Gli avocado sono sempre nei titoli dei giornali.
Nell’ultima puntata del “perché gli avocado sono nei notiziari”, la Henry Avocado Corporation sta richiamando volontariamente gli avocado coltivati in California venduti all’ingrosso nei negozi al dettaglio a causa della potenziale contaminazione da listeria. Certo, questi avocado sono destinati alla vendita al dettaglio, ma è facile capire come piccoli cambiamenti nella catena di approvvigionamento possano avere un serio impatto sui prezzi.
Quello che è molto più impegnativo per gli operatori della ristorazione è come piccoli aumenti del prezzo dei vostri ingredienti possano distruggere la vostra linea di fondo.
Considerate il seguente scenario…
Eseguite il vostro conto profitti e perdite (P&L) del periodo precedente. Quando vedi che i profitti sono scesi, vuoi naturalmente sapere perché.
Il fatturato sembra essere in linea con le aspettative. Il lavoro sembra buono… beh, non buono… ma normale. Affitto & Le utenze rimangono le stesse ogni mese. Ah… ecco… Il cibo & Bev è più alto rispetto alle vostre vendite. Ma perché?
La risposta si nasconde da qualche parte in quella pila di fatture rugose e macchiate d’acqua negli uffici e nei seminterrati dei ristoranti di tutto il mondo. Si potrebbe andare a scavare in quella pila di carta per scoprire perché, ma nessuno ha tempo per questo. E, inoltre, è troppo tardi comunque. Il periodo è finito. Faremo solo meglio questo mese, pensi tra te e te.
Scenari come quello sopra sono fin troppo comuni. Anche i ristoratori più meticolosi sono sfidati dal processo di raccolta, categorizzazione e analisi dei dati per ottenere un quadro chiaro di ciò che sta realmente guidando i loro profitti (o perdite).
Perché i ristoranti falliscono? Ci sono molte ragioni per cui i ristoranti falliscono. Una ragione che spesso viene trascurata è che gli operatori non sanno perché stanno fallendo e quindi non possono fare nulla al riguardo.
Perché i ristoranti falliscono?
I ristoranti sono diversi dagli altri business.
Il prodotto principale è deperibile. Non c’è garanzia che i clienti o anche il personale entrino dalla porta. I beni immobili sono costosi e c’è concorrenza nella porta accanto, dall’altra parte della strada, dietro l’angolo, e negli armadietti e nelle cucine dei tuoi potenziali clienti. I prezzi delle materie prime cambiano ogni giorno. Per non parlare del fatto che la tua catena di approvvigionamento si basa ancora pesantemente su modi antiquati, carta e penna per fare affari.
Questo si traduce in definitiva in “ci sono molti modi per perdere soldi”
A volte è ovvio. Se il tuo ristorante è vuoto in quella che è tipicamente la tua notte più trafficata, è probabile che tu stia perdendo soldi questo mese.
E quando gli affari vanno bene, ma i profitti sono in calo? Capire perché è un compito troppo alto per i ristoratori con poco tempo e poche risorse. Il fatto è che il fallimento di un ristorante è spesso una morte per 1.000 tagli.
Il crollo dei prezzi e gli aumenti incrementali dei costi alimentari spesso passano inosservati e finiscono per eclissare i margini di un filetto di maiale un tempo redditizio. Alcuni picchi di prezzo mancati, crediti di fornitori fuori luogo o totali di fatture calcolati male potrebbero significare che hai mancato i tuoi obiettivi di food cost e non hai idea del perché.
Per capire veramente come e perché i ristoranti perdono soldi, bisogna essere in grado di scavare facilmente nei dettagli, perché è in quei dettagli che si fanno e si perdono i profitti del ristorante. Eppure, scavare nei dettagli è stato notoriamente difficile perché è sepolto nella carta o nel software legacy difficile da usare. Anche se avete i dati, possono essere soggetti a errori di inserimento dei dati o a sistemi di contabilità che forniscono solo analisi di alto livello senza la possibilità di scendere nei dettagli.
Questa è la notizia non tanto buona.
Quindi, se siete meno interessati a rispondere alla domanda: “Perché i ristoranti falliscono?” e più interessati a sapere cosa possono fare al riguardo. Continuate a leggere!
5 modi per evitare di essere accecati da costi alimentari striscianti
1. Costruisci un budget
Per raggiungere gli obiettivi, devi fissare degli obiettivi. Costruire un budget per il tuo ristorante è un buon primo passo.
