Perché i vostri professionisti delle risorse umane hanno bisogno di HR Analytics

Non è un segreto che le persone sono il bene più prezioso (e costoso) di ogni azienda.

Dai loro stipendi e benefici, allo spazio dell’ufficio in cui siedono e alla tecnologia che usano. Per proteggere questo enorme investimento, i professionisti delle risorse umane si rivolgono alla HR analytics per scoprire cosa sta succedendo nella loro forza lavoro e come impiegare al meglio le risorse.

Che cos’è la HR analytics?

La HR analytics sono i dati che i team HR raccolgono e analizzano per capire la forza lavoro della loro azienda. Include tutto, dal conteggio degli effettivi, alla compensazione, al titolo e alla funzione del lavoro, alla sede di lavoro (ad esempio, in ufficio o a distanza), all’assunzione, all’imbarco, al turnover, all’impegno dei dipendenti, alla diversità e all’inclusione, all’apprendimento e allo sviluppo e altro ancora.

Queste analisi vengono raccolte da diverse fonti, tra cui sondaggi tra i dipendenti, sistemi di tracciamento dei candidati (ATS), sistemi informativi HR (HRIS), gestione del capitale umano (HCM) e sistemi di gestione delle risorse umane (HRMS).

Come un marketer userebbe i dati per modellare una campagna pubblicitaria o un’azienda userebbe l’analitica per determinare dove aprire un nuovo ufficio, i team HR usano l’analitica HR per:

• Capire la loro forza lavoro
• Efficientemente distribuire le risorse
• Pianificare il futuro

Questo è particolarmente critico per grandi aziende con migliaia di dipendenti e più sedi. Gli analitici HR possono aiutare i team HR a monitorare le prestazioni e l’impegno dei dipendenti per ridurre il turnover e costruire una forza lavoro più produttiva.

Le aziende sono costruite sulla forza e l’innovazione della loro forza lavoro. Senza HR analytics, i professionisti delle risorse umane rischiano di perdere tendenze importanti, come i cattivi manager o la mancanza di sviluppo professionale. Dipendenti infelici o insoddisfatti costano caro a qualsiasi azienda in termini di perdita di produttività e denaro.

A quali domande può rispondere l’analisi delle risorse umane?

Come possiamo accelerare il nostro processo di assunzione? Quando è il momento giusto per promuovere qualcuno? Come possiamo assicurarci che la nostra forza lavoro sia diversa e inclusiva? Queste sono solo alcune delle molte domande a cui gli analitici HR sono progettati per rispondere. Dalla presentazione di una domanda al pensionamento, gli analitici HR offrono approfondimenti sull’intero percorso lavorativo di un dipendente.

Recruitment

I professionisti delle risorse umane lavorano duramente per assumere le persone migliori per la posizione giusta nel minor tempo possibile. Per fare questo in modo efficiente, i reclutatori spesso usano l’analisi delle risorse umane non solo per trovare talenti, ma anche per valutare il processo di reclutamento e la qualità dei candidati.

Come può aiutare l’analisi delle risorse umane?

I reclutatori e i responsabili delle assunzioni usano l’analisi delle risorse umane per l’intero processo di reclutamento. Per esempio, quando scrivono annunci di lavoro, possono usare i dati tecnici delle risorse umane e le competenze per scrivere annunci di lavoro migliori che attirino le persone giuste. Senza gli analitici HR, è difficile sapere quale titolo di lavoro, descrizione, competenze ed esperienze richieste includere in un annuncio di lavoro.

Gli analitici HR possono anche aiutare i selezionatori e i responsabili delle assunzioni a capire dove dovrebbero reclutare per un dato lavoro. Per esempio, se si volesse assumere sviluppatori web al miglior prezzo, si potrebbero usare i dati di uno strumento di tecnologia HR per costruire una strategia di reclutamento. Questo potrebbe includere la compensazione, l’offerta, la domanda, la concorrenza, i tassi di turnover, la diversità, e altro ancora – tutto per ogni regione.

Se la vostra organizzazione recluta stagisti o dipendenti entry-level, probabilmente avrete anche un piano di reclutamento universitario. L’analitica delle risorse umane può aiutare i reclutatori a restringere la loro lista di università da visitare o con cui collaborare, in modo che spendano solo tempo e denaro per reclutare dalle scuole più produttive.

