Raccogliere più soldi vendendo sponsorizzazioni, non biglietti

“Dovremmo abbassare il prezzo dei biglietti per il nostro evento?” è la domanda che mi è stata posta più e più volte da clienti e colleghi quest’anno. La mia risposta è un enfatico NO!

Ci sono due ragioni principali: Primo, ci sono persone che hanno la possibilità di continuare a pagare il prezzo regolare del biglietto (o il livello di sponsorizzazione). Abbassando i prezzi dei biglietti (e i livelli di sponsorizzazione) state lasciando dei soldi sul tavolo. Secondo, state abbassando le aspettative per gli anni successivi.

Quindi, se alcuni individui e aziende non saranno in grado di partecipare ai loro soliti livelli a causa dell’economia, cosa fate? Chiamateli. Parlare con loro. Dite loro quanto apprezzate il loro sostegno passato al vostro evento. Spiega che hai notato che non hanno rinnovato per quest’anno, e chiedi se è stata una svista (nel caso lo fosse). In caso contrario, chiedete a quale livello potrebbero essere in grado di partecipare di nuovo quest’anno. Date loro il bentornato a qualsiasi livello, e offrite loro i benefici e i vantaggi del loro livello normale, più alto, con l’aspettativa che saranno in grado di tornare a livelli più alti negli anni futuri. Fatelo con aziende e individui, per sponsorizzazioni e biglietti individuali.

Il mio consiglio: Non lasciate soldi sul tavolo o abbassate le aspettative per il vostro evento. Non abbassate i prezzi dei biglietti quest’anno.

Perché fare eventi?

Gli eventi sono il tipo di raccolta fondi più dispendioso in termini di tempo e denaro, quindi perché li facciamo? Gli eventi sono un’opportunità per:

• Mostrare la vostra organizzazione ai vostri attuali sostenitori e membri della comunità,
• Raccogliere molti soldi da aziende e persone che altrimenti non potrebbero donare,
• Costruire il vostro database, e
• Raccogliere dollari operativi non vincolati, che sono difficili da raccogliere in altri modi.

Credo che ogni piccolo negozio di sviluppo dovrebbe avere eventi, ma solo uno annuale, o due al massimo. (Pianificare più di due eventi all’anno non lascerà tempo per altre componenti importanti della raccolta fondi, come la coltivazione e la sollecitazione individuale, la scrittura di sovvenzioni, la posta di massa, ecc.) Nonostante gli svantaggi degli eventi, se avete la capacità del personale di organizzare un evento (o due), dovrebbe valerne la pena.

I comitati per gli eventi sono per la raccolta di fondi, non per la pianificazione

Quando si pianifica un evento, il primo passo è quello di formare un comitato di membri del consiglio e non del consiglio per servire come comitato dell’evento. Idealmente, dovreste avere molte persone nel vostro comitato con varie posizioni, titoli e connessioni nella comunità. Fate sapere ad ogni membro del comitato che vi aspettate che compri o venda almeno un tavolo, come condizione per servire nel comitato. Definisci ulteriori aspettative, come la partecipazione a riunioni occasionali e l’invio di inviti con note personali ad amici e colleghi.

Un comitato di eventi è un comitato di raccolta fondi, e non ci si dovrebbe aspettare che pianifichi (o che si aspetti di pianificare) i dettagli dell’evento. La prima volta che ho gestito un grande evento, ho fatto l’errore di includere il comitato in decisioni come i colori delle tovaglie e la selezione del menu della cena. Anche se potreste avere un membro del comitato che vuole essere coinvolto nei dettagli dell’evento (e potreste aver bisogno di permetterglielo, per ragioni politiche), questo non dovrebbe essere l’obiettivo primario del comitato. Il comitato esiste per aiutarvi a raccogliere fondi!

I membri del comitato dell’evento hanno quattro responsabilità chiave:

1. Determinare il tipo di evento,
2. Selezionare gli onorari e i relatori,
3. Fissare i livelli di sponsorizzazione, e
4. Vendere biglietti e tavoli.

