The Ultimate Guide to a Truly Effective Procure-to-Pay Process

The procure-to-pay process flow

Basato sulla pratica organizzativa e sul requisito in questione, i leader degli acquisti scelgono di completare le fasi più rilevanti di un processo procure-to-pay. Qui ci sono nove fasi logiche di un processo procure-to-pay ideale.

Fase 1: Identificare i bisogni

Il primo passo di un processo procure-to-pay è quello di determinare e definire i requisiti aziendali con l’aiuto delle parti interessate interfunzionali. Una volta identificato un bisogno valido, i team di approvvigionamento abbozzano specifiche di alto livello per beni/prodotti e termini di riferimento (TOR) per i servizi, e dichiarazioni di lavoro (SOW).

Step 2: Creare le richieste

Dopo aver finalizzato le specifiche/TOR/SOW, viene creata una richiesta di acquisto formale. Un richiedente presenta il modulo di richiesta d’acquisto compilato dopo essersi assicurato che tutti i requisiti amministrativi necessari siano soddisfatti. Le richieste possono essere create per qualsiasi tipo di acquisto, dagli acquisti standard ai subappalti e alle consegne.

Step 3: Approvazione della richiesta di acquisto

Le richieste di acquisto presentate sono poi esaminate dai capi dipartimento o dai responsabili degli acquisti. Chi approva può approvare o rifiutare una richiesta di acquisto dopo aver valutato le necessità, verificato il budget disponibile e convalidato il modulo di richiesta di acquisto. Le richieste d’acquisto incomplete vengono respinte all’iniziatore per la correzione e la ripresentazione.

Step 4: Creare un PO/spot buy

Se le merci/prodotti richiesti hanno caratteristiche come acquisti di categoria non gestiti, acquisti unici una tantum, o merci di basso valore, allora può essere eseguito uno spot buy. Altrimenti, gli ordini di acquisto sono creati dalle richieste di acquisto approvate.

Step 5: Approvazione dell’ordine di acquisto

Gli ordini di acquisto sono inviati attraverso un ciclo di approvazione per assicurare la legittimità e l’accuratezza delle specifiche. Gli ordini di acquisto approvati vengono poi spediti ai fornitori. Dopo aver esaminato l’ordine di acquisto i venditori possono approvare, rifiutare o iniziare una trattativa. Quando un funzionario approva un ordine di acquisto, viene attivato un contratto legalmente vincolante.

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Step 6: Ricevimento della merce

Una volta che il fornitore consegna i beni/servizi promessi, l’acquirente ispeziona i prodotti o servizi consegnati per assicurarsi che siano conformi ai termini del contratto. La ricezione della merce viene poi approvata o rifiutata in base agli standard specificati nel contratto di acquisto o nell’ordine di acquisto.

Step 7: Performance del fornitore

In base ai dati ottenuti dal passo precedente, viene valutata la performance del fornitore. Un certo numero di fattori come la qualità, la consegna puntuale, il servizio, la conformità al contratto, la reattività e il costo totale di proprietà (TCO). La mancata prestazione viene segnalata nei registri esistenti e nei sistemi informativi per riferimento futuro.

Step 8: Approvazione della fattura

Una volta approvata la ricevuta della merce, viene eseguita una corrispondenza a tre vie tra l’ordine di acquisto, la fattura del fornitore e la ricevuta della merce. Se non ci sono discrepanze, la fattura viene approvata e trasmessa al team finanziario per l’erogazione del pagamento. In caso di imprecisioni, la fattura viene respinta al venditore con un motivo di rifiuto.

Step 9: Pagamento del fornitore

Dopo aver ricevuto una fattura approvata, il team finanziario elaborerà i pagamenti secondo i termini del contratto. Qualsiasi modifica del contratto o revisione della garanzia finanziaria liquidata sarà presa in considerazione. Un pagamento fatto a un fornitore rientrerà in uno dei seguenti cinque tipi: anticipo, parziale, progresso o rata, finale, e pagamenti holdback/retention.

Best practices nel processo procure-to-pay

Le seguenti cinque best practices possono aiutare le organizzazioni a migliorare l’efficienza e l’efficacia del loro processo procure-to-pay:

• Implementare il software procure-to-pay
• Mantenere il processo trasparente
• Migliorare il coinvolgimento dei fornitori
• Ottimizzare l’inventario
• Streamline contract management

Come il software procure-to-pay può portare efficienza negli acquisti?