L’analitica delle risorse umane aiuta anche i team delle risorse umane a determinare dove pubblicare le loro offerte di lavoro. Quali agenzie di collocamento dovrebbero usare? Dove dovrebbero spendere i loro soldi per far arrivare i loro annunci davanti alle persone giuste? Il monitoraggio delle prestazioni degli annunci di lavoro passati può informare quelli futuri.

Infine, dopo che i dipendenti sono stati assunti, i reclutatori e i responsabili delle assunzioni possono utilizzare l’analitica HR per valutare la qualità di queste assunzioni. Per esempio, ci sono stati dei “quick quits”, ovvero dipendenti che hanno lasciato entro i primi sei o 12 mesi.

Time-to-hire

Come suggerisce il nome, il time-to-hire è una metrica che i team HR usano per misurare quanto tempo ci vuole per inserire qualcuno in un ruolo. Questo processo include l’approvazione della descrizione del lavoro, la pubblicazione del lavoro, lo screening dei candidati, i colloqui, la formulazione di un’offerta, i controlli dei precedenti e, infine, la firma dei documenti finali.

Come possono aiutare le analisi HR?

Le aziende perdono denaro e produttività ogni giorno che un lavoro non viene occupato. Ecco perché è così importante che i team HR mantengano il time-to-hire il più basso possibile. L’analisi delle risorse umane può tracciare l’intero flusso di lavoro time-to-hire, annotando quanto tempo ha richiesto ogni fase del processo. Usando questi dati, i team HR possono identificare gli arretrati (come i problemi di programmazione dei colloqui con i responsabili delle assunzioni occupati) e sviluppare una soluzione.

Per esempio, alcune aziende impostano e-mail automatiche per mantenere i candidati impegnati durante il processo. L’analisi delle risorse umane può aiutare a informare la tempistica di queste e-mail. Quanto tempo dopo un colloquio di selezione il candidato dovrebbe ricevere un’e-mail di follow-up?

Il processo di assunzione può lasciare i nuovi dipendenti con l’amaro in bocca o può creare candidati felici che sono entusiasti di lavorare per voi. Le analisi HR aiutano a mantenere il processo fluido e informato.

Inserimento dei dipendenti

Quando i nuovi assunti si stabiliscono nella vostra azienda, avranno bisogno di configurare la tecnologia e le attrezzature, completare la formazione, compilare i documenti, incontrare i loro colleghi, e prendere velocità nel loro ruolo. Come tutti sappiamo, questo processo può richiedere del tempo. Infatti, alcuni professionisti delle risorse umane dicono che l’onboarding dovrebbe durare almeno tre mesi. Con tutto questo tempo (e denaro) investito, ha senso usare l’analitica delle risorse umane per assicurarsi che sia un processo efficace.

Come può aiutare l’analitica delle risorse umane?

Ci sono molti modi in cui l’analitica delle risorse umane può aiutare l’inserimento, comprese le dashboard per aiutare i manager a monitorare i progressi di un nuovo assunto. Ma uno sempre più popolare è l’analisi della rete organizzativa (ONA). Deloitte la definisce come “un modo strutturato per visualizzare come le comunicazioni, le informazioni e le decisioni fluiscono attraverso un’organizzazione.”

Tutti noi abbiamo le nostre persone di riferimento in ogni dipartimento, quelle che sappiamo avere le risposte. ONA aiuta i team HR a tracciare queste interazioni. Hanno un’idea di come i dipendenti interagiscono tra loro e di chi sono queste persone di riferimento in ogni reparto e ad ogni livello di gestione. In questo modo, le Risorse Umane sanno con chi mettere in contatto i nuovi dipendenti per snellire il loro processo di inserimento e apprendimento.

Se vi state chiedendo come i team delle Risorse Umane tengano traccia di una cosa così nebulosa, ci sono due modi. Uno (il modo non inquietante) di solito comporta un sondaggio di analisi della rete. I dipendenti rispondono a domande riguardanti le persone con cui parlano più spesso, chi hanno incontrato nel team, chi sono le loro persone di riferimento, ecc. Poi, l’HR crea una mappa di rete basata su queste indagini.

