Nel processo di pagamento della vostra azienda, potreste occasionalmente avere un dipendente che vuole chiedere l’esenzione dalla trattenuta. Avere i fatti ti aiuterà a gestire questo processo.
Il processo di ritenuta
La ritenuta è un termine generale per gli importi prelevati dalla paga del dipendente per le tasse sul reddito federale e statale, e per le tasse FICA (Social Security e Medicare). Alcuni dipendenti possono non essere tenuti a prelevare le imposte federali sul reddito dalla loro paga se il loro reddito è inferiore a un certo livello.
L’IRS permette ai dipendenti di richiedere un’esenzione dalla trattenuta dell’imposta sul reddito in un anno specifico se entrambe queste situazioni si applicano:
- Nell’anno precedente, hanno avuto diritto al rimborso di tutta l’imposta federale sul reddito trattenuta perché non avevano alcun debito d’imposta
- Per l’anno in corso, si aspettano un rimborso di tutta l’imposta federale sul reddito trattenuta perché si aspettano di non avere alcun debito d’imposta
Alcuni tipi di dipendenti possono essere esenti: studenti, lavoratori part-time, quelli oltre i 65 anni, e dipendenti ciechi.
Ogni esenzione dalla ritenuta si applica solo alle imposte federali sul reddito, non alle tasse statali o alle tasse FICA (Social Security/Medicare).
Richiedere l’esenzione dalla ritenuta a partire dal 1 gennaio 2020
Un nuovo modulo W-4 è in vigore dal 1 gennaio 2020, per tutti i nuovi assunti e i dipendenti che vogliono cambiare i loro moduli W-4. Se un dipendente vuole richiedere l’esenzione, deve scrivere “Exempt” sul modulo W-4 nello spazio sotto il passo 4(c) e completare i passi 1 e 5.
Un dipendente che vuole l’esenzione per un anno deve darvi il nuovo W-4 entro il 15 febbraio di quell’anno. Se un dipendente che sta ottenendo un’esenzione fiscale si aspetta di dover pagare le tasse per l’anno successivo, deve cambiare il suo W-4 entro il 10 dicembre dell’anno corrente.
Come sapere se un dipendente è esente da ritenuta
Puoi cambiare la ritenuta solo in base alla documentazione che il dipendente ti dà. Fino a quando il dipendente non vi darà il modulo o i moduli corretti, dovete continuare a trattenere le tasse sul reddito federale, statale e locale in base ai moduli più recenti compilati dal dipendente. Non puoi prendere la parola del dipendente sulla richiesta di esenzione.
Se il dipendente richiede un’esenzione, ecco come dovrebbe essere il modulo W-4:
- Linea 5 – Numero totale di indennità – sarà vuoto
- Linea 6 – Importo aggiuntivo da trattenere – sarà vuoto
- Linea 7 – La richiesta di esenzione – mostrerà la parola “Exempt.”
Tu (il datore di lavoro) potresti dover inviare il W-4 all’IRS per la sua revisione della richiesta. Non hai bisogno di inviare il modulo a meno che l’IRS non ti mandi una lettera specifica che ti richieda di farlo.
Maggiori informazioni sulle esenzioni dalle ritenute
Una richiesta di esenzione dalle ritenute non esenta il dipendente dal pagare la sua quota di tasse FICA, inclusa la tassa aggiuntiva Medicare. Tutte le tasse FICA devono essere pagate sia da lei come datore di lavoro che dal dipendente. La trattenuta del dipendente per la sicurezza sociale si ferma al massimo della sicurezza sociale, ma il tuo contributo alla sicurezza sociale come datore di lavoro continua per tutte le retribuzioni.
Se pensi che l’esenzione della trattenuta W-4 di un dipendente non sia corretta, non puoi cambiarla, ma puoi avvisare il dipendente che l’esenzione potrebbe essere messa in discussione dall’IRS. Non importa cosa dichiara il dipendente, dovete usare solo il modulo W-4 firmato per trattenere la paga del dipendente.
La richiesta di esenzione per le imposte federali sul reddito non ha nulla a che fare con l’imposta sul reddito statale del dipendente e le ritenute fiscali locali. Il dipendente dovrà controllare con le agenzie fiscali statali e locali per scoprire come funziona questa esenzione in quelle giurisdizioni. Come notato sopra, fino a quando il dipendente non vi darà i documenti firmati per la richiesta di esenzione dalle tasse statali o locali, dovete continuare a trattenere queste tasse.
Se il dipendente vuole richiedere l’esenzione dalla ritenuta, ma ha già subito una ritenuta dalla sua paga durante l’anno, non potete rimborsargli questi soldi. Al momento delle tasse, notificherete al dipendente la trattenuta sul loro modulo W-2 per l’anno. Il dipendente può quindi richiedere l’importo trattenuto.
Per esempio, Carlton viene da voi a febbraio e dice che vuole richiedere l’esenzione dalla trattenuta per quest’anno. Compila un nuovo modulo W-4 richiedendo l’esenzione, ma voi avete già trattenuto $276 in tasse federali sul reddito dalla sua paga in gennaio. Dovrà aspettare di presentare la sua dichiarazione dei redditi e richiedere i 276 dollari.
Non date per scontato che uno studente, un lavoratore part-time o un lavoratore stagionale sia esente dalla trattenuta. Tutti i dipendenti devono compilare un modulo W-4 al momento dell’assunzione, e questo modulo è quello che il dipendente deve utilizzare per richiedere un’esenzione.
Il vostro avvocato vi dirà di non aiutare i dipendenti a compilare i moduli. Ma se un dipendente lo chiede, potete dargli informazioni per aiutarlo a prendere la decisione da solo. IRS Publication 505 ha un diagramma di flusso (pagina 8) che potrebbe aiutare il dipendente a capire se può richiedere l’esenzione dalla trattenuta.
Se ricevi una lettera di blocco dall’IRS
Non devi consegnare i moduli W-4 all’IRS, ma possono rivedere la richiesta di esenzione di un dipendente e possono chiederti di presentare il modulo W-4 di un dipendente. In alcuni casi, se l’IRS ritiene che la richiesta di esenzione non sia valida, potrebbe inviare una “lettera di blocco” alla tua azienda, insieme a una copia per il dipendente. Una lettera di blocco blocca la trattenuta del dipendente in base alla revisione dell’IRS.
Questa lettera specifica il numero massimo di ritenute consentite per il dipendente. Una volta ricevuta questa lettera di blocco, devi iniziare a usare queste informazioni per trattenere le tasse federali sul reddito dalla paga del dipendente, a partire dalla data stabilita dall’IRS. Non puoi cambiare l’importo della ritenuta finché non ricevi il permesso dall’IRS; non puoi accettare un nuovo W-4 dal dipendente per cambiare l’importo della ritenuta.
Riceverai anche una copia di questa lettera per il dipendente che spiega come dare all’IRS ulteriori informazioni. Potete incoraggiare il dipendente a contattare l’IRS per richiedere una modifica del lock-in.
Se non cambiate la ritenuta del dipendente in base alla ritenuta nella lettera di lock-in, la vostra azienda è responsabile del pagamento dell’importo aggiuntivo di tasse che avrebbe dovuto essere trattenuto.