Prendete sempre le decisioni importanti, come la selezione degli onorari e dei livelli di sponsorizzazione, come comitato (con le raccomandazioni e gli input dello staff, naturalmente). Questo garantirà il coinvolgimento dei membri del comitato e l’adesione.”

Porre le basi per la raccolta di fondi: Mettere al lavoro il comitato

Determinare il tipo di evento

Una volta formato il comitato, il primo ordine del giorno è quello di scegliere il tipo di evento. Lo staff dovrebbe avere in mente uno o due suggerimenti per aiutare a guidare la conversazione. Potresti voler iniziare la conversazione via e-mail prima della prima riunione, in modo che i membri del comitato possano avere idee quando arrivano e tu possa andare avanti velocemente.

Uno degli eventi più comuni tra le organizzazioni non profit è la cena di premiazione. Funziona bene, perché serve come raccolta di amici e di fondi. Ci sono molti altri eventi popolari come gite di golf, e cene danzanti o galà.

Mentre ci sono una varietà di tipi di eventi tra cui scegliere, concentratevi su eventi che si prestano facilmente alle opportunità di sponsorizzazione. Credo che qualsiasi raccolta di fondi dove si vendono cose una alla volta, sono cattive raccolte di fondi. Per esempio, la vendita di biscotti (tranne nel caso delle ragazze scout). Allo stesso modo, le vendite di riviste, di carta da regalo, di torte, di autolavaggi, ecc. sono cattivi eventi di raccolta fondi per qualsiasi piccola organizzazione. (Le scuole sono forse l’eccezione a questa regola, perché hanno un enorme bacino di lavoro – gli studenti – per fare la vendita). Le sponsorizzazioni sono la chiave per eventi di successo per la raccolta di fondi, e si dovrebbe stare lontani da eventi in cui le cose sono vendute una alla volta (sia un biglietto, o una scatola di biscotti).

Selezionare i premiati

Se si sta avendo una cena di premiazione o di gala, selezionare i premiati giusti è un passo critico, perché i premiati possono comprare e vendere sponsorizzazioni per voi. Fate una lista di aziende, individui, fondazioni e gruppi che sostengono la vostra organizzazione. Quali vorreste onorare, e hanno la capacità, e hanno la capacità di comprare e vendere sponsorizzazioni. Utilizza i contatti dei membri del tuo comitato nella comunità per assicurarti i migliori onorari possibili.

La maggior parte delle organizzazioni sceglie di avere più di un onorario, per sfruttare più sponsorizzazioni e tavoli possibili. La mia regola generale è di non avere più di tre o quattro premiati. Se ne avete più di quattro, si diluisce il significato dell’onore, sia sull’invito che all’evento. Avere troppi premiati crea anche un programma lungo e noioso.

Solo una nota: avere un politico come premiato è sempre una buona idea (assumendo che tu abbia più di un premiato), ma raramente (quasi mai) genererà vendite di biglietti o sponsorizzazioni.

Fissare i livelli di sponsorizzazione

La chiave per un evento di successo è vendere sponsorizzazioni, non (solo) biglietti. C’è sempre un prezzo dei biglietti per i pochi individui che vorranno comprarli, ma l’obiettivo principale dovrebbe essere quello di vendere tavoli o pacchetti di sponsorizzazione. Le entrate dell’evento sono raccolte in una piramide tradizionale di raccolta fondi (il dieci per cento delle persone dà il novanta per cento dei regali, e il novanta per cento delle persone dà il dieci per cento dei regali). Quindi iniziate dove sono i soldi e sollecitate le sponsorizzazioni.