Il secondo modo (significativamente più inquietante) coinvolge i team HR che tracciano i calendari dei dipendenti per vedere con chi si incontrano e quanto spesso. Solo un altro promemoria che nulla è mai veramente privato.

Modelli di ritenzione e turnover

Siccome il personale è la più grande spesa della maggior parte delle aziende, è importante tracciare quanto tempo i dipendenti rimangono con la vostra azienda. E se se ne vanno, perché? Le analisi HR possono aiutare i team HR a rispondere a queste domande e a creare strategie per migliorare la retention e diminuire il turnover.

Come possono aiutare le analisi HR?

Con gli strumenti HRIS, i team HR possono seguire i movimenti di ogni dipendente nella loro organizzazione. Quando sono stati assunti, se sono stati promossi o si sono spostati in un altro reparto, per quanto tempo sono rimasti nel loro ruolo, qual è stata la loro valutazione delle prestazioni e quando hanno lasciato l’azienda. Usando l’HR analytics (abbinato alle interviste di uscita), i team HR possono valutare tutti questi modelli per identificare i fattori che determinano il turnover.

Per esempio, se i dipendenti lasciano costantemente un team, questo potrebbe indicare un cattivo manager o un carico di lavoro irragionevole. Se le persone lasciano costantemente dopo un anno o due, il team delle Risorse Umane potrebbe aver bisogno di guardare all’adeguamento dei tassi di retribuzione, dell’ambiente di lavoro, dello sviluppo professionale e delle opportunità di promozione.

Il turnover è costoso. Non solo per la perdita di produttività, ma anche per la perdita di conoscenza istituzionale. Le analisi HR possono aiutare i team HR a identificare i problemi e intervenire in modo appropriato.

Performance e skill-building necessari

Lo sviluppo professionale è uno dei modi migliori per costruire e mantenere ottimi dipendenti. I dipendenti che non si sentono come se stessero progredendo o facendo progressi verso i loro obiettivi di carriera alla fine se ne andranno. Ma che tipo di sviluppo professionale dovrebbero offrire le aziende? E a chi? E quando?

Come può aiutare l’analisi delle risorse umane?

La maggior parte delle aziende ha un qualche tipo di sistema di valutazione delle prestazioni, che sia annuale, biennale o trimestrale. I team HR possono usare queste revisioni per tracciare quali dipendenti stanno performando bene. E se non stanno performando bene, i team delle risorse umane possono cercare di capire perché.

Le revisioni delle prestazioni sono anche una possibilità per l’azienda di conoscere gli obiettivi dei loro dipendenti. Come può l’azienda aiutarli ad eccellere nel loro ruolo e nella loro carriera? Hanno bisogno di più competenze e sviluppo professionale? Molte aziende usano i sistemi di gestione dei talenti (spesso moduli integrati in un HRIS o in una soluzione LMS o HCM separata) per ospitare le risorse di apprendimento e sviluppo.

Alcune organizzazioni costruiscono i propri contenuti e corsi di apprendimento in-house. Altre si collegano a corsi online aperti come Coursera, Udemy e edX o collaborano con fornitori di formazione, college e università, bootcamp, ecc.

Le aziende che analizzano le competenze attuali della loro forza lavoro e forniscono risorse ai dipendenti per sviluppare maggiori competenze avranno tassi di ritenzione migliori. Inoltre, questo tipo di sviluppo e di analisi aiuta anche nella pianificazione della successione. Chi potrebbe essere pronto per il management? Quando un dipendente di lunga data va in pensione, chi può prendere il suo posto? L’analisi delle risorse umane aiuta i team HR a pianificare questi grandi cambiamenti.

Diversità e inclusione

Non solo costruire una squadra diversificata è la cosa giusta da fare, ma è anche la cosa redditizia da fare. Secondo un rapporto McKinsey del 2018:

“Le aziende nel top-quartile per la diversità di genere nei team esecutivi avevano il 21% in più di probabilità di sovraperformare sulla redditività e il 27% in più di avere una creazione di valore superiore.” E “le aziende nel top-quartile per la diversità etnica/culturale nei team esecutivi avevano il 33% in più di probabilità di avere una redditività da leader del settore.”