Un recente rapporto di Gartner sostiene che entro il 2025, più del 50% delle organizzazioni di tutto il mondo avranno una suite procure-to-pay basata sul cloud. Gli strumenti di approvvigionamento basati sul cloud come Kissflow stanno guadagnando terreno, in quanto le organizzazioni imparano di più sui vantaggi e sulle opportunità di risparmio dei costi derivanti dall’utilizzo di un software di approvvigionamento.

Il software Procure-to-pay integra richieste di acquisto, ordini di acquisto, ricevute di merci e fatture in un’unica interfaccia. L’automazione procure-to-pay può snellire il processo, ottimizzare la spesa, migliorare la conformità, ridurre i costi e mitigare i rischi.

Soluzioni complete procure-to-pay come Kissflow Procurement Cloud offrono una serie di funzionalità tra cui:

1. Richiesta di acquisto e approvazioni

Chi invia una richiesta di acquisto inserisce semplicemente i dettagli appropriati nel vostro strumento di approvvigionamento, seleziona il prodotto/servizio richiesto e sceglie il fornitore preferito da un database principale.

Una suite digitale procure-to-pay instrada anche la richiesta di acquisto a tutte le parti interessate e agli approvatori, nell’ordine giusto, senza che nessuno di loro debba inviare un’e-mail relativa alla richiesta.

2. Gestione degli ordini di acquisto

La maggior parte delle soluzioni procure-to-pay crea automaticamente l’ordine di acquisto dalle richieste di acquisto approvate e avvia il processo di spedizione dell’ordine di acquisto. Si può fare qualsiasi cosa, dall’invio di più ordini in batch a un singolo fornitore alla creazione di più OP da una singola richiesta di acquisto.

3. Gestione digitalizzata dei fornitori

Il passaggio al digitale nella gestione dei fornitori cambia il modo in cui il vostro team di approvvigionamento valuta e valuta le prestazioni dei fornitori. Invece di un speranzoso “Penso che quel fornitore di hardware che abbiamo usato nel 2013 abbia offerto degli ottimi sconti, ma ho dimenticato il suo nome”, potete contare su dati sui fornitori comodamente accessibili e affidabili dal vostro sistema di approvvigionamento.

Con il vostro strumento di procure-to-pay che analizza i dati sulle prestazioni del fornitore – prezzi, sconti, rispetto dei tempi di consegna, conformità alle politiche e altro ancora – potete scegliere il miglior fornitore per qualsiasi affare, ogni volta che dovete fare quella scelta.

3. Corrispondenza delle fatture

Il software procure-to-pay consente alle organizzazioni di confermare la ricezione delle merci e catturare le informazioni della fattura. Le organizzazioni possono approvare le fatture, gestire le eccezioni, eseguire la corrispondenza degli ordini di acquisto e integrarsi con i pagamenti elettronici o con il sistema dei conti fornitori.

4. Approfondimenti sugli acquisti

Una delle parti migliori dell’acquisizione digitale, i rapporti e le analisi vi aiutano a capire cosa sta andando bene e quale inefficienza del processo vi sta costando denaro.

Siccome l’approvvigionamento è un reparto con molte spese, è bene avere trasparenza e visibilità su ogni processo, dalle richieste di acquisto alle approvazioni delle fatture. È possibile ottenere lo stato di qualsiasi attività istantaneamente, analizzare le metriche delle prestazioni dei fornitori e altro ancora attraverso report e analisi personalizzate.

Lettura consigliata:

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Procure-to-pay solutions that digitalally connect vendors, organizzazioni, politiche e processi stanno portando alla luce nuove opportunità di risparmio. Dalla prevenzione dell’inserimento manuale dei dati al miglioramento della visibilità delle spese, il software di approvvigionamento automatizzato affronta tutte le lacune dei processi esistenti.

Il Procurement Cloud di Kissflow sfrutta la potenza dei flussi di lavoro, dei moduli digitali, della tecnologia cloud, dei processi intelligenti e delle analisi dettagliate per aiutarvi a ricavare più valore dal flusso del processo procure-to-pay. Copre tutto, dalle richieste di acquisto e dagli ordini fino al pagamento. Inoltre, si integra perfettamente con qualsiasi software di contabilità o ERP in uso.

Con Kissflow, è possibile digitalizzare l’intero ciclo procure-to-pay, migliorando completamente tutti i processi di acquisto. Date il benvenuto a un processo digitalizzato procure-to-pay con Kissflow Procurement Cloud e scoprite perché è l’opzione migliore per trasformare il vostro processo di approvvigionamento.