non preoccupato per mostrare ai pazienti che i loro problemi sono normali!

Povero accesso del paziente

C’è una seconda ragione per cui i pazienti chiamano anche se possono prenotare un appuntamento medico online. Il tempo medio di attesa dei pazienti per un appuntamento è aumentato del 30% dal 2014 ed è ben oltre le tre settimane. Cambiare il meccanismo con cui un paziente può prenotare un appuntamento non risolve questo problema. Di conseguenza, i sistemi di programmazione dei pazienti online mostrano medici prenotati da settimane per un appuntamento, perché lo sono! A meno che un paziente non sia fortunato e sia capitato sullo schermo nel momento esatto in cui si è verificata la cancellazione di un paziente, è sfortunato. Così, molti pazienti vedono quanto lontano i loro medici sono prenotati e chiamano l’ufficio sperando di convincerli con le buone a ottenere un appuntamento prima. È come far scivolare al maître 20 dollari per ottenere il miglior tavolo al ristorante.

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Come aumentare il tasso di utilizzo della programmazione degli appuntamenti online

Per far funzionare la programmazione degli appuntamenti online per il tuo studio medico, ci sono un paio di cose che dovresti fare prima.

Accorciare il tempo di attesa dei pazienti

Il primo passo da fare prima di introdurre la programmazione online è accorciare il tempo di attesa dei pazienti. Noi raccomandiamo, l’accesso autonomo del paziente e il software di gestione delle liste d’attesa. Inoltre, utilizzando la programmazione dei pazienti online per i medici con minore utilizzo è un punto di partenza migliore che per tutti i fornitori.

Organizza i tuoi modelli di appuntamento

Il personale di front office è molto protettivo sui loro programmi, e giustamente, è il loro giorno! Lavorate con loro per assicurarvi che gli orari siano strutturati specificamente come vogliono loro. L’intero team di cura deve essere d’accordo con una terza parte che prenota un tipo di appuntamento specifico in un tempo specifico. Questo è il più grande impedimento al buy-in interno per la programmazione online dei pazienti. E’ un compito difficile, quindi sentitevi liberi di utilizzare le migliori pratiche da La guida definitiva ai tipi di appuntamento qui sotto.

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Educate i vostri pazienti

Utilizzate il vostro sito web, cartelloni in ufficio, e messaggi in attesa per educare i pazienti sulla programmazione online. Dire ai pazienti dove e come prenotare online è il messaggio più importante da trasmettere. A meno che non si utilizza un mercato di terze parti, che è un buon software di pianificazione per quelli con un utilizzo inferiore, anticipare che i pazienti stabiliti saranno i predominanti scheduler online all’inizio.

Check-in Post Launch

Avere un obiettivo di quale percentuale di appuntamenti si desidera prenotato dai pazienti in anticipo. Suddividete questo obiettivo in base ai nuovi pazienti e ai pazienti consolidati. Controlla questo obiettivo mensilmente per il primo anno. Inoltre, monitorare il paziente no-show tassi, terzo prossimo disponibile, e (se possibile) call-in volume suddiviso da scheduler online vs. sul telefono scheduler.

Conclusione: Online Patient Scheduling

Non c’è una pallottola d’argento per i medici e sistemi sanitari per risolvere i loro problemi di pianificazione. La programmazione online dei pazienti è un pezzo importante della creazione di una buona esperienza del paziente, migliorando l’impegno del paziente, e la crescita dell’utilizzo del medico.