La maggior parte delle aziende hanno iniziative di diversità e inclusione (D&I) per aumentare la diversità nella loro forza lavoro, in particolare con la razza e il genere. La HR analytics gioca un ruolo fondamentale nella D&I, permettendo ai team HR di fissare obiettivi e tracciare i progressi.

Come può aiutare la HR analytics?

I team HR usano la HR analytics per tracciare i dati sulla diversità in modo da sapere quante donne e minoranze fanno domanda per lavori nella loro azienda, ricevono colloqui e vengono assunte. E una volta assunti, quanti passano al management o alla leadership esecutiva? Quanto vengono pagati? Quanto spesso vengono promossi o ricevono un aumento?

Avere questi dati rende le aziende responsabili e aiuta i team HR a rendere tutti i processi, le valutazioni e i sistemi il più inclusivi possibile, sia che si tratti di affrontare i pregiudizi impliciti nel processo di assunzione o di eliminare qualsiasi disuguaglianza salariale.

La maggior parte delle aziende inizia stabilendo obiettivi di diversità di riferimento basati sui dati demografici della regione in cui stanno reclutando. Usando i loro dati sulla diversità, i team HR possono anche segnalare i codici di lavoro che sono tipicamente sottorappresentati dalle minoranze. Poi prenderanno provvedimenti per diversificare il pool di candidati, pubblicando offerte di lavoro sulle bacheche dedicate alle minoranze, come la National Black MBA Association o Women Who Code.

Comprendere il processo di analisi delle risorse umane

Ora che abbiamo parlato dei diversi modi in cui i team HR possono usare l’analisi delle risorse umane, passiamo attraverso ogni fase del processo di raccolta e analisi dei dati.

Raccogliere i dati

La maggior parte dei dati di analisi delle risorse umane viene raccolta attraverso tre livelli di sistemi HR. Ecco una ripartizione:

• Sistema informativo delle risorse umane (HRIS). L’HRIS raccoglie e memorizza i dati sui dipendenti di un’azienda, incluso il loro nome, età, indirizzo, stipendio, benefici, presenza, valutazioni delle prestazioni e altro. Di solito ospita anche il sistema di tracciamento dei candidati (ATS), che è costruito per semplificare il processo di assunzione di un’azienda. Un ATS ospita tutti i dati dei candidati, comprese le loro domande, i curriculum, le lettere di presentazione, le note del colloquio e il feedback dei membri del team.
• Gestione del capitale umano (HCM). Una soluzione HCM includerà tutto ciò che si trova nell’HRIS, più l’onboarding, la performance, il controllo/tracciamento delle posizioni, i dati di successione, la pianificazione dei salari/bonus, i sistemi di ricompensa, ecc. L’HCM di solito include anche il sistema di gestione dei talenti, che raccoglie i dati riguardanti le competenze dei dipendenti, gli obiettivi, lo sviluppo professionale, ecc.
• Sistema di gestione delle risorse umane (HRMS). L’HRMS ospita tutto ciò che si trova nell’HRIS e nell’HCM, più il libro paga e il monitoraggio del tempo e del lavoro.

Misurare e analizzare i dati

I team HR spesso usano un processo di gestione dati ETL (estrarre, trasformare, caricare) per estrarre i dati dai sistemi HR e metterli in uno strumento di visualizzazione dei dati. In questo modo, è più facile da analizzare.

Alcune grandi aziende hanno analisti di dati specificamente dedicati a trovare le intuizioni nei numeri. Mentre le aziende più piccole potrebbero avere una o due persone che gestiscono i sistemi HR e fanno l’analisi dei dati e il reporting. Più dipendenti e sistemi avete, più specialisti HR avrete bisogno.

Quali metriche HR chiave vengono monitorate?

Le metriche HR chiave e le strategie di reporting variano da un’azienda all’altra, a seconda delle dimensioni, degli obiettivi e del team HR. Qui ci sono alcune metriche generali che possono essere monitorate tramite l’analisi delle risorse umane.