Il CEO di xtraCHEF Andy Schwartz ha recentemente partecipato al Podcast di Business Chef spiegando l’importanza di misurare ciò che conta per il tuo business e come xtraCHEF rende facile per gli operatori della ristorazione fare proprio questo.
Se lo chef e i manager sanno cosa possono spendere e che il tuo costo del venduto (COGS) dovrebbe essere del 30%, allora dovresti monitorare e misurare quel numero durante il mese.
2. Traccia gli obiettivi all’interno del periodo, non solo dopo il periodo
Se scopri che i numeri del food cost erano sbagliati quando guardi un rapporto alla fine del mese o diverse settimane dopo la chiusura del periodo, è troppo tardi.
È necessario gestire e monitorare i tuoi progressi in tempo reale. Avere un budget in declino che confronta i tuoi acquisti con le tue vendite ti dà una visione in tempo reale di come il tuo monitoraggio e la tua tendenza verso i tuoi obiettivi.
3. Diventa più granulare
Se usi QuickBooks o qualche altro software di contabilità per ristoranti, devi impostare la tua Chart of Accounts e assegnare una categoria General Ledger (GL) alle tue spese. Questo ti permette di vedere esattamente dove stai spendendo i soldi.
Spesso, gli operatori di ristoranti e i contabili assegnano le loro spese di cibo a una categoria forfettaria chiamata “Food & Bev.”
Alcuni fanno un ulteriore passo avanti e classificano i costi alimentari in quattro categorie di base:
- cibo e bevande analcoliche
- vino
- birra
- liquore
Questo è un buon passo verso una maggiore granularità; tuttavia, per sapere veramente perché e come i vostri costi alimentari stanno andando, è necessario andare oltre il codice GL.
C’è una variazione significativa all’interno di ciascuna di queste categorie – specialmente il cibo. Se il costo delle capesante è aumentato di 1 dollaro per libbra, ma la carne di manzo è scesa, saprete cosa sta influenzando i margini di profitto se finite per vendere meno mariscos che polpettone? Forse stai enfatizzando piatti specifici che stai vendendo in perdita.
xtraCHEF ti permette di creare le tue categorie di costi alimentari e ti permette di scendere dal livello di categoria GL fino alla voce di riga sulle tue fatture.
4. Controlla i prezzi dei tuoi articoli più acquistati
Può essere travolgente considerare tutti i vari articoli e ingredienti che servono per gestire un ristorante ed eseguire un concetto. Invece, tieni a mente la regola 80/20. Concentrati su ciò che conta di più per il tuo business.
Se stai comprando un grande volume di un particolare articolo o spendi molto del tuo budget su un particolare articolo, allora diventa una priorità monitorare solo i prezzi di quegli articoli. Non solo è lì che viene spesa la maggior parte del tuo budget, ma è con questi articoli che piccole oscillazioni di prezzo possono avere il maggior impatto sulla tua redditività.
xtraCHEF ti permette di monitorare tutte le tue voci, ma concentrare le tue energie dove conta di più potrebbe essere la differenza tra successo e fallimento.
5. Automatizzare tutto quanto
xtraCHEF rende facile automatizzare il processo AP per i ristoranti per supportare tutto quanto sopra – dall’inserimento dei dati delle voci delle fatture al monitoraggio del budget, degli indici di food cost e degli articoli più acquistati. Semplicemente scattando una foto delle vostre fatture, xtraCHEF gestisce tutto il lavoro pesante e i compiti noiosi e dispendiosi di tempo per catturare le informazioni che contano per il vostro business.
Le voci delle fatture sono digitalizzate, accuratamente codificate e categorizzate, e raggruppate in report e cruscotti che ti permettono di scoprire dove stai spendendo i tuoi soldi e quali di quei dettagli prima irraggiungibili stanno guidando i tuoi profitti e le tue perdite.
Non lasciare che i costi alimentari striscianti schiaccino il tuo ristorante. E non lasciare che l’inserimento dei dati o le scartoffie ostacolino la tua redditività.
Sei pronto a scoprire le aree in cui il tuo ristorante sta perdendo soldi?
xtraCHEF offre tutti i vantaggi sopra menzionati e molto di più. Richiedi una demo per iniziare o guarda questo breve video che spiega come aiutiamo gli operatori di ristoranti di tutte le forme e dimensioni.
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