L’anno scorso sono stato assunto da un’organizzazione per aiutare a raccogliere più soldi al loro evento annuale. Dopo aver esaminato i livelli di sponsorizzazione dell’evento, ho raccomandato loro di aumentarli significativamente da un livello massimo di 5.000 dollari a un livello massimo di 15.000 dollari. C’è stata una grande resistenza da parte del consiglio e del direttore esecutivo, ma li ho convinti a dare una possibilità. Abbiamo creato livelli di 15.000 dollari, 10.000 dollari e 5.000 dollari come livello inferiore (che era stato il livello superiore l’anno prima). Con i nuovi livelli di sponsorizzazione in atto, hanno raccolto tre sponsorizzazioni principali (15.000 dollari ciascuna) e due sponsorizzazioni da 10.000 dollari. Dai loro primi cinque donatori, hanno raccolto più soldi di quanti ne avessero mai raccolti in questo evento negli anni precedenti, e questo prima di aver venduto un solo biglietto, un annuncio sul giornale o oggetti d’asta. Inutile dire che hanno raccolto più del doppio di quanto avessero mai raccolto in precedenza a questo evento, semplicemente avendo i livelli di sponsorizzazione appropriati.

Questa storia non vuol dire che 15.000 dollari sia un livello appropriato per tutte le organizzazioni, ed è per questo che è fondamentale che il vostro comitato vi aiuti a determinare i livelli di sponsorizzazione. I tavoli dovrebbero essere 1.000 dollari? 5.000 dollari? 25.000 dollari? Questa decisione dipenderà dalla vostra organizzazione e dal vostro comitato. Avete qualche CEO o VP aziendale nel vostro comitato o nel vostro consiglio? Chiedete loro se sarebbero disposti a sponsorizzare la cena per 25.000 dollari – o il livello più alto che il vostro comitato può concepire. Se lo sono, allora lo saranno anche gli altri – e questo stabilirà uno standard elevato per gli anni futuri. Non sottovalutate la vostra organizzazione. Se fissate prezzi di sponsorizzazione bassi, sarà difficile aumentare significativamente i prezzi dopo il primo anno.

È importante avere circa tre livelli di sponsorizzazione, e potete chiamarli come volete (benefattore, amico, sponsor del tavolo – qualsiasi cosa). Fissate il livello più alto abbastanza da non avere problemi se non ne ottenete nessuno, e se ne ottenete uno, sarete entusiasti.

Qualunque livello scegliate, dovreste essere in grado di ottenere 3-5 sponsorizzazioni di medio livello (se non ci riuscite, i vostri livelli sono forse troppo alti, e viceversa, se ne ottenete più di 2 al livello più alto, i vostri livelli potrebbero essere troppo bassi). Ottieni l’impegno dei membri del comitato e del consiglio per i livelli ai quali possono sponsorizzare prima di pubblicizzarli al pubblico.

Sollecitare le sponsorizzazioni e vendere i biglietti

Generare supporto per l’evento e per la tua organizzazione è la responsabilità più importante del comitato. Dopo che i membri del comitato si impegnano a sponsorizzare il proprio tavolo, dovrebbero aiutarti a sollecitare i loro contatti (amici e colleghi). I membri dello staff devono aiutare in questo processo, generando tutte le lettere, le buste e completando gli invii. Ai volontari (membri del comitato) si dovrebbe chiedere una lista di persone a cui inviare gli inviti e incoraggiarli a scrivere note personali sull’invito stesso o su una lettera di accompagnamento. Si dovrebbe anche chiedere loro di fare telefonate pre e post-invito per incoraggiare la partecipazione dalla loro lista.

Gli inviti stessi in realtà generano pochi sponsor. Prima che gli inviti escano, è quando la sollecitazione di sponsorizzazione avviene effettivamente. Ho sempre un pre-invito, un modulo di sponsorizzazione e una lettera di accompagnamento per i membri del comitato da inviare ai loro contatti. Questi moduli includono solo i primi due livelli di sponsorizzazione. I membri del comitato possono resistere a questa strategia, ma includendo i livelli inferiori sul modulo, state dando alle società una “facile via d’uscita”. Se rifiutano i livelli più alti, tornate da loro con il livello di sponsorizzazione più basso. Ancora una volta, i membri del comitato dovrebbero inviare e-mail di follow-up e fare chiamate di follow-up ai loro contatti.

Una parola finale