Recruitment e onboarding

• Headcount: Questo è il numero totale di dipendenti nella vostra organizzazione. Gli effettivi possono anche essere suddivisi per dipartimento, team, funzioni lavorative e altro ancora, a seconda del reporting su cui il tuo team sta lavorando.
• Demografia: Queste sono le caratteristiche della tua forza lavoro, tra cui età, sesso, etnia, livello di istruzione, durata del servizio, stato civile e altro.
• Time-to-hire: Il time-to-hire è la quantità media di tempo necessario per assumere un nuovo dipendente, dalla pubblicazione del lavoro al candidato che accetta la vostra offerta.
• Time-to-productivity: Time-to-productivity misura la velocità del processo di onboarding, tracciando quanto tempo ci vuole di solito per un nuovo assunto per essere al passo con il suo ruolo e iniziare a lavorare a pieno regime.
• Quick quits/new hire turnover: “Quick quits” traccia il numero di nuovi assunti che lasciano l’azienda entro un certo periodo di tempo, di solito da sei mesi a un anno.

Performance

• Performance dei dipendenti: I team HR possono monitorare le prestazioni dei dipendenti in diversi modi, comprese le autovalutazioni, le valutazioni dei manager e le revisioni tra pari. Alcune aziende usano anche software di monitoraggio dei dipendenti e/o sistemi di gestione dei progetti.
• Entrate per dipendente: Il reddito per dipendente è calcolato dividendo il reddito totale della tua azienda per il numero totale di dipendenti. Questo è un ottimo modo per misurare approssimativamente quante entrate genera ogni dipendente.
• Monitoraggio degli obiettivi: I dipendenti possono inserire i loro obiettivi nel modulo di gestione dei talenti in un HRIS. I team HR possono quindi confrontare questi obiettivi con gli obiettivi generali dell’azienda, tracciare i progressi di un dipendente con i propri obiettivi e trovare modi per sostenere gli obiettivi dei dipendenti (ad esempio lo sviluppo professionale).
• Tracciamento del tempo (tassi di assenza/straordinari): Il monitoraggio del tempo misura non solo quante ore regolari un dipendente lavora per periodo di tempo, ma anche quanto spesso manca al lavoro (assenteismo) e quante ore di straordinario lavorano.

Operazioni

• Soddisfazione e impegno dei dipendenti: Questo misura la probabilità che i vostri dipendenti raccomandino la vostra azienda come un buon posto di lavoro. Questo è di solito misurato in due modi: Employee Net Promoter Scores (eNPS) o sondaggi sulla soddisfazione dei dipendenti.
• Mobilità dei dipendenti: La mobilità dei dipendenti traccia come e quando i dipendenti si spostano all’interno dell’organizzazione. Questo aiuta le aziende a vedere da e verso quali parti dell’azienda i dipendenti si spostano, per quanto tempo sono stati nei loro ruoli prima di spostarsi, e se si sono spostati in alto, lateralmente o in basso.
• Tasso di ritenzione: Il tasso di ritenzione misura quanto bene un’organizzazione mantiene i suoi impiegati. Di solito è misurato dividendo il numero di impiegati che sono rimasti con l’organizzazione in un dato periodo di tempo per il numero totale di impiegati.
• Tasso di turnover: Il tasso di turnover è l’opposto della ritenzione. Si calcola dividendo quanti dipendenti lasciano la vostra organizzazione ogni anno per il numero medio di dipendenti. Poi si moltiplica per 100.
• Formazione e sviluppo: Questo misura il costo complessivo, il tempo e l’efficacia della formazione e dello sviluppo per i dipendenti della tua organizzazione. È possibile misurare i costi di formazione per dipendente, i tassi di completamento e il tempo di completamento, e somministrare test per misurare l’efficacia.

Conclusione

Le analisi HR aiutano i team HR a fissare obiettivi, misurare il successo e ottimizzare i processi in modo che l’azienda possa concentrarsi sulla guida delle entrate. Se usati in modo responsabile ed efficace, gli analitici delle risorse umane forniscono gli approfondimenti di cui le aziende hanno bisogno per affrontare sfide difficili come la mancanza di diversità o un alto tasso di turnover. I dati eliminano le congetture dalle risorse umane, consentendo ai team HR di diventare esperti in materia di cui il C-suite si fida.